财务费用报销制度.docx
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财务费用报销制度
财务报销制度
为了规范公司的财务报销管理,明确财务报销审批程序,便于财务人员执行时有章可以,制定本制度。
第一条费用报销
1、费用包括制造费用、经营费用、管理费用和财务费用,费用支出预先必须有请示报告,在费用计划列支范围内。
超计划费用支出必须经总经理批准后方可报销;
2、已经取得原始发票的只要填制报销凭证,由经办人验收或证明人签章、领导签字即可报销;
3、未取得原始发票而需要先付款的,可以先到财务部办理借款,经总经理批准后一周之内办理报销手续。
第二条固定资产报销
1、购置固定资产必须先有批准的购置审批表才能购;
2、如果在当日内购置,经总经理批准可借用空白票据在计划范围内购置。
如能事先知道价格、单位名称及账号者,可办理借款手续,经领导批准后由财务部开票据;
3、固定资产报销时须由财务部建立固定资产卡片,并有资产编号,财务部才准予报销;
4、固定资产经财务部报销后,列入“固定资产”科目,明确使用部门、管理部门和责任人。
第三条存货物资报销
1、采购部门应提出次月原材料及备用品、备件购置的购料计划,经领导批准后报财务部作出次月定额用款计划;
2、采购物料必须订立购销合同,注明品名、规格、型号、价格等条款,付款时需要向财务部门提供购销合同;凡购入材料物品,必须填写入库验收单一式三联,采购、仓库、财务部各一联,填好验收单后,才予以报销;
3、材料物品领用时,必须填领料单一式三联,领用部门、仓库、财务部各一联;
4、仓库保管员和材料会计,每月应与财务部核对账目,发现问题及时找出原因,并予以更正;
5、采购部门可借支备用金,作为零星购料周转或急需采购维修物品用,年终备用金全部交财务部;
6、采购人员经领导批准可借支空白票据(限制一定数额内开支),但必须在三天内到财务部报销,如果取得正式发票,可办理报销手续,不再借支空白票据;
7、各项预付款先填请款单,按合同要求经总经理批准后再付款;
8、低值易耗品报销手续必须登记低值易耗品台帐,明确使用部门和责任人;
9、年终供应部应盘点一次,列出材料清单与财务部核对,并作出盈亏表。
第四条财务报销审批程序
1、经办人将原始单据粘贴在报销审批单后,小型单据贴在另外的粘贴单上(与报销审批单同样大小),粘贴时按内容或金额作到分类清晰、粘贴平整;
2、经办人报送本部门主管审核经济业务的内容并签字;
4、经办人报送主管会计审核原始凭证(必须关注原始凭证是否合法,内容是否真实,手续是否完备,数字是否正确、报销凭证的填制是否符合规定等)并签字;
5、经办人报送财务主管进行复核签字;
6、经办人报总经理、董事长签字审批;
7、经办人将审批后的报销单据交给主管会计填制记账凭证;
8、出纳对记账凭证复核后付款或销账,销账需要开具还款收据。
副总经理的各项经费报销,需由主管会计审核后直接报总经理批准,交财务主管签字复核后报销。
报销的审批流程:
经办人填写单据→部门负责人审核签字→主管会计审核审核签字→财务负责人复核签字→总经理审批签字→主管会计制单→出纳付款或销账。
第五条主管会计在审核报销单据时,对所附原始单据内容金额与报销单上填列不符的,原始单据不合规的,应向经办人指明,不予报销。
特殊情况由经办人说明原因,并在粘贴单上备注,报总经理特批后方可报销。
第六条实行备用金的部门应及时报销补充备用金;单项借款事由,费用借支和报销原则上一次一清,前一次借款未清者,财务部门有权拒绝再次借款,并有权扣发其欠款额内的工资,直到扣完。
若经办人对还款有困难的,需做出还款计划,经总经理批准后,财务部门留存。
每月按还款计划从工资内扣除,直至结清。
第七条差旅费报销标准和程序由公司另行文规定。
第八条本办法由公司财务部负责解释。
第九条本办法自公司印发之日起执行。
差旅费报销制度
第一章总则
第一条:
为规范公司员工差旅费报销行为,参照国家有关规定,结合公司实际情况,制定本制度。
第二条:
本制度适用公司所属各职能部门(各驻外的办事机构及销售机构根据实际另行制订)。
第三条:
本制度主要包括差旅费开支基本标准、费用报销审核程序、其他事项规定和责任与监督四部分。
第二章差旅费开支基本标准
第四条:
出差人员的交通费用,按照规定标准凭单据报销;住宿费实行在限额内凭据报销的制度,按出差住宿的实际天数计算报销;市内交通费、固定电话费、伙食补助等,实行总额包干,按出差人员实际出差天数及相应包干标准,计算应报销的包干费用。
乘坐交通工具、住宿费限额标准和包干费用的标准如下表:
序号
项
目
人员
乘坐交通工具
标准
住宿费限额
标准
(元)
包干费用
标准
(元)
火车
轮船
飞机
其他
省内
省外
1
公司领导
软卧
一等舱
经济舱
实报
2
部门领导
硬卧
二等舱
实报
3
一般员工
硬卧
三等舱
实报
注:
表中
1、公司领导指公司总经理、副总一级。
2、其他交通工具指长途汽车,不包括出租汽车。
3、特殊情况需要提高报销标准时,报请总经理批准。
第三章基本原则
第五条:
出差遵循原则:
1、公司各部门本职业务及相关业务范围内的出差,包括:
商务活动、参加会议、项目考察等事项,应围绕公司的战略发展目标,能够为公司带来价值提升或规避风险或损失。
2、外出期间,无助于公司经营业务开展的活动一律不得参加,更不得借机旅游或办理私事。
3、出差人员在出差期间应遵循快捷高效、厉行节约的原则。
第四章费用报销审批
第六条:
事前审批事项:
1、公司各部门一般员工办理本职业务、相关业务及组织业务范围内的市场调研的出差事项,出差人必须办理“出差审批单”,省内出差由各部门领导审核批准;省外出差由公司领导批准。
2、公司各部门人员参加政府部门、社会团体、行业协会和行业部门召开的各类会议及培训学习,无论省内省外,必需经总经理批准。
3、公司各部门经理以上领导的各种事由出差均需经公司总经理批准。
第七条:
费用报销程序和内容
审批程序:
经办人填单—部门经理签字—主管会计审核签字—财务主管复核签字—总经理签字—主管会计制单—出纳付款。
1、费用报销内容包括交通费、住宿费、会议(培训)费用、包干费用计算与报销以及其他费用报销。
2、出差人将出差任务审批单和有关票(单)据按规定粘贴,同时将有关数据准确无误地填写清楚,经报销单位或部门负责人审批,对于外出学习、考察、培训、会议、技术咨询的人员,必须将有关的资料交办公室档案室,经接收方签字后,再到财务部办理报销手续。
3、交通费报销
出差人员乘坐外部交通工具的,在本制度规定标准内凭据报销,超过规定标准部分由出差人员自理。
除公司领导及随行人员外,其他员工原则上不得乘坐飞机,如遇特殊情况,需经公司领导审批同意,方可报销。
自带车辆出差的,可按实际支出报销过路、存车、燃油等费用;不再报销交通费用。
4、住宿费报销
出差人员凭住宿费发票报销住宿费用,超过住宿规定标准的部分由出差人员自理。
凡无住宿费发票的,财务部一律不报销住宿费。
出差人员住宿在公司驻外机构的不报销任何住宿费。
5、会议费用报销
出差人员按本制度第六条审批规定参加会议(培训)发生的会务费、资料费、培训费及住宿费据实报销。
会议期间不发放任何补助。
6、包干费用的计算与报销:
出差人员按相应的包干费标准及出差的实际天数计算报销包干费用。
出差的实际天数根据往来车票所列日期等外部原始单据确定。
计算公式:
包干费用=包干费用标准×实际出差天数
7、其他费用报销
出差人员在出差期间,因工作需要发生的汽车修理费用、复印费、传真费、退票费、存寄费、打印费等由各相关领导审批后合法报销凭据报销。
例:
公司一般人员于11月2日晚至5日在北京办理公务,往返乘坐火车(票价130元),期间发生住宿费240元(两天),退票费20元。
经审核该员工出差事项及原始凭证符合财务制度,逐项计算其出差费用:
(假设包干费为25元/天)
交通费130×2=260元
住宿费100×2=200元
包干费用25×3(出差天数)=75元
退票费20元
合计报销555元。
8、员工在出差期间因非工作需要,临时延长出差时间和路线,此部分费用由个人自理。
第八条:
其他报销事宜:
专职司机长途出车,无论省内外,均按每人元/天标准计发出车补助(不实行包干)。
长驻外设办事机构工作人员在驻外办事机构工作期间,不以差旅费计,执行办事处薪酬管理制度(另文下发)
第五章责任与监督
第九条:
公司各部门领导必须按本制度规定对本部门出差事项严格管理。
第十条:
财务人员要严格审核各部门发生的原始票据,发现弄虚作假或不符合财务制度要求的行为将不予受理并报财务部门领导。
第十一条:
财务部稽核人员对各部门差旅费报销情况将进行不定期抽查,如发现违反本报销制度行为,将视情节分别处理;对于财务人员审核不严、协同舞弊超标准报销情形,超标费用向财务人员扣回,同时对财务人员和出差人员各处以3倍以下罚款,并进行行政处罚。
第六章附则
第十二条:
本制度由公司财务部负责解释。
第十三条:
本制度自公司印发之日起执行。
附:
出差审批单
年月日
所属单位
或部门
职务
出差人
预计出发时间
目的地
预计返回时间
交通工具
差旅费
借款额
出差事由:
出差批准人
差旅费报销单
年月日
时间
地点
交通费用
住宿费用
包干费用
其他费用
合计
附件张数
起
止
起
止
合计
审批:
财务主管:
会计:
出差人:
报销的审批流程:
经办人填写单据→部门负责人审核签字→主管会计审核审核签字→财务负责人复核签字→总经理审批签字→主管会计制单→出纳付款或销账。
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