员工档案管理制度.docx
- 文档编号:5664673
- 上传时间:2022-12-30
- 格式:DOCX
- 页数:7
- 大小:17.26KB
员工档案管理制度.docx
《员工档案管理制度.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《员工档案管理制度.docx(7页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
员工档案管理制度
员工档案管理制度(草拟)
一、目的
为有效的对员工档案进行妥善保管,保守机密,同时为了维护档案材料的完整、防止材料损坏,便于高效、有序的利用档案材料,特制定本制度。
二、归档范围
员工入职档案、培训档案、绩效管理档案、异动档案、离职档案、劳动工资、决定、委托书、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。
三、归档内容
(一)员工入职档案:
●《远大集团招聘表》(附1寸彩照一张);
●个人简历、自荐信/推荐信;或职位申请表;
●应试记录;
●面试评估/录用审批表;
●录用通知书;
●员工入职登记表;
●员工入职体检表;
●个人证件(身份证复印件、学历学位证复印件、户口本复印件、资格证书复印件、职称复印件、机动车驾驶证复印件);
●原单位离职证明或失业证;
●无劣迹证明(工人岗位)
●劳动合同(签订审批单、合同原件、续签意见表)。
(二)培训档案:
●培训合同、协议;
●培训相关资料及获取证书原件。
(三)绩效管理档案:
将员工绩效考核相关的档案资料按绩效周期归整。
(四)员工异动档案:
●试用期员工转正表;
●任免文件;
●内部调动审批流程表;
●奖惩文件。
(五)员工离职档案:
●辞职信;
●员工离职审批表;
●员工辞退审批表;
●离职工作交接单;
●劳动合同解除证明书。
(六)其他资料档案:
劳动工资、决定、委托书、其他合同及协议、通知等与
个人有关的具有参考价值的文件资料。
四、档案管理员的职责
由人力资源部人事服务专员负责管理员工档案,整理、收录档案资料,保证原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。
五、档案管理相关规定
(一)基础管理
1、原则:
归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
2、新录用的员工,应及时建立档案、造册登记,并更新
员工电子信息台账。
3、档案按在职人员、离职人员分开管理,按部门分类存档,
应编号、制检索目录,文件按顺序打印编码,及时登录更新维护。
4、当在职员工的基本档案资料有变动时(如学历变动,个人信息变动、技术职称变动等),应及时将相关资料复印
归档,原件当场查验。
5、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及
时收集、整理立卷、保持档案的完整;立卷归档的材料必
须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。
6、离职员工档案每月清查,离职人员人事档案的转递按人
事档案托管相关规定办理;离职员工档案保存二年后方可
销毁(高管及核心技术人员保留至该员工离岗五年止)。
(二)档案的查阅
1、如因公需查阅档案,须填写情况说明,经部门负责人、人力资源部负责人、系统负责人审
批;下级员工不得查阅上级员工档案,特殊情况下经部门
负责人、人力资源部负责人、系统负责人、总裁批准后方
可办理。
2、公司总裁、系统负责人、人力资源部负责人可直接通过档案管理员办理查阅手续。
3、档案管理人员应做好查阅登记工作,建立查阅档案。
4、查阅档案注意事项:
(1)严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料;
(2)不得擅自复制(拍摄)档案内容,如因工作需要从档中
取证必须事先经人力资源部负责人、系统负责人、总裁同
意。
(3)查阅者不得擅自泄露档案内容,违反者视情节轻重,
予以惩罚。
(4)原则上不允许员工自带档案流动,确有需要,由档案
发出方做好封口、盖章(或签字),接收方接受档案时
须注意检查档案封口是否完整。
六、档案的销毁
(一)公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。
(二)当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写情况说明申报,经人力资部负责人、系统负责人、总裁审批后执行。
(三)经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将经过批准和将要销毁的档案资料进行登记,登记的《公司员工档案资料销毁登记表》永久保存。
(四)在销毁公司员工档案资料时,必须由总裁或系统负责人指定专人监督销毁。
附件一
在职员工档案登记台账(格式)
部门
档案编号
姓名
入档内容
入档日期
登记人
附件二
离职员工档案登记台账(格式)
部门
档案编号
姓名
离职日期
登记人
附件三
888公司查阅员工档案审批表
文件名称【文件号】
申请查阅日期
申请查阅原因:
申请人:
年月日
部门负责人意见:
签字:
年月日
人力资源部负责人意见:
签字:
年月日
分管负责人意见:
签字:
年月日
总裁意见:
签字:
年月日
附件四
员工档案查阅登记表(格式)
查阅日期
档案编号
文件名称
查阅页数
查阅人
档案管理员
附件五
888公司员工档案资料销毁审批表
文件资料名称
申请销毁日期
申请销毁原因:
申请人:
年月日
人力资源部负责人意见:
签字:
年月日
分管负责人意见:
签字:
年月日
总裁意见:
签字:
年月日
附件六
员工档案资料销毁登记表(格式)
销毁日期
档案编号
文件名称
销毁页数
销毁人
监督人
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 员工 档案 管理制度