电子SAPERP上线计划及切换策略1116V12.docx
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电子SAPERP上线计划及切换策略1116V12
电子
SAPERP项目
上线计划与切换策略
广州信息科技有限公司
2022年4月25日
项目名称:
xxxXXXX电子SAPERP项目
项目编号
文档名称
上线计划与切换策略
文档序号
项目经理
编写人
xxxXXXX电子SAPERP项目组
完成日期
2016年11月16日
文档修订记录:
日期
修订版本
修订内容
修订人
2016-11-11
V1.0
初始文档建立
2016-11-16
V1.2
各模块详细策略修订与完善
2016-11-16
V1.3
xxxXXXX电子项目组讨论通过
项目组
2016-11-17
V2.0
xxxXXXX电子项目组审批
xxxXXXX电子项目组
确认和批准
该文档需要以下人员确认:
姓名(项目角色)
签名
日期
存档:
该文档存于xxxXXXX电子股份有限公司,广州xxxXXXX信息科技有限公司保留复印件。
xxxXXXX电子SAPERP项目上线切换策略
本系统上线计划及切换策略适用于xxxXXXX电子股份有限公司SAPERP的系统切换,本系统切换分阶段进行。
1.xxxXXXX电子SAPERP项目上线关键时间节点
2016年11月11日完成生产系统配置传输及检查;
2016年11月16日完成xxxXXXX电子的切换策略制定;
2016年11月18日各模块给业务部门宣贯上线策略;
2016年11月26日完成生产系统中静态数据导入(MM模块24日开始);
2016年11月29日11月29日24:
00关11月账期,停老系统的所有业务,仅供查询。
11月30日的物料收发转存计入到12月,11月30日开始的物料收发转存手工记录到补单模板中,30生产所需的物料须提前一天备料;12月3—4日安排全司双休,冻结账务和实物的收发转存。
5日起,发生的物料收发转存记录在数据模板中,待新系统开放后,将其计入到12月;
2016年11月30日仓库和车间需在中午12:
00前提供库存清单给财务;
2016年12月04日12:
30前财务反馈有金额的库存数据给MM,并发布标准成本,关闭11月份物料账期;
2016年12月04日晚上开始按动态数据收集模板中的数据补录业务单据;
2016年12月05日财务按导入模板格式提供11月期末报表;
2016年12月05日财务提供公司11月期末科目、往来、固定资产余额;
2016年12月05日公司生产系统上线切换,并对最终用户开放。
2.上线数据转换详细计划及策略
2.1.系统准备
●2016年11月11日各顾问完成对系统配置最后检查,并由各组组长统一提交传输请求清单给BASIS在11日前完成传输;
●2016年11月17日各顾问完成对权限最后检查,并由各组组长统一提交传输请求清单给BASIS在17日17:
00前完成传输,由业务顾问完成权限检查;
●2016年11月26日11月24日24:
00前MM物料主数据导入。
11月26日各业务模块分别导入本模块的静态数据。
11月26对参与数据转换人员的权限开放;
●2016年12月05日24:
00前BASIS再次对生产系统检查并作系统全备份;
●2016年12月07日在确认生产系统准备完成后,向所有最终用户权限开放。
2.2.数据确认
●2016年11月26日完成对静态数据审核确认及生产系统导入工作,并进行导入静态数据检查(MM模块从24日开始);
●FI/CO模块包括:
会计科目表、成本中心、成本中心作业价格、成本要素(初级成本要素、次级成本要素)、利润中心、统计指标、作业类型、财务供应商主数据、财务客户主数据等主数据;
●MM模块包括:
所有在SAP系统中接受库存管理的各种物料主数据、供应商主数据、采购信息记录等3个大类;
●SD模块包括:
客户主数据、价格主数据、客户信贷等主数据;
●PP模块包括:
工作中心、物料清单(BOM)、工艺路线等主数据。
2.3.期初数据
2.3.1.初始库存
●2016年11月29日24点锁定老系统财务账期
导出老系统结存数据:
包含仓库,委外厂商,发出商品,在制品,寄售库存
●2016年11月30日
30号上午12:
00点,仓库,计划,车间提供11月份结存数据给成本会计。
●2016年12月01日
1号18:
00点,应收会计收入确认完成,提供相关数据给成本会计。
●2016年12月01日
1号18:
00点,应付会计完成暂估入账,提供相关数据给成本会计。
●2016年12月04日
数据转换:
初始库存导入(按照财务提供的盘点数据导入),财务做检查。
●2016年12月04日
数据检查:
库存余额(初始库存完成后进行)。
●2016年12月04日
执行12月份标准成本估算。
●2016年12月04日晚上
通知其他模块补录单据
2.3.2.财务初始数据
●2016年12月05日
自动转换:
除库存外所有科目余额
2.3.3.业务数据记录与检查
●模块顾问11月18日,顾问向业务部门提供动态业务数据记录模板并讲解,。
24—30,各模块试收集动态数据。
●2016年11月30日~系统、业务同步之日,各模块关键用户及顾问每天检查本日的业务数据记录的准确性、及时性、完整性,并进行模块之间的数据比对(手工单、电子档)。
2.3.4.开放生产系统
●2016年12月05日
打开2016年12月份财务账;录入汇率;
最终用户生产系统权限开放,生产系统正式启用。
●2016年12月05日-2016年12月06日业务补录及现场支持
◆补录交易数据
✓未结采购订单
✓销售订单
✓生产订单
●2016年12月05日-业务补录及现场支持
◆补录货物移动数据
✓采购订单收货
✓销售订单发货
✓生产订单发料及收货入库
✓其它货物移动
2.4.各模块的切换策略细化
2.4.
2.4.1.
2.4.1.SD销售与分销管理
(1)传输
Ø2016年11月15日,完成SD模块系统配置的最后检查,提交最终的确认版配置清单,提交组长检查。
(负责人:
程清元)
Ø2016年11月16日,BASIS完成配置传输之后,在正式系统进行配置检查。
(负责人:
程清元)
Ø2016年11月22日,完成SD模块权限的最终确定,并检查整理传输清单到组长处。
(负责人:
程清元)
Ø2016年11月22日,BASIS完成权限配置传输之后,在正式系统进行用户权限检查。
(负责人:
史潇洒)
(2)数据确认
Ø2016年11月16日,关键用户提交最终版静态数据(客户主数据,销售业务人员,销售单价)。
(负责人:
汪普香,洪丹)
Ø2016年11月17日,完成SD静态数据签字确认。
(客户主数据,销售业务人员,销售单价)。
(负责人:
汪普香,洪丹)
Ø2016年11月24日,完成SD静态数据生产系统的导入,并导出系统数据。
(负责人:
程清元)
Ø2016年11月23日-11月25日,SD关键用户完成静态数据的检查工作(客户主数据,销售业务人员,销售单价)。
(负责人:
汪普香,洪丹)
(3)订单收集
Ø2016年11月17日,确认和发放SD模块销售订单和等单据的收集模板并进行讲解和试纪录;(负责人:
程清元)
Ø2016年11月29日(关账后)-12月6日每日检查数据收集情况,确认数据收集准确性、及时性、完整性;(负责人:
程清元,汪普香,洪丹)系统准备
Ø2016年11月23日-11月23日,检查系统设置,输出、用户等内容
(4)单据补录
Ø2016年11月29号晚24:
00切换OA到新版OA(负责人:
朱祥彪)
Ø2016年11月30号开始,业务人员在新OA下新订单。
原OA内未结束的单据,需要在新OA内重新补录。
所以,请业务确认29号OA内单据尽量全部走完流程。
Ø2016年12月5日到12月8日,每天白天和晚上进行系统单据补录。
Ø2016年12月5日到12月8日,对补录单据准确性进行检查。
(负责人:
汪普香,洪丹)
ØSD销售与分销管理补录单据
数据收集开始时间确定为2016年11月21日到22日进行试收集,30日正式开始收集。
收集过程中,每日进行检查。
开始补单的时间点和财务确定的客户余额时间必须保持一致,保证客户应收的准确。
Ø财务结帐完成,需要清掉所有未清单据,包括未对账明细等。
并于12.1号提供未对账明细给项目组,项目组导入新SAP系统(负责人:
SPS/LED应收会计)
开账之前完成正式系统单据补录,所有统计参加操作,关键用户指导完成。
白天财务和销售需要在系统检查前晚补录单据,确保单据准确性。
参加单据补录人员,由各销售小组负责人录入。
需要到场指导的人员包括:
汪普香,洪丹
2.4.2.MM物料采购与库存管理
1、系统准备
(1)2016年11月11日,由顾问已对生产机的配置做最后检查并由BASIS传输800;
2、数据确认
(1)2016年11月26日为止,关键用户要确认完成所有的静态数据准确无误并由顾问再次确认后进行生产系统导入的转换;
(2)2016年11月24日开始导入MM物料主数据(生产性物料和非生产性物料)的基本视图、采购视图、仓储工厂视图和质量视图(原材料和客供料),当天18:
00截止基本视图导入完成,11月24日-12月04日新增的主数据手工维护进生产系统,12月05日之后新增的物料到系统上线后按照正常报批流程走OA系统流程。
(3)2016年11月25日开始导入供应商、采购信息记录、质量信息记录、检验计划主数据,截止26日完成,11月24日-12月04日新增的数据手工维护进生产系统,12月05日之后新增数据到系统上线后按照正常报批流程走OA系统流程。
(4)MM模块包括:
所有在SAP系统中接受库存管理的各种物料主数据、供应商主数据、采购信息记录等3个大类。
3、期初数据(初始库存):
(1)2016年11月28日18:
00仓库停止采购收货,在系统20:
00完成过账操作。
(2)2016年11月29日12:
00后仓库停止发料操作,在系统14:
00完成过账操作,如紧急情况领用,做手工记录,放到12月5日上线后做手工补录。
(3)2016年11月29日23:
00后仓库停止生产入库。
(4)2016年11月29日24:
00后仓库停止销售发货。
(5)2016年11月29日24:
00财务关帐,仓库停止一切收发业务,时点前记入2016年11月,时点后记入2016年12月。
(6)2016年11月30日,库存盘点:
盘点结果必须按顾问提供的模板格式整理(需要特别注意库存单位);
(7)2016年11月30日11:
00截止完成对结存库存数量统计并完成按照数据模版格式整理;
(8)2016年11月30日11:
00截止完成对各原材料、半成品、成品等物料的良品仓、呆滞料仓、不良品仓的结存库存数量统计并完成按照数据模版格式整理;
(9)2016年11月30日开始统计正常发料11:
00截止:
统计各委外加工商的物料结存库存数量。
(未清委外订单)
(10)2016年11月30日开始统计多发料11:
00截止:
统计各委外加工商的多发料仓物料库存结存数量。
(未清委外订单)
(11)2016年11月30日注意将旧SAP系统的期初库存物料单位转换成未来SAP系统的物料新单位对应的价格(原材料新单位与旧单位的转换)。
(12)工序委外(SMT/SMT+DIP/SPS成品外发/线材加工)供应商库存数量((正常发料)+非限制库存(多发料仓)),需要统一导入到非限制库存(多发料仓),2016年12月5日后需要通过生产订单发料处理(在发料时凭证抬头文本备注供应商编码)。
(13)委外加工(成品(加防水头,切线材)/SPS胶壳)的供应商库存数量((正常发料)+非限制库存(多发料仓)),供应商库存(特殊库存标识O)导入系统;
(12)30号上午12:
00点,仓库提供11月份结存数据给成本会计。
(14)2016年12月04日,数据转换:
12:
00时之前初始库存导入(按照财务提供的盘点数据导入);
(15)2016年12月04日,财务数据检查:
库存余额(初始库存完成后进行)。
4、开放生产系统
(1)2016年12月5日,打开2016年12月份物料帐/会计帐;最终用户生产系统权限开放,生产系统正式启用,仓库可以在生产系统进行收发业务操作。
2016年12月01日-2016年12月5日业务补录及支持。
2016年12月3日12:
00前提供未清工序委外清单给PMC创建生产订单。
Ø补录交易数据
●未清采购订单
Ø补录货物移动数据
●采购订单收货
●生产订单发料及收货入库
●委外加工发料及采购收货入库
●工序委外发料及采购收货入库
●成本中心发料、库存转移等其它货物移动
●销售订单发货
5、期初动态及未结业务处理
(1)期初动态数据准备
ØMM动态数据的准备
结账日2016年12月01日~2016年12月04日期间作为“动态数据初始化期间”,用于期初动态数据导入。
我们要求,在结账日之前,所有订单的未结事项应尽量做完,如此盘点数据才是终极数据。
所谓“订单的未结事项尽量做完”,包括但不限于下列情形:
◆可以发货的销售订单尽量发货完毕;
◆可以收货的采购订单尽量收货完毕;
◆发货后的销售订单必须完全出票;
◆收货后的采购订单尽量收取发票;
◆在产品的生产订单尽量完成收货;
◆客户退货、成本中心退料、生产订单余料退回的物资必须完全入仓;
◆处于品检状态的物资尽量作出判决(判可或判否);
◆……
MM模块的动态数据将细化为下列内容:
◆自我产权的仓库常规库存
●合格品状态的存货数量,落实到物料号码/库存地点;
●不合格品冻结状态的存货数量,落实到物料号码/库存地点;
●质检、客户退货状态的存货数量,落实到物料号码/库存地点。
◆车间在产品的库存
●在产品全部按原领料单还原为原材料退回仓库;
●12月05日开帐后,SAP系统补录发料与收货业务。
ØMM动态数据的导入
●2016年12月05日8:
30开始补单,12月6日18:
00完成。
(2)未结业务处理
●2016年11月21日12:
00完成通知供应商SAP上线前送货与上线后分开开发票事宜。
●2016年11月30日8:
00结账日之前所有业务的未结事项应尽量做完,并按照未清格式整理完成,如果由于种种原因的确不能完结者,将采用下列策略予以处理。
●2016年12月3日12:
00前提供未清工序委外清单给PMC创建生产订单。
Ø采购订单
●采购订单已完全收货,但是没有收取任何发票者:
此类业务完全属于2016年11月业务。
由FI/CO模块创建一个在途性质的总账科目,将采购业务的数量/金额作为“货到票未到在途”(简称GNB)而暂估入账,记账科目为“22020999”等票据到后再贷记应付账款并冲抵这个在途科目。
如此,属于财务总账的作业范围,MM模块不作任何操作。
●采购订单已完全收货,但是收取发票只覆盖一部分数量:
此类业务同样完全属于2016年11月业务。
已收取发票的数量/金额作为“应付账款”的期初数据,其余数量记入“货到票未到在途”(GNB)暂估入账,记账科目为“22020999”等票据到后再贷记应付账款并冲抵这个在途科目。
同样,属于财务总账的作业范围,MM模块不作任何操作。
●采购订单部分收货,发票数量等于收货数量:
由于收货数量已完全产生应付账款,已收货数量/金额作为“应付账款”期初数据导入系统;
未收货部分数量先做按照未清采购订单模版格式进行记录,等2016年12月5日系统开放后,作为未清采购订单录入系统。
●采购订单部分收货,发票数量小于收货数量:
已出具发票的已收货数量/金额作为“应付账款”期初数据导入系统;
未出具发票的已收货数量/金额作为“货到票未到”(GNB)暂估数据入账,等票到后冲抵并实现应付账款;
未收货的数量/金额先按照未清采购订单模版格式进行记录,等2016年12月5日系统开放后,作为未清采购订单录入系统。
●采购订单部分收货,根本没有收到发票:
已收货的数量/金额作为GNB暂估数据入账,等票到后冲抵并实现应付账款;
未收货的数量/金额先按照未清采购订单模版格式进行记录,等2016年12月5日系统开放后,作为未清采购订单录入系统。
●采购订单的发票数量大于已收货数量:
此类情形绝不接受,发票应拒收或责成供应商按正确的数量出票。
需要强调的是,本案例必须得到XXX管理者书面同意后才能如上处理,否则应拒收发票。
●采购订单尚未执行,既未收货、也未出票
期初数据导入期内不作任何操作。
先按照未清采购订单模版格式进行记录,等2016年12月5日系统开放后,作为未清采购订单录入系统。
Ø交货单
由于未清交货单将由SD模块在12月5日开账补单录入,MM模块只须根据新交货单执行“过账出货”之系统作业即可。
Ø初始化期间内的所有新业务
结账日即2016年12月01日8:
00~12月4日(SAP系统与业务同步日)为初始化期间,在此期间内发生的所有新业务,均在系统外执行手工记录,等12月5日正式系统完全开放并开账后补录。
(3)动态数据收集模板:
未清采购订单/期初库存收集/生产发料/采购订单收货/委外加工发料/生产入库/销售发货/部门领料
2.4.3.PP生产计划与控制
1.系统准备
(1)2016年11月18日,完成PP模块后台配置的传输与核查;(负责人:
粟华军
(2)2016年11月18日,完成PP模块权限的传输与核查;(负责人:
粟华军)
2.生产主数据确认及导入
(1)2016年11月22日,完成PP模块主数据的审核、确认及签字工作;
物料主数据(SPS负责人:
张玉会;LED负责人:
王江)
工作中心(SPS负责人:
熊飞;LED负责人:
亢少飞)
BOM(SPS负责人:
蒋华;LED负责人:
付田英)
工艺路线(SPS负责人:
熊飞;LED负责人:
亢少飞)
(2)2016年11月26日,完成PP模块主数据生产系统导入与核查;
(负责人:
粟华军,洪寅)
3.动态数据收集
(1)依据动态数据收集模板收集截止2016.11.2923:
59未完成生产工单数据,在此基础上继续收集工单2016年11月30日至12月4日晚上相关的所有动态数据;
未清工单收集(SPS负责人:
张玉会;LED负责人:
王江)
(2)动态数据收集模板及要求:
1.收集范围:
A.截止到2016.11.2923:
59未完成在制工单数据。
注:
已生产完成还未入库的工单,必须在2016.11.29完成旧系统入库操作,此工单就不需要收集在模板中。
B.2016.11.30--新系统开放业务操作(2016.12.4晚上)新增工单。
2.数据要求:
A.按收集模板进行数据收集。
B.2016.11.21--16.11.29按模板收集的数据,每天根据实际生产情况进行数据更新,如有完工入库的订单,将此订单从表中取消。
C.2016.11.30到新系统开放业务操作前(2016.12.4晚上),必须每天在2016.11.2923:
59截止收集的数据基础上根据实际生产情况,更新数据。
4.正式系统开放
(1)2016年12月4日晚上,依据收集的动态数据在正式系统完成动态数据中生产订单的创建和下达,并根据新创建的工单完成11月30日至12月4日的业务操作单据补录工作,如投料、报工和入库等;
生产订单创建(SPS负责人:
张玉会;LED负责人:
王江)
生产订单报工(SPS负责人:
王超;LED负责人:
王荣喜)
单据补录的细节如下:
Ø工单创建:
采用按收集的动态数据工单分单补录的方式进行工单的创建,工单数量为模板中的“未完成量”字段;
Ø工单发料:
补录生产订单完毕后及时通知MM相关人员,由其对生产订单进行发料操作;
Ø工单报工:
发料完毕后,班组统计依据动态数据收集模板中的“订单报工数据”对生产订单进行报工;
Ø工单入库:
报工完毕后,通知MM相关人员,由其对生产订单进行入库操作;
Ø工单修改:
PMC对需完工工单进行关闭等操作;
(2)12月6日下午对PMC对主生产计划进行调整(调整生产订单之前,确认销售订单数量);
(3)PMC在单据补录完毕并完成12月6日当天的生产下达后,开始制定12月7日及以后的计划独立需求并运行MRP,开展正常的业务操作。
2.4.4.FI/CO财务会计与管理会计
1、权限传输及配置检查
(1)2016年11月16日,在800系统中复核系统配置;
(2)2016年11月16日,检查800系统中的权限设置。
2、静态数据
(1)科目主数据:
2016年11月15日导入科目;
(2)成本中心主数据:
2016年11月16日,完成对成本中心主数据的最后签字确认;2016年11月17日,在800系统中创建成本中心标准层次及成本中心主数据;
(3)财务类客户主数据:
2016年11月16日,完成对财务类客户主数据及SD客户主数据的检核并确认,务必保证客户数据的完整性和全面性;2016年11月17日,在800系统中创建财务类客户主数据;
(4)财务类供应商主数据:
2016年11月16日,完成对财务类供应商主数据及MM供应商主数据的检核并确认,务必保证供应商数据的完整性和全面性;2016年11月17日,在800系统中创建财务类供应商主数据。
(5)作业标准价格数据:
2016年11月17日作业价格数据完成其录入工作。
(6)物料主数据财务视图:
2016年11月16日,完成对物料主数据财务视图检核并确认,务必保证数据的完整性和全面性;2016年11月24日,批量导入系统。
3、期初数据
(1)总帐(统驭科目与库存科目除外)
A.所有费用报销截止到2016年11月26日24:
00,2016年11月26日拿给财务审批.此后的费用一律到2012年7月1日之后报销。
B.2016年11月30日~12月4日为用友系统结帐日,12月5日12:
00前财务按照SAP格式分别提供新科目余额表、资产负债表及各种明细表;
C.12月05日24:
00前导入科目余额并核对;
D.12月06日财务核对新系统科目余额与明细数据;
(2)应收(含预收)账款
A.12月1日18点完成收入确认,提供数据给成本会计;
B.12月5日12:
00前财务按照SAP导入格式提供应收、预收、其他应收款及员工借支客户余额给财务顾问。
C.12月5日24:
00将客户余额导入SAP并核对完成。
(3)应付(含预付)账款
A.2016年12月30日24:
00供应商发票全部提交财务,否则导致以后将无法按时付款。
B.12月1日18点完成应付暂估入账,提供数据给成本会计;
C.12月5日12:
00财务按照SAP导入格式提供应付、其他应付供应商余额等数据给财务顾问;
D.12月5日24:
00前供应商余额导入生产系统SAP并核对完成。
E.建议按照供应商导入暂估余额;次月发票到后手工进行发票处理(冲销暂估,初始化数据单列科目)。
(4)物料/产品库存
A.11月30日12:
00MM/PP/SD提供盘点的库存清单到财务;
B.12月4日12:
00财务核完价格后返回M
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