职业健康安全文件和记录管理办法.docx
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职业健康安全文件和记录管理办法
QB
四川烟草工业有限责任公司成都分厂企业标准
QB/CYSCGHJ011-2011
职业健康安全文件和记录管理办法
(试行)
2010-12-31发布2011-01-01实施
四川烟草工业有限责任公司成都分厂发布
目次
前言…………………………………………………………………………..……………………02
文件修订状态……………………………………..…………………………………………………02
1 范围…………………………………………………………………………..………………….03
2 规范性引用文件……………………………………………………………..……………….…03
3 术语和定义………………………………………………………………..…………….………...03
3.1 文件……………………………………………………………………..………………….03
3.2 记录…………………….…………………………………………………………..………03
4 职责 ……………………………………………………………………..…………….……03
4.1厂长………………………………………………………………………..………………….03
4.2 工厂安全主管领导………..………………………………………………………………..…03
4.3 安全管理科………….…………………………………………………………………..………03
4.4 企业管理办公室…...…………………………………………………………………..………04
4.5 厂部办公室………..…………………………………………………………………..………04
5工作程序及要求……………………………………………………………..…………………04
5.1文件的分类………………………………………………………...………………………………04
5.2文件和记录的编制、评审和批准………………………………….………………………………04
5.3文件和记录的编号………………………………………………………………………………05
5.4文件和记录的发布和发放…………………………………………...……………………………05
5.5记录的填写和管理………………………………………………………...………………………05
5.6文件和记录表样的更改…………………………………………………………...………………07
5.7文件和记录的归档………………………………….………………………..........………………08
5.8作废文件和记录的回收和销毁……………………………………………………...……………08
5.9职业健康安全外来文件的管理要求…………………………………………………...…………08
6 相关记录 …………………………………………………………………..………….……….09
7 附录…………………………………………………………………………..……….………….09
附录A(规范性附录)《文件评审记录》…………..………………………………………….………10
附录B(规范性附录)《受控文件收发登记表》……………………………….………………………11
附录C(规范性附录)《受控文件清单》……………………………………………………………….12
附录D(规范性附录)《记录清单》…………………………………………………………………….13
附录E(规范性附录)《外来受控文件收发登记表》…………………………….………………….14
前言
本办法依据GB/T19001-2008idtISO9001:
2008《质量管理体系要求》,参照GB/T15496-2003《企业标准体系 要求》与GB/T1.1《标准化工作导则 第1部分:
标准的结构和编写》,结合工厂实际运作情况编制。
本办法是第一次发布。
本办法由四川烟草工业公司成都分厂提出。
本办法由安全管理科起草。
本办法由安全管理科归口。
本办法起草人:
卫恒
本办法审核人:
孔晓龙
本办法批准人:
甘忠德
文件修订状态
修订次数
修订条款
修订依据
修订人
生效日期
职业健康安全文件和记录管理办法
1范围
本办法规定了职业健康安全管理文件和记录管理要求,以规范文件和记录管理,为安全提供文件支持。
本办法适用于职业健康安全管理文件和记录的编制、评审、批准、发放、更改、归档、回收、销毁等的管理。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
QB/CYSCGHJ007-2011《职业健康安全法律法规和其他要求管理办法》
3术语和定义
3.1文件:
信息及其承载媒体,包括书面文本文件,也包括电子版文件,记录是特殊的文件。
3.2记录:
阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件,包括规范的表格型记录,也包括不需规范表格的其他记录。
4职责
4.1厂长:
负责批准工厂职业健康安全和环境管理工作手册、管理办法、管理制度、综合应急预案和专项应急预案等文件。
4.2工厂安全主管领导:
负责批准现场处置方案、技术标准及安全作业规程等文件,负责审核工厂职业健康安全和环境管理工作手册、管理办法、管理制度制度、综合应急预案和专项应急预案等文件。
4.3安全管理科:
负责组织编写工厂职业健康安全和环境管理工作手册、管理办法、管理制度制度、应急预案、技术标准及安全作业规程等文件,负责审核技术标准及安全作业规程等文件,负责组织记录表样的设计,确定保存期限等,监督检查各部门的记录控制情况。
4.4企业管理办公室:
负责确定职业健康安全文件和记录的编号方式及文件和记录的归档,负责发放工厂职业健康安全和环境管理工作手册、管理办法、管理制度制度、应急预案、技术标准及安全作业规程等文件及相关记录。
4.5厂部办公室负责职业健康安全相关外来文件的管理,不包括法规和标准的管理。
5工作程序及要求
5.1文件的分类
5.1.1工厂的职业健康安全管理文件分为以下几类:
a)管理工作手册。
b)管理办法。
c)管理制度。
d)职业健康安全应急预案。
e)安全技术标准。
f)安全作业规程。
g)职业健康安全管理适用的法律、法规、标准和其它要求的文本。
h)职业健康安全管理体系有关的外来文件。
5.2文件和记录的编制、评审和批准
5.2.1工厂职业健康安全和环境管理工作手册、管理办法、管理制度、应急预案、技术标准及安全作业规程等文件由安全管理科组织编制和评审,填写《文件评审记录》,评审后的管理工作手册、管理办法、管理制度、综合应急预案和专项应急预案等文件,报安全主管领导审核,厂长批准。
5.2.2评审后的现场处置方案、技术标准及安全作业规程等文件由安全管理科审核,由工厂安全主管领导批准。
5.2.3安全管理科在组织编制职业健康安全文件时,应对文件所要求的表格型记录表样进行编制,内容包括记录名称、填写部门(填写人)、填写的要求、填写的内容、备注、保存期等要求等。
5.2.4记录保存期应大于内容要求的可追溯时间,并符合法规的要求,其中事故调查记录、重大隐患相关记录等,应长期保存。
5.2.5表格型记录表样的评审和批准可以和相关文件一起进行,经审批后按规定的执行日期投入使用。
5.2.6发布后的职业健康安全文件每年进行管理评审之前应进行一次评审;当内外部环境发生变化时,应及时评审;文件评审应针对文件的适宜性、充分性和有效性进行,并保存记录。
5.2.7文件和记录中相关称谓按下述规定执行:
a)成都分厂统一称为“工厂”。
b)分厂领导,统一称为“厂长”、“工厂安全分管领导”、“工厂某某分管领导”。
c)部门领导,统一称为“部门负责人”、“部门分管安全负责人”。
d)两级公司分别简称“川渝公司”和“四川公司”;同时提及两级上级公司时,统称“上级公司”。
e)各部门之间的文件和记录的传递,称为“报送”;报上级公司,称为“上报”。
5.3文件和记录的编号
5.3.1企业管理办公室负责确定职业健康安全文件的编号,其中管理工作手册、管理办法、管理制度按分厂管理标准编号,应急预案和安全作业规程按工作标准编号,安全技术标准按技术标准编号。
5.3.2安全管理科确定职业健康安全文件所需记录的编号,编号方式由企业管理办公室确定,采取引出记录的文件相关号加顺序号的方式。
5.4文件和记录的发布和发放
5.4.1安全管理科提出文件的发放范围和数量,经企业管理办公室确认后发放。
5.4.2企业管理办公室发放工厂职业健康安全和环境管理工作手册、管理办法、管理制度制度、应急预案、技术标准及安全作业规程等文件,职业健康安全相关文件都为受控文件,发放时填写《受控文件收发登记表》,记录发放文件的编号,并由文件接收人签字。
5.4.3所有受控文件的分发本均应在封面规定位置盖上红色受控文件印章,汇编成册的受控文件,应按每一单册进行受控标识,可统一发放管理。
5.4.4各部门文件由专人管理,并对使用的受控文件予以登记,建立本部门的《受控文件清单》,如果转发或者借阅,应填写《受控文件收发登记表》。
5.4.5受控文件经部门领导同意后可以摘抄、上墙等形式转发,摘抄、上墙需注明文件的出处,作为有效的依据,实施摘抄、上墙的人员负责对其实施控制,及时从现场撤消过期的文件,确保其摘录使用的文件均为现时有效文件。
5.4.6表格型的记录由企业管理办公室协同安全管理科以电子版的形式在工厂OA网上发布,需要填写的部门,直接下载相关表格,填写即可。
5.5记录的填写和管理
5.5.1记录的填写
a)记录应标明填写人,有审核要求的记录要有审核人签名。
b)记录填写人应如实填写,填写记录必须使用蓝色或黑色的钢笔或签字笔认真书写、字迹清晰、填写规范,相关栏目不允许空白,不得随意涂改,确因笔误需修改时,用双线划去错误内容,在旁边空白处填写正确内容,并由修改人签字。
c)记录可采用书面形式,也可采用电子版记录;但均应保证其利于查阅、使用和保管,涉及安全隐患整改、事故处理或安全检查等内容必须建立书面记录。
5.5.2记录的管理
a)安全管理科应建立工厂职业健康安全文件的《记录清单》,各相关部门建立本部门的职业健康安全管理文件《记录清单》,清单内容应包括有固定表样的记录,也包括不需要规范性表格,但需要保存的其他书面或电子记录、资料。
b)记录清单应标明各种记录的名称、保管人、填写人和保存期等。
c)各部门应按规定的保存期限对记录进行妥善储存、保管,以免记录在保存期内损坏或丢失。
d)需要长期保存的或者重要的安全资料等应归档保存,由业务主管部门分别建立归档清单,交厂部办公室统一归档,需归档的资料应包括:
特种设备技术、检验等资料,安全“三同时”资料,重大安全隐患整改的资料,事故调查处理的记录和其他法规或上级要求归档的安全资料等。
5.6文件和记录表样的更改
5.6.1文件和记录的更改应严肃慎重,要确保更改的正确性、有效性和一致性。
符合下列条件时,可对文件和记录进行相应的更改。
a)工厂的组织结构、技术改造、设备更新、作业活动等变化,现行文件和记录不能满足需要时。
b)法律、法规、有关要求进行了修订,现行文件和记录与之相抵触时。
c)经危险源辨识、风险评价,出现新的不可容许风险时。
d)经使用部门反映,文件和记录的可操作性不强或与实际行之有效的做法不相符时。
e)管理评审的输出要求,包括内审、纠正和预防措施、事故处理、协商和沟通中提出的,经管理评审确定的文件和记录修改的要求。
5.6.2文件和记录表样的更改实施
a)文件和记录的更改由安全管理科组织进行,填写并保留《文件更改记录》。
b)更改后的文件,按原审批权限进行审核、批准。
c)更改后的记录表样,按照原审批手续执行。
d)如果采取换页的形式进行更改,由安全管理科配合企业管理办公室对发放的文件和记录进行换页。
f)当文件和记录表样修订次数超过5次,或因内容改动过大而与原版本出入较大时,应对该文件进行改版。
5.7文件和记录的归档
厂部办公室负责文件和记录的归档,文件和记录的归档一般可按年度归档。
当集中编制或更改时,也可在任务完成后及时整理归档。
5.8作废文件和记录的回收和销毁
5.8.1作废文件和记录应包括:
a)被更改的原文件和记录。
b)被替代的原文件和记录。
c)超过保管期或失去使用价值的文件和记录。
d)其它作废文件和记录。
5.8.2作废文件和记录的回收
企业管理办公室负责作废文件和记录的回收,应从使用场所及时撤出作废文件和记录,防止非预期使用。
5.8.3作废文件和记录的销毁和保留
a)对于超过保管期限或失去使用价值的文件和记录应作销毁处理,确须保留的,应进行作废标识,由安全管理科组织相关部门填写《文件销毁申请单》,按原审批权限批准。
b)各级文件的书面文本作废并需保留查阅时应进行作废标识,并注明作废日期,采用与现行有效文件相隔离的方式保存,以防非预期使用。
5.9职业健康安全外来文件的管理要求
5.9.1厂部办公室负责职业健康安全外来文件的管理,外来文件的接收部门应将文件传递到厂部办公室,由厂部办公室组织相关领导、相关管理部门及人员确定外来文件是否需受控。
5.9.2需跨年度经常执行和长期执行的上级各类文件应纳入受控范围。
5.9.3需发放到各部门使用的受控外来文件,由厂部办公室负责建立《外来受控文件发放清单》,发放时应编制并记录发放号,以便于以后文件的回收。
5.9.4外来文件如作废,应由厂部办公室回收,保持回收记录;作废文件如需保留,应对其进行标识,职业健康安全外来文件的管理的相关要求同上。
5.9.5工厂适用的法律法规和国家标准等文本,由安全管理科以电子版的形式在分厂OA网上发布,书面文本在安全管理科保存,各部门需用时借阅,具体执行《职业健康安全法律法规和其他要求管理办法》。
6相关记录
序号
记录名称
编号
保存地点
保存期限
1
《文件评审记录》
2
《受控文件收发登记表》
3
《受控文件清单》
4
《记录清单》
5
文件更改记录
6
文件销毁申请单
7
《外来受控文件发放清单》
7 附录:
附录A(规范性附录)《文件评审记录》
附录B(规范性附录)《受控文件收发登记表》
附录C(规范性附录)《受控文件清单》
附录D(规范性附录)《记录清单》
附录E(规范性附录)《外来受控文件发放清单》
附录A
文件评审记录
QB/CYSCGHJ011-1
记录编号
文件名称
文件版本
编写部门
评价日期
参评人员
评价内容:
1.(条款号)
评审意见:
2.(条款号)
评审意见:
3.(条款号)
评审意见:
…
附录B
受控文件收发登记表
QB/CYSCGHJ011-2
文件名称
文件编号
发放范围
发放数量
发放记录
部门
份数
分发号
签收
日期
回收
签收
日期
文件归口部门:
文件归口部门文控员:
附录C
受控文件清单
QB/CYSCGHJ011-3
标准/文件使用部门:
序号
标准/文件名称
标准/文件编号
发布日期
归口部门
备注
附录D
记录清单
QB/CYSCGHJ011-4
序号
记录名称
编号
设计部门
保存部门
保存期
保存形式
备注
制表人:
制表日期:
附录E
外来受控文件收发登记表
QB/CYSCGHJ011-5
文件名称
文件编号
发放范围
发放数量
发放记录
部门
份数
分发号
签收
日期
回收
签收
日期
文件归口部门:
文件归口部门文控员:
- 配套讲稿:
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- 职业 健康 安全 文件 记录 管理办法