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办事处管理制度
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办事处管理制度
一、办事处的组织和职责任
1、组织:
办事处经理1人、业务兼财务1人、仓管员1人、合计3人、根据办事处具体情况,业务员可以增1人。
2、职责:
A、办事处经理:
全面负责办事处开展销售工作、处理日常事务、领导和监督下属合格积极工作,实行经理负责制。
做好每日工作计划,积极开展完成办事处的各项工作指标达成,客户开发目标、销售目标、专卖店建设目标、货款回笼达标、库存达标、费用控制达标。
做好客户管理和服务工作。
做好政府有关部门的协调工作,及时上交相关合理费用。
市场信息的收集汇报。
B、业务兼财务员:
对办事处的资金负责及时收取货款,限制应收款发生。
控制办事处每日库存现金限额为贰仟元,超过的必须马上存入银行的办事处账户内,达到贰万元时马上汇回公司财务账户。
按公司规定填写现金日记账和银行日记账,应收账款明细账及时报表给经理和公司业务会计主管。
按规定报销费用,协助办事处经理做好销售工作。
搞好团结,共同完成办事处的各项指标,管好办事处账和款。
C、仓管员;
对办事处仓库货物安全负责、凭单入库、凭单出库发货、账实核对做到账物卡一致,每日自查,上级定期抽查。
审核发货单据手续是否齐全,内容是否正确。
严格按销售通知单所列品种规格发货,并填出库单及时日报表。
协助经理做好相关工作。
二、办事处经理销售工作
1、进行市场调查,主要厂家客户和产品销售情况等的了解,选择目标客户。
2、客户开发和维护,按客户开发三步曲进行,并且每个月客户开发指标完成。
3、专卖店和半专卖店的建议,每月指标完成。
4、进行公司主导产品和新产品推销活动,推动销量指标完成。
5、对办事处内部的仓库、货款、账的管理负责,确保销售内勤服务工作。
6、公共和政府关系的处理。
7、非标门或工程门销售必须收30%的定金,款到公司方可下单生产。
付清余款后,再发货的原则掌控,特殊时工程欠款限额内申请报批,但规定壹个月内结清。
8、订货管理:
办事处向公司订货,由仓管员申请订货单办事处经理批准签字后传真公司业务科,由业务科主管对“办事处库存指标”的审核是否超标,所订货是否客户马上要的货评审后签意见,有异议的电话沟通协调处理,无异议的评审合格签字,报业务科主管复审后,下单生产。
三、仓库管理
1、入库管理:
办事处向公司订的货,由公司组织发货到办事处仓管员凭“订货单”和公司的成品“出库单”与实物核对验收一致后,由仓管员开入库单经办签字,办事处经理确认负责签字才可以入库,若有差异及时向公司业务科反映处理。
办事处成品入库单财务联,月底统一寄回公司,办事处存根联自行保存。
2、出库管理:
客户向办事处订货,办事处发货时,现款现货原则,仓管员和客户(或承运单位托运手续盖章,经办人签收)并在办事处出库单上签字,在托运单上双方签字。
财务员收到货款凭据,款到才可以发货。
财务员每天填收《付存款日报表》报经理审阅,由仓管员填《发货日报表》呈给经理查阅。
发货出库和托运单是发货的原始凭证,因此,填写要完整,内容要正确,字迹要清楚,手续齐全,以示明确双方责任。
3、库存管理:
做到在库存指标内订货和销售,防止存货积压。
库存做到分区分类编号,对号入座摆放,整齐清洁,保持一定倾斜角度,避免倾倒损坏产品
做到账物卡一致,库管不亏损,亏损由仓管员负责赔偿。
仓管员每天自查库存和整理整顿清洁环境。
办事处经理定期和随时抽查盘点,月底进行全盘并月报公司。
四、销售价格管理
1、按公司规定的各办事处产品销售定价表进行销售。
2、非标产品和工程门:
按公司规定或经过订单评审,销经理审批后销售。
3、样品门和处理门:
一个办事处销售前期开发客户进行样品放样,地级市以上客户可以考虑放样品优惠30元/扇,壹个经销商以伍扇为限,需申请报批手续。
处理门壹年处理壹次,处理门的多少作为该办事处经理工作考核的一项主要内容,处理方法,办事处经理申请,营销经理审核,总经理审批后方可进行处理并记好账。
五、货款结算管理
1、货款结算实行现款现货管理,月底、年底无欠款原则。
2、因工程客户货款确实有困难时,办事处经理可根据实际情况申请,把大工程分解分批结算付款,减少风险,营销经理审核,报总经理批准的前提下允许少量欠款,但在壹个月内必须结清。
3、接工程时必须有30%的订金作为信用保证,若订货后不要货的,该保证金没收作为损失补偿。
4、农历年底,办事处放假回公司前,必须结清所有欠款,若有欠款收不回的由办事处经理自负,从他的年收入中扣减,不够扣的由他向公司写下欠条限春节前付清。
5、为果犯有侵占货款罪事实的,马上立案起诉,追究刑事责任。
6、大额货款必须直接汇到公司指定账户,小额货款为事处可以收取后当日存入银行,合计达到贰万元马上汇回公司指定账户。
7、办事处只允许式仟元库存现金,作为日常费用开支,超过此数马上存入银行,多余的现金决不能在办事处过夜,以防止资金乱用和防止被盗。
六、办事处费用管理
1、费用开支实行先报批后开支原则;
2、公司承担的费用:
办事处店面、仓库、住房的租金。
公司至办事处的长途运费。
办事处所需的工商公安执照费、税收。
以上费用均需用单据,由营销经理审核,总经理审批后方可报销。
3、办事处自已承担费用:
但需在限额指标内开支,防止失控。
装卸车费,短途运费。
客户招待费300-500元/月,凭单据。
出差费:
办事处经理每月必须20天出差,车费必须开支800元/月最低指标,凭车票和出差工作日记核销。
出差补贴为:
住宿80元+公交车30元补贴=110元/天。
不住宿的只补贴公交车20元/天。
办事处电话费指标350元/月,手机费经理为200元/月,仓管50元/月,财务50元/月。
以上费用在该办事处每月的总奖金款中开支,其余的费用出由个人自理。
七、办事处人员的工资和奖金:
1、每月工资:
基本工资700元/月+(伙食补贴25元/天×30天)+社保等补贴150元/月=1600元/月。
办事处经理、仓管员、业务兼财务员的工资均为1600元/月。
2、每月销售奖金总数=(办事处销售回笼公司款-公司承担费用)×提成率。
3、每月实际销售奖金=(月销售奖金总数-办事处自已承担费用)×50%,这部分奖金每月由办事处经理进行发清,余下的另50%留作年终营销经理综合考核,报总经理批准后,用红包形式发放。
4、办事处人员奖金分配比例:
经理50%、仓管员和业务兼财务员各占25%。
5、工资奖金发放时间:
每月15日发放上上月工资和奖金。
八、帐务管理
1、为了办事处帐务管理准确性,必须日清月结,每日汇报制度;由仓管员汇报“仓库销售《发货日报表》”,由财务员汇报资金《收付存明细日报表》。
〈销售经理汇报《工作日报》,由营销经理管理〉,日报表由公司业务会计主管审核把关,并把审核结果日报营销经理,以便营销经理一手抓办事处经理销售工作开展,一手抓好办事处账款货正确无误。
2、办事处保管帐和单据:
仓管员有仓库账、出库单、入库单、货款计算单。
财务员:
货款收入的“收款凭证”,费用支出的“付款凭证”并注明事由和编号与货款计算单相对应。
由财务员保管和签名负责,并记好现金日记账和银行日记账,日、月报表给公司。
欠款的客户要单独记出各客户欠款明细账并填日、月报表,货款计算单由仓管签字交一份给财务员,一份给客户仓管员自已留一联保存,财务员根据货款计算单并核对办事处销售价一致无误后收款。
仓管员管货,财务员管钱,各负其责,互相监督,经理管销售工作及对仓管和财务员工作的领导和监督管理,平时经常抽查核实,防止少货、少钱现象发生。
报表时限:
日报表于次日9时前报到公司,月报表及相关资料于次月2日前寄出,公司于5日前必须收到。
办事处的记账和报表知识由公司账务部指导合格后上岗,财务部要每月工作和账务抽查监督,防止管不好,管不到位。
九、办事处的核查办法
1、营销部、财务部对每个办事处的工作和账务、仓库这三项实行定期和不定期核查管理。
定期是每季度核查壹次和农历年底前核查壹次,不定期为随时抽查。
2、仓库核查:
公司的财务账与办事处仓库实物是否相附,库存有无超指标,报表是否一致,有损失的由仓管赔偿或负法律责任。
3、账款核查:
公司的账务与办事处的账款是否相符,报表是否一致,客户欠款有否超指标,有损失的由办事处经理及业务兼财务员赔偿或负法律责任。
4、销售工作核查:
a、办事处经理有无领导和监督好仓管和财务员工作责任。
b、办事处经理有无开展好销售工作:
客户开发和维护。
专卖店建设。
产品重点推销推广。
市场信息收集。
客户业务服务。
客户档案每月工作指标有无完成,年度指标是否完成。
5、核查结果处理:
每个办事处每次核查后,办事处经理要写整改报告呈营销经理批复,由营销经理及财务经理要详细写出核查结果报告,列出各项内容指标是否达标情况,并做出处理意见,报总经理批准后实施。
对好的要鼓励,如期发放奖金和鼓励先进,鞭策后进,处罚违规者,抓二头,促中间。
十、办事处人事行政管理
1、办事处人员由公司招聘,营销部、财务部培训合格后安排上岗。
2、办事处以经理负责制,负责销售工作和办事处日常管理事务等工作。
3、办事处的人员调动,由营销部经理负责,并做好交接及监交手续。
4、办事处经理每年允许探亲假15天,来回车费可以报销壹次。
5、办事处人员每年初公司去办事处,农历年底回公司的车费可以报销各壹次。
总经办
2009年9月16日
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