广告宣传管理暂行办法.docx
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广告宣传管理暂行办法.docx
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广告宣传管理暂行办法
安徽中烟工业公司广告宣传管理暂行办法
(征求意见稿)
为进一步加强安徽中烟工业公司广告宣传促销工作的集中统一管理,实现广告宣传资源的优化配置,提高广告宣传实效,维护企业利益,依据《广告法》、《安徽省广告法实施条例》等法律、规定,参照《安徽中烟工业公司费用管理暂行办法》,结合公司广告宣传工作实际,制订本办法。
一、管理原则
(一)培育重点品牌。
依据公司品牌战略,将广告宣传资源向重点品牌倾斜;
(二)拓展省外市场。
在广告宣传费用分配及政策取向上,积极稳固省内市场,重点向省外市场倾斜,着力开拓省外市场;
(三)提高广告宣传效能。
增强广告宣传促销行为的计划性、针对性。
以市场为导向,注重投放节奏,力求广告宣传实效;
(四)强化内部管理监督。
通过广告宣传项目的立项、合同审批、执行监督、效果评估等,规范和完善纪检、财务、审计、业务部门对广告宣传工作全过程的监督,保障企业广告宣传工作健康运行。
二、职能划分
根据公司组织机构设置,市场营销部负责优化整合公司范围广告宣传资源,理顺和规范广告宣传行为秩序,充分发挥相关人员的积极性,统一策划,分层实施。
1、市场营销部:
市场营销部负责公司广告宣传工作的归口管理(不含公司及所属工厂的对内宣传工作)。
根据公司发展战略,承担公司企业形象、品牌形象、新品上市的策划与传播,营销策略的咨询,重大公关活动的策划、组织、协调与实施;负责对公司广告宣传资源的统筹把关;对省内营销事业部、省外营销事业部(以下简称营销事业部)等部门的广告宣传业务进行指导、检查、考核。
负责公司本部所需广告宣传促销礼品(以下简称为广告品)的采购;
2、营销事业部:
按公司总体策划方案的要求,制定并执行各区域市场产品推介、广告宣传、实效促销方案(不含年度广告投放);负责各自所需广告宣传促销礼品(以下简称为广告品)的采购;根据本办法制订具体的广告宣传促销管理细则,并报市场营销部备案。
3、其它部门:
按公司赋予的权责履行相关对内宣传职能;
4、公司直属各工厂不再发生广告促销行为。
三、广告宣传费用
(一)费用管理
广告宣传费由市场营销部进行归口管理,各相关部门负
责人对本部门管理的费用开支情况负责。
广告、宣传费的来源由公司按照国家有关政策或规定从年度销售收入中足额计提。
依据国家税总相关规定,广告费支出,必须符合下列条件:
广告是通过经工商部门批准的专门机构制作的;已实际支付费用,并已取得相应发票;通过一定的媒体传播。
不具备其中任何一个条件的,税务机关将不允许作为广告费予以税前扣除。
业务宣传费是企业开展业务宣传活动所支付的费用,主要是指未通过媒体的广告性支出,包括企业发放的印有企业标志的礼品、纪念品等;根据国家有关法律、法规或行业规定不得进行广告宣传的企业或产品,企业以公益宣传或者公益广告的形式发生的费用,应视为业务宣传费,按规定的比例据实扣除。
1、市场营销部结合相关部门(单位)提报的预算,依据公司品牌发展规划和市场实际,负责编制公司年度广告宣传费预算;每月23日广告宣传费使用部门提交次月广告宣传费用预算,市场营销部负责协调汇总并按财务制度提交公司次月广告宣传费用预算(含五家烟厂、两事业部、公司各部门);
2、广告费:
原则上,市场营销部提取公司年度广告费用总额的58%;营销事业部按照公司年度广告费用总额的40%(省内16%、省外24%)比例按程序列支。
根据都宝品牌出口业务需要,单独提取公司年度广告费总额的2%用于都宝出口烟的广告。
3、宣传费:
原则上,市场营销部提取公司年度宣传费用总额的20%用于公司企业形象、品牌形象的宣传;营销事业部提取另75%(省内30%、省外45%)用于区域市场的品牌宣传;其余5%用于公司本部及所属工厂的对内宣传,各单位分配比例由财务部、市场营销部根据实际需要核定。
4、营销事业部的广告宣传费用在公司确定的年度预算限额内使用。
每月按财务制度要求向市场营销部提交本部门次月的广告宣传费用预算;
5、各广告宣传职能部门应严格按照公司财务管理制度的要求提供相关凭证或相关单据;
市场营销部在编制公司年度广告宣传费用预算时,可根据公司品牌发展规划和市场状况,对以上计提比例做适当调整,经公司预算管理委员会批准后,由各相关部门按职责权限列支。
市场营销部将会同财务部等部门每半年对各相关部门(单位)的广告宣传费用的使用情况进行一次检查与考核。
(二)审批权限
1、公司本部:
(1)凡项目投入在10万元以内(含10万元)费用的,经市场营销部负责人审核,由公司分管领导审批执行;
(2)凡项目投入在10万元以上(不含10万元)、30万元以内(含30万元)费用的,经市场营销部负责人审核,由公司总经理(或总经理授权人)审批执行;
(3)凡项目投入在30万元以上(不含30万元)费用的,经公司广告宣传项目立项评审小组评审同意后,提交公司办公会研究,经批准后执行;特殊情况下,经分管领导批准可由市场营销部直接提交公司办公会研究。
2、营销事业部:
(1)凡广告品采购项目投入在20万元以内(含20万元)、广告宣传促销项目投入在50万元以内(含50万元)费用的,由事业部办公会研究决定,经公司分管领导审批、报市场营销部审核、备案后执行;
(2)凡广告品采购项目投入在20万元以上(不含20万元)、广告宣传促销项目投入在50万元以上(不含50万元)费用的,报市场营销部提请公司广告宣传项目立项评审小组评审同意后,提交公司办公会研究,经批准后各自执行,并报市场营销部审核、备案;特殊情况下,经分管领导批准可由市场营销部直接提交公司办公会研究。
3、公司直属各工厂、营销事业部、公司各部门凡超计划或预算限额的项目均必需经公司预算委员会、办公会研究同意后,方可按本办法授予的权限逐级审批。
4、公司所属各厂、营销事业部:
依据《中烟工业公司费用管理暂行办法》和本办法制订广告(宣传)费用审批及管理办法;
5、公司其它部门:
按《中烟工业公司费用管理暂行办法》赋予的权限执行。
四、合作单位遴选
(一)合作单位的选择:
企业形象、品牌形象的策划与宣传、营销策略的咨询与策划,应选择国内或国际知名的咨询策划公司,或拥有与烟草行业合作成功案例的企业进行合作;其它广告宣传业务的开展,应选择实力较强,服务较好的单位进行合作。
应重点考察其公司资质和信用状况。
对于实力较差、有不良信用历史的公司一律不予考虑;
(二)招标、比价:
凡5万元以上(不含5万元)的广告品采购项目(不具有可比性的项目除外)或50万元以上(不含五十万元)的咨询、策划、广告项目(不具有可比性的项目、新闻媒体广告投放、大型事件营销活动除外)原则上应采取招标或比价的方式选择合作单位。
参与招标或比价的部门包括:
市场营销部、营销事业部、审计部、纪检监察部;
(四)对于电视、报刊、广播等大众传媒的选择,可根据工作需要科学组合。
合作方式可采取年度合作与短期单项合作相结合的方式,力求广告宣传的时效性、持续性和整合性;
(五)对于新媒体和小众传媒的选择,应讲究投放艺术与合理搭配,增强个性化宣传,及时应对卷烟营销局势的变化。
五、立项审批程序
(一)立项审批流程
(二)广告宣传立项评审
成立安徽中烟工业公司广告宣传项目立项评审小组(以下简称立项评审组)。
对公司本部项目投入在30万元以上(不含30万元)、事业部广告品采购项目投入在20万元以上(不含20万元)及广告宣传促销项目投入在50万元以上(不含五十万元)的广告宣传项目的立项与否进行评审(不包括不具有可比性的项目、新闻媒体广告投放及大型事件营销活动),提出立项建议。
1、广告职能部门的评审准备
①年初由市场营销部制定各类广告项目当年收费标准,作为该年度广告宣传项目费用评审的主要参考依据;
②制定各类广告投放预算和分类计划,作为广告宣传的主要投放依据;
③在召开广告宣传项目评审会议前,市场营销部应对不符合要求的广告项目进行筛选和剔除;
④在对广告宣传项目进行评审前,应注意收集广告公司信誉和资质情况的相关资料;
⑤广告宣传项目立项、执行过程中和执行结束后,应牵头对广告宣传效果进行评估。
2、立项评审组的评审原则
①广告宣传项目费用上限不超过行业平均水平10%,续签项目费用单价原则上不超过前一次(周期)费用单价金额。
(因政策变化及人力不可抗因素造成成本上升除外);
②广告宣传项目形式与内容应与品牌定位相符合,诉求内容应符合公司特定的营销目标;
③广告宣传代理公司应具备良好的信誉,具有较强的专业水准和综合实力;
④广告宣传促销品评估,应符合企业营销工作实际需要,质价相符。
3、立项评审流程
市场营销部提出评审申请
评审组长组织召开评审会
议
是否同意
评估项目及理由
市场营销部提交公司办公会
评估结果及理由
办公会决议
市场营销部、营销事业部各自执行
市场营销部向立项评审小组书面反馈
5、评估细则由市场营销部会同纪检监察等部门共同制定。
(三)合同审批流程:
1、合同审批流程
纪检监察部门审核并签署意见
办公室签署办公会意见
审计部签署意见并加盖合同章
合同签署部门执行
公司分管领导在审批表和公司本部合同上签字
营销事业部合同在市场营销部备案
公司本部10万元以内;事业部广告品20万元、广告宣传50万元以内
公司本部10万元以上,30万元以内
公司本部30万元以上;事业部广告品20万元、广告宣传50万元以上
公司总经理在审批表和公司本部合同上签字
2、合同审批注意事项
①广告职能部门须提供合同原件一式四份,合同审计结束后,广告职能部门、财务部、审计部各持一份、广告发布单位持一份;同时提供合同审批表一式三份,合同审计结束后广告职能部门、财务部、审计部各留存一份;
②营销事业部合同审批过程中,合同由事业部领导签字,仅在审批表中签署意见;市场营销部合同审批过程中,公司分管领导在审批表中签署意见、合同上签字。
六、监督与检查
(一)财务部对广告宣传费用的符合性进行监督与控制;
(二)审计部对合同条款的规范性、符合性进行监督与指导;
(三)纪检监察部对工作流程的符合性、业务办理过程中的廉洁自律的符合性进行监督检查,根据监督检查结果,有权提出奖惩建议;
(四)市场营销部负责对日常广告宣传效果进行评估与监控,并定期会同纪检监察部、营销事业部对广告宣传效果进行评估与监控。
七、广告品管理
(一)广告品采购
1、广告品需求部门以书面报告形式,按规定程序完成广告品制作立项审批手续,各广告职能部门按市场需求及时进行汇总、采购;
2、广告品招标采购,如竞标单位不足三家,则采取优质比价的方式进行采购;
3、某种广告品供应单位一经选定,一般在一年以内有相同广告品制作需求的,在确保物品品质不低于前次验收标准、单价不高于前次单价的基础上,原则上不再变更供应单位。
(二)广告品管理
1、广告品的管理:
广告品的采购、管理应分设在不同的部门,营销事业部的广告品由营销事业部指定集中统一管理部门;公司本部的广告品由公司办公室负责管理;
2、广告品的领用:
广告品领用需填写领用单,说明领用物品名称、用途、数量、金额,由领用人、领用部门相关领导(按公司费用管理规定权限)签字、办公室领导签字、保管员划价登记后方可领用,领用广告品的费用计入使用单位年度相应费用。
营销事业部据此制定广告品管理办法,并报市场营销部备案;
3、营销事业部每月5日前应向市场营销部提供上月广告品领用、库存汇总表;(表样见附件:
4)
4、市场营销部会同纪检监察部门不定期的对广告品发放使用情况情况进行检查,如出现广告品发放严重不到位,应提出整改意见和奖惩建议。
八、新闻媒体、户外广告管理
(一)广告职能部门对所发布的广告应进行定期抽查。
同时,每投放一处广告,除要求广告发布单位提供相应的发布凭证外,还应向发布地的本公司业务人员提供发布广告的具体位置、大小、时间、方式等,由相关片区业务人员对广告发布的情况进行及时监控;(表样见附件:
5)
(二)抽查和监控内容包括:
广告在发布期内画面内容是否真实,画面是否褪色、变形、破损、遮盖;晚上亮灯情况是否正常;对于大修、停电造成的不亮灯情况,要求广告发布单位提前1天通知;在新闻媒体上发布的广告内容是否符合要求。
九、验收与存档
(一)分类验收
1、对品牌诊断、品牌定位、品牌发展规划、大型公关活动策划等项目的验收,要综合评定提报方案的科学性、严密性、可行性和实用性。
对于验收合格的项目要签署成果验收单。
对于不合要求的提案应发回重做,如最终不能满足企业要求,则只支付策划发生的成本费用;(本条款需写入相关合同)
2、对于电视媒体广告的验收应要求发布单位开具播出单,以便广告职能部门工作人员随机抽查播出情况。
如出现少播、漏播情况,少播1次扣除合同费用的5%,少播2次扣除合同费用的10%;少播3次即解除合同;(本条需写入相关合同)
3、对于报刊媒体广告的验收应要求广告发布单位提供样报刊;否则,不予支付费用;
4、对于企业形象、品牌形象宣传及公关活动的验收,广告职能部门工作人员应到活动现场,按照合同约定条款监督活动开展的全过程,并进行拍照或录像。
如企业依据合同获得的回报条款得不到履行,应扣除相应费用;
5、户外广告的验收应由广告发布单位提供现场照片。
如出现质量问题,第一次罚款2000元,第二次扣除当年合同金额的10%,第三次解除合同。
人力不可抗因素除外;(本条需写入相关合同)
6、对于互联网、手机短信等其他形式的广告宣传验收,应按照合同约定严格对照监督检查;
7、对于广告品的验收,应由广告职能部门购进经办人、纪检监察人员(营销事业部党支部纪检委员)、仓库管理员到交货现场按合同约定严格对照样品,认真履行验收手续。
如验收合格,则开具验收入库单(一式三份),经办人、验收人、保管人同时签字确认。
如验收不合格,应视实际情况,共同签属检验报告。
同时,采取调换、退货、重新议价等方式追究制作单位责任,并记入档案降低其信誉等级。
(表样见附件:
6)
(二)建立档案
1、广告宣传职能部门负责对所开展广告宣传活动资料进行存档。
存档应分类、详实、完备,妥善保管,确保有据可查;
2、存档资料可分为:
电视、报刊、户外、促销、其他等五大类,各类档案资料按月度、年度顺序依次存档;
3、存档资料有:
合同及审批表、与之相关的照片或声像资料、文本资料、广告费用支付月度报表等。
4、每年的3月份应把上一年度已全部兑现履约的合同之相关资料交公司档案室归档。
十、效果评估
(一)由市场营销部负责,会同纪检监察部、营销事业部对广告宣传效果进行综合评估,并在此基础上总结成功的经验,找出存在的不足,广告职能部门着力整改;
(二)效果评估以形象提升、销售增长状况为主要依据,结合广告到达率、消费者记忆度、消费者认可度综合评定;(效果评估表见附件:
7)
十一、本办法自2006年9月1日起执行。
解释权归安徽中烟工业公司市场营销部。
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