行政办公手册会议管理规定.docx

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行政办公手册会议管理规定

会议管理规定

1目的

为提高工作效率，注重实际效果，结合中建国际建设公司（以下称“公司”）组织结构实际情况，特制订本管理办法，以规范管理公司各类会议。

2会议分类

●董事会

●总经理常务会

●总经理联席会

●总经理办公会

●工作汇报会

●分支机构（含国内、海外）工作会

●部门、项目工作会议

●全体员工会

●业务分析专题会

●党委会、纪委会、党委扩大会、纪委扩大会、党群联席会

●工会委员会议、工会会员代表会议、工会经费审查委员会议

●团委会、团委扩大会

●其他会议：

包括理论研讨会、业务竞赛会、工作调研会、各类座谈会

3董事会

3.1时间

每年1－2次；具体时间及议程提前十五天通知，每次会议时间约一天。

3.2会议内容

董事会讨论确定如下事宜：

●公司发展规划；

●公司经营管理层人事安排；

●公司年度工作完成情况及年度工作计划；

●股东利润分配分红；

●年度预算审核；

●额度在10000万元人民币以上的重大投资。

3.3组织安排

董事会由公司董事长召集，董事会秘书负责董事会文件的准备以及会议组织。

公司综合管理部配合。

3.4与会人员

公司董事长、董事。

原则上公司所有董事必须要全部与会。

3.5会议纪要

董事会秘书负责议案收集，并整理会议纪要。

会议纪要由各位董事签字，最后由公司董事长签发。

4总经理常务会

4.1时间

每月1次，原则为每月22日进行。

如有必要，总经理可提前或推后召开。

4.2会议内容

●审议讨论公司年度工作计划、财务预算、决算报告等；

●审议讨论公司10000万元以下的重大投资决策，以及融资、基建计划和50万元以上固定资产购买等；

●公司各项管理制度的讨论审批；

●审定公司组织机构的调整、驻外机构的设立、撤并关停等；

●评审修订公司体系管理手册；

●审议修正劳资方案；

●讨论审批公司部门执行经理（C级）（含）以上职员的任命，确定公司投资子公司董事成员、总经理、副总经理等关键岗位人选。

4.3组织管理

常务会秘书会同综合管理部组织并进行会议纪要。

4.4参会人员

●公司总经理、常务会副总经理；

●列席代表：

党委副书记、财务总监、综合管理部经理以及提交会议议案的部门负责人员及有关人员（按通知）。

4.5会议议案提交、审批程序

●提交议案的部门或个人应在每月17日前将议案、填写好的《提交议案程序单》、议案电子文档一并交综合管理部；

●议案经综合管理部汇总、常务会秘书初核后，报总经理审批；

●经总经理审批同意后的议案，由综合管理部负责在常务会召开前三天分送参加会议人员审议。

4.6表决

●具有表决权的代表，在每次会议结束后填写《提交议案表决记录单》。

4.7会议纪要

●每次会议由综合管理部/常务会秘书负责记录，并进行整理形成会议纪要；会议纪要由综合管理部呈有关公司领导、部门领导会签，然后报总经理审批签发；

●审批同意后的会议纪要由综合管理部负责核稿、编号、打印、下发、存档。

会议纪要应于会议召开后5日内完成审批并下发。

4.8常务会决议检查督办

综合管理部负责对总经理常务会决议的执行情况进行检查督办并将结果汇总于下次常务会进行汇报。

4.9其他

●非总经理常务会的规定时间，而又急需做出决定的事项，总经理可以召开总经理办公会进行处理，或可采用文件会签的方式；

●公司管理评审会作为总经理常务会的补充形式，其讨论达成一致并经总经理签发的议案，与总经理常务会通过议案具有同等效力。

公司管理评审会根据工作需要召开，具体由质保部组织。

5总经理联席会

5.1时间

每季度召开一次，原则上安排在三、六、九、十二月下旬举行，具体时间及日程提前五天通知与会人员。

5.2会议内容

座谈公司经营管理工作中存在的问题和解决建议。

5.3组织管理

综合管理部组织

5.4与会

总经理常务会成员、公司副总经理（非常务会成员）、党委副书记、财务总监、管理者代表、公司各部门代表。

5.5会议纪要

综合管理部负责会议纪要整理，并经总经理审批签发。

5.6督办

综合管理部负责督办。

6总经理办公会

6.1会议内容

根据工作需要，总经理或副总经理可以召集总经理办公会，会议内容由会议召集人确定。

6.2组织管理

总经理办公会由会议召集人主持，综合管理部负责总经理召集的办公会的组织工作，副总经理召集的办公会由其指定相关部门负责会议组织工作，综合管理部为会议提供必要的协助。

6.3参会人员

召集会议的总经理或副总经理、公司相关领导、相关部门、项目负责人及有关人员。

6.4会议纪要

●会议纪要由会议召集人指定相关部门整理，由召集人签发。

办公会会议纪要应通过NOTES系统进行传阅，原则上不再下发纸质文件；

●会议纪要应在会议召开5日内下发。

7工作汇报会

7.1安排

工作汇报会于每年年初及年中各举行一次，分别对公司上一年工作及当年上半年工作进行汇报和总结，并对下阶段工作进行指导。

7.2组织管理

●公司工作汇报会由综合管理部、企划部牵头组织；

●企划部、财务资金部于会议召开前一周提前下发“年度预算标准表格”及“上年度预算执行情况”予各部门；

●各部门结合本部门预算和工作执行情况，填制“年度预算标准表格”，并于会前汇总至企划部；

●各部门应根据“年度预算标准表格”进行工作汇报，并重点就预算的突破、工作中存在的问题、未完成的工作计划、以及下阶段工作安排做重点阐述。

7.3主持及参加人员

工作汇报会由公司总经理主持进行，参加人员由综合管理部于会前确定。

7.4会议纪要

●各部门工作汇报会由综合管理部负责整理会议纪要，经总经理审批签发，并通过公司NOTES会议管理系统传达；

●综合管理部根据工作汇报会汇总记录，整理起草“公司年度（半年）工作计划和要点”，作为公司正式文件下发；

●会议纪要原则上应于会议召开后5天内下发，“公司年度（半年）工作计划和要点”应于工作汇报会结束后一周内下发。

8分支机构（含国内、海外）工作会

8.1时间

原则上每年召开1-2次国内分支机构工作会和海外分支机构工作会，原则上安排在每年6或7月、12或下年1月份举行，具体时间及日程提前十五天通知与会人员。

8.2会议内容

●各分支机构工作情况汇报、总结；

●相关议题讨论；

●公司运营管理当中的其他事宜。

8.3组织管理

分支机构工作会由主管事业部组织，综合管理部提供协助。

8.4参会人员

公司总经理、相关领导、分支机构负责人、相关部门有关人员。

8.5会议纪要

会议纪要由主管事业部负责整理，会议纪要由总经理审批签发并发放给所有有关单位。

9部门、项目会议

9.1安排

部门、项目根据工作需要召集可自行组织会议，综合管理部提供必要协助。

9.2主持及参加人员

主持会议及参加会议人员由召集会议的相关部门或项目确定。

9.3会议纪要

●会议纪要应通过NOTES系统进行传阅，原则上不再下发纸质文件；

●会议纪要应在会议召开5日内下发。

10全体员工会

10.1时间

于每年三月召开，具体时间另行通知。

10.2会议内容

公司年度工作情况回顾；下年度工作部署；评优发奖；其他重大事项。

10.3组织管理

综合管理部、政工部负责会议组织工作。

10.4参会人员

公司全体员工（原则上在京人员参加）。

11业务分析专题会

11.1安排

公司可根据工作需要召开专题的业务分析会，如经营分析会、项目管理分析会、财务活动分析会等。

此类会议由主管部门负责组织，综合管理部提供必要协助。

11.2主持及参加人员

主管领导及相关部门、项目。

11.3会议纪要

●会议纪要由主管部门进行整理，并由主管领导审批签发。

会议纪要应通过NOTES系统进行传阅，原则上不再下发纸质文件；

●会议纪要应在会议召开5日内下发。

12党委会、纪委会、党委扩大会、纪委扩大会、党群联席会

12.1安排

以上会议由公司党委或纪委不定期召集举行。

12.2与会人员

根据不同的会议内容由公司党委或纪委确定参会人员。

12.3会议内容

由公司党委或纪委根据会议类型确定。

12.4会议纪要

由党委或纪委办公室拟订发放。

13工会委员会议、工会会员代表会议、工会经费审查委员会议

13.1安排

以上会议由公司工会不定期召集举行。

13.2与会人员

根据不同的会议内容由公司工会确定参会人员。

13.3会议内容

由公司工会根据会议类型确定。

13.4会议纪要

由公司工会拟订发放。

14团委会、团委扩大会

14.1安排

以上会议由公司团委不定期召集举行。

14.2与会人员

根据不同的会议内容由公司团委确定参会人员。

14.3会议内容

由公司团委根据会议类型确定。

14.4会议纪要

由公司团委拟订发放。

15其他会议

根据不同的会议内容由相关的部门确定会议议题和参会人员，并进行会议的组织工作。

16要求

●公司级党政会议会议室由综合管理部直接安排，其他会议如需用总部会议室须提前一天填写《会议室使用单》报综合管理部，同时注明是否需要茶水、音响、投影等方面的服务；

●参加公司各类会议的人员，应就会议相关议题提前做好发言准备，力求言简意赅，重点突出；

●凡参加总部各类会议的人员，须按公司规定着装，因事不能参加会议的应提前向会议组织者请假。

会议进行中，与会人员如需处理紧急事项，应向会议主持人请假；

●分公司、驻外机构的会议管理参照本规定执行。

各单位每月至少召开一次总经理办公会，做好会议纪要的整理，并及时将会议纪要上报中建国际备案。

17解释权

本规定由综合管理部负责解释和修订。

本规定自2003年7月1日起实施。

18附件

●会议议案提交单

●会议室预约单

●会议通知单

●会议签到表

●提交议案表决记录单

会议议案提交单

编号：

议案题目：

提交部门：

提交部门负责人：

起草人：

年月日

附件：

共页

初审意见：

部门负责人意见：

主管总经理意见：

议案主要内容摘要：

注：

1.提交议案的部门须提前5个工作日将议案交综合管理部进行初步核定并报总经理审批。

2.经总经理审批同意后，综合管理部提前二天将议案分送与会代表。

3.提交议案单编号由综合管理部统一编号。

会议室预约单

预约部门

联系人

联系电话

预约日期

起止时间

参会人数

会议内容

备注

预约部门经理：

综合管理部办公经理：

会议通知单

通知日期：

通知部门：

会议名称

时间及地点

会议类型

□管理评审会□总经理办公会□专题讨论会□其他：

主持人

记录人

参加人员

主要内容

需准备的

会议资料

备注

会议签到表

编号：

会议名称：

时间：

年月日

地点：

主持人：

姓名

职务

姓名

职务

提交议案表决记录单

编号：

序号

议案

提交部门

表决

修改意见、建议

同意

不同意

弃权

表决人（签字）：

?

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