投标书制作及讲解.docx

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投标书制作及讲解

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投标书制作-如何制作投标书

投标书制作-如何制作投标书

一、 投标书的基本要求：

l.帮助与你的标书读者沟通。

从这个角度上来讲，标书是一篇针对用户需求的论文，逻辑结构和语言一定要清晰、可读。

考虑到评标专家一般都具有较好的学术经验，其中很多还是教授、博导，投标的语言要针对读者的阅读习惯为好。

2.表现你整理过后的思路和想法。

如果对整个方案的思路不清晰，是不能写好一个标书的。

在投标之前一定要理清楚整体思路及各部分的关系，必要的头脑风暴和预评审也是需要的，以便更加清晰地表示。

对于没有结论或者困惑争议的地方，不要指望能够糊弄过去，如实地分析甚至放在重要的地方重点把可能的困难和解决方案以及选择的过程描述出来，往往会增加胜算。

3.对招标书作出反应。

要非常注意投标需求书的细节要求，一般甲方不会随便写出某种要求的，出现这种情况一般是甲方非常需要或者有竞争对手说服甲方提出这种需求。

对于特别的、违反常规的要求尤其要注意，在标书中一定要有回应。

回应的时候不要直接反驳，应该用比较委婉态度和明确的结论给出建议和意见、结论。

4.对客户需求做出反应。

有很多客户的需求并没有体现在标书文件中，这个时候如果说明非常详细和具有针对性，对于评标专家是非常具有说服力的。

二、      商务投标书的主要内容：

投标书分为商务部分和技术部分，有些投标要求分为商务标书和技术标书。

1.       商务投标书的组成

（1）投标的主体内容（按邀标书格式）。

需要提醒的是，评标专家在现场进行评标，需要阅读大量的文字，这个时候一定要严格按照邀标书的格式进行，必要的时候要专门以不同纸张或者标签的形式进行部分区分，以便于专家在不同服务商之间进行对比。

（2）投标报价及产品清单。

如果邀标书给定了投标报价单，按照标准报价单进行填写，如果没有，需要仔细进行设计。

一个好的报价单有助于专家进行对比和筛选，也有利于服务商进行价格谈判。

比如，比较细致合理的报价就不容易被价格谈判的时候大幅度降价。

另外，如果报价单比较复杂和篇幅长，需要对各部分报价进行小结、需要有一个明晰的各部分报价总计。

报价单要注意核算，不要计算错误和重复、缺项，尤其是用excel进行自动计算的时候，一定要用另外的办法验算。

（3）资质证明。

仔细注意邀标书要求的资质证明，另外，可能的竞争对手可能提供的用户报告、资质、案例等要仔细对待；尽可能提供高于邀标文件的资质；对于联合投标，需要提供双方或者多方的资质，对于要求具有“本地服务队伍”要求的，需要提供证据文件；对于设计的产品，要提供必要的证书和文件；对于使用关联公司（例如集团公司）的资质，要特别注意法律一致性的要求。

（4）项目团队介绍。

项目团队的介绍要实事求是，不一定非要公司高管介入项目过程；对于团队中人员资历的介绍，要注意角色分工、年龄搭配和资质要求；要突出团队成员类似项目的成功经验。

（5）公司简介。

公司简介要针对性地进行缩写或者改写，将与项目密切相关的内容突出出来。

（6）公司售后服务体系及培训体系简介。

一般这一条比较容易和技术表述中的相应部分混淆，要非常注意放在哪个部分，如果商务部分和技术部分都需要，侧重点各是什么；往往评分标准中都有这一条，因此，应该仔细描述自己公司的项目管理、售后服务和培训体系，要符合用户的标书要求，还要符合主流的国际、国内标准。

（7）设备简介。

设备简介要将设备的案例、使用情况、证书等进行提交。

（8）行业典型（成功）应用案例。

成功案例中要特别注意将类似的项目经验放在比较前面的位置。

（9）一切对本次投标有利的资料。

有些单位会提交获奖证书、专利、知识产权证书、横向和纵向课题承担证明等与项目关联的证明信息。

2.       技术投标书的组成

（1）标书摘要说明。

摘要说明不仅仅是各个部分的概括，更应该是投标方体现自己思想的首页阐述，应该花很大的精力去重视的，也是争取专家非常重要的地方。

（2）背景介绍。

项目背景要从行业、用户基本情况等方面论述和解释项目的必要性及考虑，这是体现标书针对性非常重要的地方。

（3）主要设计标书。

项目的设计是标书的主要部分，考虑到专家未必对所牵涉的标书的技术非常清楚，这一部分的逻辑关系非常重要，应该从技术方向、产品方向、产品选型、性能价格比较等多方面进行逻辑论述，站在中立的立场上为甲方选择适合的解决方案的“示意”非常重要。

（4）项目实施计划。

项目实施计划要可行、符合要求。

这也是经常的打分点，实施计划尽量使用专业工具（比如project）,项目管理的体系架构要非常清晰，比如ISO9000,CMM等，标书要求的资质要和项目实施的技术体系相吻合，比如资质特别要求CMM,项目管理的计划就应该根据CMM来进行计划。

（5）风险控制和质量控制计划。

风险控制措施要实在，质量体系要清晰和符合邀标书要求。

（6）售后服务计划。

售后服务计划往往是评分点，应该尽可满足邀标要求；对于重要的服务承诺和期限，应该以黑体或者表格的形式突出出来。

（7）产品介绍。

产品介绍应该放在不突出的地方，比如附录；产品的重要性能可以提前或者突出；必要的时候，可以将厂家的产品说明彩页裁减放进标书装订。

三、           如何设计一个漂亮的标书

1.       整体上的一般要求

（1）全局观-标书各个部分自成体系又相互依托。

技术可行，叙述简洁明了。

    产品清单正确。

 目录结构清晰—（代表思路清晰）。

 整篇文字叙述条理分明，风格统一。

 既迎合读者心理习惯又有创新性。

例如，如果一个综合的解决方案标书需要很多部分，我们就可以再画一章各个部分的逻辑关系图并进行简要论述，便于专家评审。

2.       摘要说明

摘要说明是一个标书的整体说明，不仅仅要反映各个部分的简要内容，更要反映投标方的整体思路和思想，有时候叫做总经理摘要或者特别阐述，它包含以下内容：

 –标书目标：

 –战略建议：

 –注意事项：

 –标书优点：

 –其他需要吸引读者眼球的东西

3.       目录结构

目录不仅仅是自动生成就可以了，更重要的是要反映整体的逻辑结构，评标专家也往往通过目录来得到标书的第一印象。

一个好的目录应该反映缜密的思维和清晰的内容，专家还从中得到重要的特色和投标方的主要知识技能基本信息。

4.       标书编写禁忌：

（1）标书中出现其他项目或其他客户名称。

很多标书采用其它案例的资料，忘记了改正用户，这在评标现场非常容易被排斥和认为不认真，因此需要专人进行检查。

（2）标书叙述前后矛盾。

很多标书由不同的人完成，出现前后叙述不一致一定要改正。

最好安排有人在投标之前阅读统稿、安排专门的评审会议。

（3）目录结构混乱，无逻辑、各自为政。

（4）套话、废话太多，语言啰嗦、言之无物。

这种情况很容易出现在摘抄网络上的信息的时候，应予以注意。

（5）遣词造句，用语不当。

错别字是小事，但很容易引起专家反感，尤其在摘要、重要场所和多次出现的时候。

四、      标书设计举例

案例1：

某网络集成项目

下面是一个网络集成项目的标书举例，这样一个标书就比直接将产品堆砌上来强得多。

当然，如果项目再大一些、复杂一些，还可以再优化。

1.       网络规划：

•   网络规划的思想方法

•   

•   –从网络核心入手，发散到网络边缘；

•   –从网络接入入手，集中到网络核心；

•   –思想方法多样化。

•   网络规划的目的

•   

•   –对网络建设具有先期的指导性；

•   –使用户对所建设的网络有一个全面的了解；

•   –对以后的网络实施和验收提供依据。

2.       网络设计思路：

•   用户需求分析；

•   网络流量分析；

•   网络分类设计；

•   网络分层设计；

•   网络设备选择；

•   网络地址规划。

1）             需求分析：

a）       需求分析的目的

•   –为网络规划提供依据

•   –使方案设计个性化，更有竞争力

b）       基本需求：

•   用户投资和网络规模

•   了解业务类型和分布

•   分析目前技术与用户需求的异同

•   现有网络分析，保护用户投资

c）       需求来源

•   –决策者的建设思路

•   –用户提供的历史资料和行业资料

•   –用户技术人员的细节描述

•   –普通用户对网络的要求

d）      收集方法

•   –会谈纪要法

•   –关键人物接触

•   –用户访谈

e）       重点需要了解的：

l 商业需求，资金投入，网络规模

l 现有网络的状况

l 网络覆盖的物理区域，信息点的数量及分布

l 业务分类、分布及对网络功能的需求

l 网络带宽和业务量的需求

l 网络可靠性的需求

l 网络安全性的需求

l 网络管理方面的需求

f）        需求分析小结：

l –技术不是问题，主要看投资和服务

l –用户投资保护

– 高性价比—使用户的投资收取最好的效果

– 兼容性—保护用户对网络的原始投资

– 扩展性—保证未来5-8年可用不过时

l –服务

– 向用户提供优良的服务可能比只提供优良的网络更有意义

l 重点投资要放到重点的位置上

2）             网络流量分析：

3）             标书结构：

五、      投标书制作的几个阶段

1.       准备阶段

 –仔细阅读邀标书（招标文件）

 –按照招标文件制作标书，内容可以增加，不能减少

–制定标书编写日程安排表，严格遵守，注意预留标书审查修改时间。

绝大多数公司容易犯的一个错误就是不样儿遵守项目的日程，总是加班到最后一个晚上，这样反而容易出错误；另外，更多的单位还在最后一天晚上由销售收集用户或者竞争者的信息仓促调整犯下致命错误；这样的错误还容易出现投标迟到现象。

最好的方式是预定好时间和标书调整策略，严格按照策略执行，这个时候，召开项目启动会达成共识非常重要。

2.       标书制作阶段

–在投标书中，最重要的是价格、服务和一切可以吸引用户眼球的内容（即使邀标书上没有要求的内容）。

 –投标书中最大的忌讳是出现诸如错字、错页、漏印、价格不统一、价格大写错误、太过时的内容及出现与项目不相干的内容（如A项目的投标书的页眉还是B项目的名称）

3.       收尾阶段：

l 如何印刷标书

– 关键图表的印刷。

一个好的图表，非常容易超越竞争对手和吸引专家进行探讨或者注意，有必要可以制作一个非常大的图夹在标书中间。

– 报价单的打印（如何便于查阅）。

2如何装订标书

– 封面的设计。

标书的封面要显示专业和高贵，不要花哨，必要的公司、理念和标示可以恰当地放置。

– 使用标签页。

有时候标书很厚，应该在侧边增加标签符号，最好打印简要说明便于查阅；还可以附加使用不同颜色的纸张区分不同的章节和部分。

– 整体的观感。

标书装订要体现公司的价值，很多公司舍得聘请员工却不舍得花钱设计和装订标书，在经济上非常不合算。

3 标书封装（或遵照邀标书要求）

– 采用投标专用袋；

– 投标专用袋上标明投标编号、包号、投标设备名称及投标单位名称；

– 投标专用袋封口处注明：

“ｘｘｘｘ年ｘ月ｘ日ｙｙ：

ｚｚ分前不得启；

– 封字样”或使用带有上述字样的小纸条封住袋口，加盖公章。

4投标书的正本或副本

– 按照邀标书要求准备相应的正本及副本的数量（正本一份副本多份）；

– 投标书的封面必须标明正本或副本；

– 正本必须采用原章（非复印件）；

– 正本每页必须有投标授权人的签字（全名或姓氏）；

– 副本的封面必须是公司（平台）原章。

以下为方便讲解，随便举例一个投标项目，请不要套用，但制作思路就是如此:

以下为方便讲解，随便举例一个投标项目，请不要套用，但制作思路就是如此:

以下为方便讲解，随便举例一个投标项目，请不要套用，但制作思路就是如此:

以下为方便讲解，随便举例一个投标项目，请不要套用，但制作思路就是如此:

封皮

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1.投标书

致：

根据你方招标工程项目编号为、、、、的、、、、招标文件，我方投标人代表、、、、、经正式授权并代表投标人、、、、、、、提交下述文件正本一份、副本、、、份及电子版本、、份。

1.开标一览表

2.投标分项报价表

3.技术资料说明一览表

4.技术服务说明

5.投标人对设备性能及服务质量保证

6.交货批次与时间表

7.技术规格偏离表

8.商务条款偏离表

9.投标保证金收据复印件

10.法定代表人授权书

11.资格证明文件格式

12.履约保函格式

13.财务报表

14.同类设备供货业绩

15.技术服务人员能力

16.设计转化能力

17.供货范围内就地仪表供货厂家清单

18.技术资料

在此，签字代表宣布同意如下：

1.所附投标价格表中规定的应提交和交付的货物投标总价为（投标报价单独密封）。

2.投标人将按招标文件的规定履行合同责任和义务。

3.投标人已详细审查全部招标文件（含修改及补充文件、图纸）。

我们完全理解并同意放弃对招标文件有关内容有不明及误解的权力。

4.本投标有效期为自开标日起、、、个日历日。

5.如果在规定的开标时间后，投标人在投标有效期内撤回投标，其投标保证金将被贵方没收。

6.根据投标人须知第2条规定，我方承诺，与买方聘请的为此项目提供咨询服务的公司及任何附属机构均无关联，我方不是买方的附属机构。

7.投标人同意提供按照贵方可能要求的与其投标有关的一切数据或资料，完全理解贵方不一定接受最低投标报价的投标或收到的任何投标。

8.与本投标有关的一切正式往来信函请寄：

地址

电话

传真

电子函件

投标人代表签字

投标人名称

投标人公章

日期:

2.开标一览表

投标人名称：

项目名称：

单位：

万元人民币

工程

设备

价格：

（投标报价单独密封）

设备总价（大写）

（投标报价单独密封）

备注：

以上价格含运费。

投标人代表签字或投标人公章日期

3.投标分项报价表

投标人名称：

公司项目名称：

工程

序号

名称

型号和规格

材质、重量

制造商

交货期

数量

（台套）

单价（出厂价）（万元）

总价

（万元）

1

设备及附件

1.1

单独密封

单独密封

1.2

单独密封

单独密封

1.3

单独密封

单独密封

1.4

单独密封

单独密封

2

备品备件

3

专用工具

4

服务费

4.1

培训费

4.2

现场安装指导费

5

运输费

5.1

运输费

6

其他

无

总计（万元）

（投标报价单独密封）

注：

（1）如果按单价计算的结果与总价不一致，以单价为准修正总价；

（2）要求每部分大项内尽可能分小项分细节报价。

结构暂不清楚的局部地方，可根据经验自行估价；

（3）各项货物详细技术性能应另页描述。

投标人代表签字或投标人公章日期

4、设备、专用工具、备品备件分项报价表

投标人：

项目名称：

4.1单台套、、、、分项报价表

序号

设备名称

型号和规格

数量

制造厂名称

投标报价

（万元）

交货期

备注

1

2

3

专用工具

无

4

备品备件

无

单台套合计金额：

单独密封

投标人代表签字或投标人公章日期

4.2单台套，，，，，，器分项报价表

序号

设备名称

型号和规格

数量

制造厂名称

投标报价

（万元）

交货期

备注

1

2

3

专用工具

无

4

备品备件

无

单台套合计金额：

单独密封

投标人代表签字或投标人公章日期

5、货物说明一览表

投标人名称：

公司

项目名称：

工程

设备名称

标书编号

数量

质量情况

技术指标

主要特点

包装方式及材料

运输方法

交货时间

总毛重

外形尺寸（mm）

（长×宽）

总净重

说明

详见技术规范书

投标单位：

（公章）

法定代表授权代表签字：

年月日

6.技术服务说明

6.1现场技术服务

卖方现场技术服务人员的目的是保证所提供的合同设备安全、正常投运。

卖方要派出合格的、能独立解决问题的现场服务人员。

卖方服务人员的一切费用已包含在合同总价中，它包括诸如服务人员的工资及各种补助、交通费、通讯费、食宿费、医疗费、各种保险费、各种税费，等等。

未经买方同意，卖方不得随意更换现场服务人员。

同时，卖方须及时更换买方认为不合格的卖方现场服务人员。

下述现场服务表中的天数均为现场服务人员人天数。

现场服务计划表

序号

技术服务内容

总的计划人天数

派出人员构成

备注

职称

人数

1

安装调试

1

（一）在下列情况下发生的服务人天数将不计入卖方现场总服务人天数中：

（1）由于卖方原因不能履行服务人员职责和不具备服务人员条件资质的现场服务人员人天员数；

（2）卖方为解决在设计、安装、调试、试运等阶段的自身技术、设备等方面出现的问题而增加的现场服务人天数；

（3）因其他卖方原因而增加的现场服务人员。

（二）卖方现场服务人员应具有下列资质：

（1）遵守中华人民共和国法律，遵守现场的各项规章和制度；

（2）有较强的责任感和事业心，按时到位；

（3）了解合同设备的设计，熟悉其结构，有相同或相近机组的现场工作经验，能够正确地进行现场指导；

（4）身体健康，适应现场工作的条件；

（三）卖方现场服务人员的职责：

（1）卖方现场服务人员的任务主要包括货物的开箱检验、设备质量问题的处理、指导安装和调试、参加试运和性能验收试验；

（2）在安装和调试前，卖方技术服务人员应向买方进行技术交底，讲解和示范将要进行的程序和方法。

（3）卖方现场服务人员应有权全权处理现场出现的一切技术和商务问题。

如现场发生质量问题，卖方现场人员要在买方规定的时间内处理解决。

（4）卖方对其现场服务人员的一切行为负全部责任；

（5）卖方现场服务人员的正常来去和更换应事先与买方协商。

安装和调试监督的重要工序表

序号

工序名称

工序主要内容

备注

1

2

买方要配合卖方现场服务人员的工作，并在生活、交通和通讯上提方便。

为使合同设备能正常安装、调试、运行、维护及检修，卖方有责任提供相应的技术培训。

培训内容和时间应与工程进度相一致。

（四）培训计划和内容

培训计划表

序号

培训内容

计划人天数

培训教师构成

备注

职称

人数

1

2

3

培训的时间、人数、地点等具体内容由双方商定。

卖方为买方培训人员提供设备、场地、资料等培训条件，并提供食宿和交通方便。

6.2特别售后服务承诺

投标单位：

（公章）

法定代表授权代表签字：

年月日

7.设备性能及服务质量保证条款

项目名称：

工程

日期：

年月日

致:

我代表　，，，，，，，，，，，责任公司为保证中标设备的质量特作如下承诺：

1、严格按照合同要求，提供符合设计标准、质量合格的产品。

2、严格检查和控制原材料、原器件、配套件的进厂质量。

3、保证所供设备加工工艺完善、检测手段完备。

产品决不带缺陷出厂。

4、对涉及分包商的供货、质量、设备性能、技术接口、服务等方面问题负全部责任。

按合同规定的关键部件分包商必须符合有关资质的要求，并经需方认可。

5、按合同规定向监造单位提供有关部门标准和图纸,并为监造提供方便。

对监造设备的停工待检部位提前7天通知需方及监造代表。

6、对设备制造过程中出现的质量缺陷及时向需方和监造代表通报，不隐瞒。

若设备缺陷超过合同规定的标准，供方无条件更换。

在安装和试运过程中，设备出现质量问题，先处理问题，再分清责任，一切以满足工程进度需要为准则。

7、为所供的设备在制造、运输、装卸过程中投保，一但发生意外，我方将按需方要求对所供设备尽快进行免费更换、修理，直到需方满意为止。

8、在设备的安装、调试过程中以及今后在设备运行中出现的质量问题，如属我方原因，我方将承担责任，赔偿需方所受到的直接经济损失。

9、若中标，本承诺函将成为合同不可分割的部分，与合同具有同等法律效力。

投标单位：

（公章）

法定代表授权代表签字：

年月日

8.交货批次及交货时间表

投标人名称：

公司

项目名称：

工程

序号

货物名称

型号规格

数量（台套）

交货期

1

按照合同约定

2

3

4

投标人代表签字或投标人公章日期

9.技术规格偏离表

投标人名称：

公司

项目名称：

工程

序号

货物名称

招标文件

条目号

招标文件要求规格

投标规格

偏离

说明

投标人代表签字或投标人公章

日期

10.商务条款偏离表

投标人名称：

公司

项目名称：

工程

序号

招标文件条目号

招标文件的商务条款

投标文件的商务条款

说明

1

合

投标人代表签字或投标人公章

日期

11.投标保证金收据复印件

12.法定代表人授权书

本授权书声明：

注册于中华人民共和国的，，，，，，，公司的在下面签字的，，，，，，代表本公司授权在下面签字的，，，，，，，，，为本公司的合法代理人，就招标编号为，，，，，，，，，，，的投标，以本公司名义处理一切与之有关的事务。

本授权书于，，，年，，月，，日签字生效，特此声明。

法定代表人签字或盖章

被授权人签字

投标人公