内部控制工作手册(模版).docx
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内部控制工作手册(模版)
内部控制工作手册模版
说明
包括总则、内部管理基本制度总述、预算业务管理制度、收支业务管理制度、政府采购业务管理制度、资产管理制度制度、建设项目管理制度、合同管理制度、内部评价与监督管理制度九部分。
(根据单位实际情况可能还有更细的管理办法、细则等,如风险评估办法、基本制度中涉及的决策机制的办法、信息内部公开办法)
【注】:
制度中的具体年限、审批权限以及制度等只是范本,单位可根据自己的具体情况确定。
目 录
01、序 言
02、 ABC 单位组织结构图
03、第一章 总则
04、第二章 内部控制基本制度
05、第三章 预算业务管理制度
06、第四章 收支业务管理制度
07、第五章 政府采购业务管理制度
08、第六章 资产管理制度
09、第七章 建设项目管理制度
10、第八章 合同管理制度
11、第九章 评价与监督管理制度
序 言
【由单位负责人即“一把手”撰写】……
WWW(签字)
2014.9.30
ABC单位组织结构图(线性组织结构):
注:
上图只是个范例。
组织结构图有三种
1、职能组织结构图
2、线性组织结构图
3、矩阵组织结构图
单位可根据自己的情况作出自己的组织结构图,现在比较合理的是矩阵组织结构图。
职能组织结构图和矩阵组织结构图示例如下:
第一章 总 则
第一条
为了进一步提高单位内部管理水平,规范内部控制,加强廉政风险防控机制建设,提高工作人员业务水平,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国预算法》、《行政事业单位内部控制规范(试行)》等相关法律法规和相关规定,制订本制度体系。
第二条
制定本制度体系的目标:
1、合理保证单位经济活动合法合规;
2、合理保证单位资产安全、使用有效;
3、合理保证财务信息真实完整;
4、合理保证有效防范舞弊和预防腐败;
5、合理保证提高单位公共服务的效率和效果。
第三条
建立本制度体系的原则:
1、全面性原则
2、重要性原则
3、制衡性原则
4、适应性原则
第四条
单位负责人(张三)对本制度体系的建立健全和有效实施负责。
第五条
本制度体系包括:
1、内部控制基本制度;
2、预算业务管理制度;
3、收支业务管理制度;
4、政府采购业务管理制度;
5、资产业务管理制度;
6、建设项目管理制度;
7、合同管理制度;
8、内部监督与评价制度。
第六条
本制度业经单位职工代表大会和领导班子审议通过,全体干部员工须共同遵守执行。
ABC单位
2014.9.6
第二章 内部控制基本制度
第七条
内部控制:
是指单位为实现控制目标,通过制定制度、实施措施和执行程序,对经济活动的风险进行防范和管控。
内部控制制度:
是指单位各级管理人员和有关部门的工作人员,在处理单位的各项经济活动时相互联系、相互制约的一种体系,包括为保证单位正常经济活动所采取的一系列必要的管理措施。
第八条
单位设立内部控制工作小组,组织开展内部控制相关工作。
组 长:
AAA
职 责:
全面统筹、协调各业务部门做好内部控制工作
副组长:
BBB
职 责:
计划、组织和安排具体相关内控工作
组 员:
C部门、D部门、E部门的关键工作人员或技术专家
职 责:
在组长和副组长的领导下积极开展内部控制工作,明确各自工作范围,提出内部控制建设建议,推进内部控制建设内部控制工作小组的职责:
负责组织协调单位内部控制日常工作。
研究提出内部控制体系建设方案或规划。
研究提出单位内部跨部门的重大决策、重大风险、重大事件和重要业务流程的内部控制工作。
组织协调单位内部跨部门的重大风险评估工作。
研究提出风险管理策略和跨部门的重大风险管理解决方案,并负责方案的组织实施和对风险的日常监控。
组织协调相关部门或岗位落实内部控制的整改计划和措施。
组织协调单位内部控制的其他有关工作。
起草内部控制制度,并报单位领导班子班子和职工代表大会审议。
指导下属机构或分支机构的内控工作。
规划单位组织结构图,并报单位领导审批。
第九条
单位设立风险评估工作小组,对经济活动存在的风险进行全面、系统和客观的评估。
风险评估工作小组成员:
组 长:
AAA
职 责:
全面统筹、协调各业务部门积极配合风险评估工作
副组长:
BBB
职 责:
计划、组织和安排具体评估工作
组 员:
C部门、D部门、E部门的关键工作人员或技术专家
职 责:
在组长和副组长的领导下积极开展风险评估工作,提出风险评估工作建议
风险评估工作小组职责:
对各类经济活动进行风险评估,梳理各类业务活动的业务流程、明确业务环节、分析经济活动风险、确定风险点、选择控制方法和措施。
确定风险评估周期。
风险评估周期每年进行一次。
第一次风险评估应全面、细化,并对单位业务层面形成业务流程图。
不定期评估。
对某些高风险经济活动进行不定期评估,建立风险预警系统。
对涉及诉讼和索赔的事项进行跟踪和持续评估,并及时向单位领导班子报告重新评估。
单位内外部环境、经济活动或管理要求等发生了重大变化时,进行重新评估,其中包括:
持续地从单位内部(包括各职能部门、中层及上层)及外部(包括律师、注册会计师、专业技术人员等)人员收集信息,考虑如下内外部因素以识别与单位目标相关的风险,考虑导致舞弊的动机和压力,根据对风险重要性和发生可能性的考虑进行风险评估,并基于风险管理策略提出解决方案,提交单位领导批复后组织实施:
市场环境、操作环境、法律环境、声誉环境的变化;新员工;新的或升级的信息系统;新技术;新业务模式;新的会计政策。
评估工作完成后,汇总、整理、分析评估工作,形成风险评估结果书面报告。
将评估结果书面报告提交单位领导班子。
第十条
单位领导班子应依据评估结果报告,根据国家有关规定和单位实际情况,选择风险应对策略、建立健全内部控制机制,完善内部管理制度。
对评估中发现的重大风险,及时安排确定解决方案,要求相关部门负责人予以高度重视。
第十一条
单位经济活动的决策、执行和监督相互分离。
第十二条
单位经济活动的重大决策实行领导班子集体研究决定。
对业务复杂、专业性强的经济活动实行集体研究、专家论证和技术咨询相结合的议事决策机制。
单位领导班子每年召开一次会议,讨论组织机构设置的效率和效果,并跟进业务的发展变化考虑是否需要更新。
单位领导班子由党委、行政、纪检主要领导组成,包括:
A、B、C
第十三条
内部控制的方法:
不相容岗位相互分离;
内部授权审批控制;
归口管理;
预算控制;
财产保护控制;
会计控制;
单据控制;
信息内部公开。
第十四条
单位重大经济事项包括:
大额资金使用;大宗资产采购;基本建设项目;重大外包业务;对外投资和融资业务;重要资产处置;信息化建设;预算调整。
第十五条
对重大经济事项的内部决策,形成书面决策纪要,如实反映议事过程及每一位议事成员的意见。
将不同的意见记录在案,并要求议事成员进行核实、签字。
将决策纪要及时归档并进行妥善保管。
第十六条
追踪决策的落实,对决策执行的效率和效果实行跟踪。
第十七条
对单位经济活动中出现的重大决策失误、未履行决策程序和不按决策执行业务的人员,根据相关规定追究相应的责任。
第十八条
设置单位内部控制关键岗位,主要包括:
预算编制岗位;决算编制岗位;绩效评价岗位;资金管理岗位;票据管理岗位;账户管理岗位;印章管理岗位;采购及验收管理岗位;资产保管岗位;建设项目的设计施工管理岗位;债务管理岗位;合同管理岗位;档案管理岗位;信息系统管理岗位;会计管理岗位;内部审计岗位。
第十九条
对单位上述内部控制关键岗位实行轮岗制度,对上述岗位实行一年一轮岗。
第二十条
对单位上述内部控制关键岗位的人员的职业道德修养和专业胜任能力进行考核,把好入口关。
对应取得从业资格的人员,必须取得从业资格证书。
第二十一条
对单位上述内部控制关键岗位的人员加强业务培训和强化职业道德教育。
对关键岗位人员每年进行业务培训,通过实际案例进行警示教育。
第二十二条
对上述内部控制关键岗位建立岗位责任制。
第二十三条
建立单位员工行为守则。
行为守则包括对利益冲突处理、保密、公平公正、单位资产的保护和适当利用、差旅招待费用处理、遵守法律法规等事项的要求,并制定了针对违规行为的惩戒政策,指明向适当的人汇报违规行为。
行为守则可供公开查阅(如在单位的内网上公布)。
员工入职时接受包括职业操守和行为守则在内的培训,并以书面形式签署确认;全体员工每年签署理解并遵守行为守则的声明。
单位领导班子每年复核单位的行为守则,以确保法律法规的相关修订和内外环境的变化得到适当反映。
当对行为守则作出修订时,会通知所有员工。
第二十四条
根据实际发生的经济业务事项按照国家统一的会计制度及时进行账务处理、编制财务会计报告,确保财务信息真实、完整。
严格按照法律规定进行会计机构建立和人员配备;
落实岗位责任制,确保不相容岗位相互分离;
加强会计基础工作管理,按法定要求编制和提供财务信息;
财会部门定期或不定期与其他部门进行沟通协调。
所有的重大财务事项(明确标准)会通过财务报告和内部备忘录向单位领导班子和/或内部审计机构汇报,以使得这些事项得到及时调查和解决。
第二十五条
各部门之间应当相互沟通,相互协调。
第二十六条
根据《中华人民共和国政府信息公开条例》、国务院办公厅关于施行《中华人民共和国政府信息公开条例》若干问题的意见(国办发〔2008〕36号)和单位的具体情况,制定本单位内部信息公开的制度(内容、范围、方式、和程序)。
搭建信息公开平台、建立健全工作机制、规范信息公开流程、深化信息公开内容、完善信息公开基础工作,建立信息公开责任机制、完善信息公开制度、规范和细化信息公开内容,拓宽信息公开渠道,创新信息公开方式,扩大信息公开覆盖面。
设置单位意见信箱,收集单位员工意见和建议
建立职业道德和舞弊举报热线,并向员工公开(例如在内网上公布),鼓励员工举报任何注意到的任何违反行为守则、企图逾越控制及舞弊的情况,举报热线由第三方维护,员工可以采取匿名方式举报。
单位严禁对善意举报人进行报复,对于采取报复的个人将采取适当的处理。
对于举报的行为单位会进行调查,并按照政策进行处理。
员工受到的惩戒将在其年度评价中予以考虑。
第二十七条
充分运用现代科学技术手段加强内部控制。
成立信息中心(或办公室),对信息系统建设实施归口管理。
规范信息系统开发、运行和维护流程,建立用户管理制度、系统数据定期备份制度、信息系统安全保密和泄密责任追究制度
将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中,减少或消除人为操纵因素,保护信息安全。
(需要外部单位的大力配合)
第二十八条
相关业务部门的职责
配合内部控制工作小组对本部门相关的经济活动进行流程梳理和风险评估。
对本部门的内部控制建设提出意见和建议,积极参与单位经济活动内部管理制度体系的建设。
认真执行单位内部控制管理制度,落实内部控制的相关要求。
加强对本部门实施内部控制的日常监控。
做好内部控制执行的其他有关工作。
第二十九条
内部监督评价部门(审计部门,如果没有审计部门或受“三定”限制,可成立监督联合工作小组或聘请外部机构)职责
研究制定监督内部管理制度。
组织实施对内部控制的建立和执行情况及有效性的监督检查和自我评价,并提出改进意见或建议。
督促相关部门落实内部控制的整改计划和措施。
做好内部控制监督检查和自我评价的其他有关工作。
对有关问题直接向单位负责人报告。
每年对内部监督评价人员的专业胜任能力进行评估。
第三章 预算业务管理制度
第三十条
成立预算管理委员会,作为专门履行预算管理职能的决策机构,成员包括:
单位领导
财会部门负责人
各业务部门负责人
第三十一条
预算管理委员会职能:
审定预算业务内部管理制度。
确定单位预算管理的政策、办法和要求。
审定年度预算编制总体目标和总体要求。
研究审定单位预算草案,特别是重大项目立项和经费分配使用计划。
协调解决预算编制和执行中的重大问题。
听取预决算执行情况分析报告,组织召开预算执行分析会议,督促各执行机构按照进度执行预算并改进预算执行中存在的问题。
审批预算追加调整方案。
审定单位决算和绩效评价报告
其他相关决策事项
第三十二条
预算业务管理工作机构设在财会部门,由财会部门负责人组织领导,成员包括:
财会部门人员
政府采购部门人员
资产管理部门人员
基建管理人部门员
人事管理部门人员
其他人员
第三十三条
预算业务管理工作机构职能:
草拟预算业务内部管理制度,报预算管理委员会审定后,督促各相关部门和岗位落实预算业务内部管理制度。
拟定年度预算编制程序、方法和要求,报预算管理委员会审定。
组织和指导各预算业务管理执行机构开展预算编制工作。
汇总审核各预算业务管理执行机构提交的预算建议数,进行综合平衡,形成预算草案报经预算管理委员会审定后对外报送同级财政部门审批。
组织各预算业务管理执行机构根据职能分工和工作计划对同级财政部门下达的预算控制数进行指标分解、细化调整。
将单位按照法定程序批复的预算分解细化后的预算指标报经预算管理委员会审批后,下达至各预算管理执行机构。
跟踪、监控、定期汇总分析预算执行情况,向预算管理委员会提交预算执行分析报告。
汇总审核各预算业务管理执行机构提交的预算追加调整申请,形成预算调整方案,报预算管理委员会审议。
协调解决预算编制和执行中的有关问题。
编制单位决算报告和相关绩效评价报告,开展决算分析工作,报经预算管理委员会审定后对外报送同级财政部门审批。
做好其他相关工作。
第三十四条
预算业务管理执行机构职能:
提供编制预算的各项基础资料,根据本部门或本岗位的工作计划提出预算建议数。
按照预算业务管理工作机构的要求及本部门或本岗位的工作计划对预算控制数进行分解、细化,落实到本部门的具体工作及相关岗位。
严格按照审批下达的预算及相关规定执行预算。
根据内外部环境变化、工作计划的调整及单位的预算业务内部管理制度,提出预算追加调整申请。
配合预算业务管理工作机构做好预算的综合平衡和执行监控,及时按要求解决本部门或本岗位预算执行中存在的问题。
执行其他相关任务。
第三十五条
归口管理部门的主要职责:
负责汇总审核其归口管理业务事项的预算基础资料、相关业务部门提交的预算建议数和细化调整数。
负责归口审核相关业务部门提交的预算执行申请和预算追加调整申请。
对归口管理业务事项的预算执行情况进行跟踪和分析。
开展其他相关工作。
第三十六条
预算管理工作不相容岗位包括:
预算编制与预算审批
预算审批与预算执行
预算执行与分析评价
第三十七条
各业务部门必须参与单位的预算编制,并相互沟通协调(明确各业务部门在预算编制中的职能,落实各业务部门的预算编制责任。
)
第三十八条
预算编制要遵循“二上二下”的程序和时间要求。
第三十九条
预算编制要符合人员定额、实物定额等标准。
第四十条
预算编制要符合严格控制“三公经费”等行政经费支出的政策要求。
第四十一条
预算编制要符合完善绩效评价管理体系的政策要求。
部门申请预算时,要按要求申报绩效目标。
第四十二条
预算编制部门(或岗位)、预算执行部门(或岗位)、资产管理部门(或岗位)、基建管理部门(或岗位)、人事管理部门(或岗位)等之间要每季度对与预算编制相关的基础数据和重要信息进行一次沟通协调,实现信息共享。
第四十三条
各业务部门根据下一年度的工作计划,按照一定的方法对支出需求进行合理测算,确认完成各项工作所需的相关基本支出和项目支出,提出本部门或本岗位的支出需求;在同级财政部门下达预算控制数后,各业务部门应当对本部门的预算控制数作进一步分解、细化,根据工作计划对具体工作安排进行相应的资源配置。
第四十四条
各部门提交的预算建议数在提交预算管理委员会审定之前,应当经过归口管理部门和财会部门的审核。
第四十五条
归口管理部门主要对归口管理范围内的业务事项进行合理性审核,包括根据业务部门的工作计划对其具体工作安排和资金额度的合理性进行审核。
第四十六条
财会部门主要对预算建议数进行合规性审核,包括审核业务部门对预算建议数的测算是否符合规定的标准,预算安排是否符合国家的政策要求。
第四十七条
建设工程、大型修缮、信息化项目和大宗物资采购等专业性较强的重大事项,根据国家规定进行对业务事项的目的、方案的可行性、计划的科学性以及金额的合理性进行综合立项评审。
对必须指定专业机构评审的,应按规定由专业机构评审;对可以自行评审的,可以成立评审小组自行组织评审,或委托外部专家或机构等第三方进行评审。
第四十八条
财会部门根据同级财政部门按照法定程序批复的预算和单位内部各业务部门提出的支出需求,明确各项业务工作的预算额度、支出方向和支出标准,在单位内部进行指标分解,经预算管理委员会审批后下达至各业务部门,完成单位内部的资源配置,将预算指标直接落实到业务活动的各个环节及相关岗位,并为各业务部门的预算执行制定相关的预算执行规则。
第四十九条
预算编制流程图和流程节点:
• 预算编报子流程节点说明
• B1:
根据财政部门下发的编制预算的通知,召开预算编制工作会,将财政部门下发的通知及相关数据下发给各业务部门;
• A1:
各业务部门按照预算编制要求,根据上年度预算执行情况和下一年度的工作计划、资产配置情况,提出预算建议数,并提交申报基础数据和绩效目标等材料,报送财务部门;
• B2:
财务部门对各业务部门提交的预算建议数及申报材料进行预审,汇总形成预算单位预算建议数;财务部门负责人对预算建议数进行审核,确保无误后上报单位领导审议;
• C2:
预算管理委员会审定单位预算建议数;
• D2:
财政部门审核提交的预算建议数,依据财政资金安排,及时下达资金控制数。
• 预算分解子流程节点说明:
• E1:
财政部门下达控制数作为预算分解工作起点;
• B2:
财务部门预算管理人员在控制数基础上,分解、细化预算控制数,经财务部门负责人审核通过后,形成对各业务部门控制数;
• C2:
单位领导班子对下达各业务部门的控制数方案进行审核、审批;
• A3:
各业务部门在预算控制数范围内,进行细化调整,形成本部门预算草案;
• B3:
预算管理人员收到各业务部门预算草案后,进行综合平衡,形成本单位预算草案,报财务部门负责人审核;财务部门负责人审核预算管理人员汇总形成的本单位预算草案,报领导班子审批;
• C3:
单位领导班子审核本单位预算草案,提交单位预算管理委员会表决;
• D3:
单位预算管理委员会表决通过单位预算草案,然后报财政部门审批;
• E3:
财政部门依据规定程序审批各单位上报的预算草案;
• E4:
财政部门将批复后的正式预算下达各单位执行。
• 预算审批下达流程节点说明:
• B1:
财务部门预算管理人员将财政下达预算指标分解、细化,经财务部门负责人审核通过,形成各业务部门的预算指标;
• C1:
将预算指标报单位领导班子审批;
• D1:
单位领导审批同意后,报单位预算管理委员会决议通过,以明确各部门权利义务;
• B2:
财务部门根据单位预算管理委员会决议,下达各部门年度预算指标;
• A2:
各业务部门收到正式预算批复,进行资金使用计划的编制,进入预算执行环
节。
第五十条
规范内部预算追加调整:
1、当外部环境发生变化、国家政策调整、不可抗力的重大自然灾害的出现、发生公共紧急事件时,预算编制的依据发生变化并影响到预算执行时,需要进行预算调整。
2、预算调整由各业务部门提出书面申请,详细说明调整理由、建议方案、调整前后预算指标的比较及预算调整所带来的影响。
3、财会部门和归口管理部门对各业务部门提交的预算调整申请报告进行审核。
4、预算管理委员会根据审核后的预算调整进行审批。
5、预算管理委员会根据预算调整事项性质或调整金额的不同按照国家有关规定报送主管部门、财政部门审核审批备案或审批。
6、下达相关业务部门执行。
第五十一条
预算追加调整流程图:
• A1:
业务部门在预算执行中遇到特殊紧急情况,在预算不足的情况下,应按规定的预算追加调整程序,提出预算追加调整申请;
• B1:
财务部门负责人收到经业务部门分管领导审批的预算追加调整申请后,对预算追加调整申请进行金额审核,出具审核意见,交单位预算管理委员会审批;
• C1:
单位预算管理委员会依据财务部门出具的审核意见,在财政批复范围内,审批预算追加调整申请;
• C1:
预算追加调整申请经单位预算管理委员会批示或批准后,如需上报财政部门追加,按规定上报财政部门审批;
• B2:
财务部门在收到对业务部门预算追加调整申请的批复后,依据批复办理业务部门相应预算的追加工作,同时将批复下达业务部门;
• A3:
业务部门收到财务部门下达的预算追加调整批复后,依据批复组织实施相应的预算执行工作。
第五十二条
对各业务部门明确预算执行方式。
包括预算直接执行、依申请执行、政府采购执行。
第五十三条
对于业务内容和支出金额都比较明确或有规律可循的支出事项,可一次性下达预算指标,并在下达预算指标的同时限定业务工作的支出标准和方向。
第五十四条
对于支出总额明确但具体内容需随着工作开展才能进一步明确的业务事项,可以先下达预算总额度,在预算执行过程中履行执行申请与审批程序,也可以分批下达预算指标。
第五十五条
对依申请执行的业务事项,相关业务部门必须在明确的预算指标下提出执行申请,未经预算指标申请并通过审批的,不得提出执行申请。
第五十六条
对依申请执行的业务事项,预算执行申请额度超过本业务部门或本岗位可执行预算指标,业务部门应当首先按照程序办理预算追加调整,增加可执行预算指标后,再提出预算执行申请。
第五十七条
预算执行申请提出后,由归口管理部门和财会部门进行审核:
1、业务部门的执行申请是否与其预算指标、工作计划一一对应。
2、是否按照规定提交相应的文件和单据。
3、是否按照规定的支出标准和支出方向提出申请,是否符合单位内部管理制度的相关要求。
第五十八条
严格预算执行审批控制。
在业务事项的行为发生之前,应当经过适当的审批。
第五十九条
单位按照业务事项的类型、性质及金额设置预算执行申请的审批权限:
1、重大经济事项根据内部制度由领导班子集体研究决定审批,对业务复杂、专业性强的经济活动实行集体研究、专家论证和技术咨询相结合的议事决策机制。
2、对各业务部门的例行预算执行设置如下审批权限:
1000元以下由AAA审批
1000-5000元由BBB审批
5000-10000元由CCC审批
10000元以上由单位领导班子审批
第六十条
强化资金收付业务控制(详见收支业务管理制度)
第六十一条
财会部门和归口管理部门每月月末与各业务部门进行沟通,运用财务信息和其他相关资料对各业务部门预算执
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