档案数字化技术标准.docx

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档案数字化技术标准

一、目录数据的著录

按照《省目录数据库结构与交换格式》要求，建立档案目录数据库。

按“目录数据库结构”要求，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应进行修改或重录。

二、纸质档案数字化

1.纸质档案的数字化可以采用扫描方式进行。

2.用扫描仪数字化时，扫描类型一般采用“黑白二值”模式，建议采用“彩色”模式。

3.扫描的分辨率应达到200dpi以上；如需进行OCR文字识别的，应达到300dpi以上。

4.扫描的图像应保存为TIF或JPG格式；然后转换成DJVU格式以减少体积，方便网络传输与检索。

禁止用如WORD之类的字处理软件保存扫描图像，从而避免造成图像失真。

三、照片档案数字化

1.照片档案数字化应采用扫描方式进行。

2.彩色照片扫描类型采用“百万种颜色”模式；黑白照片扫描类型采用“灰度”模式。

3.对于5寸（125cm×85cm）照片，扫描仪光学分辨率应达到600dpi。

如待扫照片为5寸照片的N分之一，则扫描光学分辨率应为5寸照片的N倍；如待扫照片为5寸照片的N倍，则扫描光学分辨率应为5寸照片的N分之一。

4.扫描后的照片应保存为JPG或TIF格式。

四、音像档案数字化

1.音频档案

①配置相应采集软件的相关参数，根据所要采集格式设定采样率。

音频档案数字化选用44.1kHz作为声音采样标准。

②转换文件处理应清除与档案无关的信息。

根据需要合并相关音频信息，并生成最终文件。

③文件存储格式推荐使用WAV、MP3格式文件。

④音频档案数字化文件应按音频档号方式建立文件夹存储，检查数字化后的文件能否正常播放，检查无误后归档保存。

2.视频档案

①采用专业级或广播级的硬件采集压缩设备，应同时具备AV复合端子、S端子、分量等多种视频输入接口，支持MPEG-2硬件压缩。

②存储设备应使用硬盘、磁盘阵列和磁带机等，脱机保存可采用光盘存储。

③配置相应采集软件的相关参数，根据磁带视频制式，设定所采集的视频制式（PAL、NTSC、SECAM）。

④视频转换时，视频压缩编码规格采用MPEG—2标准，压缩数码率应大于4MB/S。

⑤采用MPEG—2文件格式进行存储，存储文件夹中应附带该格式的软件解码器。

单一视频文件大小不应超过1GB，超过1GB的应进行切割存储。

对于物理性必须分割的视频，要求必须有1分钟的重叠区域，便于检索和衔接。

⑥视频档案数字化文件应按视频档号建立文件夹存储，检查数字化后的文件能否正常播放，检查无误后归档保存。

档案数据网上查询利用制度

一、数字档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。

二、已有查档员账号的，可网上登录进入档案管理系统进行查询权限内的数字档案的查询。

外单位人员查询档案，需凭介绍信或个人身份证，并经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。

三、本单位数字档案室利用分不同权限。

查阅人：

是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅；兼职档案员：

是指各科室兼职档案员在查阅人权限基础上，可以对指定分类的档案进行上传、修改、下载等操作权限。

部门负责人：

是指各中层干部，在查阅人权限基础增加了对本部门业务档案的查阅进行审核的权限。

档案管理员：

是指专职档案管理员，可以对所有类别档案进行所有操作，对系统内档案数据进行全流程管理。

四、外来人员利用数字档案管理系统查询开放档案，由档案管理人员通过后台管理提供相应权限的内容。

五、查询限制开放的数字档案和纸质档案需提出查阅申请，由档案管理人员审查后提供查询利用，借出纸质档案还需分管领导审批同意后方可借出。

档案数据管理维护制度

一、数字档案由档案管理人员负责管理和维护，确保档案数据安全。

二、各门类数字档案经质量检查合格后，输入数字档案室管理系统，由综合档案室统一管理。

三、修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。

四、一个归档年度的电子文件应拷贝到一盘或几盘耐久性好的载体中，几个归档年度的电子文件不应存储在一盘载体中。

五、数字档案应至少制作三套备份（一套硬盘，两套光盘），备份介质分开保管，一套异地保存。

六、综合档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。

数字档案鉴定销毁制度

一、数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准。

二、数字档案鉴定工作需经分管领导同意，由档案管理人员和有关职能部门组成鉴定小组，根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的数字档案，重新进行审查，做出鉴定，提出存毁意见。

三、经鉴定，对已失去利用价值和保存价值的数字档案，需要销毁的，由鉴定小组提出意见，编造销毁清册。

四、档案鉴定小组将数字档案鉴定工作情况写成报告，连同数字档案销毁清册，报请主要负责人审批同意，在档案管理系统删除相关数据。

五、数字档案销毁清册要永久保存。

六、严禁任何人，任何部门擅自销毁各类数字档案。

档案数据网和信息设备维护使用制度

一、禁止外来计算机在未经许可情况下使用档案管理系统。

二、严格按照计算机操作规程进行操作，如遇电脑故障本人无法排除，应及时请技术人员处理，不得随意盲目操作。

三、认真保护计算机设备，保持设备清洁、整齐，禁止在计算机旁安放带电、带热、带水的物品，避免高温及阳光照射计算机，机房温度控制在22℃±5℃，相对温度＜75﹪。

四、存储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用，禁止带出外面使用，外来存储介质禁止在档案计算机上使用。

五、禁止利用档案计算机访问互联网网站、玩电子游戏或者观看娱乐节目等。