数字档案鉴定销毁制度.docx
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数字档案鉴定销毁制度.docx
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数字档案鉴定销毁制度
一、数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准。
二、数字档案鉴定工作需经分管领导同意,由档案管理人员和有关职能部门组成鉴定小组,根据档案的不同保管期限,定期对已到保管期限的数字档案,重新进行审查,做出鉴定,提出存毁意见。
三、经鉴定,对已失去利用价值和保存价值的数字档案,需要销毁的,由鉴定小组提出意见,编造销毁清册。
四、档案鉴定小组将数字档案鉴定工作情况写成报告,连同数字档案销毁清册,报请主要负责人审批同意,在档案管理系统删除相关数据。
五、数字档案销毁清册要永久保存。
六、严禁任何人,任何部门擅自销毁各类数字档案。
档案数据网和信息设备维护使用制度
一、禁止外来计算机在未经许可情况下使用档案管理系统。
二、严格按照计算机操作规程进行操作,如遇电脑故障本人无法排除,应及时请技术人员处理,不得随意盲目操作。
三、认真保护计算机设备,保持设备清洁、整齐,禁止在计算机旁安放带电、带热、带水的物品,避免高温及阳光照射计算机,机房温度控制在22℃±5℃,相对温度<75﹪。
四、存储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用,禁止带出外面使用,外来存储介质禁止在档案计算机上使用。
五、禁止利用档案计算机访问互联网网站、玩电子游戏或者观看娱乐节目等。
档案数字化技术标准
一、目录数据的著录
按照《省目录数据库结构与交换格式》要求,建立档案目录数据库。
按“目录数据库结构”要求,核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确,发现不合格的数据应进行修改或重录。
二、纸质档案数字化
1.纸质档案的数字化可以采用扫描方式进行。
2.用扫描仪数字化时,扫描类型一般采用“黑白二值”模式,建议采用“彩色”模式。
3.扫描的分辨率应达到200dpi以上;如需进行OCR文字识别的,应达到300dpi以上。
4.扫描的图像应保存为TIF或JPG格式;然后转换成DJVU格式以减少体积,方便网络传输与检索。
禁止用如WORD之类的字处理软件保存扫描图像,从而避免造成图像失真。
三、照片档案数字化
1.照片档案数字化应采用扫描方式进行。
2.彩色照片扫描类型采用“百万种颜色”模式;黑白照片扫描类型采用“灰度”模式。
3.对于5寸(125cm×85cm)照片,扫描仪光学分辨率应达到600dpi。
如待扫照片为5寸照片的N分之一,则扫描光学分辨率应为5寸照片的N倍;如待扫照片为5寸照片的N倍,则扫描光学分辨率应为5寸照片的N分之一。
4.扫描后的照片应保存为JPG或TIF格式。
四、音像档案数字化
1.音频档案
①配置相应采集软件的相关参数,根据所要采集格式设定采样率。
音频档案数字化选用44.1kHz作为声音采样标准。
②转换文件处理应清除与档案无关的信息。
根据需要合并相关音频信息,并生成最终文件。
③文件存储格式推荐使用WAV、MP3格式文件。
④音频档案数字化文件应按音频档号方式建立文件夹存储,检查数字化后的文件能否正常播放,检查无误后归档保存。
2.视频档案
①采用专业级或广播级的硬件采集压缩设备,应同时具备AV复合端子、S端子、分量等多种视频输入接口,支持MPEG-2硬件压缩。
②存储设备应使用硬盘、磁盘阵列和磁带机等,脱机保存可采用光盘存储。
③配置相应采集软件的相关参数,根据磁带视频制式,设定所采集的视频制式(PAL、NTSC、SECAM)。
④视频转换时,视频压缩编码规格采用MPEG—2标准,压缩数码率应大于4MB/S。
⑤采用MPEG—2文件格式进行存储,存储文件夹中应附带该格式的软件解码器。
单一视频文件大小不应超过1GB,超过1GB的应进行切割存储。
对于物理性必须分割的视频,要求必须有1分钟的重叠区域,便于检索和衔接。
⑥视频档案数字化文件应按视频档号建立文件夹存储,检查数字化后的文件能否正常播放,检查无误后归档保存。
档案数据网上查询利用制度
一、数字档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。
二、已有查档员账号的,可网上登录进入档案管理系统进行查询权限内的数字档案的查询。
外单位人员查询档案,需凭介绍信或个人身份证,并经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。
三、本单位数字档案室利用分不同权限。
查阅人:
是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅;兼职档案员:
是指各科室兼职档案员在查阅人权限基础上,可以对指定分类的档案进行上传、修改、下载等操作权限。
部门负责人:
是指各中层干部,在查阅人权限基础增加了对本部门业务档案的查阅进行审核的权限。
档案管理员:
是指专职档案管理员,可以对所有类别档案进行所有操作,对系统内档案数据进行全流程管理。
四、外来人员利用数字档案管理系统查询开放档案,由档案管理人员通过后台管理提供相应权限的内容。
五、查询限制开放的数字档案和纸质档案需提出查阅申请,由档案管理人员审查后提供查询利用,借出纸质档案还需分管领导审批同意后方可借出。
档案数据管理维护制度
一、数字档案由档案管理人员负责管理和维护,确保档案数据安全。
二、各门类数字档案经质量检查合格后,输入数字档案室管理系统,由综合档案室统一管理。
三、修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。
四、一个归档年度的电子文件应拷贝到一盘或几盘耐久性好的载体中,几个归档年度的电子文件不应存储在一盘载体中。
五、数字档案应至少制作三套备份(一套硬盘,两套光盘),备份介质分开保管,一套异地保存。
六、综合档案室应配备专用的电子文件柜,规范存放归档电子文件和数字档案。
数字档案鉴定销毁制度
一、数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准。
二、数字档案鉴定工作需经分管领导同意,由档案管理人员和有关职能部门组成鉴定小组,根据档案的不同保管期限,定期对已到保管期限的数字档案,重新进行审查,做出鉴定,提出存毁意见。
三、经鉴定,对已失去利用价值和保存价值的数字档案,需要销毁的,由鉴定小组提出意见,编造销毁清册。
四、档案鉴定小组将数字档案鉴定工作情况写成报告,连同数字档案销毁清册,报请主要负责人审批同意,在档案管理系统删除相关数据。
五、数字档案销毁清册要永久保存。
六、严禁任何人,任何部门擅自销毁各类数字档案。
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