信息数据库管理制度.docx

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信息数据库管理制度

信息数据库管理制度

信息数据库管理制度

第一章总则

第一条适用范围

本管理办法适用于中国建筑标准设计研究所发行室（以下简称发行室）。

第二条目的

为了有效利用信息资源,确保领导决策信息资源的准确性、及时性特制定本管理制度。

第三条原则

保持信息传递的快速、准确、及时、高效

第二章信息数据库的组织管理

第四条信息数据库设计方案

信息数据库设计方案由发行室统一规划和设计,主任负责组织实施

第五条信息数据库建设

信息数据库建设分别由各个岗位建立不同的信息数据库子系统,构成发行室整体的信息数据库,经过局域网实现信息共享。

信息数据库子系统分别责成营销主管、印刷主管、储运主管来负责组织建设。

第六条数据库运行效果考核

主任负责对数据库运行效果进行考核

第三章营销数据库管理内容

第七条信息数据库的构成

发行室的信息数据库分成如下几个子系统:

（一）营销数据库

（二）印刷管理数据库

（三）储运管理数据库

（四）财务管理数据库

第八条数据库运行管理

（一）营销数据库

数据库日常的运行、维护由市场研究负责,营销管理主管负责对其监督。

（二）印刷管理数据库

数据库日常的运行、维护由印刷计划负责,印刷管理主管负责对其监督。

（三）储运管理数据库

数据库日常的运行、维护由库房管理负责,储运管理主管负责对其监督。

（四）财务管理数据库

数据库日常的运行、维护由出纳员负责,财务管理主管负责对其监督。

第四章营销数据库

第九条数据库信息集成

（一）外部环境信息:

1.宏观环境信息

（1）中国国民经济发展水平

近3-5年来的GDP增长速度、未来发展规划;全国人均收入水平、消费水平。

（2）产业发展:

国家对产业发展的投资方向和相关的产业政策;全国的地区相关产业政策和发展水平。

（3）地区经济发展水平:

全国各地区近3-5年来的GDP增长速度、未来发展规划;地区人口结构、收入水平、消费水平。

2.行业信息

（1）中国建筑业

近3-5年来行业增长发展速度、未来发展规划,相关的法律法规和政策。

（2）金融业:

金融行业近3-5年来对私人购房贷款额增长速度及相关法律法规和政策。

3.技术发展信息

（1）国内外建筑技术标准发展现状和未来发展趋势动态信息;

（2）竞争对手（华北标、其它各省市地方标）建筑技术标准发展现状和未来发展趋势动态信息。

4.市场信息

（1）全国和各地区产品需求结构;

（2）全国和各地区产品供应结构;

（3）全国和各地区产品销售渠道;

（4）全国和各地区产品销售政策、销售方式;

（5）全国和各地区产品未来需求结构变化动态;

（6）全国和各地区产品现有市场规模和未来市场发展潜力;

（二）内部信息:

1.销售信息

（1）全国和各地区市场产品销售码洋统计分析信息;

（2）全国和各地区产品需求结构。

2.销售渠道管理信息

（1）全国和各地区产品销售渠道信息;

（2）全国和各地区产品销售政策、销售方式信息;

（3）与全国和各地区代理商的合作关系信息。

3.市场推广信息

全国和各地区市场产品促销、媒体促销信息。

3.技术服务信息

举办技术服务活动的类型、频次、时间、内容、评价效果等。

第一十条信息收集方法

（一）外部环境信息

1.信息收集方法

对宏观环境信息、行业信息、技术发展信息主要采用二手资料收集;对市场营销信息主要采用市场调查法获得。

2.信息责任人

市场研究人员负责信息收集,营销管理主管负责监督考核。

（二）内部信息

1.信息收集方法

销售信息、销售渠道管理信息由销售员定期向市场研究人员报送;市场推广信息、技术服务信息分别由市场推广人员和技术服务人员定期向市场研究人员报送。

2.信息责任人

市场研究人员负责信息收集,销售员、市场推广人员和技术服务人员分别定期报送相关信息,营销管理主管分别对其进行监督考核。

第一十一条数据库的运行

（一）数据库的信息应用

1.营销分析报告

（1）每季度分别形成行业分析报告、竞争对手分析报告、销售渠道管理分析报告、重点销售地区销售状况分析报告等。

（2）每年度分别形成全国销售市场分析报告、行业发展现状和未来发展趋势分析报告、营销政策分析报告、市场推广分析报告、技术服务分析报告等。

2.营销计划制定

每年度负责制定销售计划、市场研究计划、市场推广计划和技术服务计划、营销预算计划。

（二）数据库的维护

市场研究人员每月负责对数据库模块的相关信息内容进行更新,营销管理主管负责监督考核。

第五章印刷管理数据库

第一十二条数据库信息集成

（一）印刷计划

1.印刷行业

（1）印刷行业发展

近3-5年印刷行业经济发展水平、未来发展趋势。

（2）印刷技术

国内外印刷技术发展现状、未来技术创新趋势。

（3）北京地区和北京临近地区印刷供应商信息

建立印刷企业数据库。

即收集北京地区和北京临近地区具有一定生产规模而且未来有合作意向的印刷供应商的相关信息,形成印刷供应企业数据库,以便作为备选合作单位。

（4）印刷合作供应商信息

收集当前与单位合作的印刷供应商的相关信息

生产规模、设备技术先进程度、产品研发能力、年度销售收入、人均产值;企业财务能力、融资能力;企业信誉、企业文化等。

2.印刷计划

（1）产品印刷信息

每年印刷批次、每次印刷数量、各专业印刷数量;总体印刷成本、单本印刷成本。

（2）产品印刷质量信息

产品印刷质量检验合格率、产品一次交验合格率、产品在销售过程中出现质量事故的频次等。

（3）与印刷供应商的合作关系

合作过程中的信誉程度、服务质量、服务的及时性、印刷结算情况;合作双方的满意度、现存的主要问题、未来合作的可能性。

（二）档案管理信息

1.底图信息

所有底图分不同专业而整理的档案资料。

2.其它档案资料信息

单位跨年度的档案管理信息。

例如营销、印刷、储运、行政等方面的系统资料。

第一十三条信息收集方法

（一）印刷计划信息

1.信息收集方法

印刷行业、技术、供应商信息主要采用二手资料和市场调查法进行收集。

2.信息责任人

印刷计划人员负责信息收集,印刷管理主管负责监督考核。

（二）内部信息

1.信息收集方法

主要采取统计分析法。

2.信息责任人

印刷计划人员负责信息收集,档案管理人员定期报送相关信息,印刷管理主管分别对其进行监督考核。

第一十四条数据库的运行

（一）数据库的利用

1.印刷管理分析报告

（1）每季度分别形成产品印刷计划执行报告、产品印刷质量检验报告等;

（2）每年度分别形成供应商评价报告、印刷计划完成报告、印刷成本控制报告、印刷质量分析报告、档案管理分析报告等。

2.印刷管理计划制定

每年度负责制定印刷计划、档案管理计划、成本控制计划、预算计划等。

（二）数据库的维护

印刷计划员每月对数据库模块的相关信息内容进行更新,印刷管理主管负责监督考核。

第六章储运管理数据库

第一十五条数据库信息集成

（一）库房管理

1.产品入库

产品入库的时间、批次、码洋;各专业产品的种类、数量。

2.产品出库

产品出库的时间、批次、码洋;各专业产品的种类、数量。

3.现有库存

当前库存产品码洋;各专业产品的种类、码洋。

（二）配送信息

1.外部信息

（1）外部汽车运输公司

收集5-8个专业汽车运输公司的详细信息资料,作为将来备用合作单位。

（2）现合作的汽车运输公司

收集合作单位的企业规模、运输能力、汽车车型、收费标准、结算方式、服务质量、社会信誉、经营状况等相关信息。

2.内部信息

（1）产品配送信息

1）经过火车进行产品配送的时间、批次、码洋、运输费用、运输里程、运输质量等相关信息;

2）经过汽车运输公司进行产品配送的时间、批次、码洋、运输费用、运输质量相关信息;

3）北京市内产品配送的客户、时间、批次、码洋、运输费用、运输里程、运输质量等相关信息。

（2）汽车管理信息

1）汽车使用相关信息

产品配送出车信息:

产品配送汽车出车单的统计资料。

非产品配送出车信息:

汽车出车单位领导批准单的统计资料。

2）定点汽车修理厂信息

单位定点汽车修理厂的背景资料（营业执照、法人、技术水平、服务质量、收费标准、结算方式等）。

3）汽车修理相关信息

汽车检修次数、费用、检修的原因、汽车检修批准单的等。

第一十六条信息收集方法

（一）外部信息

1.信息收集方法

市场调查法和二手资料分析。

2.信息责任人

配送员负责信息收集,储运管理主管负责监督考核。

（二）内部信息

1.信息收集方法

主要采取统计分析法。

2.信息责任人

库房管理员负责信息收集,配送人员定期报送相关信息,储运管理主管分别对其进行监督考核。

第一十七条数据库的运行

（一）数据库的利用

1.储运管理分析报告

（1）每季度分别形成库房管理分析报告、产品配送质量分析报告等;

（2）每年度分别形成库房管理分析报告、库房成本管理分析报告、产品配送质量分析报告、汽车管理分析报告等。

2.印刷管理计划制定

每年度负责制定库房管理计划、配送计划、成本控制计划、预算计划等。

（二）数据库的维护

库房管理员每月对数据库模块的相关信息内容进行更新,储运管理主管负责监督考核。

第七章财务管理数据库

第一十八条数据库信息集成

（一）外部信息

1.财政行业信息

国家财政、税收等有关法律法规和政策相关信息。

2.金融信息

金融系统有关法律法规和政策相关信息。

（二）内部财务信息

1.营销管理经营信息

（1）全国各地区客户产品库存、应收账款信息等相关信息;

（2）市场推广、技术服务、市场调查等相关信息。

2.印刷管理经营信息

（1）印刷费用支出、印刷成本等相关信息;

（2）档案管理费用支出等相关信息。

3.储运管理经营信息

（1）库房产品数量、产品结构及有关费用支出信息;

（2）产品配送所发生的相关费用等。

4.财务管理费用

单位财务管理所发生的费用等。

第一十九条信息收集方法

（一）外部信息

1.信息收集方法

主要采用二手资料收集。

2.信息责任人

财务主管负责信息收集,主任负责监督考核。

（二）内部信息

1.信息收集方法

主要采取统计分析法

2.信息责任人

财务主管负责信息收集、整理、分析,其中营销管理、印刷管理、储运管理等相关经营信息分别由营销管理主管、印刷管理主管、储运管理主管定期报送财务,主任对其分别进行监督考核。

第二十条数据库的运行

（一）数据库的利用

1.财务管理分析报告

（1）每季度分别形成资金使用计划执行情况分析报告、各部门成本控制情况分析报告、各部门预算支出分析报告、应收账款回收分析报告等;

（2）每年度分别形成财务年度收入分析报告、财务预算分析报告、成本控制分析报告、经营计划完成分析报告、盈利能力分析报告等。

2.财务管理计划制定

每年度负责制定财务预算计划、财务核算计划、成本控制计划等。

（二）数据库的维护

财务主管每月负责对数据库模块的相关信息内容进行更新,主任负责监督考核。

第八章信息数据库运行效果评估

第二十一条评估主要指标

（一）信息收集、整理的及时性、准确性、完整性

（二）信息的使用效率（信息共享程度、使用频次等）

（三）信息更新的及时性、有效性

（三）信息数据库给单位经营决策创造价值的大小

（四）会议的组织质量

第二十二条评估方法

（一）评估时间周期

信息数据库每一年作一次评估

（二）评估方法

经过对信息数据库主要考核指标的要求,在单位内部员工进行问卷调查,调查后进行统计分析,形成一定的结论,再经过部门主管以上领导来进行论证分析,总结成功的要素,找出现存的不足。

第九章附则

第二十三条本管理办法由主任负责解释。

第二十四条本管理办法的拟定或者修改由主任负责,经主任办公会经过后执行。

第二十五条本管理办法自颁布之日起实施。