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电大办公室管理复习资料
《办公室管理》试题一
1.D 2.B 3.C 4.B 5.B
6.A 7.B 8.A 9.D 10.D
一、单项选取题(请将对的答案字母序号填在括号内。
每小题1分,共10分)
1.办公室布置要注意( )。
D.各种沟通、保密
2.传真机使用哪一项是不对( )
B.随时随处可向对方发送
3.在会议开始前和进行过程中,文员如下哪项活动是不恰当( )。
C.作会议记录时离开会议室接听电话
4.如下文员订购和储备办公用品行为中,哪一项是不适当( )。
B.让员工们随意领取办公用品
5.如下文员工作顺序中,哪一项是对的( )。
B.文员也应具备恰当判断状况,机智应相应变能力
6.文员必要管理好金钱,学会节约开支,如下行为中哪一项是不恰当( )。
A.最佳到价格便宜商店去购买,质量并不重要
7.文员必要具备合伙精神,如下合伙办法中哪一项是不适当( )
B.应当有自己个性,尽量使别人服从自己
8.如下关于交互式电话会议功能中,哪一项是不具备( )。
A.审查功能
D.吃西餐时用左手把汤盘接近自己一边方向稍稍提起,再用汤匙轻轻由里向外舀去
10.文员制作日程安排筹划表时,如下哪一种状况应避免( )
D.日程安排筹划笔记本如果已经使用一年以上,可以废弃
二、判断题(对的打“√",错误打“×"o每小题1分,共10分)
1.文员作简介,若年龄、地位都相似,应从较亲近人开始简介 ( √ )
2.如果是你主持会议,则要做好笔记并把每次会议纪要打印件存储进一种会议文献夹,如果后来浮现问题,可以查看笔记,证明某一天你曾给某人安排了某件工作等。
√
3.如果不小心发生日程安排筹划重复情形,就要排定可以动用空档,自己决定优先顺序。
( )
4.文书部门立好案卷,必要逐年移送给档案室集中保管,称为“归档",有归档范畴和规定,但没有期限。
×
5.要发问或故意见时,应当等上司说完话之后再发问,可以提出自己看法。
如果上司不加采用,应说服上司。
×
6.如果要回绝别人,最佳是依照自己和对方人际关系限度,分别使用表达办法,以避免由于回绝而发生不必要困扰。
√
7.宴请菜谱应符合对方饮食习惯,但必要有反映国内老式风味土特产品,如茅台等烈性酒。
×
8.如果上司一年之中交往诸多,但很难记住每一种人和每一次会面状况,文员应把关于资料输入电脑,准备交往提示文献。
√
9.如果对方所规定日期已经被预约,除非有相称确认,文秘人员切不可独断地回绝,应当问明上司意思,由于或许那是件必要取消原定约会重要事情。
√
10.为来自外地与会者安排宾馆住宿,最以便安排是在同一家宾馆为与会者预定房间,只要弄清有多少人数即可。
×
三、简答题(每小题10分.共20分)
1.文员进言是指什么?
进言具备什么作用?
办法和规定是什么?
1.答案:
(1)进言是指文员积极对上司提出意见、建议、批评或规劝;
(2)参谋作用;(2分)
(3)补缺作用;(1分)
(4)增进关系作用;(1分)
(5)适事。
紧急事,重要事,上司需要懂得事;(1分)
(6)适时。
考虑时机;(1分)
(7)适地。
看场合;(1分)
(8)适度。
要注意掌握分寸。
(2分)
2.什么是文书立卷特性?
普通可以按照哪几种特性立卷?
(1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特性组合成案卷,称为“立卷特性”;(2分)
(2)按问题特性立卷; (1分)
(3按作者特性立卷; (1分)
(4)按文种特性立卷; (1分)
(5)准时间特性立卷; (1分)
(6)按地区特性立卷; (1分)
(7)按通讯者特性立卷; (1分)
(8)在运用六个特性立卷时,需要运用两个或两个以上特性组合每一种案卷。
(2分)
四、设计题(每小题10分。
共20分)
1.麦格公司为理解新产品科技含量和市场竞争力,以制定适当价格打入市场,决定召开专家座谈会,对新产品进行评估,办公室人员应当如何准备和开好这次座谈会?
(1)座谈会邀请对象必要是新产品所在领域专家和学者,能独立思考、有主见又敢于刊登意见者;
(2)座谈会以小型为主,人数以七、/L人为宜; (2分)
(3)座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合; (1分)
(4)主持人负责引导、组织,可不做记录; (1分)
(5)详细记录应由文秘人员在不引人注目座位上去做; (2分
(6)座谈会时间不必严格规定,可长可短; (1分)
(7)会场应准备些饮料、茶点,边吃边谈,可使氛围轻松。
, (1分)
2.科达公司召开中层干部扩大会议,参加人员为总经理、副总经理 各职能部门正副经理、办公室正副主任和职工代表等,共46人,会议文秘人员和其她服务人员4人,会议时间为5小时。
参加会议人员月平均工资为2400元,其她收入600元,假设一种月工作30天、一天工作8小时。
会议后勤费用开支有:
文献材料费200元,饮料费100元,因会议紧张安排午餐,餐费每人10元。
请计算会议成本。
.答案:
1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T·n+后勤开支
(2)G-------参加会议人员每小时人均工资数;每个人每小时平均工资为10元,(2400÷30÷8)
(3)S——参加会议人员每小时人均其她收入数;其她收入为2.5元。
(600÷30÷8)(1分)
(4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时;(1分)
(5)n——参加会议人数为50人(46+4);(1分)
(6)后勤开支——等于支票开支、钞票开支和实物开支总和为800(200+100+10×50)
(7)会议成本一6×(10+2.5)×5×50+800 =18750一-800
=19550(元) (2分)
五、案例分析题(每小题20分,共40分)
1.某国营公司总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报记录报表,我司一位实习生,刚从大学经济管理专业毕业小林走了进来,小林了你才干?
你是大材小用,为什么不去大公司呢?
’’小赵冷嘲热讽,激怒了小林,引起了激烈争执,最后小林气愤地离开了办公室。
小赵还在闷闷不乐时,三名被解职职工吵吵嚷嚷地进来了,她们因平时工作不遵,她们怒气冲冲地推推搡搡,揪住总经理衣服不放。
小赵在一边干着急,不懂得怎么办才好……
你以为小赵在这两件事上做得怎么样?
她有什么失误,她应当怎么做才对。
(1)不能说“总经理外出了,有什么事请跟我说吧’’,办公室人员不能替上司做主; (3分)
(2)接待来访者应细心倾听,不应边看报表边听; (3分)
(3)对提重要建议来访者,应认真记录,报告上司; (4分)
(4)应热情,不能对来访者冷嘲热讽; (3分)
(5)对言辞激烈来访者应有礼有节,宣传政策; (3分)
(6)应尽快为总经理解围,可以请保安或打110。
(4分)
2.东华公司办公室人员小沈能讲一口美丽法语,小陈则很喜欢打扮。
公司进行了打扮。
正式会谈这天,只见坐在古总经理一旁小沈衣着鲜艳,金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光,这使得古总身上那套价值千元名牌西服也黯然失色。
古总经理与法国客商在接待室内寒暄时,小陈拿来了托盘准备茶水,只见她花枝招展,一对大耳环晃来晃去,五颜六色手镯碰桌有声,高跟鞋叮叮,指责客商。
客商拂袖而去。
古总望着远去客商背影,冲着小沈:
“托你福,好端端一笔生意,让你给毁掉了,无能!
”
小沈并不懂得自己有什么过错,为自己辩解:
“我,我怎么啦!
客商是你自己得罪,与我有什么关系?
"小沈和小陈穿着打扮、言谈举止与否对的,对的做法应当是如何?
(1)小沈和小陈穿着打扮不符合工作环境,不符合特定会谈工作规定; (3分)
j
(2)小沈穿着突出自己,影响了古总经理形象; (3分)
(3)小陈穿着打扮干扰谈判、影响工作,破坏工作场合安静; ’ (3分)
(4)小陈用手拿茶叶,不卫生,引起客商不满,使得谈判一开始就不顺利; (3分)
(5)小沈应当对领导作风、性格有所理解,有针对性地弥补领导局限性。
古总经理与客商争执,她应采用补救办法,可以将上司借故引开,并示意上司忍耐些,使谈判继续,而不是指责客商;
(6)小沈受到上司批评,虽然是过头话,也应保持冷静,不辩驳,应理解上司难处。
找恰当机会,用恰当方式阐明状况,交流思想和感情。
中央广播电视大学——第一学期“开放专科”期末考试
办公室管理 试题
一、单项选取题
1.C 2.B 3.D 4.A 5.D 6.D 7.A 8.A 9.D 10.B
1、文员打印寄往欧美国家信封,收信人内容打印顺序应当是( )
C、姓名、部门、地址、国名
2、有时应上司规定,文员参加会见或会谈,如下哪些内容不是文员任务( )
B、刊登意见
3、邮件送到单位所租信箱,由文员启动,取出邮件带回办公室,如下哪些事情与文员工作规定不一致( )
D、应提高办事效率,把取邮件与其她事一起办
4、如下哪些接打电话行为是不对的( )
A、受到通话对方极大责难,应针锋相对回击
5、文员依照上司批示,向对方规定约会时,如下哪些做法是错误( )
D、如果上司出差,可以在她回来当天安排约会
6、如下关于名片使用方式,哪些是错误( )
D、名片只能当面递送,寄去是不礼貌
7、文员要做好档案收集,应当收集文书资料是( )
A、下级单位报送报告、记录报表等
8、值班人员不应当做如下哪类事情( )
A、签发文献
9、接受忠告反映应当是( )
D、切勿事感用事
10、如下哪些不是办公室事务管理特性( )
B、决策性
二、判断题
1.× 2.√ 3.× 4.√ 5.× 6.× 7.√ 8.× 9.√ 10.√
1、办公室灯光照明要避开自然光,最佳用人工灯光。
( ×)
2、文员应避免必要通信和邮寄,尽量把频繁联系集中起来分批进行。
( √ )
3、文员在工作时间如需要补妆,应随时随处进行。
( × )
4、如果会客室门是推开,文员应先小步走进会客室,等客人进入后,再轻轻关上门。
( √ )
5、文员作简介,应先简介地位高人,再简介地位低人。
(× )
6、如果上司不准备参加某个会议,应及时将会议告知丢掉,以免干扰其她事情。
( × )
7、代表会议依法定期召开,与会代表必要达到法定人数方为有效,因而文员应(√ )
8、文员对支票管理要谨慎,支票簿与印章应当一同锁入抽屉。
()
9、交际应酬要讲求时效,若时机错过再来补救,不但无法表达诚意,还会破坏彼此关系。
(√ )
10、不要在酒宴上评论或附和别人对某人议论,也不可评论菜肴优劣。
(√ )
三、简答题
1、单位印章重要有哪些?
印章刻制和使用有哪些规定?
(1)单位印章、套印章;
(2)
(2)钢印、领导人签名章、其她印章;(2分)
(3)刻制公章有两种状况;一种是由上级主管机关刻制颁发;(2分)
(4)另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制;(2分)
(5)公章普通由指定文秘人员统一使用,其她印章也应专人专用;(2分)
(6)加盖公章,是哪一级公章,须经哪一级负责人批准,并审核签名;(1分)
(7)将盖用文献名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记;(1分)
(8)加盖印章必要做到用力均匀,使印章端正、完整,不歪斜、更不能颠倒;(1分)
(9)凡以单位名义发出公文、信函等都必要加盖单位公章方能有效。
(2分)
2、按照院行政机关公文解决办法》规定,国务院规定行政公文共有几类几种?
(1)命令(令);(1分)
(2)决定;(1分)
(3)公示;告示;(2分)
(4)告知;通报;(2分)
(5)议案;(2分)
(6)报告;(1分)
(7)请示;(1分)
(8)批复;意见;(2分)
(9)函;(1分)
(10)会议纪要。
(2分)
四、设计题
1、康桥宾馆位于我市南京西路45号,是个中型宾馆,有会议室、餐饮、停车场等,某公司准备在11月15日上午9:
00至12:
00召开全厂中层干部大会,讨论次年产品发展和销售筹划,地点就在康桥宾馆12楼会议室。
这次会议由总经理办公室负责安排。
办公室主任让小付拟一种会议告知。
她应当考虑哪些问题?
(1)会议名称:
(2分)
(2)出席会议者姓名或组织、部门名称;(2分)
(3)日期、时间(开始到结束预定期刻);(2分)
(4)地点:
(详细在几楼几号会议室);(2分)
(5)议题(或者议事日程);(2分)
(6)主办者联系处,电话号码等;(1分)
(7)开会所在地,建筑物名称、几楼、电话号码(必要时可附上地图);(2分)
(8)注意事项、与否备有餐点、有否停车场,或当天应备资料等。
(2分)
2、某个下雨天,在利达公司召开新产品推介会结束了。
公司大型会议室有各种会议用品,室外有接待处,公司还租了汽车接送宾客,为圆满结束这次会议,办公室人员在会后应当做些什么工作?
(1)要替搭车回去人安排车子;(2分)
(2)在接待处暂时代为保管衣物,不要遗失或被人错领、冒领;(2分)
(3)有留话时,牢记务必传达;(1分)
(4)检查会场有无物品漏掉;(1分)
(5)要为参加会议人员送行;(1分)
(6)文秘人员拜别前。
要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃东西,如有,则必要加以熄灭;(2分)
(7)桌、椅早先若和移动,必要还原,洗涤烟灰缸、茶具等,如有,则必要加以熄灭(2分)
(8)携带进会场资料和会议用品要记得带回;(1分)
(9)关紧门窗并上锁;(1分)
(10)告知会场管理单位,会议已经结束。
(2分)
五、案例分析题
1、波扬公司准备在我市市中心如开大型新产品订货会。
参加有本单位、外单位人员。
总经理让办公室负责安排,会上要放映资料电影,进行产品操作演示。
而公司没有放映机。
预定会议厅和租借放映机任务交给了文员刘小姐。
刘小姐翻看了关于资料,打电话问了某些情总,决定租借黎明大厦会议厅。
会议召开时间是8月9日上午十点整,而资料放时间是十点十五分。
刘小姐打电话给租凭公司,规定租千凭公司在9日上午九点四十五分必要准时把放映机送到黎明大厦会议厅。
会议揭幕前,办公室人员去黎明大厦布置会场,成果发现会议厅接近热闹马路,噪音很大。
9日上午,人们正在紧张地做着最后准备工作,刘小姐一看表,呀,已经九点五十分了,放映机还没有送到。
刘小姐立即打电话去问,对方回答机器已送出。
眼看着各地宾客陆续进场,刘小姐心急如焚……突然外面一阵喧哗,有人在大声嚷嚷;“怎么这个地方连停车场也没有……”
问题:
(1)如果你是刘小姐,对接下去也许发生各种状况,应当如何解决?
(1)请租赁公司告知送货员联系办法,想办法联系送货员;(2分)
(2)如果联系不上送货员,向总经理报告,请示该如何办?
(2分)
(3)立即向总经理报告,不得擅自决定调节会议议程;(3分)
(4)得到总经理批示,也许把资料放映时间往后推移半个小时或一小时?
(2分)
(5)联系新租赁公司加急送一台放映机(或原租赁公司再送一台);(2分)
(6)召开大会型会议,各种准备工作,涉及音响、电子类装置应至少提前一天安排;(2分)
(7)租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施,涉及噪音问题、停车场等,(3分)
(8)不能仅凭电话联系,应实地查看;(2分)
(9)重要设备应考虑备用(或两套方案)。
(2分)
(2)如果放映机在十点十分尚未送到,你还应当做些什么?
(3)从这件事中你得到了什么教训?
2、小李受上司委托在浦东机场接到公司一位重要客人,“欢迎、欢迎”,嘴里说着,并不积极伸手,等客人伸手了,小李才与之相握。
小李一把拿过客人行李,放入汽车行李箱,接着引导客人到副驾驶座位上,说:
“坐在这里视野好。
”而后,自己坐到汽车后排座位上。
一路上,小李非常关怀地询问了客人所在公司状况,打听客人收入,福利和家庭状况,而这位客人似乎对这一切不很满意,话越来越少。
小李有点摸不着头脑,心想我这样殷勤地对待她,她怎么……
你以为小李举止与否合乎礼仪?
为什么?
小李应当怎么做才是对的?
(1)主人和客人之间,应当主人先伸手;(3分)
(2)在替客人拿行李前应征求批准;“我替你拿可以吗?
”(2分)
(3)哪些行李可以放入行李箱中也要征得批准;(3分)
(4)司机开车,汽车位次礼仪是“右为上,左为下;后为上,前为下”;(3分)
(5)客人应当坐后排,小李应当坐副驾驶座;(3分)
(6)客人公司某些内容状况、个人收入、福利和家庭状况等是不适当话题;(3分)
(7)应当与客人谈某些适当话题,如天气、风土人情、新闻等。
(3分)
《办公室管理》试题及答案
一、单项选取题(请将对的答案字母序号填在括号内。
每小题1分,共10分)
1.A 2.C 3.D 4.A 5.B. 6,C 7.D 8,D 9.B 10.A
1.在使用复印机过程中,如下哪项内容是不恰当( )。
A.接通电源可及时复印操作
2,如下文员对办公室零用钞票管理行为中,哪一项是不适当( )。
C.原则零用钞票单据有一种签名
3.文员按照“优先顺序”解决工作,如下哪一项是不适当( )。
D.可以按照文员自己习惯进行工作
4.文员传达上司批示时,哪一项做法是不适当( )。
A.传达可以依照上司重要意思,夹进自己意见
5.如下文员应遵守电话礼仪中,哪一项是不适当( )。
B.打出电话,而对方无人接听,等铃声响了二、三下可挂电话
6.如下文员应遵守参加宴会礼仪中,哪一项是不适当( )。
C.未用完一道莱时,应将刀叉平行排放在盘了上右侧,叉尖向上,刀刃向内
7.如下关于预订工作行为中,哪一项是不适当( )
D.不一定要弄到确认旅馆预订传真或其她书面形式证明
8.文员协助举办宴会时,不用考虑( )。
D.有无休息室
9.如下关于说话要领中,哪一项不适当( )。
B.由过程先说
10.将同文多页沿边取齐后均匀错开,从首页到末页,在页边加盖一完整公章,可以证明文献各页的确是同步形成,以杜绝日后篡改之嫌疑,这是( )。
A.骑边章
二、判断题(对的打“√”,错误打“X”。
每小题1分,共10分)
1.文秘人员对上司重要工作辅佐重要有提神醒脑服务、私事方面协助、财物管理及其她活动。
( )
2.凡是单位撤除,原公章应及时停用,不用告知关于单位。
( × )
3.值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日记,直接解决不了问题要报请领导批示或转交关于部门解决。
. ( )
4.档案是指使用过、文献中所指事情已经办理完毕、具备保存价值文书。
( × )
5.办公室人员值班工作制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度,但没有岗位责任制度。
( × )
6.适当话题可以有双方都感兴趣、有共同利益话题、比较高雅话题和夸耀自己话题。
( ×)
7.受到直属上司以外指派时,如果是文员自己可以安排办理,并且不会影响到直属上司所批示工作就可以接受,否则要向直属上司请示后再作决定。
( )
8.宴请请柬普通要提前一至二周发出,以便客人及早安排,已经口头商定就不要补发请柬了。
( × )
9.无论何种礼服都应考虑宴会地点、时间、形式。
请帖上指定打“黑领结”,便表达穿无尾正式礼服。
( )
10.拜访长辈或地位较高人士时,可先请人递上你名片,以作通报。
( )
三、简答题(每小题10分,共20分)
1.来信受访范畴涉及哪些?
受理与解决程序和基本规定是什么?
(1)受理范畴是:
国家机关、主管部门或新闻单位转来信件;职工、群众直接给机关、单位领导信件。
(1分)
(2)及时拆封。
拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其她书写内容地方。
对急信、要信,或有过激言语来信,要解决及时,报告上司,还要以有效方式告示关于单位紧急解决。
拆开后在装订时,信纸在前、信封在后,要一并装订。
(2分)
(3)认真阅读。
把握信中重要内容,也可用颜色笔为领导标明信中重点,或在信纸空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。
提供领导复信所需要资料。
(2分)
(4)逐项登记。
用钢笔将写信人姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、重要内容、规定、收信单位(人)以及承办后状况、成果和立卷存档号等详细记载,便于记录、查找和催办。
(1分)
(5)认真解决。
解决信伺:
应当按照“分级负责、归口办理”原则,进行转办、交办或自办。
(2分)
(6)及时复信。
复信是取信于职工群众有效办法,增长职工群众对组织信任。
复信可采用收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行。
(2分)
2.文员所作口头报告基本办法是如何,有什么规定?
(1)不要失去报告恰当时机。
报告时机原则上最佳是在完毕被批示工作之时,但有时也要在尚未完毕之时先作期中报告。
有时因上司太忙,不妨预先约好时间。
(2分)
(2)不要弄错报告对象及顺序。
要直接向批示工作人(上司)报告; (2分)
(3)报告顺序基本上是先说结论,接着依照必要阐明理由及通过,如:
“成果是这样,理由有三个,一是……。
” (2分)
(4)一定要简短、扼要、流畅; . (1分)
(5)如报告过于复杂,应事先以5W2H原则检查与否有漏掉; (2分)
(6)如果觉得仅仅以口头报告对方,对方不易明了,或者报告项目诸多时,可以制作“报告备忘录”提出来。
(1分)
四、设计题(每小题10分,共20分)
1.文秘人员经常要代替上司选取礼物,向她人赠送礼物,在解决这些事情应考虑什么,如何做?
1)在赠礼前必要弄清赠礼目,如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁,或是圣诞节、中秋节等; (1分)
(2)还要清晰赠礼对象身份、兴趣、文化背景、性格习惯等; (2分)
(3)在日历上应当清晰地标明节日活动安排以引起上司注意。
时间如何取决于本地购物环境。
(1分)
(4)还应熟知如下规则:
除非上司有特殊规定,不必送太昂贵礼物,只要专心为对方选取恰当礼物即可。
(1分)
(5)要看对方实际状况选取礼物,做到恰如其分,适合对方。
(1分)
(6)赠送礼物应去掉包装上标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下。
(1分)
(7)如果不是亲自送礼,应当在礼物外包装上写上赠送者姓名或附上名片、贺卡。
(1分)
(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单,上司可以在上
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