第06章电子表格Excel.docx
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第06章电子表格Excel
第6章电子表格Excel2003
6.1Excel2003概述
电子表格(SpreadSheet)是指利用计算机技术制作的表格。
也就是用电脑帮助用户完成表格的制作、计算、管理、打印等繁琐的工作。
Excel2003是Microsoft公司开发的表格处理系统,也是MicrosoftOffice套装软件的重要组成部分,它具有的三个基本功能可概括为:
数据表格处理、图表处理和数据库管理。
Excel不仅能够对表格进行综合管理、统计计算、制作图表,而且还提供了数据库操作、数据分析和辅助决策功能,广泛应用于财会、统计、金融、审计、经济等领域。
6.1.1Excel2003的主要功能与特点
1.主要功能
(1)表格编辑包括从建立工作表,到向单元格输入数据,以及对单元格内容的复制、移动、插入、替换与删除,Excel提供了一组完善的编辑命令,操作十分方便。
(2)表格管理包括对工作表的打开、关闭、查找、改名等多种功能。
Excel把若干相关的工作表组成一本工作簿,并提供相应命令,实现对工作簿中工作表的插入、删除、移动、复制等操作。
(3)设置工作表格式在Excel提供的初始工作表中,所有单元格全都采用相同的格式,形式单调,主次不分。
改变工作表的外观后,使之更加整齐美观,重点突出。
这就需要用户使用Excel的格式设置命令,可对表格的字体、边框等进行美化,同时也可对单元格的格式进行修改。
(4)绘制统计图表Excel支持多种统计图,可以帮助用户以图形方式来表示表格中的数据。
这些图形包括条形图、折线图、饼图等二维图以及柱形图、曲面图等三维图。
它们既可绘制成独立的图形,也可放置在工作表中作为图表的一部分。
(5)数据列表管理对于具有关系数据库形式的工作表,Excel提供了一种称为“数据列表管理”的功能,可对这些数据清单进行类似于关系数据库的数据操作,例如排序、筛选以及分类汇总等。
2.主要特点
(1)Excel将工作表组织为工作簿,使表格的处理从二维空间扩展为三维空间。
(2)提供的上百种统计图,使数据的表示更加直观和丰富多彩。
(3)允许在工作表中使用公式,简化了数据统计工作。
(4)各种菜单、对话框和工具按钮的操作符合标准的Windows操作,简捷方便。
6.1.2Excel2003的基本操作界面和术语
1.Excel2003的基本操作界面
图6-1Excel的基本操作界面
启动Excel2003后的基本操作界面如图6-1所示。
工作区中是一张表,包括工作表名、行号、列号等。
2.Excel2003的术语解释
(1)工作簿。
Excel将多个工作表组织成工作簿,使表格处理从二维空间扩展为三维空间,系统默认的工作表为3个。
一个工作簿是一个独立的文件,其扩展名默认为XLS。
(2)工作表。
用户所处理的表格,打开Excel后默认为Sheet1,用户可根据实际需要进行选择、删除、插入工作表。
每个工作表有65536行(1~65536),256列(A~Z,AA~IV)。
(3)单元格。
对工作表编辑时的基本工作单位。
(4)活动单元格。
用户正在编辑的单元格,可用鼠标选中不同的活动单元格。
(5)填充控点。
拖动该点可以按一定的方式填充单元格的内容。
6.2Excel2003工作表的建立和编辑
6.2.1建立工作表
Excel的主要功能是处理报表,即对大量数据进行计算和分析。
下面以某计算机公司一个月的销售报表为例来学习Excel的操作。
建立一张新的工作表可分为两步完成,打开工作表和输入数据,现分述如下:
1.打开工作表
Excel启动后,如果未指定工作簿的文件名,系统自动建立一个工作簿,并为它取默认名Book1.xls。
如图6-2所示。
在工作簿窗口内所显示的是系统默认的工作表Sheet1,此时在状态栏的工作表标签中,Sheet1被加亮并在下方出现一条下划线。
用户可选取不同的工作表作为当前工作表。
图6-2新建工作表
2.输入数据
选定工作表后,就可以向工作表中输入数据了。
输入的数据可以是常量,也可以是公式和函数,Excel能够识别文本型、数值型、日期和时间型常量数据,并支持简单数据输入、区域数据输入和系列数据自动填充等3种数据输入方法。
(1)数据类型
当向单元格输入常量数据时,Excel把它们区分为数值、字符、日期和时间4种类型。
数值型数据
对纯粹由数字(0~9)组成的字符串,Excel把它们自动识别为数值型数据。
其中还允许包含+、-、(、)、E、e、$、%以及小数点“.”和“,”等特殊字符。
例如1E+07、3.14、15%、-89.75等字符串均为数值型数据,输入数值型数据时需注意以下两点:
1)若输入数据的长度超过单元格的宽度,将自动改用科学记数法表示。
2)若预设置数字的小数位,输入的数据以所设的小数位显示,并能自动四舍五入。
进行计算时,一律以输入数为准,而不以显示数为准,用户不必担心会出现误差。
日期和时间型数据
Excel中的日期型数据的形式较多,用户可通过“格式”→“单元格”进行设置。
例如当日期型数据的形式为“yy/mm/dd”时,输入“01/04/28”后,系统自动识别为日期型数据。
时间形式为“h:
mm(AM/PM)”时,输入“15:
30”或“3:
30PM”都将被理解为下午3时30分。
输入当前的日期用快捷键“Ctrl+;”,输入当前时间用“Ctrl+Shift+;”。
字符型数据
字符型数据是由字母、数字或其它字符组成的字符串。
输入时应注意以下两点:
1)若字符型数据全部由数字组成,输入时应在数字前加一个西文单引号“’”。
2)若在公式中夹有字符型数据,输入时则用西文双引号把字符串括起来。
(2)单元格的选择
用鼠标单击指定的单元格,当出现黑框时,则表明已选中。
用键盘的“→、←、↑、↓”键进行移动。
在“活动单元格坐标”中输入相应的单元格坐标,然后回车。
选中单元格后,就可向单元中输入数据。
如图6-3所示,即为所输入的数据,其余数据通过公式输入。
图6-3手工填充示例
(3)区域输入数据
所谓按区域输入数据,就是在输入数据前,先选定一个区域作为数据的输入范围,这种方法的优点在于:
当活动单元格到达所选区域的边界时,按Tab(或Enter)键,则自动转入下一个单元格,达到简化操作、加快输入速度的目的。
区域的选择有以下几种方法:
1)选择整行或整列。
将鼠标指针移至窗口内相应行的行号(或相应列的列号)上,单击鼠标。
2)选择矩形区域。
将鼠标指针移到该矩形区域的某一个角的单元格,按下鼠标左键,然后沿对角线方向拖动鼠标至对角线方向的单元格上,松开鼠标按钮。
3)选择不相邻的区域。
选择第一个区域后按下“Ctrl”,同时逐一选择其它的一个或多个区域,完成后松开“Ctrl”即可。
4)选择整个工作表。
单击工作窗口中的全选按钮。
5)撤销选择。
将鼠标移至工作区的任意位置,单击鼠标即可。
(4)系列数据自动填充
向工作表输入数据时,有时会用到一些系列(即符合一定顺序)数据,例如一月,二月,…,十二月;星期日,星期一,…,星期六等;Excel提供了“自动填充”功能,可以实现快速输入整个数据系列,而不必逐单元格输入。
假设在A1:
G1自动填入“星期日,星期一,…,星期六”。
操作步骤如下:
1)把数据系列中的第一个数据输入到指定的单元格中。
本例中,在A1中输入“星期日”(如图6-4(a)所示)。
2)拖动填充按钮至G1后松开即可(如图6-4(b)所示)。
(a)
(b)
图6-4自动填充示例
(5)重复输入
在输入数据时,若对于连续的单元格重复输入相同的数据,同样不必逐个输入,利用填充按钮可以实现快速输入。
例如,向A1:
A5中输入数值50,具体操作如下:
1)把所输入的数据输入到指定的单元格中。
本例中,在A1中输入50(如图6-5(a)所示)。
2)拖动填充按钮至A5后松开(如图6-5(b)所示)即可。
(a)(b)
图6-5自动填充示例
注意:
字符型数据直接拖动自动填充按钮填入的是系列数据,按住Ctrl键拖动自动填充按钮完成的是重复输入;而数值型数据直接拖动自动填充按钮完成的是重复输入,按住Ctrl键拖动自动填充按钮填入的是系列数据。
6.2.2使用公式与函数
单元格中可以输入公式,包括常量、地址、运算符和函数,输入确认后单元格中仅显示运算结果。
在Excel中一切公式和函数均以“=”开头,例如,“=(3+2)/10”是一个计算公式,而“=SUM()”则是一个函数。
1.地址的表示
公式中允许使用单元格地址。
地址分为相对地址和绝对地址。
公式中引用分为相对引用、绝对引用和混合引用。
(1)相对地址。
是用列号和行号直接表示的地址。
如A1、B10等。
如果把某个单元格中的公式移动到另一个单元格时,原单元格内公式中的地址在新单元格中保持不变。
如果复制单元格中的公式,在复制的新单元格中,公式中的地址将作相应的变化。
如C1单元格的公式是=A1+B2,如果把C1单元格公式移到C2,C2单元格公式仍是=A1+B2。
若把C1单元格公式复制到C2,C2单元格中的公式会变成=A2+B3。
这是由于把C1单元格公式复制到C2单元格的过程中,行号加了1,由此引起公式中的行号也加1,若将C1单元格公式复制到E5单元格,E5单元格中的公式就是=C5+D6。
(2)绝对地址。
在列号和行号前加$符号的地址称绝对地址。
它的最大特点是在操作过程中公式中的地址始终保持不变,相对地址和绝对地址可以混合使用。
如=$A$4-$B$6、=$F7+H$10等。
(3)跨工作表的地址表示。
在当前工作表的单元格中引用其他工作表中的单元格地址,首先要输入被引用的工作表名和一个惊叹号,然后再输入那个工作表的单元格地址。
如在当前工作表A3单元格输入公式=A1+Sheet2!
A2,在A3单元格中显示的就是当前工作表的A1与Sheet2工作表的A2单元格中的数相加后产生的结果。
引用当前工作表的单元格地址可以省略工作表名。
2.公式
(1)运算符
Excel的运算符有算术运算符、比较运算符和文本运算符。
算术运算符:
+、-、*、/、∧。
比较运算符:
>、<、>=、<=、=、<>。
文本运算符:
&。
各种运算符的使用方法和运算优先次序见表6.1。
表6.1运算符的优先次序
优先级(高→低)
运算符
功能说明
1
-
负号
2
%
百分号
3
^
指数
4
*、/
乘除
5
+、-
加减
6
&
连接文字
7
=、<、>、>=、<=、<>
比较
在一个公式中,其运算顺序为“自左至右”,括号运算优先级最高。
例如,在图6-3的F3单元格中输入公式“=D3*E3”表示单元格D3的数据和E3的数据的乘积,结果为180000。
“=B4&C2”表示单元格B4的数据和C2的数据的连接,结果为“CPU进价”。
“=B4&"的"&C2&"是"&C4&"元"”结果为“CPU的进价是1000元”。
“=200*900”结果为180000。
(2)公式在输入时的引用
利用公式向单元格输入数据,不仅能够提高输入效率,同时保证输入的正确性。
例如用公式计算图6-3中的销售额、应交税和利润。
则:
销售额=售价*卖出量
应交税=销售额*1%
利润=(售价-进价)*卖出量-应交税。
在图6-3中以计算销售额为例,操作过程是:
选中F3单元格,输入公式“=D3*E3”(此时编辑栏中同时也出现该公式,如图6-6所示),按回车键,则得出计算结果。
拖动填充按钮至F6,则所有的销售额均计算出来(如图6-7所示)。
其余项目的计算,读者自行完成。
完成后的结果如图6-8所示。
图6-6编辑填充公式
图6-7拖动填充按钮
图6-8最后填充结果
3.函数
Excel提供了11类240余个函数,其中包括常用函数、财务、统计、文字、逻辑、查找与引用、日期与时间、数学与三角函数等。
在此简单介绍其中几个常用函数。
函数的一般形式为:
函数名(参数1,参数2,…)
其中,括号内的参数可以多达30个。
(1)常用函数介绍
1)SUM(number1,number2,…)返回某一单元格区域中所有数值之和。
number1,number2,…为1到30个需要求和的参数。
直接键入到参数表中的数字、逻辑值及数字的文本表达式将被计算。
如果参数为数组,只有其中的数字将被计算。
数组中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略。
如果参数为错误值或为不能转换成数字的文本,将会导致错误。
示例:
SUM(3,2)等于5。
SUM("3",2,TRUE)等于6,因为文本值被转换成数字,而逻辑值"TRUE"被转换成数字1。
如果单元格A2:
E2包含5,15,30,40和50,则:
SUM(A2:
C2)等于50
2)AVERAGE(number1,number2,…)返回参数平均值(算术平均)。
number1,number2,…要计算平均值的1~30个参数。
参数可以是数字,或者是涉及数字的名称、数组或引用。
如果数组或单元格引用参数中有文字、逻辑值或空单元格,则忽略其值。
示例:
如果A1:
A5中的数值分别为10,7,9,27和2,那么
AVERAGE(A1:
A5)等于11
AVERAGE(A1:
A5,5)等于10
注意:
对单元格中的数值求平均时,应牢记空单元格与含零值单元格的区别,尤其在“选项”对话框中的“视图”选项卡上已经清除了“零值”复选框的条件下,空单元格不计算在内,但计算零值。
若要查看“选项”对话框,单击“工具”菜单中的“选项”命令。
3)MAX(number1,number2,…)返回数据集中的最大数值。
Number1,number2,…为需要找出最大数值的1到30个数值。
可以将参数指定为数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本表达式。
如果参数为错误值或不能转换成数字的文本,将产生错误。
如果参数为数组或引用,则只有数组或引用中的数字将被计算。
数组或引用中的空白单元格、逻辑值或文本将被忽略。
如果逻辑值和文本不能忽略,请使用函数MAX来代替。
如果参数不包含数字,函数MAX返回0。
示例:
如果A1:
A5包含数字10、7、9、27和2,则:
MAX(A1:
A5)等于27
MAX(A1:
A5,30)等于30
4)MIN(number1,number2,…)返回给定参数表中的最小值。
number1,number2,…是要从中找出最小值的1到30个数字参数。
(其他应用要求与MAX相似。
)
示例:
如果A1:
A5中依次包含数值10,7,3,27和2,那么
MIN(A1:
A5)等于2
MIN(A1:
A5,0)等于0
5)COUNT(value1,value2,...)返回参数的个数。
利用函数COUNT可以计算数组或单元格区域中数字项的个数。
Value1,value2,…是包含或引用各种类型数据的参数(1~30个),但只有数字类型的数据才被计数。
函数COUNT在计数时,将把数字、空值、逻辑值、日期或以文字代表的数计算进去;但是错误值或其他无法转化成数字的文字则被忽略。
如果参数是一个数组或引用,那么只统计数组或引用中的数字;数组中或引用的空单元格、逻辑值、文字或错误值都将忽略。
如果要统计逻辑值、文字或错误值,请使用函数COUNTA。
示例:
如果A1:
A5中依次包含数值10,7,3,27和2,那么
COUNT(A1:
A5)等于5
COUNT(A3:
A5)等于3
6)RANK(number,ref,order)返回一个数值在一组数值中的排位。
Number为需要找到排位的数字。
Ref为包含一组数字的数组或引用。
Ref中的非数值型参数将被忽略。
Order为一数字,指明排位的方式。
如果order为0或省略,Excel将ref当作按降序排列的数据清单进行排位;如果order不为零,Excel将ref当作按升序排列的数据清单进行排位。
如果数据清单已经排过序了,则数值的排位就是它当前的位置。
示例:
如果A1:
A5中分别含有数字7、3.5、3.5、1和2,则:
RANK(A2,A1:
A5,1)等于3
RANK(A1,A1:
A5,1)等于5
注意:
函数RANK对重复数的排位相同。
但重复数的存在将影响后续数值的排位。
例如,在一列整数里,如果整数10出现两次,其排位均为5,则11的排位为7(没有排位为6的数值)。
(2)函数的使用
示例一:
使用SUM()函数求图6-8的总利润。
方法一:
1)把H7设定活动单元格。
2)在编辑框中输入“=”,然后单击编辑栏中左边的
按钮,打开函数的下拉菜单,如图6-9所示。
3)选择SUM函数,若该复选框中没有显示所选择的函数,可以从函数的下拉菜单单击“其它函数”出现如图6-10的对话框,做进一步选择。
选择SUM函数后的结果如图6-11所示。
图6-9函数的下拉菜单
图6-10“插入函数”对话框
图6-11“函数参数”编辑框
4)在Number1参数编辑框输入H3:
H6,单击确定即完成求和。
结果如图6-12所示。
图6-12求和示例
方法二:
1)把H7设定活动单元格。
2)单击编辑栏中的
(粘贴函数)按钮,结果如图6-10所示。
3)选中SUM函数,确定。
如图6-11所示。
4)在Number1参数编辑框输入H3:
H6,单击确定即完成求和。
如图6-12所示。
示例二:
使用RANK()函数求图6-8的总利润名次。
方法一:
1)把I3设定活动单元格。
2)单击编辑栏中的
按钮,然后选中“全部”函数中的RANK。
结果如图6-13所示。
图6-13“插入函数”对话框
3)单击“确定”后,在RANK对话框的“Number栏”写入需要排序的数字单元格H3;“Ref栏”写入排名引用的数值区域H$3:
H$6;“Order栏”可省略,Excel将ref当作按降序排列的数据清单进行排位。
结果如图6-14所示。
图6-14RANK对话框
4)单击“确定”后,H3中数值的名次就在I3中求出,向下拖动I3的填充按钮就可以求出其他数值的名次。
结果如图6-15所示。
图6-15求名次示例
方法二:
1)把I3设定活动单元格。
结果如图6-16所示。
图6-16选中I3单元格
2)在I3单元格中输入求名次的函数公式“=RANK(H3,H$3:
H$6)”。
结果如图6-17所示。
图6-17在I3单元格中输入求名次的函数公式
3)单击Enter键后,即可求出图6-8中“主板”的利润名次值为“3”。
4)向下拖动I3的填充按钮就可以求出其他数值的名次。
结果同方法一中图6-15所示。
Excel中的其他函数,如求平均值AVERAGE、求最大值MAX、求最小值MIN等函数的使用方法和示例中给出的方法相似,读者在学习中可多通过练习做到灵活应用。
4.公式、函数计算后的出错信息
当某个单元格的公式或函数无法正确计算时,Excel将此单元格中显示一个错误信息,下面列出了一些常见的出错信息。
“#####”:
计算得出的结果太长或者输入到单元格中的数值太长。
“#N/A”:
没有可用的数值。
“#DIV/0!
”:
0被作为除数。
“#NAME?
”:
不能识别公式、函数中使用的名称。
“#NULL!
”:
公式或函数使用了没有相应的区域。
“#NUM!
”:
对于要求输入数字的参数项,使用了不可接受的数据内容。
“#REF!
”:
引用了无效的单元格。
“#VALUE!
”:
数据类型不对。
6.2.3设置工作表
初建工作表时,各单元格都具有相同的高度与宽度,颜色和边框线也是千篇一律。
所谓设置工作表,就是利用Excel的格式化功能改进工作表的格式,使之更加美观和适合用户的需要。
工作表的设置包括以下6个方面:
行高和列宽、字体、数字格式、对齐方式以及边框与图案。
手工设置可通过“格式”工具栏(如图6-18所示)的按钮或“格式”菜单(如图6-19所示)中的有关命令来完成,所以对工作表的设置也称为工作表的“格式化”。
使用工具按钮操作方便、快捷,但格式菜单能够提供的功能更强大,项目也更齐全。
图6-18“格式”工具栏
设置工作表的另一种方法,是使用系统预定义的格式,称为“自动套用格式”。
Excel提供了17种预定义的工作表格式,每一个自定义的工作表格式均为对字体、数字、对齐方式、边框、行高及列宽等已定义好的格式参数的组合。
一般情况下,用户只需套用其中的一种,再用手工对它作一些补充修改,就可以满足自己的需要。
选择“格式”→“自动套用格式”,屏幕上弹出自动套用格式对话框,如图6-20所示。
该对话框中显示出各种表格的基本形式,如果用户想对现成格式作些修改,只需单击对话框中的“选项”按钮,使原来的“自动套用格式”对话框在其下方扩展出一组“要应用的格式”复选框,如图6-21所示。
用户可通过这些复选框,选择一些项目进行调整或重新设置。
修改结束后单击对话框的“确定”按钮,自动格式化即告完成。
图6-20“自动套用格式”对话框
图6-21“要应用的格式”复选框
6.2.4编辑工作表
为了方便用户建立和维护工作表,Excel提供了支持对单元格进行修改、插入、删除、移动、复制以及查找、替换等操作。
1.修改
对已输入数据的单元格进行修改,主要有两种方法:
(1)全部重输。
单击单元格,进入“输入状态”。
当输入新数据的第一个字符时,格内原有的数据即被清除,由新内容代替。
(2)局部修改。
双击单元格,进入“修改状态”,进行修改即可。
2.插入、清除和删除
(1)插入单元格、空白行或列
插入操作可分为两步来完成。
1)选中单元格
2)选择“插入”→“单元格”,出现如图6-22所示的对话框后再作进一步的选择,按“确定”后即完成。
若插入整行或整列,也可直接选择“插入”→“行”或“插入”→“列”。
(2)清除
清除指的是清除单元格(或区域)中的内容,也可以是格式。
其操作步骤如下:
1)选定需要清除的单元格、行或列。
2)在“编辑”→“清除”菜单上,再单击“全部”、“格式”、“内容”或“批注”。
(3)删除
删除指的是删除指定单元格的内容和空间。
操作步骤如下:
1)选定要删除的单元格或区域。
2)执行“编辑”→“删除”,如图6-23所示,然后再做进一步选择。
图6-22插入对话框图图6-23“删除”对话框
3.移动和复制
把数据从源工作表移动/复制到目标工作表,在性质上属于数据交换。
这类操作均可通过剪贴板来完成,即先把要移动或复制的内容从源工作表送到剪贴板,再把剪贴板上的内容粘贴到目标工作表。
如果源工作表与目标工作表为同一张工作表,则使用鼠标进行移动/复制将更加方便。
(1)移动
通过菜单移动:
1)选择待移动的区域。
2)执行“编辑”→“剪切”命令或单击工具栏中的“剪切”按钮。
3)选定移动到的目标区域左上角的首单元格。
4)执行“编辑”→“粘贴”命令或单击工具栏中的“粘贴”按钮。
通过鼠标移动:
1)选择待移动的区域。
2)将鼠标指针移至选定区域的边框上按下鼠标左键。
3)拖动鼠标指针至目标区域,松开鼠标左键。
(2)复制
通过菜单复制:
1)选择待复制的区域。
2)执行“编辑”→“复制”命令或单击工具栏中的“复制”按钮。
3)选定目标区域左上角的首单元格。
4)执行“编辑”
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