会议管理DOC7页.docx
- 文档编号:5500818
- 上传时间:2022-12-17
- 格式:DOCX
- 页数:12
- 大小:258.35KB
会议管理DOC7页.docx
《会议管理DOC7页.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《会议管理DOC7页.docx(12页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
会议管理DOC7页
会议管理(DOC7页)
【本讲重点】
会议的意义
会议的目的
会议的种类
会议的频率
会议成本的运算
会议的要紧目的确实是解决问题,但由于开会技巧不佳或过于频繁,不但无益于解决问题,反而使问题愈趋复杂。
频繁的会议与主管层的随意决策,常常是职员的梦魇;职员花太多时刻在无效率的会议上,不仅白费公司成本,也造成工作效率低下。
如何能在会议中高效率且有成效地解决问题,是〝高效会议治理技巧〞的中心议题。
会议的意义
1.会议是一个集思广益的渠道
图1-1集思广益图
如上图1-1,会议是一个集合的载体。
通过会议使不同的人、不同的方法汇聚一堂,相互碰撞,从而产生〝金点子〞。
许多高水准的创意确实是开会期间不同观念相互碰撞的产物。
2.会议显示一个组织或一个部门的存在
会议总是在大于一人的情形下发生的,即使是只有两个人的会议,这两个人也是一种小型组织。
没有不开会的组织或部门,一个组织或部门不召开会议,它的存在价值就会受到质疑。
因此,会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。
图1-2组织或部门与会议
3.会议是一种群体沟通的方式
开会专门少是一对一的沟通,绝大多数情形下差不多上一种群体沟通。
随着科技的迅猛进展,人们的沟通方式越来越多,现在人们能够通过E-mail、多媒体等种种形式进行沟通,然而,群体沟通,即会议这种方式,是任何其他沟通方式都无法替代的。
因为这种方式最直截了当、最直观,这种方式最符合人类原本的沟通适应。
会议的目的
◆开展有效的沟通
会议是一种多项交流,能够集思广益,实现有效沟通是会议的一个要紧目的。
◆传达资讯
通过会议能够向职员通报一些决定及新决策,也确实是说向职员传达来自上级或其他部门的相关资讯。
◆监督职员、和谐矛盾
许多公司或部门的常规会议其要紧目的是为了监督、检查职员对工作任务的执行情形,了解职员的工作进度;同时,借助会议这种〝集合〞的、〝面对面〞的形式,来有效和谐上下级以及职员之间的矛盾。
◆达成协议与解决问题
达成协议与解决问题一样要经历以下6个步骤,通过这6个步骤,最终实现协议的产生和问题的解决。
图1-3达成协议与解决问题的6个步骤
◆资源共享
利用开会聚拢资源,以期相互关心,共同进步。
◆开发创意
开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。
通过举行会议,形成新的构思,同时论证新构思,使其具有可行性。
◆鼓舞士气
年初或年底的会议通常具有这一目的性。
这种会议是为了使公司上下团结一心,朝着一个方向共同努力。
◆巩固主管地位
经理或主管为了表达自身的存在价值,更为了巩固自己的地位,经常会召开一些上下和谐会议,以此来强化自己的地位。
会议的种类
会议能够按照人数、开会方式和开会目的进行分类,每一种分类都从一个方面反映了会议的作用,每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断进展紧密相关。
表1-1会议的种类
按人数分类
按开会方式分类
按开会目的分类
●团体会议
●一对一会议
●面对面会议
●会议
●视频会议
●宣布人事安排、讲解政策的会议
●当众夸奖或批判别人的会议
●临时处理突发事件的会议
●固定的团队会议
●集思广益的会议
会议的频率
每种会议都有其合理的发生频率,只有把握了合理的会议发生频率,才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。
1.固定的部门会议
2.全体会议
3.处理突发事件的会议
4.一对一会议
会议成本的运算
会议成本分为时刻成本、直截了当会议成本和效率缺失成本3种。
会议成本是专门可观的一笔数目,它关系到一家公司的得失成败,因此万万不可等闲视之。
1.会议的时刻成本
2.直截了当的会议成本
3.效率缺失成本
开会时,主管人员必须离开自己的工作岗位,这有可能造成公司整体治理效率的下降。
由于治理效率下降而造成的缺失,确实是效率缺失成本。
效率缺失成本包括以下3种情形:
【自检】
请将以下相关选项用横线连接起来。
A、固定的部门会议①至少每两月一次
B、一对一会议②随时
C、处理突发事件的会议③按需要
D、全体会议④至少每月一次
◆见参考答案1-1
【本讲总结】
从某种角度而言,世界是一个时时处处充满会议的世界。
高效的会议能关心我们迅速解决实践中遇到的问题,然而低效率的会议却往往占据上风,造成时刻成本、直截了当成本及效率成本的缺失。
因此,每个人应从基础做起,深刻明白得会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何运算会议的成本,只有先把握了这些基础知识,才可能使每一次会议都〝行之有效〞。
【心得体会】
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
第二讲会议效率不高的缘故及解决方案
【本讲重点】
会议效率不高的缘故及预防性治理
高效会议的八大特点
会议规范
会议效率不高的缘故及预防性治理
1.会议的通病——效率不高
小王是一家公司的职员,他对公司会议有自己的一些方法,他的方法反映了许多公司会议的某些现状,值得我们摸索。
专门多公司往往由于以下缘故,开会效率低下:
◆公司的主管都不明白何时是开会的最好时机。
许多重要的会都安排在周五下午开,或非要安排在事务繁忙的周一开。
◆许多主管关于何时开会几乎都不征询职员的意见。
这使得职员疲于奔命,甚至得延后或舍弃参加其他会议。
◆有些〝必须到会〞的职员,因为差不多与重要客户或政府官员有约在先,全然不能出席,这使得会议讨论专门难进行。
而到场的人往往并非与议题关系最紧密的人,因此预备不充分或者全然来不及预备。
时下有一句专门流行的话——〝最近比较烦〞,对太多像小王一样的职场人士来说,这句话能够改为〝开会比较烦〞。
开会之因此烦,用小王的话来说,确实是〝会议常在毫无章法的状况下进行,甚至毫无意义地延长时刻,即使有决议,质量也专门低〞,简而言之,会议效率不高。
因此,查找致使会议效率不高的缘故就显得格外重要。
2.会议效率不高的缘故
会议效率不高通常由以下7种缘故造成。
在这7种缘故中,有3种缘故是会议的〝致命伤〞,需要格外小心。
这3种缘故是:
主持人的技能、会议的地点以及会议的预备工作。
表2-1会议效率不高的缘故及具体表现
项次
缘故
具体表现
〔1〕
时刻
会议安排在立即午餐的时刻,每个人都饥肠辘辘,无心开会。
〔2〕
地点
会议地点设在经理办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行。
〔3〕
开会对象的选择
必须出席会议的人未到,通知来的是一些可有可无的参加者。
〔4〕
主持人的技能
会议主持人缺乏阻碍力、说服力,被参会者牵着鼻子跑,无法达到会议意图。
〔5〕
参会者的技能
参会者发言纷乱,既不知如何表意,又不知如何引退,致使会议失败。
〔6〕
会议的预备工作
开会前没有通知与会者相关事宜,致使会议拖沓而无成效。
〔7〕
开会的缘故、目的和结果
开会的缘故、目的和结果在会议进行中突然发觉皆不明确,致使会议毫无意义、宣告失败。
高效会议的八大特点
与低效率会议相对的确实是高效会议,高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。
高效会议具有8大特点。
建议在正式召开会议之前,将高效会议的8大特点一一列出,并随时检验,充分做好预防性治理,使立即召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。
会议规范
会议规范包含3个部分:
会议时刻安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。
1.会议时刻安排的规范
◆上午8-9点之间,正是职员从家到公司,预备开始一天工作的时候。
那个时候的职员,心绪尚且纷乱,还需一段时刻才能进入工作状态。
因此,试图在这一时刻段举行会议、试图让职员回应会议提议或进行业务分析,从人的生理和心理角度来看,是不现实的。
◆上午9-10点之间,职员差不多开始进入工作状态。
在那个时刻段最适合进行一对一的会谈,同样也是进行业务会谈的最正确时机。
◆上午10-12点或下午1-3点之间,最适合调动职员集思广益。
大伙儿利用头脑风暴,不断想出新点子、新方法。
◆下午3-5点之间,最好不要安排会议。
那个时段的职员开始进入一天当中的倦怠期,人人期望赶忙回家,在那个时段举行会议往往会事倍功半。
2.会议规范本身
会议规范是指大伙儿达成共识的会议守那么。
会议规范要紧包括以下条款:
◆所有与会者将每周工作安排时刻表交给会议安排人,以找出最适宜所有参会人的开会时刻。
◆超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。
◆所有与会者都要预备在会上发言。
◆准时开始,准时终止。
◆各业务单位负责人对决议能否达成负直截了当责任。
◆所有与会者应明白爱护别人的威严,不在会中羞辱别人,这条规那么最重要,需专门注意。
◆意见不同是好事,议论才能面面俱到,甚至有人扮〝黑脸〞。
◆会议终止2-3天后,所有与会者应拿到会议记录。
◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。
◆必要时请第三方监控,以保证会议质量。
3.固定的会议流程规范
图2-1固定的会议规范流程
固定的会议流程规范要紧包括一个中心、两个差不多点。
〔1〕一个中心
一个中心是指整个会议的议程。
一个中心包括:
■会议的开始,具体包括:
致欢迎词;阐明会议目的;交流会议议程;介绍时刻安排、相关规章制度;指定会议记录人。
■进行会议讨论,能够分为不同的议程,比如议程一、议程二、议程三等。
具体包括:
分享话题和目标;交流信息;产生主意、做决定、确认行动;总结。
■终止会议,具体包括:
总结;安排下次会议。
〔2〕两个差不多点
两个差不多点是指会议的一头一尾,即会议开始前的预备和会议终止后的跟踪,这两个差不多点是最容易被忽视的。
然而,它们却是保证会议成败的关键。
因此,一个规范的会议流程必须包含会前的预备工作与会后的跟踪工作。
会前的预备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录,制定跟踪打算,以及安排下次做汇报的人选等。
【本讲总结】
会议效率不高是当前许多会议的现状。
因此,找出会议效率低下的缘故就显得格外重要。
通常有7大因素致使会议效率低下,针对这些因素,应在会前充分做好预防性治理。
与此同时,清晰了解什么是高效会议、会议规范有哪些也至关重要,只有把握了这些,才能从正面引导我们如何提高会议的效率。
【心得体会】
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 会议 管理 DOC7
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)