unit6TBusiness Secretary jwwjia.docx
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unit6TBusinessSecretaryjwwjia
Unit6商务秘书
I.RelatedBackgroundInformation
1EducationandTrainingRequirements
Secretariesgenerallymusthaveahighschooleducation.Manyemployersprefertohiregraduatesofadministrativesupportschools.Businessexecutivesmaypreferapplicantswithaliberalartsdegreeandsecretarialtraining.Typingorwordprocessingskillsofatleastsixty-fivewordsperminuteareoftenrequiredforjobsinbigcities.Shorthandskillsarenolongerneededformanysecretarialjobs.Abasicknowledgeofcomputersisincreasinglyrequired.Employersusuallyprovidetrainingfortheirparticularequipmentandprograms.Communicationskillsarealsovaluableonthejob.
2.AdvancementPossibilities
Asecretaryinasmallfirmmayadvancetoofficemanagerortransfertoamoreresponsiblejobinalargerorganization.Inlargefirmsgoodsecretariesmaybegivenmoreadministrativeresponsibility.Theymaybecomeadministrativeassistants.Sometakecollegecoursesinadministrationandprogresstoentry-levelmanagementpositions.Secretarieswhoworkingovernmentmaytraintoqualifyforhighercivilservicejobs.
3.WorkingConditions
Secretariesworkinmanytypesofoffices.Anexecutivesecretarymayworkinaroomyofficeinalargeofficebuilding.Entry-levelsecretariesmayworkinalargeroomaspartofagroup.Medicalsecretariesmayworkinbusydoctors'offices.Mostsecretariesmeetandworkwithavarietyofpeople.Allsecretariesaresubjecttopressuresatleastsomeofthetime.Mostsecretariesworkthirty-fivetofortyhoursperweek.Someofficespermitsecretariestoworkflexibleschedules.
(Source:
http:
//careers-stateuniversity-com/pages/183/Secretary-html)
II.LanguagePoints
TextA
1.First,abusinesssecretaryisexpectedtorelievetheexecutiveofvariousadministrativedetails-Second,abusinesssecretaryisrequiredtocoordinateandmaintaineffectiveofficeproceduresandefficientworkflow-
beexpectedtodosomething预料、期待,被期望做某事,应该做某事,表示一种可能性相当于besupposedtodosth
e.g.Theyareexpectedtomakeanannouncementlaterontoday.
预料他们今天晚些时候会宣布一项通告。
e.g.Sheisexpectedtobeagooddoctor-他有希望成为一名好医生
expectsbtodosth指望某人做某事
e.g.IfIhadababynow,Iwouldexpecthimtobethekindofperson,who’sloving,caringandhappyallthetime.
如果,我有孩子的话,我期望他成为那种有爱心、懂得关怀、永远快乐的人
requirevt-要求;需要
requiresbtodo(被动:
berequiredtodo应该,要求)
e.g.Studentsarerequiredtogotoschoolontime.学生应该按时到校。
e.g.Allthepassengersarerequiredto(=should)showtheirtickets-
所有的乘客都要出示票证。
e.g.Youwillberequiredtotakealanguagetest.你要进行语言测试。
e.g.Studentsarerequiredtogotoschoolontime.学生应该按时到校。
executiven./a.
(1)apersonorgrouphavingadministrativeormanagerialauthorityinthe
governmentoranorganization
主管,执行者,行政人员,总经理,董事,管理人员
e.g.Anunapproachableexecutive.一个冷漠的行政官员
e.g.Anexecutivewhoisalawuntoherself.自行其是的女领导
e.g.Anexecutivewhowaspressurizedbyaheavyworkload.
一位承担过重工作压力的行政人员
e.g.Anexecutivewithhighvisibility.有很大吸引力的总经理
e.g.Ayoungexecutivemovingupwardfast.一位爬升得很快的年轻经理
e.g.Anexecutiveunaccountabletoanyonebutthepresident.
只对总统负责的行政官员
(2)ahaving,characterizedby,orrelatingtoadministrativeormanagerialauthority行政的,执行的,管理的,经营权的
e.g.Anadvisorybodylackingexecutivepowers.顾问团缺乏执行权力
e.g.theexecutivedirectorofadramatroupe戏剧团的执行导演
e.g.executiveexperienceandskills经营管理的经验和技能
coordinatevt/vi:
toharmonizeinacommonactionoreffort调整,(使)协调
e.g.Ifyoucancoordinatewitheachother,everythingwillbesuccessful.
若你们都能彼此协调,每件事将能成功。
e.g.Shecoordinatesherclotheswell.把衣服搭配得很好。
e.g.Thegeneratorscoordinatesothatoneisalwaysrunning.
这些发电机是同一类型的以便于保证总有一台在运行
e.g.Let'scoordinateourefforts.我们共同努力吧。
e.g.coordinateimmediateinterestswithlong-terminterests.
调和目前的利益和远期利益。
点击查看……
maintain:
vt维持,保持;坚持,主张;维修,保养
e.g.Partofmyjobistomaintaingoodrelationshipwithoursuppliers.
我的部分工作是同我们的供应商保持良好的关系。
e.g.Mindfuloftheneedtomaintainefficientcommunication,theboardofdirectorsdecidedtoconstructanewcommunicationnetwork.
董事会注意到维持有效通讯的需要,因此决定建立一个新的通信网。
e.g.Hemaintainedthatitwaswrong.他坚持认为这是错误的。
e.g.Shestruggledtomaintainhercomposure.她竭力保持镇静。
e.g.Hemaintainedhisinterestinfootballallhislife.他一生对足球的兴趣不减。
e.g.Somepeoplestillmaintainthattheearthisflat.
有些人仍坚持认为地球是平的。
e.g.Hecan'tmaintainenoughequilibriumtorideabike.
他骑自行车不能保持平衡
e.g.Mankindhavebeentryingeverymeanstomaintainthebalanceofnature.
人类采用一切手段保持生态平衡。
e.g.Wemustmaintainafirmattitude.我们必须采取坚定的态度。
e.g.Thegovernmenthastakenameasuretomaintainthestabilityofprices.
政府已经采取了措施以确保物价稳定。
e.g.Inordertomaintainphysicalwellbeing,apersonshouldeatwholesomefoodandgetsufficientexercise.
为了维持身体健康,一个人应该吃有益健康的食品,并经常锻炼身体。
e.g.Thecarhastobeconstantlymaintained.汽车必须经常保养。
e.g.Heistoopoortomaintainhisfamily.他太穷了,无法养活家人。
2.Heorsheisexpectedtoreceiveandassistvisitorsandtelephonecallersineverywaypossibleandthenreferthemtotheexecutiveorotherappropriatepersonswhenevernecessary.
whenevernecessary是wheneveritisnecessary的省略。
refer(to)vt&vi
(1)tomakementionorreference涉及,谈到,指的是,适用于
e.g.This is not the book which I referred to. 这不是我所指的那本书。
e.g.Pleasedon'trefertohispastagain.请别再提他的往事了。
e.g.TheoldsoldierreferredtohisexperiencesduringtheLongMarch.
老战士谈到了长征时的一些经历。
e.g.ThesebooksrefertoAsianproblems.这些书涉及到亚洲问题。
e.g.Itcanalsorefertoaconflictordisagreement,ofteninvolvingviolence.
这个词还可指冲突或不和,常涉及暴力行动。
e.g.Theterm“job”issometimesusedtorefertoarepresentationofajob.
“作业”这个术语通常指的是作业的一种表述,
e.g.Theseregulationsreferonlytochildren.这些规矩只适用于儿童。
(2)tohaverecourse参考,查阅
e.g.refer to a dictionary 查字典
e.g.Ifyouwanttoknowhistelephonenumber,youmayrefertothetelephonedirectory.如果你想知道他的电话号码,你可以查电话簿。
(3)referto…as…:
todirecttoasourceforhelporinformation
送交,提交,呈交,把……称作……
e.g.The dispute was referred to the arbitral committee.
该项纠纷交给仲裁委员会处理。
e.g.Herfamilydoctorreferredhertoaheartspecialist.
她的家庭医生叫她找心脏病专家。
e.g.Theapplicantreferredmetohislastemployerforarecommendation.
那名求职者让我向他以前的雇主查询对他的推荐。
同根词:
reference n.涉及;参考;证明书,介绍信
referee n.裁判员,仲裁员 referable a.可参考
e.g.Thisreferencebookhasalargecirculation.这本参考书发行量很大。
e.g.Myprofessorgavemeagoodreference.我的教授给我写了很好的推荐信。
e.g.Hemadeobliquereferencestoherlackofexperience.
他拐弯抹角地说她缺乏经验
e.g.Hiscommentwasmadeinreferencetoastudy.他评论关于一篇研究论文。
3.Abusinesssecretaryisexpectedtotakeactionauthorizedduringtheexecutive’sabsencetomakesurethatmattersrequiringattentionarereferredtotherightpersonorhandledinamannersoastominimizetheeffectoftheemployer’sabsence.
authorized意为“权威认可的,审定的,经授权的”,这里作定语修饰action
authorizevt:
togivepermissionfor授权
e.g.thecityagencythatauthorizesconstructionprojects.
批准工程建设项目的城市机构
e.g.Sheauthorizedherpartnertonegotiateonherbehalf.
她授权其合作伙伴代表她进行谈判。
e.g.DuplicationofthesoftwareprogrammustbeauthorizedbyMicrosoft.
该软件的复制必须得到微软公司的授权。
4.Inaddition,abusinesssecretaryisexpectedtosort,read,andannotateincomingmailanddocumentsandthenattachappropriatefilestofacilitatenecessaryaction.
inaddition意为“另外,此外”,在句中相当于副词;inadditionto意为“加上;除……之外”,后接名词或代词。
facilitatevt:
tomakeeasyoreasier帮助,使容易,促进
e.g.Itwouldfacilitatemattersifyouweremoreco-operative.
要是你再合作些,事情就会变得更容易。
e.g.Thenewundergroundrailwaywillfacilitatethejourneytoallpartsofthecity.
新的地铁将为去城市各处提供方便。
5.Heorshemaysuperviseorhireotheremployees,selectormakerecommendationsforpurchaseofsuppliesandequipmentaswellasmaintainbudgetandexpenseaccountrecords,financialrecords,andconfidentialfiles.recommendationn.推荐,介绍;劝告,建议;可取之处
e.g.Whethercommitteerecommendationswerejustified.
委员会的建议是否具有正当性。
e.g.Thecheapnessofcoachtravelisitsonlyrecommendation.
乘长途汽车唯一可取之处就是旅费便宜.
e.g.It'sourchef'srecommendation.这是我们大厨的拿手菜。
e.g.Iwenttothenewhotelonyourrecommendation.
经你的介绍我去了这家新旅馆。
e.g.Thismethoddeservesrecommendation.这种做法值得提倡。
e.g.Anapprovingorflatteringrecommendation.拍马屁赞同或奉承的推荐
e.g.Refusedtofollowhisrecommendation.拒绝遵照他的劝告
e.g.Yourrecommendationweighsheavilyinhisfavor.
你的推荐对他十分有利。
recommendvt.
(1)topraiseorcommend(one)toanotherasbeingworthyordesirable
e.g.recommendedhimforthejob推荐他做那项工作
e.g.recommendasedaninsteadofastationwagon推荐轿子而非马车
(2)toadviseorcounsel劝告,建议或忠告(从句用虚拟语气)
e.g.Sherecommendedthatweavoidgivingoffense.
她建议我们避免触怒别人。
6.Insummary,thesecretarialpositioncanbedescribedas“theboss’sconfidant,officemanager,supplyandequipmentpurchasingmanager,‘jackofalltrades’,andmasterofofficemysteries”
insummary:
tosumup,inconclusion,tosummarize,allinall,inaword总之
jackofalltradesn.万事通,多面手,博而不精的人
取自成语“Jackofalltradesandmasterofnone.”(样样通,但无一样精)。
TextB
1.Theexecutivesecretary(sometimescalledadministrativeassociate)isresponsibleforamyriadofresponsibilities.
beresponsiblefor形成…的原因,对某事负责任,
e.g.Thebadweatherisresponsibleforthesmallattendance.
出席率低是由于天气不佳。
e.g.Istipulatethatthetenantisresponsibleforallrepairs.
我订明承租人负责一切的修缮(工程)。
e.g.Shewasonlypartlyresponsiblefortheaccident.
这次事故她只有几分责任
e.g.Theyweresurethatfatewasresponsiblefortheirmeeting.
他们相信他们相遇是命运的安排。
e.g.Terroristswereresponsibleforthebombexplosion.
恐怖分子是这次爆炸事件的罪魁祸首。
e.g.Iwillberesponsibleforanythingthathappenstothem.
我将为发生在他们身上的任何事情负责。
beresponsibleto通常是“对某人负责”
e.g.InAustralia,thePrimeMi
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