年会策划方案书详细流程及人员具体分工.docx
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年会策划方案书详细流程及人员具体分工
2018年年会策划方案书-详细流程及人员具体分工
2018XX年会活动方案
一、年会背景及目的
“年会”,这个概念历来被企业和组织视为一年一度不可缺少的“家庭盛会”。
每到年末岁初,很多企业和组织均通过年会这种形式来组织各种活动,借以激扬士气、部署战略、制定目标,奏响新一年度工作的序曲。
当然找一个合适的年会策划公司来策划是最合适不过的,而且能避免走很多弯路。
为了总回顾XX年度各项工作,对XX
年工作做出安排和部署,并表彰年度各项先进,增进内部人员的交流和沟通,促进公司的文化建设,表达公司对全体成员的关怀与问候,同时也热烈祝贺XX成立29
周年,特决定举办此次主题年会活动。
二、年会主题:
主题:
分享、创新、成长、共赢
三、年会时间、地点年会由三部分构成,分为领导讲话、周年庆典联欢会和晚宴。
拟订于XX年2月6日(周二)15:
00-21:
00新百金陵大酒店举行(暂定)。
员工进场时间:
15:
00-16:
00
周年庆典联欢会:
16:
00-18:
00
员工晚宴:
18:
00-21:
00
四、参会人员
(一)活动主持:
XX、XX
(二)参会人员(详见与会人员名单)
1、公司全体干部、员工,总人数:
260人左右
2、公司领导20人
3、预计各部员工240人
本公司参会人员根据人事部提供的名单如下:
见附件:
(请人力资源部准备)
座位安排按部门进行
(一)晚宴(XX、XX负责)
共桌,详情见座次表,每席10人左右。
每桌标准:
酒水安排:
总预算:
(二)优秀员工评选
评选奖项XX优秀员工8人,优秀班组1个、优秀门店1个、优秀职能部门1个、优秀新员工3人、奉献奖3个;
奖励内容及证书:
XX负责
(三)抽奖公司领导、嘉宾,员工全体人员(参会人员暂按260人计,包括董事会、各部门经理、各部部员及会员和工人)及其他嘉宾。
五、年会流程与安排
主流程:
本次年会的流程安排分别包括:
合影、开场舞、分享、创新、成长、共赢四个板块,董事长至祝酒词,以上7个环节穿插5
个节目及颁奖活动组成:
(一)成员大会议程安排
16:
20—16:
30大会进行第一项。
音乐停,鞭炮响(背景鞭炮声)。
主持人上台介绍年会4大主题(分享、创新、成长、共赢),领掌欢迎,请朱总上台致开幕辞;
16:
30—16:
36第一个节目开场舞七人鼓舞表演(连锁部水鼓舞中国龙)
16:
37—16:
50主持人邀请2位企业员工分享XX经历,传递正能量邀请部门:
门店(XX)、生产(XX)
16:
50—17:
00第二个节目连锁部舞蹈《C喱C喱》
17:
00—17:
15主持人上台,大会进入第二个环节创新,邀请XX店长夏义均分享改造后门店的改变、生产主管XX分享工厂改造后的改变。
17:
15—17:
22第三个节目生产部歌曲《不再犹豫》
17:
22-17:
30主持人XX、XX上台大会进入第三个环节成长,邀请新员工代表XX上台做入职分享。
17:
30—17:
40
第四个歌曲中国人(生产部)
17:
40-17:
50第五个节目连锁管理部小品(开会请关机)
17:
50-18:
10主持人上台宣布大会进入第四个环节共赢,小视频播放展示获奖员工上台,
开始颁奖
优秀员工:
连锁总部店XX、连锁红旗店XX、流通部XX、XXX
颁奖嘉宾:
XX;
优秀新人奖:
营销中心市场XX
颁奖嘉宾:
XX;
奉献奖:
XX
颁奖嘉宾:
XX;
优秀团队奖:
XX
颁奖嘉宾:
XX
18:
10—18:
20XX上台引导全体员工舞蹈(抓钱舞)
18:
20-18:
40董事长主持活动【工匠精神】结束至祝酒词(XX提前安排起菜,全体员工在董事长祝酒词后共同举杯,联欢晚宴正式开始)
19:
30抢红包抽奖活动开始,三等奖XX抽取,二等奖XX抽取,一等奖XX负责颁发
20:
00小游戏环节,组织现场小朋友才艺展示,对小朋友派发公仔,才艺展示优秀的小朋友分发大公仔进群发大红包(冷场时使用)
21:
00
员工离场,市内员工自行离场,部分员工随大巴车返回XX团购部负责回收和退回未喝完的酒水,市场部安排酒店方和广告公司回收设备及拆除物料(酒店方物料除外)
六、年会准备及相关注意事项
(一)年会的通知:
人力资源部于近期内向各部门发出书面的《关于做好XX年度年会及参与通知》;
(二)年会宣传VCR
摄制:
市场部做好年会活动的相关宣传工作。
对本次年会活动进行公示和宣传,达到全员知悉。
负责安排与跟进(具体包括:
董事会成员寄语,企业愿景,各部门
经理及员工对公司成立28周年的祝福等);
(三)晚会节目的编排:
由人力资源部负责晚会节目的征集、海选、编排;市场部负责流程
(四)主持人串词XX跟进行准备;
(五)发言稿的撰写:
通知大会发言相关人撰写发言稿,并及时通知年会最终确定的时间、地点;(XX负责安排,审核)
(六)物品的采购:
提前采购年会所需的物品。
具体物品见预算表;(XX负责,市场部配合)
(七)时间的控制:
年会主持人应注意好时间的把控,避免时间控制节点远远超出原计划的预定时间。
(八)
现场录像机拍照:
提前安排好相关人员携带录像机或数码相机,做好大会会、晚宴等活动现场的录像或拍照工作。
活动后存档,可作为历史资料在公司内部局域网上共享。
(XX负责安排)
(九)
各项活动的工作安排:
年会的具体工作应细化分解到相关责任人,确定每一项工作的负责人;各个工作人员应积极主动向相关负责人汇报,各负责人向总协调XX进行汇报。
最重要的是不要忘记确定年会当天的现场各项工作的负责人,市场部负责安排。
例如:
现场灯光及音响的调试、主席台及场地的布置,团购部负责奖品的采购与运输、宴会提前预定等等,一定要有专人负责,详细情况见主题年会工作安排表,此环节人力资源部XX负责;
(见附件)(十)此次年会布置工作各项流程要严格按照sop流程,通过这个活动锻炼、提升协会整体执行力。
(此环节市场部负责)
(十一)大巴安排(生产XX负责)
七、参会人员须知
(一)协会全体成员无特殊情况必须参加年会,年会进行当中有急事需要离开现场的,需报经人力资源部部长批准同意后方可离开。
(二)此次年会为就协全体成员的一次聚会,望各部门成员积极参与到年会的组织及晚会节目参与中来。
八、年会经费预算待定
九、年会人员工作
1、总协调:
XX;
总后勤:
XX;
总策划:
XX
2、组织成员:
人力行政部全体、市场部全体、团购部、财务部
1)主持人:
XX、XX自行串词(根据节目准备主持串词)
2)酒店场地联络:
XX
3)奖品、道具购买:
XX
4)现场场景布置:
XX
5)现场摄影摄像:
XX
6)现场电脑、音乐控制:
XX
7)司仪组:
XX
十、活动分工细化
1、总协调:
XX
1)负责安排XX
2月1日前发布年会通知;
2)负责安排XX提供全体员工名单,备两份,活动当天XX持一份负责安排现场员工坐席,另外一份以表格形式提供给司仪组XX,便于员工签到;
3)负责酒店场地确认、酒店菜单确认,并于1月28日前提供市场部制作节目单和菜单表;
4)负责活动当天第一个环节合影环节,摄影师安排,员工拍合影组织工作,后期提供合影素材并备份;
5)负责安排XX对市场部摄影画面进行视频剪辑;
6)负责1月月会结束后,牵头组织第三次年会工作安排,时间半个小时;
7)负责审核2月2日前审核第二、三环节员工分享稿件审核工作,并提出改进建议;
8)负责安排机动人员XX,配合XX年会现场其他工作安排;
9)负责酒店方音响、LED6日可以正常使用,并有酒店方人员配合准备好;
2、总策划:
XX
1)负责活动方案撰写、活动流程安排、活动人员细化分工制定;
2)负责对接XX、XX两位主持人,安排1月31日(预计),月会后,进行第一次排练;
3)负责安排设计XX、倪纯莹1月30日前出第一版年会整体背景画面,包含主题背景、
4个分主题背景;
市场1月30
日前XX需提前联系酒店方了解年会现场面积及桌席摆放、舞台面积、LED屏面积,安排设计坐席卡(带编号和员工姓名),便于人力资源部XX安排坐席、便于安排市场部设计调整背景画面大小;
5)市场部负责准备现场年会环节音响LED使用,负责2日前完成电子抽奖器、砸金蛋、电子游戏环节,同时掌握年会画面切换及音乐顺序;
6)负责同XX经理沟通,安排方毅配合现场音响视频工作;月度会议上提出;
7)负责准备个人优秀新人的演讲稿;1日前递交XX;
8)负责提供游戏环节砸金蛋用的锤子及金蛋道具、并安排设计印制奖券2日前到位;
9)负责设计洗衣机KT版画面,现场颁奖用2日前到位;
10)市场部XX负责管理费用,同时对年会红包游戏环节进行红包准备;
11)市场部XX负责拍摄获奖员工小视频、公司各部门团拜视频、XX门店夏店长改造后前后视频及生产XX工厂改造后视频需配音,岳主管剪辑;
11)负责安排2月4日、2月6日进行第二、三次彩排,舞蹈彩排以巡检为主,不集中彩排,2月6中午最后进行彩排;
12)负责制作门店年会告知海报,2月3日前贴到各门店,电子档传公司管理群给其他部门使用;
13)负责安排XX现场机动拍照,收集员工签到照片、节目照片、领导祝酒照片后期存档;
14)负责安排XX、倪纯莹制作趣味多、XX品牌介绍易拉宝
15)市场部XX要同酒店方对接,对方提供席卡、签到台、签到桌、签到本,酒店外滚动LED字;并测试现场音响LED设备
3、总后勤—XX
1)XX负责2月2日同采购部童经理沟通并确认,现场酒水、饮料、零食的采购工作是否已经就绪
2)XX负责安排财务部巫经理带领财务团队,提前将
1)内容物品,在年会前1个小时布置完毕,并摆放市场部制作的菜单和节目单
3)XX负责盯下XX采购台花工作;
4)XX负责安排司仪组,做好相关签到、发券、扫二维码加群工作,其中服装环节XX负责(XX)颁奖环节需要2人参与,XX负责
5)XX负责安排XX提供写好的优秀评奖奖本及证书,并于活动前一天找酒店方要2个托盘及红布
6)XX负责盯下XX,对年会接送大巴的安排工作,需考虑到雪天交通问题,如有调整需提前沟通;
4、节目组
1)连锁2个舞蹈,2个小品,负责2月1日前提供市场部音乐伴奏
2)生产2个歌曲,负责2月1日前提供市场部伴奏版音响
3)董事长(工匠精神),负责人XX,市场部负责跟进2月1日前
4)XX负责现场音响控制及背景切换
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