Office高级应用讲义.docx

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Office高级应用讲义

第五节表格的创建与处理

一、表格格式处理

1、表格行列宽度调整技巧

制作完表格以后，Word自动设置的格式有时不能满足要求，需要进行一些调整，下面介绍一些在表格中调整行列宽度的技巧。

常用方法：

（1）选中要调整的行或列，在选择区域上右击，在弹出的菜单中选择【表格属性】选项。

（2）根据实际情况选择【行】或【列】选项卡，再选择【指定高度】复选框，然后在其后输入具体数值，完成后单击【确定】按钮。

技巧：

如果不需达到较高的精度，可直接用鼠标拖动表格线进行调整，在调整的过程中，如不想影响其他列宽度的变化，可在拖动时按住键盘上的Shift键；而若不想影响整个表格的宽度，可在拖动时按住Ctrl键。

如果需达到较高的精度，可在拖动时按住键盘上的Alt键。

2、单元格的合并与拆分

合并单元格。

选中待合并的单元格区域，单击右键，在弹出的菜单中选择【合并单元格命令】选项，或单击【表格与边框】工具栏上的【合并单元格】按钮即可合并单元格。

如果选中区域不止一个单元格内有数据，那么单元格合并后数据也将合并，并且分行显示在这个合并单元格内。

拆分单元格。

将插入点置于需拆分的单元格中，单击右键，在弹出的菜单中选择【拆分单元格…】选项，在弹出的对话框中键入要拆分成的行数和列数，单击【确定】按钮即可将其拆分成等大的若干单元格。

3、加快制作表格的速度

利用键盘上的“+”与“-”号键制作表格，可带来更高的效率。

在表格制作中，“+”号表示下面将产生一列线条，而“-”号起到连线的作用。

其具体操作如下：

（1）在要插入表格的地方输入“+”号，用来制作表格顶端线条，然后再输入“-”号，用来制作横线（也可以连续输入多个“-”号，“-”号越多表格越宽）。

（2）再输入一些“+”号（“+”号越多，列越多）。

完成后再按回车键，便可马上得到一个表格。

如：

输入：

+--------------+++

回车，得到表格

（3）用此方法制作出的表格只有一行，若需制作出多行的表格，则可将光标移到表格内最后一个回车符号前，按一下Tab键或回车键，即可在表格后加上一个和上面的一行格式完全相同的一行。

4、合并多行多列线条

要去除表格的一行或一列，有一些简单的方法，直接用橡皮擦除即可。

如果要合并连续的多行或多列，可用如下方法：

（1）选中要去掉线条的表格线，并在选择区其上右击，在弹出的菜单中选择【表格属性】选项。

（2）在打开【表格属性】对话框中，单击【表格】选项卡中的【边框和底纹】按钮，然后在打开的【边框和底纹】对话框中【预览】旁单击去除不要的相应线条按钮，这样就完成了操作。

5、垂直分割表格

在Word中，执行【表格】|【拆分表格】命令，可实现表格的水平分割。

想对表格进行垂直分割，需要更改一下设置，具体操作如下：

（1）选中要分割的那一列，右击该列，在弹出的快捷菜单中选择【边框和底纹】选项。

（2）在弹出的【边框和底纹】对话框中，单击【边框】选项卡，在预览区中取消该列的顶边框、中边框和底边框，最后单击【确定】按钮即可。

6、快速删除表格中指定的行或列

若要删除Word表格中的行或列，一般用户常采用先选中，再在其上右击，从弹出菜单中选择【删除】选项的方法，下面介绍一种较为快捷的方法。

把指针移到要删除的指定行或列中任一单元格中，然后按Alt＋A组合键，接着按D键，再按R键，将删除光标所在的行。

而按Alt＋A组合键，依次按D键、C键，则可删除光标所在的列。

同时也可以通过按住鼠标左键，拖动鼠标，选定连续的数行（或列），运用上面的组合键，进行快速操作。

7、让文字适合单元格显示

很多用户在Word表格中输入文字时，如果单元格中文字过多，可以通过以下步骤让文字根据单元格的大小而自动调整自身的大小：

（1）要选中要设置的表格或单元格。

执行【表格】|【表格属性】命令。

（2）在弹出的对话框中，在【表格】选项卡下单击【选项】按钮，打开【表格选项】对话框，取消选择【自动重调尺寸以适应内容】复选框。

（3）单击【确定】按钮，返回【表格属性】对话框，选择【单元格】选项卡，单击【选项】按钮，在弹出的【单元格】对话框中，选择【适应文字】复选框，然后单击两次【确定】按钮确认操作。

8、快速缩放表格

在Word中制作好表格后，有时需要调整整个表格的大小。

在Word2003中，只要将指针停留在表格内部任意一处，稍等片刻便可在表格右下角看到一个尺寸控点（一个小“口”字形），将鼠标指针移至该表格尺寸控点上，按下鼠标左键，然后往需要调整的方向拖动表格，便可调整表格的整体大小。

9、移动表格

在Word2003中，如果要移动整个表格的位置，可以采用如下方法：

将指针移到表格上任意单元格上，稍等片刻便可在表格最左上端出现一个移动控点（一个小“田”字形），将鼠标移到控点上方（指针变成四个方向的箭头形时），按下鼠标左键，并移动鼠标便可将整个表格移动至文件内任一部位。

10、制作斜线表格

绘制表格时经常要为一些单元格添加斜线，具体操作如下：

（1）绘制好表格后，选中需要绘制斜线的单元格，执行【表格】|【绘制斜线表头】命令。

（2）在弹出的【插入斜线表头】对话框中，选择不同的表头样式，再在预览窗右侧相应栏中输入文字，完成后单击【确定】按钮即可。

（3）同时采用这种方法制作好的斜线表格，如果需要更进一步进行调整，则可在该单元格上右击，在弹出菜单中选择【组合】下的【取消组合】选项，然后再对斜线及该单元格进行调整。

11、快速插入多行或多列

在Word中制作好表格后，有时需要插入行或列，常用的方法是先选中要插入行或列的下一行或列，再在其上右击，在弹出的菜单中选择【插入行】或【插入列】选项，这样将在这一行或列的前面产生一行或一列。

显然，如果要插入多行或多列时，这种方法是比较麻烦的，下面介绍一种简单的方法：

首先在选择行与列时，可以选择多行，即如果要插入两行，则可先一次选中两行，再在选择区上右击，在弹出的菜单中选择【插入行】选项即可，。

同理，插入多列也是这样的方法。

12、快速拆分表格

如果要将已制作好的表格拆分开来，有一种快速的方法，具体操作如下：

先将光标移至即将拆分成第二个表格的首行上，然后同时按Ctrl+Shift+Enter组合键，便可把光标前插入一空行，原来的表格也分成了两个。

13、变换表格线条的虚实

制作表格时，如要虚化已经制作好的表格的多行或多列的表线，或者是要使虚化的线条实化。

有两种好用的方法实现。

方法一：

（1）执行【视图】|【工具栏】|【表格和边框】命令，或直接在常用工具栏上单击【表格和边框】图标，打开【表格和边框】对话框。

（2）在【线型】下拉选框中选择【无边框】选项，然后在需要虚化的线条上再绘制一遍即可。

方法二：

（1）选中需要虚化的表格线条，然后在其上右击，在弹出的菜单中选择【表格属性】命令。

（2）在打开的【表格属性】对话框中选择【表格】选项卡下的【边框和底纹】按钮，在弹出的【边框和底纹】对话框中，在【设置】下选择【无】，，然后单击【确定】按钮。

14、制作罗列式结构图

有时要在Word中制作罗列式结构图，做出后可能会碰到不对称、上下间隔不均匀等问题。

这是困扰很多用户的问题，利用表格可以轻松解决。

具体操作如下：

（1）根据结构图的行、列及括符数制作出相应行、列数的表格，然后对结构图前一级文字所处的单元格选择合并，输入文字并设置为垂直居中。

（2）在绘图工具栏插入相对应的大括符，最后再选中整个表格，在其上右击，选择【表格属性】选项。

（3）单击【表格】选项卡下的【边框和底纹】按钮，然后在新窗口设置栏下选择【无】选项，单击【确定】按钮即可。

二、表格数据处理

1．固定宽度单元格录入

通常情况下，在Word表格中录入文字时，如果文字内容较多，超过了单元格的宽度，单元格宽度将自动扩大。

如果表格是事先给定的，不得任意改变单元格的宽度，用户只能手工选中这些文字，通过改变字形和字号来适应单元格的大小，非常麻烦。

通过以下的设置，可以让文字能智能地调整字号的大小以适应表格的宽度：

（1）选定表格中需要设置该功能的单元格或单元格区域，右击鼠标，选择【表格属性】命令。

（2）从弹出的【表格属性】对话框中，选择【单元格】选项卡，单击【选项】按钮，弹出【单元格选项】对话框，勾选【适应文字】复选框，然后单击两次【确定】按钮。

2．对表格中的文字排版

在处理表格时，经常要设置表格中文字的排版方式。

一般用户会采用工具栏上的那几个按钮，但总的来说操作不方便而且效果不好。

下面介绍一种较好的排版方式：

如果是要对整个表格中单元格采用相同排版方式，则可先选中整个表格，如果只是对几个单元格进行设置，可分别选中这几个单元格再设置。

然后在选中区上右击，选择快捷菜单中的【单元格对齐方式】选项，在其下一级菜单中所需要的方式上单击鼠标左键即可。

3．设置重复标题

如果制作的表格长于一页，在每一页上都得写上相同的标题。

很多用户都采用复制粘贴的方法，其实在Word中有一种更简单的方法来实现这个功能：

首先选中要重复的表格标题，然后执行【表格】|【标题行重复】命令即可。

说明：

但这个方法只适用于自动分页，对于强行分页的情况不适用。

4、对齐表格内的小数点

做表格时经常要进行表格内的数据对齐，有时需要以小数点进行对齐，可利用Word的制表位功能达到目的，具体操作如下：

（1）在表格中输入数字以后，以列为单位将需要实现按小数点对齐的单元格定义为块。

（2）执行【视图】|【标尺】命令，显示标尺栏。

如果用户的标尺栏处于显示状态，则可跳过此步骤。

（3）在该列上端标尺栏上双击，打开【制表位】对话框，在【制表位】对话框的【对齐方式】列表框中选择【小数点对齐】选项，单击【确定】按钮后关闭对话框。

（4）标尺栏上便会出现一个【小数点制表符】，此时拖动标尺栏上的【小数点制表符】，使小数点处于表格的适当位置，这样便可使该行数据以小数点对齐。

5、在表格中快速求和

在制作完表格以后，经常要对一列或一行的数据进行求和计算。

用户都知道在Excel中可以对表格中的数据进行计算，其实在Word中进行求和操作是很方便的，具体操作步骤如下：

（1）单击要放置求和结果的单元格，执行【表格】|【公式】命令，将弹出【公式】对话框。

（2）在公式栏中输入求和公式。

如果选定的单元格位于一列数值的底端，建议采用公式=SUM（ABOVE）进行计算。

如果选定的单元格位于一行数值的右端，建议采用公式=SUM（LEFT）进行计算。

（3）单击【确定】按钮。

6、在表格中利用公式进行计算

利用公式，Word表格可以完成一些复杂的计算，具体操作如下：

（1）完成数据输入后，把指针移到准备输入公式的单元格，再执行【表格】|【公式】命令，在【公式】文本框输入公式，再单击【确定】按钮便可得出利用该公式计算得出的数据。

（2）在【公式】对话框中【粘贴函数】下拉列表下，有很多函数供选用，可以替用户完成很多复杂的计算任务。

7、如何快速设置表格排版方式

制作完一个表格后，一般是以左侧为对齐点，如果要让其居中，可进行如下操作：

首先将指针停留在表格上任意的地方，稍等片刻，表格最左上端便会出现移动控点。

单击该移动控点，便可选中整个表格（也可利用行或列的选择方式进行选定），然后单击格式工具栏上的【居中】图标按钮即可使表格居中排版。

8、删除表格中的数据

有时用户想利用另一张表格的格式，此时在复制粘贴一张表格后，就要对其中的数据进行删除，但不能删除表格。

可进行如下操作：

首先选中要删除的单元格中数据，再按Del键，便可把所有数据删除；而若在选中整行或整列、整个表格时，按“空格键”则可删除已选中的行、列或整个表格。

9、如何使表格文本缩进

在Word中编辑文档时，对于普通的文本，可以轻松地实现缩进。

对于表格中的文本，也可以实现：

在进行表格处理时，Tab键有特殊用途，按下Tab键光标会跳到下一单元格，不能实现文本的缩进。

如果想让表格的文本缩进，可以按Ctrl+Tab组合键，光标就会像普通文本那样在表格中缩进了。

10、让表格中数据快速排序

有时要对表格中的数据进行排序，这里有一种较为快速的排序方法：

（1）选中要排序的列，执行【表格】|【排序】命令。

（2）在弹出的【排序】对话框中，选择该列数据要按何类型排序，再在其后设置排序方式【升序】或【降序】选项，在Word中用户一次可最多对3个关键字进行排序。

11、在表格前插入文本

在一个新文档中插入表格之后，有些用户发现在表格的前面插入文本比较麻烦，因为表格处于页面的最顶端，要想在表格之前插入文本，需要将光标定位在表格左边，再按回车键，但是光标是无法放在表格左边的。

其实方法很简单，若要在表格前插入文本，只需在表格的第一行的左上角单元格中单击，然后按Enter键即可在表格上方插入一行，然后输入文本。

使用此过程在表格前插入文本，该文本出现在文档中第一页的第一行。

说明：

如果左上角单元格中有文本，则需要将插入点置于该文本之前。

三、表格其他处理

1、快速转换铅笔和擦除工具

在Word中绘制表格，常常要用到铅笔和擦除工具，要在两种工具间转换，大多用户可能会选择单击工具按钮转换的方法，比较麻烦。

在选中铅笔工具后，若要使用擦除功能，按住Shift键即可。

2、如何制作两个并排的表格

在Word文档中制作表格的时候，系统无法让两个表格在同一栏内存在，即Word中的表格两侧是不能插入其他表格的，所以无法让两个表格处在同一栏上。

通过修改表格属性，可以间接的得到并排表格，具体操作如下：

先选定表格中间作为“分隔”的某列，然后通过【边框和底纹】对话框中的【预览图】取消所有的横边框，就可得到两个并排的表格了。

3、在大型表格中快速找到特定记录

在Word中插入大型的表格时，如果要快速找到其中某个特定的单元格，可以采用下面的方法：

（1）将插入点置于表格的单元格中执行【视图】|【工具栏】|【数据库】命令。

（2）在弹出的【数据库】工具栏上单击【查找记录】按钮，在弹出的对话框中在【查找内容】框中键入要定位的文字，在【域】框中，选择要搜索的域名。

4、相同文本的填充

如要实现相同文本的批量填充，可以采用如下操作：

（1）选择需要填充的单元格。

执行【格式】|【项目符号和编号】命令。

（2）单击【编号】选项卡，单击【自定义】按钮。

在【编号格式】文本框中键入你要填充的文本，然后在【编号样式】框中选择【无】选项，然后单击【确定】按钮。

5、将文字转换成表格

用户制作表格时，一般都是采用表格和边框工具来绘制表格，或者利用【表格】|【插入】|【表格】命令来定制表格，如果已经输入了文字，或者是从网络上下载下来的表格无法随意调整需要重新绘制表格时，也可以将文字快速转换成表格。

Word提供这种相互转换的功能，具体操作如下：

（1）将要使用的内容输入到Word文件中，一定要利用一种特别的分隔符隔开准备产生表格列线的文字内容，该分隔符可以是空格、逗号或其他字符。

（2）选中需产生表格的文字内容，选择【表格】|【转换】|【文字转换成表格】命令。

（3）在弹出对话框中的【文字分隔符位置】选项中选空格，一定要和输入表格内容时的分隔符一致。

同时按所要的表格形式对其他选项做适当的调整，单击【确定】按钮完成。

如果是要重新绘制从网络上下载的表格，先复制该表格，然后执行【编辑】|【选择性粘贴】命令，在弹出的对话框中选择【无格式文本】选项，然后单击【确定】按钮，将表格中的内容变成一片文本，原先每个单元格中的内容之间都有空格，然后从上述的第二步开始操作即可。

6、排版表格和文字

有时需要对制作好的表格和文字进行一些特殊的排版处理：

（1）在表格上任意位置右击，在弹出菜单中选择【表格属性】选项，打开【表格】选项卡。

（2）如要设置为“环绕”，单击【环绕】即可。

（3）另外如果采用手工绘制表格，可在绘制表格之前按Ctrl键，这样得到的表格就有文字环绕效果。

7、让表格自动排列“序号”

在Word中制作表格时，经常需要填写一些有规律的数据，这也可以自动完成，具体操作如下：

（1）选中要填序号的区域，执行【格式】|【项目符号和编号】命令，在弹出的【项目符号和编号】对话框中，选择【编号】选项卡。

（2）选择合适的编号形式，然后单击【自定义】按钮，弹出【自定义编号列表】对话框。

（3）在【编号格式】文本框中输入格式形式，注意框中数字“1”不能删掉，而其后的点“.”或半圆括号“）”可去掉或变成其他样式。

（4）在【编号样式】下拉列表框中选【1，2，3，……】，在【起始编号】数字框中填上序号的第一个数字，如“1”，同时还可在【编号位置】下拉列表选择相应的对齐方式，如【居中】、【左对齐】、【右对齐】等。

（5）在【字体】栏中可对文字做修饰工作。

完成后单击【确定】按钮，所选择的行或列中便自动填写好了序号。

8、如何不让表格跨页断行

在制作表格时，若表格长度超过一页，会出现断行现象，这是可以避免的，具体步骤如下：

（1）在表格上右击，在弹出菜单中选择【表格属性】命令。

（2）在弹出的【表格属性】对话框中，选择【行】选项卡，取消选择【允许跨页断行】复选框，再单击【确定】按钮即可。

9、如何使表格左右绕排文字

用户可能会发现有的文档中在表格左右两边也可以绕排文字，如果要在表格右侧或左侧输入文字，Word会提示“此操作对行结尾无效”的信息。

可以用文本框的【绕排】功能来实现这个功能。

下面介绍一种不用文本框的方法来实现，具体操作如下：

先把该表格的最后一列或第一列合并成一个单元格，并且设置好该单元格只有左边或右边有边框，这样在该单元格输入的文字就可以绕排在表格的一边了。

10、制作特殊排版效果

有时要对编辑文档进行一些特殊的排版设计，要使文字横、竖错落有致。

如果用文件段落格式来排版，效果可能不是很好。

用户可以采用下面的方法。

要横、竖排版文字，一般是把文字独立设置成段落格式、横竖排版，但要实现上面说的那种排版效果的确不是很好操作，但可以利用表格分栏来实现这种灵活多样的文字排版要求，具体操首先把各栏内容分别放入根据需要绘制的一个大表格单元格中。

然后再合理设置好各个栏内的文字排版样式，最后把各个栏的边框设置为无边框形式。

这样就能得到想要的特殊排版效果了。