Excel教学课程.docx

Excel教学课程.docx

《Excel教学课程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Excel教学课程.docx（64页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

Excel教学课程

第一章Excel入门

1.0本章概述

（标题）

Excel入门

（概述）

提起Excel，大家都知道它是众多电子表格软件中的一种，更深的了解可能并不多。

那么，从这章开始，我们一起来学习Excel在数据分析以及图表方面的应用，使大家对Excel有一个更深入的了解。

本章的主要内容是工作表的简单操作以及保护、共享工作簿和为Excel添加新菜单的操作。

本章的学习目标：

掌握对Excel工作表进行插入删除以及重命名等操作

熟悉为单元格区域添加监视窗口

掌握全部以及部分锁定文档的方法

了解为文档添加个性化的菜单的操作

1.1删除和插入工作表

（标题）

删除和插入工作表

（概述）

一般我们工作的时候只需要一个工作表就可以完成大部分的工作，但是在需要对数据进行分类管理的时候就需要使用多个工作表了。

对于工作表编辑错误和默认工作表不够用的时候该怎么办呢？

本节的内容可以帮助我们解决上面的问题。

我们先来了解一下工作簿和工作表的概念：

一个Excel文档就是一个工作簿，工作簿就相当于我们平时使用的账本。

账本里会有很多页，同样一个工作簿中也可以包含多页，Excel中的每一页我们称为工作表。

接下来我们就先来了解一下如何在工作簿中删除和插入工作表

1、删除工作表

一个新的工作簿默认包有三个工作表“sheet1”、“sheet2”、“sheet3”

如果我们要删除工作表“sheet2”，首先应

选中工作表“sheet2”

然后单击【编辑】菜单

选择【删除工作表】

这样选中的工作表“sheet2”就被删除了

同样的方法，我们也可以将工作表“sheet3”删除

这里我们要注意：

删除的工作表是不能恢复的

2、插入工作表

在实际工作中，会有工作表不够用的情况，这就需要在工作簿中插入更多的工作表。

下面我就开始插入工作表的操作：

单击【插入】菜单

然后选择【工作表】

这个时候我们可以看到“sheet1”的前面多了一个名称为“sheet4”的工作表

在这里我们需要注意一点：

新工作表的插入位置是当前工作表的前面

小窍门：

在当前工作表上右键单击，在弹出的快捷菜单中选择【插入】和【删除】命令，可以快捷插入和删除工作表。

1.2移动、复制和重命名工作表

（标题）

移动、复制和重命名工作表

（概述）

我们知道，通过【Ctrl】+【C】和【Ctrl】+【X】组合键可以移动和复制文档内容，那么可以用同样的方法移动和复制工作表吗？

个性化的名字可以使工作表的查看更加方便，但是怎样为工作表设置个性化名字呢？

这一节我们就一起来学习移动、复制工作表和设置个性化工作表名称的方法。

首先我们来学习移动工作表的操作：

1、移动工作表

在Excel中移动工作表的操作分为两种：

在同一工作簿中移动工作表和在不同工作簿中移动工作表，不同的移动操作方法是不同的，下面我们就分别来学习：

在同一工作薄中移动工作表：

要移动工作表，首先要将其选中，我们

选中工作表“sheet3”

按住鼠标将“sheet3”拖动到“sheet1”前面，松开鼠标

这样工作表“sheet3”就被移动到“sheet1”前面

在不同工作簿中移动工作表：

在不同的工作簿中移动工作表比较复杂，需要先打开源工作薄和目标工作簿，这里将当前工组簿“成绩”作为源工作簿，打开“姓名”作为目标工作簿

选择源工作簿中的工作表“Sheet1”，使之成为当前工作表

然后单击【编辑】菜单

选择【移动或复制工作表】

弹出“移动或复制工作表”窗口

在这里，我们选择目标工作簿

单击“工作簿”下拉按钮

选择工作簿“姓名”作为目标工作簿

单击【确定】按钮

这个时候我们可以看到“Sheet1”工作表已经从源工作薄中移动到了目标工作簿“姓名”中

前面我们学了移动工作表的操作，那么怎样复制工作表呢？

接下来我们就来学习复制工作表的操作

2、复制工作表

移动工作表的操作分为两种情况，复制工作表也同样分为两种情况：

在同一工作簿中复制工作表和在不同工作簿中复制工作表，我们先来学习

在同一工作簿中复制工作表：

首先选中要复制的工作表“sheet2”

按住键盘上的【Ctrl】键同时按住鼠标拖动“shee2”到“shee1”的前面

这样在工作表“sheet1”前面就出现了工作表“sheet2”的副本

复制的工作表的默认名字是“sheet2

（2）”

我们完成了在同一工作簿中复制工作表，可是有些时候我们需要在另一个工作簿中插入同样的工作表，这个时候可以通过复制工作表的操作来完成。

下面我们就来学习：

在不同工作簿中复制工作表：

在不同工作簿中复制工作表的操作可以在移动操作的基础上进行

在弹出的“移动或复制工作表”窗口勾选“建立副本”复选框

单击【确定】按钮

这样就在“姓名”工作簿中添加了一个名叫“Sheet1

（2）”的工作表

接下来，我们来学习修改工作表名称的操作

3、重命名工作表

工作表的默认名称是“sheet1”、“sheet2”，很难通过工作表的名称区分工作表，下面我们就来为工作表重新命名，为工作表设置个性化名称

双击要修改名称的工作表“sheet1”

在工作表名称的位置输入新的工作表名称“外语”

单击工作表的其他位置

这样工作表的名称就改为了“外语”

1.3修改工作表标签的颜色

（标题）

修改工作表标签的颜色

（概述）

我们知道个性化的名称可以使工作表的查看更加方便快捷，那么还有其他的方法吗？

答案是有的，可以改变工作表标签的颜色，用不同的标签颜色代表不同类型的工作表，可以使工作表的查看更加方便。

但是怎样修改工作表标签的颜色呢？

这一节我们就来一起学习。

要修改工作表标签的颜色，首先要选中工作表

这里我们选择工作表“数学”

然后右键单击“数学”标签

在弹出的快捷菜单中选择【工作表标签颜色】

弹出“设置工作表标签颜色”窗口

在这个窗口中，可以设置工作表标签的颜色

这里我们选择“红色”作为“数学”标签的颜色

单击【确定】按钮

这样工作表“数学”的标签颜色就是红色的了

同样的方法，我们可以将工作表“Sheet2”标签的颜色修改成蓝色

1.4分割工作表

（标题）

分割工作表

（概述）

对于相对较小的工作表，很容易就可以在一个窗口中查看全部内容；但是相对于较大的工作表，要在同一屏幕查看相距甚远的单元格内容，就不是那么容易了。

Excel为我们提供了表格分割功能，方便查看同一工作表不同部分的单元格。

下面我们就一起来学习分割工作表的操作。

分割工作表有两种形式：

水平分割工作表和垂直分割工作表，下面我们先来学习

水平分割工作表

水平分割工作表即是将工作表水平分割为两个窗口

将鼠标指针移动到“水平分割条”位置

当鼠标变成双向箭头时，向下拖动鼠标到合适位置

这样工作表就分成了上下两个窗口

分割之后的窗口有自己的滚动条，并且可以通过滚动条使两个窗口在“行”的方向显示同一工作表的不同部分

下面我们来学习另一种分割工作表的方法，

垂直分割工组表

垂直分割工作表即是将工作表垂直分割为两个窗口。

前面我们学了水平分割工作表的方法，垂直分割工作表的操作方法与其类似

将鼠标指针移动到“垂直分割条”位置

当鼠标变成双向箭头时，向左拖动鼠标到合适的位置

即可将工作表分成左右两个窗口

垂直分割后的窗口，可以在“列”的方向上显示同一个工作表的不同部分

小窍门：

想要取消分割工作表，只要双击水平或者垂直分割条即可。

1.5共享工作簿

（标题）

共享工作簿

（概述）

现在很多单位都建立了内部局域网，个人电脑上的文件可以设成共享文件，方便其他用户查看和编辑。

Excel也为我们提供了文档共享的功能，没有设置共享的工作簿在多用户同时使用的时候Excel会询问是否以只读形式打开，我们没有办法为文档进行多人编辑了；对于设置了共享的工作簿，不仅多个用户可以同时编辑文档，而且用户还可以随时查看工作簿的更新。

默认的Excel文档不是共享文档，那么怎么设置文档的共享性呢？

（重录）

这里我们设置工作簿“工资”的共享性

首先单击【工具】菜单

选择【共享工作簿】

弹出“共享工作簿”窗口

在这个窗口就可以设置工作簿的共享属性

勾选“允许多用户同时编辑，同时允许工组簿合并”复选框

单击【确定】按钮

这时Excel会弹出一个警告窗口，因为设置共享文档的共享性之前要保存文档

单击【确定】按钮，保存文档

就完成了共享工作簿的设置

将设置了共享的工作簿文档，保存在局域网的共享文件夹中，这样局域网上的用户就可以随时调用并编辑共享工作簿中的内容了。

小窍门：

如果在“共享工作簿”对话框中，切换到“高级”选项，设置相应的参数，可以实现更多的共享效果。

1.6为文档设置只读密码

（标题）

为文档设置只读密码

（概述）

对于重要的Excel文档，我们希望别人只能查看内容而不能修改其数据。

那么怎么做可以达到我们的要求呢？

为文档设置只读密码即可。

下面我们就来为文档设置只读密码，保护文档中的数据不被修改。

单击【工具】菜单

选择【选项】

弹出“选项”窗口

这个操作是为了防止文档的内容不被他人随意修改而做，属于文档的安全问题，所以这里我们

选择“安全性”选项卡

在“修改权限密码”文本框中输入文档密码

单击【确定】按钮

为了防止用户的误操作，Excel会弹出“确认密码”窗口，让用户确认密码

在“重新输入修改权限密码”文本框中再次输入密码

单击【确定】按钮，即完成为文档设置只读密码的操作

这样当我们再次打开文档的时候，excel会弹出密码输入窗口，提示用户输入文档密码，如果没有密码的话就只能够单击【只读】按钮来查看文档了

小窍门：

在“安全性”选项卡中可以也可以设置文档的“打开权限密码”，设置了打开权限密码的文档，没有密码是不能打开的

1.7更改文件的缺省保存位置

（标题）

更改文件的缺省保存位置

（概述）

我们在程序中打开Excel的时候，Excel系统都会自动新建一个空白工作簿，在Excel保存这个工作簿文档时，默认的保存文件夹是“我的文档”，那么保存文件的时候能不能直接保存到指定的文件夹呢？

本节的内容可以帮助我们解决上面的问题。

我们先来查看一下文件的默认保存位置

（画面上出现查看文件保存位置的操作，此操作过程中不需要配音，也不需要做交互）

下面我们来修改文件的缺省保存位置

单击【工具】菜单

选择【选项】

弹出“选项”窗口

选择“常规”选项卡，在这里进行文件缺省保存位置的更改

在“默认文件位置”文本框中输入要保存文件的位置“E：

”

单击【确定】按钮

这样以后再保存文件就可以直接保存到E盘中了

1.8添加监视窗口

（标题）

添加监视窗口

（概述）

Excel的“添加监视点”功能可以对某些单元格进行实时监控。

对所监控的单元格的数据进行的任何修改，都可以立刻在监视窗口中观察到，无需再拉动滚动条来进行切换。

下面我们就来为文档添加监视窗口。

我们先来为单元格添加“监视点”

右键单击需要监视的单元格

在弹出的快捷菜单中选择【添加监视点】

这个时候系统会弹出一个“监视窗口”，并且选中的单元格自动列入监控范围

在监视窗口中，我们可以查看单元格所在的工作簿、工作表以及工作表的内容和所用的公式等数据

如果不需要这个监视点，可以将其删除

在“监视窗口”中选中要删除的监视点

然后单击【删除监视】按钮

就可以将不需要的监视点删除

1.9分区域锁定

（标题）

分区域锁定

（概述）

对于私人文档，我们可以设置只读密码防止别人修改；对于共享文档，怎样防止别人修改呢？

如果我们为文档设置只读密码，不知道密码的人就无法修改。

如果只是想将自己编辑的部分不让别人修改，我们该怎么办呢？

这一节我们就来学习保护部分文档的方法。

单击【工具】菜单

选择【保护】的子菜单【允许用户编辑区域】

弹出“允许用户编辑区域”窗口

初次设置的时候没有受保护的区域，在这里我们新建一个受保护的区域

单击【新建】按钮

弹出“新区域”窗口

在这里我们设置新区域的名称、引用单元格和区域保护密码

在“标题”文本框中输入编辑者名字“王老师”

单击“引用单元格”后面的区域按钮，进入区域选择状态

在工作表上拖动鼠标选择单元格区域

再次单击“引用单元格”后面的按钮，恢复“新区域”窗口

接下来我们就可以为新区域设置区域密码了

在“区域密码”文本框中输入密码

单击【确定】按钮

这时候系统会弹出“确认密码”窗口

在“重新输入密码”文本框中再次输入密码

单击【确定】按钮，返回“允许用户编辑区域”窗口

到此为止我们就完成了区域编辑密码的设置

我们可以看到，窗口上还有一个【保护工作表】按钮，这个按钮是干什么用的呢？

让我们单击这个按钮，看看它的作用

单击【保护工作表】按钮

打开“保护工作表”窗口，在这里可以设置取消工作表保护的密码

在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入一个密码，这个密码是取消区域保护时用的

单击【确定】按钮

在系统弹出的“确认密码”窗口，再次输入取消的密码

单击【确定】按钮

这样我们再编辑文档的时候，需要首先输入密码才能对文档进行编辑

1.10创建新菜单

（标题）

创建新菜单

（概述）

我们经常会遇到这样一个问题：

怎样才能快速打开经常用到的一些Excel文档。

虽然Excel的“文件”菜单可列出用户最近打开的4个文档（该数字可以更改），但打开其他电子表格时，系统又会将这些常用的文档的历史记录自动删除掉，有没有办法将常用文档的历史记录“固定”下来？

其实，通过向菜单栏中添加一个“新菜单”就可以很好地解决这一问题，在下面两节中我们就一起来学习如何向菜单栏中添加新菜单。

首先新建一个Excel工作簿

然后右键单击工具栏上的任意位置

在弹出的快捷菜单中选择【自定义】

弹出“自定义”窗口，在自定义窗口中进行如下设置：

选择“类别”中的“新菜单”命令

按住鼠标将命令栏中的“新菜单”拖动到菜单栏上

这里我们将“新菜单”放到【文件】菜单后面

松开鼠标，【新菜单】就出现在【文件】菜单的后面了

接下来，我们修改新菜单的名字

右键单击菜单栏上的【新菜单】

在弹出的快捷菜单【命名】的后面输入“我的工作簿”作为新菜单的名字

单击菜单以外的位置，可以看到新菜单的名字改为了“我的工作簿”

这样我们就将新菜单“我的工作簿”添加到菜单栏上了

1.11向新菜单中添加命令

（标题）

向新菜单中添加命令

（概述）

前面一节我们为Excel添加了一个新的菜单“我的工作簿”，可是这个菜单中没有任何菜单项，它是不起任何作用的，这一节我们接着上一节来学习，为“我的工作簿”添加菜单项，并为菜单项添加命令，使菜单项可以完成指定的任务。

我们先来向菜单中添加菜单项

选择“类别”中的“文件”，这时【文件】菜单中的菜单项就显示在“命令”窗口中

我们可以任意选择一个菜单放到新菜单中，因为我们只是添加一个菜单项，并不应用菜单项的作用。

这里我们选择“打开”菜单项

将其拖动到【我的工作簿】菜单中

这样就为新菜单添加了一个菜单项，但是这个菜单项是没有任何作用的，还需要对它进行设置，首先修改菜单项的名称

右键单击【打开】菜单

在弹出的快捷菜单【命名】的后面输入“姓名”作为新菜单项的名字

单击菜单以外的位置，可以看到菜单项的名字被修改为了“姓名”

接下来我们要修改菜单项的按钮图像，选择一个更加形象的图像来更好的表示这个菜单项的用途

右键单击【姓名】

在弹出的快捷菜单【更改按钮图像】中选择一种合适的图像

单击菜单以外的位置，可以看到菜单项的图像也发生了变化

虽然对菜单项进行了设置，但是这个菜单项还是没有作用的，需要为其添加超链接，它才能发挥作用

再次右键单击【姓名】

在弹出的快捷菜单中选择【分配超链接】的子菜单【打开】

弹出“分配超链接：

打开”窗口

在“查找范围”列表框中选择工作簿“姓名”

单击【确定】按钮

这样我们就完成了为【姓名】命令添加了链接文档

重复上述步骤，我们还可以向“我的工作簿”新菜单中添加“工资表”、“销售额”等命令

设置好之后，单击【关闭】按钮，关闭“自定义”窗口

通过上面的操作，已经将常用的Excel文档以菜单命令的形式固定下来了。

好了，现在我们来试试看，单击【我的工作簿】菜单中的【姓名】命令，可以看到单位职工的姓名资料已经被快速地打开了

第二章数据输入

2.0本章概述

（标题）

数据输入

（概述）

向Excel中输入数据的方法很简单，只要单击选中要输入数据的单元格即可将数据输入到Excel单元格中。

本章会向您介绍数据输入的一些技巧，提升您的数据输入速度以及，全面提升工作效率。

本章的学习目标：

了解Excel中可以输入的数据类型

掌握几种快速输入数据的方式，提升数据输入速度

掌握保持标题可见的操作——冻结窗格

2.1了解数据类型

（标题）

了解数据类型

（概述）

我们向Excel中输入的数据，系统会根据输入数据的类型进行判断，不同类型的数据在Excel中的存储和处理方式是不同的。

这一节我们就一起来了解Excel中数据的类型，避免出现Excel判断的数据类型和我们原本想要的数据类型不一致的情况。

1、数值

任何由数字组成的单元格输入项都被当作数值

当然数值里面也可以包含一些特殊字符：

负号：

数值前面带有一个负号（－），Excel会认为这是一个负数

正号：

数值前面有一个正号（＋），Excel会认为这是一个正数（对于前面没有任何符号的数，Excel默认为正数）

百分比符号：

数值后面有一个百分比符号（％），Excel会认为这是一个百分数，并且自动应用百分比格式

货币符号：

数值前面有系统可识别的货币符号，Excel会认为这个输入项为一个货币值，并且自动生成货币格式

千位分隔符：

逗号是Excel系统可识别的千位分隔符，如果在数字里包含了一个或多个逗号，Excel会认为输入项是一个数字，并且采用数字格式来显示

要注意的是，千位分隔符必须放在正确的位置系统才能识别

对于数字“2300”（读为两千三百），逗号在“2”（读为二）和“3”（读为三）中间，系统会认为它是一个数值，而逗号在“23”（读为二三）和“00”（读为零零）中间系统不会把它认为是一个数值

科学记数符：

如果数值里面包含了字母E，Excel会认为这是一个科学记数符号

2、日期和时间

Excel把日期和时间视为一种特殊类型的数值。

Excel用一个序列号系统来处理日期，系统能理解的最早日期是1900年1月1日，这个日期的序列号是1，1900年1月2日的序列号是2，依此类推。

所以可以用公式来处理日期。

3、公式

一般来说，在开始输入数据的时候用一个等号（＝）来表示正在输入的是一个公式

公式中可以包含以下元素：

数学运算符、圆括号、单元格引用（命名单元格和区域）、数值或文本、工作表函数（如SUM或AVERAGE）

4、文本

Excel将不能解释为数值、日期、时间或者公式的内容视为文本。

一个单元格可以容纳大量的文本。

然而，要在一个单元格里使用大量文本的时候，Excel又有很多限制，Excel甚至无法显示全部的字符。

2.2选择、编辑数据

（标题）

选择、编辑数据

（概述）

我们输入的数据并不是完全正确，需要对输入的数据进行编辑和修改。

修改数据前要先选中数据，选中数据的目的是对数据进行编辑。

这一节我们就来学习选择、编辑数据。

我们先来学习选择数据的方法

选择数据有三种形式：

选择单元格、选择一个连续的单元格区域、选择不连续的单元格区域

1、选择单元格

我们先来看选择单元格，选择的方法比较简单

在要选择的单元格上单击，即可选中单元格

2、选中不连续的单元格区域

我们在对数据操作的过程中，也会遇到选中不连续单元格区域情况。

例如：

现在我们要选择工作表中的“姓名”、“基本工资”和“计税额”，该怎么选呢？

首先选中单元格“姓名”

按住键盘上的【Ctrl】键，然后分别单击单元格“基本工资”和“计税额”

这样“姓名”、“基本工资”和“计税额”单元格就同时被选中了

3、选中连续的单元格区域

借助键盘上的【Ctrl】键可以很方便地选中不连续的单元格，那么怎么选中连续的单元格区域呢？

首先单击要选择区域的第一个单元格

当鼠标变成空心“十字形”的时候，拖动鼠标到目标区域松开鼠标

就可选中一个连续的单元格区域

选中单元格的目的是对单元格内的数据进行编辑，下面我们就来学习编辑数据

这里拖动鼠标选中第一行数据

这里我们来设置选中数据的字体和颜色

单击【格式】菜单

选择【单元格】

弹出“单元格格式”窗口

在“单元格格式”窗口中，可以设置数据的字体、对齐方式等格式，这里我们设置文字的字体

在“字体”下拉列表中选择“黑体”，设置文字的字体为“黑体”

单击“颜色”下拉列表

选择“红色”，将文字的颜色修改为红色

单击【确定】按钮

我们可以看到，选中单元格内的文字格式已经修改为我们想要的格式了

小窍门：

在“单元格格式”窗口还可以为单元格内容添加边框和图案等。

2.3快速输入具有相同特征的数据

（标题）

快速输入具有相同特征的数据

（概述）

我们经常会输入一些相同特征数据，比如学生的学籍号、准考证号、单位的职称证书号等，这些数据都是前面几位相同，只是后面的数字不一样。

既然这些数据有这样一个共同特征，那么有没有简单的方法快速输入数据呢？

我们可不可以在输入数据的时候只输后面几位，前面相同的位数让计算机自动填充呢？

下面我们以10位数的学籍号（前面都是200601）为例一起来学习快速填充的方法。

输入具有相同特征的数据和我们平时输入数据的方法略有不同，我们平时输入数据只需要选中要输入数据的单元格，然后直接输入数据就可以了。

这里我们首先需要对单元格进行设置，然后再进行数据的输入

首先选中要输入共同特征数据的单元格区域

然后单击【格式】菜单

选择【单元格】

弹出“单元格格式”窗口

在这个窗口中进行如下设置

选择“分类”中的“自定义”

在“类型”文本框中输入“2006010000”

前面六位“200601”是要输入数据中的相同数字，后面的0表示的是要输入数据中的不同数字，我们要输入的数据是十位数字，前面6位是相同的，后面四位是不同的，所以后面补充4个“0”

单击【确定】按钮

这样我们就完成了对单元格格式的设置

以后在此区域输入数据的时候只需要输入后面4位数字就可以了

我们在单元格“A1”中输入“26”

单击【Enter】键

可以看到单元格中的数据是“2006010026”

这里“26”是我们刚才输入的数字，前面的数字“200601”是系统设定好的要显示的固定数字，“00”是因为我们输入的数字位数不够，系统自动填充的数字

同样，我们输入数字“2561”

按下键盘上的【Enter】键

输入的数据自动填充为“2006012561”

小窍门：

也可以先输入数字，再选中单元格区域设定数据格式，可以得到相同的效果。

2.4自定义数据下拉列表

（标题）

自定义数据下拉列表

（概述）

我们在输入数据的时候，会遇到向某些单元格中输入固定格式数据的情况。

当然我们可以逐个单元格填充，可是这种方法即浪费时间又容易出错。

Excel为我们提供了一种快捷的输入方式——建立下拉列表，进行选择输入。

下面我们就通过输入数据下拉列表快速输入数据。

首先我们要确定创建数据下拉列表的区域

我们选择“D2～D11”区域

然后单击【数据】菜单

选择【有效性】

弹出“数据有效性”窗口

我们将在这里设置数据有效性的条件以及数据下拉列表的内容

单击“允许”下拉列表

选择“序列”，设置下拉列表的形式为序列

在“来源”文本框中输入数列的各元素

我们输入“中文系,数学系,物理系,外语系”

这里有一点我们需要注意：

输入的各元素之间要用英文状态下的逗号隔