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ERP系统管理制度
XXX电气(集团)股份有限公司
ERP系统管理制度
1总则3
2操作规范及规定3
2.1新增系统资料规定3
2.2单据录入时间规定3
2.3库管签章及盘点规定4
2.4生产订单管理要求4
2.5采购单据流转4
2.6采购发票录入及付款要求4
2.7销售出库单录入要求4
2.8委外加工管理规定5
2.9非销售产品借用时间规定5
2.10退料业务处理5
2.11操作员增加及权限规定5
2.12交接工作5
3附表5
[2]
ERP系统管理制度
1总则
为了加强XXXX集团信息系统的管理,确保信息数据的安全性和准确性,促使XXXX集
团信息系统工作持续健康的发展,根据公司相关管理制度,结合管理信息系统工作的特点,特制定本制度。
2操作规范及规定
2.1
新增系统资料规定
2.1.1
各部门需要新增型号时,须填写《申请确认单》
,注明新增型号的物品名称、型号、计
量单位、库位、物品性质(自制
/外购),经技术部门确认后,送
ERP小组进行添加,
禁止口头、电话等方式请求添加型号。
技术部门必须在1小时内签字确认回复当事
人,ERP小组收到技术部门确认的《申请确认单》后,必须在
1小时内添加到系统。
2.1.2
新产品开发完成投入生产后,技术部负责人须安排技术部门相关人员在下达生产订单
前将产品BOM及时准确录入系统,如果因
BOM没能及时录入系统或录入信息错误而
影响生产和成本计算,可对相关责任人开出按
20元/次罚款单。
2.2
单据录入时间规定
2.2.1
各岗位制单人必须保证当天所有单据按要求录入系统,如未将单据及时准确录入系
统,影响正常工作,一经查实将对责任当事人开出按
10元/次罚款单,并希望大家的
监督;(生产部每天都有上50张以上的单对型号不熟的人员怎么办?
)
2.2.2
当天单据必须在第二天上午
10:
00前送交财务,若遇特殊情况,必须在
3日内送交
财务。
自制入库单需附对应的领用出库单;
样品出库单、补货单以及研发领用单需总
经理签字后,方可送交财务,无领导签字签字,财务有权拒收。
2.2.3
设有入库审批流的单据,仓库收货后,必须在
1小时内审批入库单。
(要讨论合理的
时间,一小时对成品入库搬运还有收料做不到的
8-16个工作小时)以下如遇加急单
据,制单人必须在半小时之内将加急单据录入系统,
仓库收货后,必须在半小时内审
批入库单。
2.2.4
当月入、出库单据,当月必须处理,不得以任何理由隔月处理,公司每月结帐的时间
为(上月26日-下月25
日),在此期间,所有出入库单据必须在每月
25
日前全部录
入系统;
2.3.5
各岗位制单人,须将各自当月所有出入库单据清单汇总核对后打印,部门主管及制单
人签字后,每月27日上午10:
00前送交财务。
一旦单据清单送交财务,
如有单据遗
漏、错误、修改等情况将对责任当事人开出
10元/张罚款单。
(不是很清楚?
为什么
有单句还要清单,这样变成有错也不一定改了,你要罚款吗
!
)
2.3.6
制作单据时,必须按要求填写统计、部门、职员、出入库类别,单据号必须按照《单
据号命名规则》填写,未按要求填制,将对责任当事人开出按
10
元/次罚款单。
2.2.7
连续三个月未出错,按
50-100元奖励当事人
[3]
2.3
库管签章及盘点规定
2.3.1
所有入、出库单据必须有库管签章,包括手工签章和系统签章,且两者签章必须是同
一个人。
(人员请假或外出怎么办?
)
2.3.2
如果需要进行物品盘点,须填写《盘点申请单》
,经财务成本会计及总经理签字后,
方可在系统中制作盘盈入库单及盘亏出库单。
(错误没有办法及时纠正,建议先做帐
物处理,后查原因或责任)
2.3.3
送交财务的盘盈入库单、盘亏出库单必须有总经理签字,无领导签字,财务有权拒收。
2.3.4
以上未按要求办理,将对责任当事人开出按10
元/张罚款单。
2.4
生产订单管理要求
2.4.1
当月下达的生产订单,生产调度人员必须在每月
25日后,两个工作日内全部关闭。
2.4.2
生产调度每月运行
MRP计算前,必须查看所有的出入库单据是否审批,
是否存在未关
闭的生产订单以及对应
BOM单是否正确。
2.4.3
以上未按要求办理
造成系统MRP计算数据不准,将对责任当事人开出按
10元/张罚
款单。
2.5采购单据流转
2.5.1
采购材料到货后,由采购部门填写送检单,质检部门检货后,须当天将质检报告送交
仓库,仓库收货后,填写实际到货数量,须当天将质检报告送交供应部。
(清点确认数
量后及时送交)
2.5.2
供应部收到质检报告后,当天所有单据必须按要求录入系统,每周的采购入库单必须
在下周一上午10:
00点前送交财务。
如果制单人未将单据及时录入系统,
影响正常工
作,一经查实将对责任当事人开出按
10元/张罚款单。
2.5.3
当天采购入库单录入完毕后,须在
2小时内,将质检报告返还仓库,仓库人员必须在
1小时内确认采购入库单,进行库管签章。
2.6
采购发票录入及付款要求
2.6.1
供应部收到发票后,必须在当天按要求录入系统,
每周一上午
10:
00前将上周的全部
发票送交财务。
2.6.2在签字付款时凭发票的产品名称、规格型号与到货物品一致;入库单与到货的实际产品名称、规格型号一致;付款单位名称与发票单位名称一致,才能予以支付货款。
2.7
销售管理规定
2.7.1
销售人员制作销售订单时,必须查清库存数量以及在订量,
如盲目下达缺货清单,
影
响生产排程,一经查实将对责任当事人开出按
10元/次罚款单。
2.7.2
销售人员必须按要求录入销售结算清单,
如出现产品型号、发货库位错误,影响仓库
成本,一经查实将对责任当事人开出按
10
元/张罚款单。
2.7.3
送交财务的销售结算清单必须库管签字,
若销售清单与系统单据金额不一致,
将对责
任人开出5元/张的罚款单。
2.7.4
所有的出库清单必须在第二天上午
10:
00
前送交财务,财务在接到销售清单后必须
在2小时内签章,并在48小时内开票,若财务人员未在规定时间内签章,将对财务人员开出5元/张的罚款单。
[4]
2.7.5累计三个月已发货未开票,除特殊情况,将对销售负责人开出每家单位50元的罚单。
2.8委外加工管理规定
2.8.1
仓库人员应按采购部门对材料的外发加工收、发及时办理相关的手续,填写委托加工
出入库单据,所有的材料或产品外出,必须先办理入库后出库,登记入帐。
2.8.2
委托加工出库单必须有采购部门签字确认方可送交财务,
单据按照2.2规定将单据送
交财务。
2.8.3
以上未按要求办理,将对责任当事人开出按
10元/张罚款单。
2.9非销售产品借用时间规定(我部门不同意借用白条这一款,杜绝借用)
2.9.1
因工作需要,借用本公司产品,借用的时间不能超过
30天;X
2.9.2
对继续借用的物品,仓库必须落实存在;
X
2.9.3
对已累计超过30天的借用产品,由仓库主管按内部联系单在每月
1日前上报财务,
在当事人工资中扣除。
如果仓库主管未按规定上报,影响销售发货数量准确性的,
在扣除当事人工资时,对仓库主管开出按
10元/张罚款单。
X
2.10退料业务处理
2.10.1退回仓库的废料,相关人填制领用出库退货单,首先退回原库,然后,填制物品调
拨单将废料调入废品库。
2.10.2废料调拨单每月填制两次(每月10号和25号),如有加急单据处理,可当天填制调
拨单,按照2.2.2规定将单据送交财务。
2.11操作员增加及权限规定
2.11.1各部门如需添加新用户,需填写《增加权限申请表》,部门经理以及财务负责人签字后,方可送交ERP小组进行添加。
2.12交接工作
2.12.1各岗位人员工作调动或者因故离职,必须将本人工作移交给接替人员。
没有办清交
接手续的,不得调动或者离职。
2.12.2仓库主管工作调动或者因故离职,必须将本人所管辖的仓库进行按要求盘点,没有
盘清仓库及办清交接手续的,不得调动或者离职。
2.12.3接替人员应当认真接管移交工作,并继续办理移交的未了的事项。
3附表
表一:
《ERP系统各岗位操作员列表》
表二:
《单据号命名规则》
表三:
《增加权限申请表》
表四:
《盘点申请表》
[5]
表一:
ERP系统操作人员确定表
单据类型
制单人
库管签章人
备注
自制入库
领用出库
领用出库退货
销售销售
成
销售销售退货
其它入库(委托加工)
品
领用出库(委托加工)
盘盈入库
库盘亏出库
物品调拨单
物品采购
物品采购退货
其它出库
自制入库
领用出库
领用出库退货
物品采购
零
物品采购退货
领用出库退回
件
其它入库(委托加工)
领用出库(委托加工)
库
盘盈入库
盘亏出库
物品调拨单
其它出库
领用出库(注塑料)
领用出库退货(注塑料)
生
生产预测单
批次MRP计算
生产订单
[6]
套料发放
产
完工登记
表二:
[7]
表三:
ERP用户权限申请表
申请人姓名:
□新增用户
部门:
□新增权限
详细工作范围:
财务负责人:
部门主管:
申请人:
ERP用户权限申请表
申请人姓名:
□新增用户
部门:
□新增权限
详细工作范围:
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