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档案管理制度
档案管理制度(征求意见稿)
第一条总 则
1、根据《档案法》、《企业法》和《企业档案管理规定》有关内容,为加强档案的科学管理,开发档案信息资源,更好地为公司经营管理提供及时、有效的服务,特制订本管理制度。
2、档案是指公司及部门在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案,包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、和非纸质档案(声像材料、电子文件、实物)等。
3、档案管理的基本原则是:
统一领导,分级管理,维护公司档案的完整与安全,便于公司和社会对档案的有效利用。
第二条归档的要求
1、公司档案工作由行政部管理,由档案员具体负责,各部门档案工作由相应部门负责人分管、并设兼职档案员,及时整理本部门需要归档的资料,按时间和归档要求,定期整理后移交行政部集中管理。
公司人事、财务等专业档案可由相应职能部门负责管理。
2、归档的文件材料必须是原件(定稿),经过整理齐全完整、准确地反映生产、经营、管理等各项活动的真实内容和历史过程,重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档;
3、归档的文件材料,其制成材料必须易于长久保存,同时要保证图像清晰、字迹工整,审查签字手续完备,禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。
4、归档的案卷质量符合档案管理部门的要求和标准。
第三条归档的范围
包括但不限于下列具有保存价值的各种栽体形式的文件材料:
1、管理文件:
在经营活动中具有重要依据的各类文件,包括规章制度、部门工作职责、年度工作总结和计划、大事记;各类公文、会议纪要、业务来往函件和传真件等。
2、立项文件:
包括项目的可行性报告、评估报告和合作合同、章程等文件,以及政府部门关于项目立项的各种批复文件等。
3、证照文件:
经营活动中产生的各类证件、执照等。
4、资信文件:
验资、审计、评估报告等。
5、合同文件:
经营活动中产生的各类合同、协议等。
6、项目开发报批文件:
土地资料、规划报建文件、施工及竣工验收文件等。
7、技术和设备文件:
设备、技术资料等。
8、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件,上级主管部门、单位的来文等。
9、声像信息类资料:
公司具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。
10、其他需要归档的重要文件。
第三条档案的管理
1、公司设立专门存放档案的办公室,指定专人负责档案管理工作,配置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、档案要分类,分卷装订成册,编制归档目录,完善检索工具;保管要有条理,主次分明,存放科学。
库存档案必须图物相符,帐物相符。
3、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保管期限。
经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
第四条 档案利用制度
1、借阅档案和复印必须经档案主管部门负责人同意签字后进行,严格履行档案借阅登记手续,注明复印人、用途、时间、份数等有关内容。
2、档案无特殊情况不允许外借,特殊情况经主管领导审批后严格按照时间和规定及时归档:
文书档案不超过5天,科技、财务档案和密级资料必须在1日内归还。
3、本档案限于内部工作人员查阅使用,如外单位人员借阅档案,必须持有单位介绍信,经主管领导批准后方可查阅。
4、查阅档案应爱惜档案资料,严禁在档案上批注、涂改、圈点、折叠、污损。
如有损坏、丢失,根据情节轻重予以处罚。
5、所借档案必须妥善保存,按期归还,不得转借他人。
6、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。
第五条 档案保密制度
1、档案是企业的财富,企业各门类档案本身具有机要性质,因此,档案部门和工作人员,必须遵守保密制度,履行保密手续,严格遵守保密十条原则,确保档案的安全。
2、凡是利用档案,必须经档案人员提供,任何人不得直接动用。
3、外单位查阅档案,需持介绍信经公司领导和主管部门批准。
复制档案和对外提供图纸和技术文件,统一由主管部门严格按照审批手续提供,任何单位和个人一律无权外供。
4、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。
5、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。
严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友,出入公共场所。
第六条档案销毁制度
1、档案的销毁,是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
2、档案销毁,必须按照国家规定档案销毁的标准,严格进行鉴定,审批履行批准手续后,建立销毁登记。
第七条附则
1、本制度的解释权归公司行政人事部。
2、本制度未尽事宜按上级有关规定执行。
3、本制度自2014年5月1日起生效。
第八条本制度自下发之日起执行。
附:
《档案员职责》
《档案借阅申请单》
《档案销毁申请单》
《档案移交登记表》
《归档文件目录表》
《档案借阅记录表》
《档案销毁清册记录表》
附件一
档案员职责
1、根据部门领导的安排,积极主动地开展工作,努力完成好各项工作任务和岗位职责。
2、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案;积极开展档案的提供利用工作;
3、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量。
4、对接收入库的各类档案进行分类、整理,编制检索工具,为公司的各项工作提供优质服务。
5、定期擦拭档案架,保持档案清洁,以防虫蛀腐朽,如有破损或褪色的资料,应当及时进行修补和复制,装订部分过窄或有字迹的资料,要用纸加以衬边。
纸面过大的书写材料,要按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的资料,应当附上抄件。
6、归档要注意整洁,归档前要先对文件资料进行分类,再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗,以便归档时所有资料都能随手而得,避免盲目查找。
7、贯彻执行国家关于保守机密的规定,维护涉密档案的安全,维护公司机密,不得利用职权擅自扩大档案室利用范围,非经批准,不得擅自借、阅和销毁档案材料。
8、采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施做好“八防”工作。
9、每年进行一次档案清理,编制或更新《档案保管手册》做好文件索引,以便查找。
10、严格遵守档案的保管、保护制度,确保各类档案材料的完整、安全,努力提高档案的使用寿命。
11、努力钻研各类档案的业务知识和业务技能,熟悉库藏,了解库藏,每年度对各类档案数量以及变动情况作出精确的统计,积极参加档案局举办的学习、培训。
12、档案管理员在工作变动时,应严格履行档案移交手续。
附件二:
档案借阅申请单
姓名
职务
部门
所借档案
借阅时间
借阅原因
部门领导
档案负责人
档案借阅申请单
姓名
职务
部门
所借档案
借阅时间
借阅原因
部门领导
档案负责人
档案借阅申请单
姓名
职务
部门
所借档案
借阅时间
借阅原因
部门领导
档案负责人
附件三:
档案销毁申请单
销毁档案目录
销毁原因
销毁时间
申请人
档案负责人意见
档案销毁申请单
销毁档案目录
销毁原因
销毁时间
申请人
档案负责人意见
档案销毁申请单
销毁档案目录
销毁原因
销毁时间
申请人
档案负责人意见
附件四:
档案移交登记表
移交时间
移交档案目录
移交原因
档案负责人意见
移交人
接受人
档案移交登记表
移交时间
移交档案目录
移交原因
档案负责人意见
移交人
接收人
附件五:
档案全引目录
类别
卷号
案卷题名
保管期限
序号
文号
责任者
文件题名
日期
页号
备注
附件六:
档案借阅登记表
序号
借阅日期
借阅档案编号(名称)
借阅人签字
授权人签字
归还时间
备注
附件七:
档案销毁清册记录表
序号
档案名称
销毁
日期
销毁档案类别
销毁档案编号
档案负责人签字
档案部门责任人签字
监销人
备注
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