金蝶知识管理部百宝箱萧秋水.docx
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金蝶知识管理部百宝箱萧秋水
知识管理部百宝箱
金蝶软件(中国)有限公司
知识管理部
2007-6-9
修订记录
版本号
发布日期
编制人
审核人/批准人
修改的章节号
V1.0
2007-06-09
萧秋水
目录
1前言-4-
2思维导图MM-4-
3计划-5-
3.1Desklook-6-
3.2EPIM-6-
4文件管理-7-
4.1文档管理器TC(TotalCommander)-7-
4.2桌面管理DM2-9-
4.3备份软件SceondCopy-10-
4.4PDF和doc互转-10-
5图像处理-11-
5.1抓图FastStoneCapture-11-
5.2看图IrfanView-12-
6邮件处理-12-
6.1WorldMerge-12-
6.2通过Gmail备份邮件-16-
7信息处理-17-
7.1CyberArticle-17-
7.2Google笔记本-18-
7.3电子日记本Ediary-18-
7.4GoogleReader-19-
8多媒体课件制作-21-
9地图-21-
9.1我要地图-21-
9.2XX地图-22-
10结语-24-
1前言
工欲善其事,必先利其器。
知识管理部,作为知识管理的先锋,首先应善于利用工具,为了使部门对工具有更系统的了解、更好地运用,特制作此百宝箱文档。
注:
此文档系知识管理部内部学习、使用文档,相关软件仅为内容简介,非免费软件,如需下载试用,可通过网络搜索。
2思维导图MM
MindManager是一种视觉化思路整理软体,协助用户组织想法、内容大纲、并且展示说明的专案规划工具。
它是企业或单位提升效率与生产力的利器,其以著名的MindMapping技术为开发基础,用户可以经由简易的操作方式,快速产生、组织、传播资讯与知识。
MindManager也是一个易于使用的项目管理软件,能很好提高项目组的工作效率和小组成员之间的协作性。
它作为一个组织资源和管理项目的方法,可从脑图的核心分枝派生出各种关联的想法和信息。
MindManager可以使讨论和计划的过程从根本上发生变化,促进实现你的思想和方案。
在一般的传统的讨论中至少包含四个步骤:
1、从图表或白板上获得思想
2、转录成为很难阅读的电子版
3、在组织信息资料的过程中不可避免的要损失某些思想的重要关系
4、通过印刷品或者电子邮件分发资料
时间和资源在重复的信息中被浪费了,同事们很难理解会议的结果。
但是,MindManager软件改变了研讨过程,只通过以下两个步骤就可以在同一页中显示出每个人的观点,从而避免了不必要的重复性的工作。
1、迅速的以可视化形式获取和组织思想,促进团队内的协作和个体积极性。
2、能够直接分发会议记录,比以往更快的落实各种设想。
点击“输出”(export),可以得到PDF、Word、Powerpoint、HTML和图片格式文件。
3计划
整体计划是用outlook、Desklook、EPIM共同进行。
运用Outlook中的日历和任务。
在日历中安排日程,可以显示在Desklook的桌面,同时也显示在EssentialPIM中,桌面的这个也很关键,因为唯有在桌面,才能够起到更好的提醒作用,这是Desklook的长项。
任务,会显示在Desklook的Tasks中。
我在这里安排的不是任务,而是一些关键信息,需要用到但是又不想记在脑子里或者一时半刻记不住的。
事实上算是一个备忘录。
通过这种桌面提示,今天、明天、后天要做什么,一目了然,便于综合安排时间。
3.1Desklook
3.2EPIM
EssentialPIM的用法,是配合Desklook,里面也有日历、待办事宜等,但在这里,并不作为最主要的查看地点。
我是这样用的:
在备忘录中,加添年计划的项目,链接年计划文档。
在年计划下,加添月计划子项目,链接月计划文档(在这里其实也可以直接把月计划的内容放进去,因为支持表格)。
在月计划下,加添周计划子项目。
直接输入周计划,根据完成情况,同步做出标记。
这样,年、月、周计划就能够紧密结合起来。
4文件管理
4.1文档管理器TC(TotalCommander)
TotalCommander是一个非常方便易用而又功能强大的文档管理软件,其集成性非常好,方便易用,可以节约大量时间,有效提高效率。
很多人使用TotalCommander替代资源管理器。
的确,这个双窗口式的界面操作起来非常方便,除去一般的复制、移动、重命名、新建、删除等文件管理功能外,它还可以起到替代不少第三方工具软件的作用。
1.替代压缩软件
压缩软件可以说是系统中的必备工具之一,几乎所有朋友在装机时首先想到的就是WinZIP、WinRAR,不过现在有了TotalCommander,即使系统中未安装压缩软件,也可以顺利地完成压缩、解压缩等操作。
从TC的“配置”菜单中打开“配置”窗口,切换到“ZIP压缩”选项页,可以看到TC提供了pkzip.exe作为默认的ZIP压缩程序和解压程序,如果安装了WinZIP,可以点击最右边的浏览按钮进行重新定位,这里还可以设置ZIP的压缩方式,有正常压缩、最大压缩、最快压缩、其他等选项,另外还可以设置是否使用8·3短文件名、是否更新ZIP文件的日期等。
切换到“压缩器”选项页,这里提供了对ARJ、LHA、RAR、UC2、ACE、TAR等压缩格式的支持,如果还需要支持未列出的压缩格式,就需要下载相应的插件后自行设置了。
2.替代看图软件
其实,如果你的要求不是太高的话,TotalCommander完全可以在某种程度上替代看图软件,窗口底部功能键按钮最左侧有一个“查看”按纽,只要按下F3键,你不仅能够浏览TXT文本文件,而且可以浏览图片,包括BMP、JPG、GIF等常见格式的图片都行,而且即使图片文件身处压缩包中也没有问题。
3.替代媒体播放器
这里所指的多媒体文件包括MP3、AVI、WAV等常见格式,例如选中某个MP3文件,然后按下F3键,此时会弹出播放窗口,这里只有一个播放进度条,点击“命令”按钮可以对音量、速度进行调节,最左边的那个是“停止”按钮,可惜没有快进、快退、暂停按钮。
4.替代文件同步软件
在左右窗格中分别打开准备进行同步的文件夹,然后从“命令”菜单中打开“同步文件夹”窗口,如下图所示,首先需要对两个文件夹进行比较,比较时按照名称、大小、日期等信息进行,比较结束后会给出比较结果,“=”表示完全相同的文件,“←”和“→”表示仅某个文件夹中存在的文件,“≠”表示文件名相同但内容不同的文件,最后点击“同步”按钮就可以对两个文件夹进行同步操作了。
5.替代文件分割工具
选中需要分割的某个大文件,然后从“文件”菜单中执行“分割文件”命令,如下图所示,缺省的单个文件大小为1.44MB,这正好是一张3.5英寸软盘的容量。
也可以选择其它格式的容量,例如1.2MB、720KB、360KB、100MB、250MB、650MB、700MB等。
6.替代FTP管理软件
在工具栏上,TotalCommander提供了“FTP站点管理器”和“新建FTP连接”两个工具,前者可以管理10个FTP站点,包括上传、下载都行。
7.替代Office浏览软件
如果你仅仅只是用来浏览而不需要编辑Office文档的话,那么只要将commander\plugins\”文件夹中,然后打开图5所示窗口,点击“设置内置的查看程序”按钮,此时会弹出对话框,点击最底部的“LS-Plugins”按钮,在“ListerPlugins”窗口中将“office.wlx”添加进来就可以了。
这个Office插件可以让我们预览Word、Excel、Write、RTF格式的文档,这样就方便多了。
8.替代PDF阅读软件
按照同样的方法,从http:
//www.mp3tag.de/download/tc/wlx_pdfview_103.zip下载这个pdf插件,配置后就可以在TotalCommander中阅读PDF文档,这样你就可以不用去安装个头庞大的AdobeAcrobatReader了。
9.替代光盘镜像软件
现在,网上提供下载的超大软件很多都是光盘镜像文件,例如*.iso、*.bin、*.img,我们一般都是使用WinISO或Alcohol进行处理,事实上也可以在TotalCommander中完成。
首先,需要从commander\plugins\”文件夹中,再做一些配置就可以了。
然后,就可以在TotalCommander中直接打开ISO、BIN、IMG格式的光盘镜像文件,类似于对压缩文件的处理。
10.替代查看Linux分区软件
从Commander的安装目录下的\plugins\ext2\的目录下,然后将ex2fs.wfx插件添加上去,重新运行TotalCommander后在网上邻居中即可查看Linux分区了。
4.2桌面管理DM2
在同一时间,我们可能同时需要处理几件事情或者进行几项操作,桌面上打开的程序越来越多,窗口越来越拥挤,怎么才能让桌面简洁、才能快速切换到自己想要的程序呢?
也许桌面管理工具DM2可以给你答案。
推荐者yyq说:
对我来说,DM2(开源软件)绝对是一个惊喜的发现,它实现了很多我期望的功能,大大提高了管理窗口和桌面的生产力。
其中我最喜欢的功能就是favoritesmenu--它在打开和保存对话框中增加了一个按钮,点击按钮就可以在弹出菜单中选择文件路径(当然这些路径都是可以配置)的。
这就相当于我自定义了一系列的快捷方式,每次要保存文件到常用目录时,不需要在一串路径中翻箱倒柜,只要点击一次就能直达目的地,大大提高了效率。
经常要同时打开多个窗口,任务栏上也挤满了各种各样的程序,这样就势必会分散注意力,而且在杂乱中寻找目标也是非常低效的。
DM2可以将窗口最小化到通知区或者缩放为浮动图标,这样就可以使我免受过多窗口的干扰,更好地集中于当前的工作中。
经常要制作屏幕截图,如果可以让每张截图都有相同尺寸,那绝对可以获得更整洁的效果。
利用DM2的缩放功能,就可以很方便的将窗口缩放至固定宽度(640X480,800X600...)、百分比宽度和自定义宽度。
DM2还增强了窗口系统菜单,可以调整窗口的透明度和优先级,还可以将窗口至于顶端。
我很喜欢基于网页的聊天服务meebo,通常我会以弹出窗口的形式打开meebo,并将这个窗口置于最上面,这样在形式上已经和一个聊天软件毫无二致。
如果我阅读一篇很难的英文文档,那么始终把词典软件置于窗口之上,也可以方便查找生词。
以上功能已经有很多软件可以实现,但是能把它们集于一身,并且又是一个免费的开源软件,我相信DM2绝对值得你拥有。
4.3备份软件SceondCopy
Second_Copy是一个文件备份软件,它会常驻在系统托盘,你可设定每隔几分钟(或是几小时、几天)自动执行一次备份工作,它会依你指定的时间间隔在后台作业,自动帮你将重要的文件或是整个文件夹备份到指定的目录。
除了进行简单的复制,程序还可以将要备份的文件压缩到Zip文件,以及使源文件夹和目标文件夹保持同步。
借助向导的帮助,你可以很快很容易地完成方案文件的设置和更改。
4.4PDF和doc互转
AdobeAcrobat6.0Professional软件使商业、设计和工程专业人士能够可靠有效地交换重要的文档。
它允许从任何文档创建和从MicrosoftOffice、InternetExplorer、MicrosoftVisio和AutoCAD单键创建Adobe便携式文档格式(PDF),同时保留图层和支持大幅面绘图。
Acrobat6.0Professional简化了文档审阅以按时完成紧迫的任务,并为可靠的最终文档输出提供了内置预检工具。
5图像处理
5.1抓图FastStoneCapture
推荐者yyq说:
曾经试用过很多种屏幕截图软件,在这其中可能FastStoneCapture是最好的。
利用FastStoneCapture可以截取整个屏幕、指定窗口、矩形区域或任意形状;所选屏幕可以保存到剪贴板、打印机、文件或者到FastStoneEditor中进行深加工;在FastStoneEditor中可以为图片增加注解、标识重点、绘制图形,还能应用阴影和锯齿效果。
可以说,FastStoneCapture已经涵盖了屏幕截图及编辑的常用功能,是当之无愧的一体化的解决方案。
FastStoneCapture也支持滚屏功能。
另外我觉得这个软件非常方便的一点是截图时它会有两条线,一横一纵,提示坐标,有些软件在截图时没有这样的线,往往是截的过程中发现有些地方截得不够好(比如眼睛目测终归不精确,从左边往右截的时候,有些地方不该被截而截了),就需要从头选起,但有线进行测量的话,就非常精确,不易出错。
另外一些类似软件,在保存图片时必须输入名字,而这个软件是自动按日期命名,感觉很省事,毕竟很多图片只是过程性的,并不想正式地保存下来,这是一个贴心的设计。
5.2看图IrfanView
IrfanView是一款快速、免费的图像查看器/浏览器/转换器,适用于Win9x/NT、Win2000和WinXP及更高版本。
IrfanView堪与AcdSee媲美,支持的图像、音频、视频格式众多,并可幻灯显示、批量转换格式、批量重命名、JPG无损旋转,支持拖放操作;亦具有调整图像大小、调整颜色深度、添加覆盖文字、特效(内置)处理等图像编辑功能,3.85版已能支持使用AdobePhotoshop的滤镜(8BF格式);还可以制作HTML格式的缩略图目录、创建自播放幻灯显示(EXE或SCR),是图像爱好者必备的袖珍精品。
在IrfanView中有很多的热键(特别是单键),有了这些快捷键,感觉比用AcdSee还方便,特别是各种旋转,及可以自定义的逐级缩放,除了编辑功能不及AcdSee外(还有体积:
)!
),其他各方面都比它顺手。
6邮件处理
6.1WorldMerge
公司有几百个客户,每当节日来临需要给客户送上一份问候,可是使用一般的邮件群发软件客户收到的都是千篇一律的面孔,客户心理上感觉是应付他们。
如果为了获得客户的好感一个一个给他们单独发信,虽然可以达到个性化效果,可发几百封信实在是麻烦。
个性化群发软件WorldMerge可以解除这一烦恼。
需要准备什么?
1、WorldMerge软件。
2、您的客户名单。
客户名单是文本文件格式TXT也可以是微软的Access数据库格式等,下面列出了国内常用的几种格式:
Tabdelimitedtextfiles-以空格为分割符的文本文件
Commadelimitedtextfiles-以逗号为分割符的文本文件
MicrosoftAccess-微软办公系统数据库
MicrosoftExcel-微软办公软件电子表格
FoxPro-FoxPro数据库
DBase-Dbase数据库
ODBCDataSource-ODBC数据源
例:
如何实现个性化?
1、准备您的客户名单,以TXT文本文件为例。
2、WorldMerge自动“提取”您的客户名单:
把第一个客户E-mail地址“wang@”放在收件人栏,把联系人“王先生”插入信的开头,把客户公司名称“鹏飞公司”插入信中,
3、然后WorldMerge自动“提取”第二个客户E-mail地址“li@”放在收件人栏,把联系人“李女士”插入信的开头,把客户公司名称“远大公司”插入信中。
4、WorldMerge依次顺序地“提取”名单的每个记录,并依次发送到客户信箱里。
每一个客户受到的信的内容里都会出现他自己的名字及公司名称等。
在客户名单中的第个客户在第三行远大公司的李女士收到的信如下:
6.2通过Gmail备份邮件
免费的Gmail目前有2.8G的邮件空间,非常大,这么大的空间不使用实在浪费,我这里想到一个通过Gmail备份个人电子邮件的方法。
有些英文Gmail帐户是开通了MailFetcher的功能,因此将Gmail切换到英文,点Settings-Accounts,如果有“Getmailfromotheraccounts”,就可以设置备份一个POP3信箱,POP3的设置方法和普通客户端OUTLOOK设置一样,设置好了以后,还可以再切换回中文Gmail界面,MailFetcher的功能依旧是有效的。
这样,Gmail就可以每天自动备份自己的电子邮件,以后重新安装电脑就不害怕邮件丢失,邮件内容的搜索也可以通过Gmail来快速搜索出结果。
更新:
刚刚发现,目前中文版也增加了这个功能了。
设置界面如下图所示:
张鹏:
既然gmail现在有这个大的空间,而且也可以把其他邮箱的邮件收到gmail中来,那么我们就可以拿着gmail当成outlook一样来用了,在邮件客户端软件中设置一个账户就能管理所有的帐户了,可以集中管理,这跟EAS有些类似,哈哈。
gmail毕竟是进口的,所以语言都是默认是E文,可以在seting中找到第一个页签,将gmail的显示语言设置成简体中文,这样就方便后面的设置了。
设置好了显示语言之后,我们再到帐户中添加我们的邮件地址,gmail最大支持5个外部邮件,添加帐户的时候,输入邮件地址之后,它会自动填写pop与smtp,注意一定不要在是否使用安全ssl链接那里打勾,否则将会提示无法连接到服务器。
如果把设置成默认发信地址,gmail会发一封邮件需要确认一下,咱们公司的邮箱服务器会自动把gmail发出来的邮件过滤掉,可以登陆 使用自己的邮箱ID以及密码修改一下把添加到白名单中,然后确认一下。
接下来在outlook中创建一个gmail的帐户即可收发所有的邮件了。
省得为每个邮箱都创建用户了。
gmail的pop3和smtp的端口见下图:
7信息处理
7.1CyberArticle
这个软件功能强大。
比如对于HTML页面内容,选中页面内容或链接,轻轻一拉,就可以存到电子书库中,这个电子书库支持全文搜索、分类排序、文档编辑,可以再生成EXE、CHM、HTM、文件,而且每天自动备份,参看、查询就不用再上这些网站,而且电子书的翻看、换页操作比打开网页、打开文件夹的文档的速度快了很多,在阅读的时候,还可以在这些电子书中加备注。
邮件对于金蝶人来说是一个很重要的知识来源,这个软件的一个功能是把你的foxmail或outlook的邮件变成一本电子书,在书中,你还可以对邮件按相关性、按时间进行合并。
不用几分钟你就可以建立一本个人书信录。
7.2Google笔记本
如果整篇文章有价值,可以放进收藏夹,或者是用其他软件收藏起来,统一做成电子书之类,但是,如果一篇文章里只有几句有价值,为了一棵树保存一座森林显然不值得,但如果单独或者每次都新建一个小笔记本来保存,久而久之就很散乱。
Google笔记本可以解决这个问题。
下载一个浏览器插件安装好后,在窗口右下角会出现一个小小的笔记本图标,而在浏览网页时,如果看到有值得收藏的句子,可以选中,然后按右键,选择“记录此页(Google笔记本)”,然后这段话就进入笔记本的页面。
具体的操作非常简单,就不说了。
从笔记本的“工具”栏上,可以转到“我的笔记本主页”,那里可以进行更多操作。
7.3电子日记本Ediary
博客虽然也可以做日记,但是一般来说,太琐碎和比较机密的事情,并不宜写在公众博客上,这种时候,可以用Ediary记下每天做过的事情。
Ediary使用起来比较方便,界面也很简洁,总体来说是个不错的工具。
7.4GoogleReader
GoogleReader应该算是当年最好用的RSS订阅器。
进入GoogleReader(注册了Gmail后,可开通Reader功能),点击Addsubscription,在地址栏里输入RSS地址(取得RSS的方法附后)。
或者如果博客页面上有
的图标,则可以直接点击添加。
在点击ADD后,GoogleReader会自动寻找地址,把日志加进Reader:
此处,点击右边栏上的“Feedsettings”,选择自己设好的分类,订阅成功。
点击标题,即可展开内容,不过这里的内容往往与原日志格式不同,所以如果想要看到原来的格式,可以点击上图中①或②处的按纽,进入原地址阅读。
如果有些日志不想阅读,可以直接点按一下③处的Markallasread,即可把所有日志都标为已读,非常方便。
取得RSS的方法:
是在博客首页(此处以畅享博客为例),标题部分,有一个桔红色的小图标,上写RSS(图中紫圈内部分)。
点击后,进入一个页面:
Copy下地址栏紫框中的部分,这就是博客的RSS地址。
8多媒体课件制作
MacromediaCaptivate是制作多媒体课件的非常好的工具,详细介绍可从网上搜索。
9地图
9.1我要地图
桌面地图是灵图软件最新推出的一款免费的袖珍电子地图,比原版本节省空间,地图更加详尽,无需上网,脱机使用51ditu网全部功能,为了方便用户下载,我们将地图数据与软件分开,用户下载的软件自带全国概要图,如果需要下载某城市内的详细地图,您可通过“城市列表”,选择该城市即可下载。
您能用桌面地图做什么?
1、不用再趴在纸地图上细细寻找,全国400多个城市输入地名立即帮您定位。
2、商务出行,免去购买地图的困扰,轻松下载告别纸地图。
3、观光旅行,告诉你本地的名胜古迹、著名景点,让你的旅行变得丰富多彩。
4、开车出门,道路纵横,帮您寻找到一条最佳路线,让您省时省心。
功能介绍
1、免费下载、免费安装、即可使用全部功能;
2、拥有全国400多个城市地图数据,可以浏览全国地图,并支持全国与城市地
图智能切换;
3、人性化的软件界面及使用流程,让您使用起来轻松简便;
4、强大的驾驶导航功能,让您的驾程变得简单;
5、专业的图层选择功能,各类设施将按照您的需求一一展现;
6、方便的地图收藏夹的功能,支持导出共享给好友;
7、强大的标注点管理功能,让您制作一份属于自己的地图;
8、您可以随时打印和邮寄地图。
9.2XX地图
通过XX地图搜索,您可以找到指定的城市、城区、街道、建筑物等所在的地理位置,也可以找到离您最近的所有餐馆、学校、银行、公园等等。
X
- 配套讲稿:
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