行政人事管理工作手册初稿版.docx

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行政人事管理工作手册初稿版

公司简介

XXX物业管理有限公司成立于2007年，公司主要从事物业管理、为国内企业提供劳务派遣服务、家政服务、环境绿化、餐饮管理等业务。

公司注册资金100万元，公司是重庆市物业管理协会会员单位，具有独立的法人资格；2013年公司通过ISO-9000质量认证。

企业自成立以来，以一流的服务质量，良好的声誉以及各类专业的管理团队为客户提供全面、优质、高效、专业的各项物业管理服务，在重庆地区树立了良好的企业形象。

公司技术力量雄厚，管理专业技术人员均持有建设部颁发的专业合格证书，员工队伍技术过硬、作风优良、纪律严明，我们真诚期待与您的合作！

让我们共同努力、创造美好的明天。

一、公司组织结构

董事会（执董）

总经理

副总经理

副总经理

护工总监

餐饮部总监

环境管理总监

物业管理总监

秩序维护总监

行政人事总监

财务总监

行政人事部

护工部

餐饮部

保洁管理部

秩序维护部

质量管理部

市场企划部

财务部

二、部门管理职责

1、财务管理部

财务部是负责公司会计核算管理、财务核算管理、公司经营过程实施财务监督、稽核、审计、检查、协调和指导的专职管理部门：

（1）编制公司月度、季度成本、利润、资金、费用等有关的财务指标计划。

（2）建立健全公司财务管理、会计核算、稽核审计等有关制度，督促各项制度的实施和执行。

（3）负责物业有偿服务费用的审核管理。

（4）按照会计制度设置帐目，正确运用会计科目，做好编制凭证，记帐，算账，对帐，月末编制会计报表。

（5）按银行制度规定，做好现金、支票、发票的管理工作。

（6）负责公司重大合同项目合同评审管理。

（7）负责办理现金、出账、结算、发放工资及与业务单位的债权、债务结算和清理工作。

（8）协助各部门/项目

《经营管理目标责任书》

的监督执行。

（9）保守公司秘密，

维护公司利益。

2、行政人事部

行政人事部是负责公司内部行政办公事务管理、人力资源建设与管理的部门。

（1）负责公司各项行政、人事管理制度的制定及监督、检查。

（2）负责公司人力资源战略规划。

（3）负责员工入职、晋升、降级、调动、离职等手续的办理及劳动关系的处理。

（4）负责公司内部消防、安全管理。

（5）负责公司培训计划、组织及实施。

（6）负责公司各类文件的起草、审核、传递及档案管理

（7）负责公司会议管理工作。

（8）负责公司来客的接待工作。

（9）负责公司的企业形象策划管理。

（10）负责员工的招聘、培训、选拔任用及绩效考核工作。

3、市场企划部

市场企划部的主要职责是进行物业服务规划、物业项目开发、公司广告宣传管理及物业招商等。

（１）配合公司决策层进行物业服务规划，确定公司市场定位。

（２）制度公司市场开发策略，并据此开展公司市场拓展、项目开发工作。

（３）负责物业市场调查的具体实施。

（４）建立物业市场资料、物业项目信息的数据库。

（５）物业服务管理的前期规划，撰写投标书，进行投标工作。

（6）代表公司签订物业管理服务合同。

（7）负责公司对外宣传策划、广告发布管理。

（8）根据物业项目需求，负责组织接待客户，开展物业招商工作。

4、质量管理部职责

质量管理部是物业公司中推进服务质量、进行规范化服务的监督检查等工作的部门。

（1）负责制定并监督贯彻公司的质量管理规章制度、质量方针、政策和有关管理程序。

（2）负责推进公司服务质量体系建设、质量认证工作。

（3）组织公司内部质量管理体系的策划、实施、监督和评审工作。

（4）负责组织对公司项目服务质量体系审核、监督、重大问题的解决。

（5）编制公司物业服务质量手册及相关质量文件。

（6）负责与质量认证机构的接洽工作。

（7）组织质量数据分析和质量改进措施的研究、实施工作。

（8）负责组织处理与质量有关的投诉问题。

５、秩序维护部管理职责

秩序维护部主要负责公司服务项目中物业安全、消防、防盗、车辆管理等工作，以保证项目的设备设施及辖区内人员的生命财产安全。

（1）负责公司物业秩序维护服务政策和经营计划的制定。

（2）负责制定公司秩序维护部的工作制度和发展规划。

（3）负责组织公司秩序维护部管理体系的建立完善工作。

（4）负责公司项目部的服务协议管理与执行。

（5）负责指导项目部完成物业秩序维护治安、保卫、消防工作。

（6）组织处理与秩序维护管理有关的重大事件和投诉问题。

6、保洁部管理职责

保洁部是负责公司物业管理项目中的清洁卫生（护工）、环境绿化等项工作的部门。

（1）负责公司物业保洁服务政策和公司经营计划的制定。

（2）负责公司物业保洁管理计划和组织实施。

（3）负责公司物业保洁服务项目的统筹、协调管理。

（4）负责检查和指导项目保洁服务工作。

（5）负责服务项目重大事件的处理。

（6）负责项目保洁员工的组织培训工作。

7、餐饮部职责

（1）全面负责公司餐饮服务项目的管理工作；

（2）根据公司发展需要，协助餐（饮）店经理建立并完善管理制度；

（3）适时调整和创新公司餐饮服务产品；

（4）做好公司餐饮服务经营计划，并提出管理意见和建议。

（5）负责项目员工岗位技能培训工作。

（6）负责餐饮项目的考核、检查工作。

（7）协助领导作好经营、服务及各项餐饮管理工作。

8、护工部管理职责

1、负责公司医院项目护工业务管理工作。

2、负责制定护工管理制度。

3、执行各项技术操作规程，指导各项目完成基础护工工作，抓好护工质量管理，保证非医疗护工工作正常有序地进行。

4、负责组织护工人员业务学习和技术培训，定期进行业务技术考核、检查、评价和总结。

5、指导、检查各项目

的护工业务管理情况，

发现问题及时处理。

6、负责护工管理、教

学和质量管控工作。

三、职务职责

1、公司总经理岗位职责

（1）严格执行国家、省、市有关物业管理的方针、政策。

（2）负责公司的全面管理工作。

（3）制订和完善公司各项规章制度，建立良好的工作秩序。

（4）抓好企业精神文明建设，树立良好的企业形象。

（5）注重经济效益，创新公司发展。

（6）制订年度工作计划，明确目标、任务，督促下属部门履行岗位职责。

（7）重视人才，按照德、才标准合理使用干部。

（8）定期向董事会汇报公司管理及经营收支情况。

（9）关心员工生活，努力提高员工工资福利，改善工作条件。

（10）理顺相关政府部门、企事业关系，创造良好的经营环境。

2、公司副总经理岗位职责

（1）协助总经理抓好公司管理工作。

（2）主要分管公司财务部、餐饮部、市场企划部、秩序维护部工作。

（3）制订和完善公司各项规章制度，建立良好的工作秩序。

（4）领导分管部门，制订年度工作计划，明确目标、任务。

（5）组织协调各部、共同管好公司物业服务项目。

（6）定期向总经理汇报分管工作情况。

（7）关心员工生活，努力提高员工福利，改善工作条件。

（8）理顺相关政府部门、企事业关系，创造良好的外部环境。

3、财务总监岗位职责

职责1

全面主持财务部工作。

职责3

负责公司重要经济合同及投资项目进行评审。

职责4

负责公司经济核算工作。

职责5

负责公司财务预算编制工作。

职责6

负责定期向公司总经理提供财务分析报告。

职责7

负责项目经营目标责任考核工作。

职责8

按时完成税务申报以及年度审计工作。

职责9

完成领导交办的其他事项。

职责2

负责制定公司财务管理制度和政策。

4、行政人事部总监岗位职责

职责1

主持行政人事部全面工作。

职责3

负责制定公司人力资源管理制度与劳动用工制度。

职责4

组织制定和实施公司的人力资源战略和人力资源政策。

职责5

负责组织实施公司的人员招聘、录用、晋升等事务工作。

职责6

负责公司会务管理工作。

职责7

负责组织、协调和安排公司的后勤管理工作。

职责8

完成领导交办的其他事项。

职责2

负责制定公司行政管理规章制度。

5、物业管理部总监（企划部）岗位职责

职责1

负责公司物业经营战略定位。

职责3

负责主持物业市场、项目调查工作，建立资料、信息数据库。

职责4

负责物业项目服务管理的前期规划。

职责5

负责主持撰写投标书，进行投标工作。

职责6

负责代表公司签订物业管理服务合同。

职责7

负责公司对外宣传策划、广告管理。

职责8

完成领导临时交办的其他工作

职责2

负责公司物业市场拓展、项目开发组织、实施工作。

6、物业管理部总监（质管部）岗位职责

职责1

负责制定公司质量管理的方针，确定质量管理目标。

职责3

全面组织公司物业服务质量的内部审核工作。

职责4

负责组织实施质量管理体系审核和认证工作。

职责5

负责质量手册、作业指导等体系文件的编制与实施。

职责6

负责物业服务质量记录的监督、检查。

职责7

负责公司物业服务品质管理工作。

职责8

负责与公司质量管理有关的培训工作。

职责9

完成领导交办的其他工作。

职责2

负责建立完善公司质量管理体系。

7、秩序维护部总监岗位职责

职责1

负责主持秩序维护部的全面管理工作。

职责3

负责各项目物业秩序维护业务的管理工作。

职责4

负责物业项目治安、保卫、消防管理。

职责5

负责物业项目相关秩序维护管理的重大事务处理。

职责6

负责公司秩序维护物业项目人员的招聘、录用工作。

职责7

负责组织实施秩序维护管理人员的培训、考核工作。

职责8

完成公司领导交办的其他事项。

职责2

负责公司秩序维护部管理制度的制定。

8、保洁部总监

职责1

负责主持保洁部工作。

职责3

负责公司物业保洁管理制度的组织监督和实施。

职责4

负责与公司物业保洁相关重大事件处理。

职责5

负责公司物业保洁项目人员的招聘、录用工作。

职责6

负责组织物业保洁人员的培训、考核工作。

职责7

完成领导交办的其他相关工作。

职责2

负责公司物业保洁方针目标确定。

建立、健全公司物业保洁管理制度。

9、餐饮部总监岗位职责

职责1

主持餐务部管理工作。

职责3

负责公司餐饮管理制度建设与实施。

职责4

负责公司餐饮服务项目的业务管理工作。

职责5

负责餐饮服务标准、流程制定。

职责6

负责公司餐饮服务人员的技能培训工作。

职责7

负责公司餐饮服务相关投诉以及突发事件的处理解决。

职责8

负责餐饮产品研发、推介工作。

职责9

完成领导交办的其他相关工作

职责2

负责制定公司餐饮服务方针、餐饮经营策略。

10、护工部总监

职责1

负责主持护工部工作。

职责3

负责组织制定、监督实施护工管理制度。

护工质量标准，并严格督促执行，为病人提供高质量的护工服务。

职责4

负责公司护工业务的管理工作。

职责5

负责公司护工人员的招聘、录用以及业务技能的培训、考核工作。

职责6

负责组织处理与护工管理有关的重大事件及投诉问题。

职责7

完成领导交办的其他相关工作。

职责2

负责制定医院非治疗护工经营项目管理方针政策。

四、行政办公管理制度

（一）总则

1、为树立良好的公司形象，规范行政办公工作，维护良好的工作环境，保障公司各项业务的正常运转，特制定本制度。

2、本制度适用于所有在我公司工作的正式员工、兼职人员及临时工。

3、行政人事部是行政办公管理工作的归口管理部门，负责公司行政各相关工作事项。

（二）办公管理

1、员工应遵守公司规章制度。

2、办公室应保持整洁，不在室内放置杂物，工作台上摆放的办公用品应整齐有序。

3、上班时间，严禁办理私人事情，因公外出应向本部门负责人请假。

4、接待来访，应起身相迎，做到态度和蔼、彬彬有礼，来客告辞，起身相送。

5、爱护公物，节约使用办公用品。

6、讲究文明礼貌，注重仪表仪容、形象，按规定着装。

（三）会议管理

1、各种会议由召集者负责组织安排，并对出席对象提前发出通知。

2、会议召开之前应确定议题、参会对象，准备好有关的会议资料、文件。

3、会议出席者应安排好工作，准时到会，并带笔记本及相关会议资料。

如因故无法参加会议，须提前向会议组织者请假。

4、会议坚持“讲效率、开短会”原则，发言者应做到事先准备、简明扼要、畅所欲言，使会议起到应有的效果。

5、公司固定性会议为公司经理办公会议、部门例会、专项会议等。

①公司经理办公会议，原则上每月召开一次，参会对象为公司总经理、副总经理、部门负责人及相关人员。

②部门例会于每月10号召开，参会对象分管副总经理、部门负责人、项目经理及职能主管等。

③专项会议参会对象为相关所有人员。

6、如遇特殊情况，会议组织者需另行通知召开会议，上一级别会议与本级别会议在时间上有冲突时，以上一级别会议为主，本级别会议作相应时间调整。

7、凡会议所作的决议、决定及重要事项必须形成会议纪要，经行政人事部整理后以文件形式印发并贯彻执行。

（四）公文管理

1、政府部门下发或其他单位抄送的公文，统一由行政人事部行政专员收管，并负责签收、分类、登记和分发、传阅。

2、以公司名义发出的各种文件需编号、登记，统一对外发送。

3、公文处理程序

①行政专员将公文登记、分类，交行政人事经理审阅并提出拟办意见。

②行政专员将拟办意见送有关部门相关人员阅办。

③领导批办的公文，按批示意见交有关部门负责办理。

④如承办过程中有疑问或问题，应及时请示、报告。

⑤办理完毕后，相关部门应填写承办结果，连同原文件退回行政人事部存档。

4、对送阅文件要抓紧时间阅办，阅文人需签名、时间。

5、文件一律由专人传送，不得横向传阅。

（五）印章使用管理

1、公司印章由公司总经理指定专人保管，法定代表人印章、财务专用章由财务部专人分开保管。

印章未经公司总经理批准，不得随意交与他人保管使用。

2、部门印章由部门负责人保管或指定专人保管。

3、印章使用审批规定如下。

①涉及人员调动（任免）、以公司名义签署的合同协议、财务收支及对外发文、发函等方面用章，由公司总经理批准。

②有关业务管理工作用章，由分管副总经理批准。

③使用法定代表人印章，由公司总经理批准。

④使用部门印章、有关业务管理工作用章，由部门负责人批准。

⑤涉及对外或代表公司名义用章，必须经公司总经理或分管副总经理批准同意。

4、未经领导批准，不得私自用章，不准携带公章外出，不准盖出空白信笺。

5、对不符合用章规定的，有权拒绝盖章。

对违反用章规定或弄虚作假，或用章造成重大影响或经济损失的，要追究当事人的责任。

6、刻制印章，须经公司经理批准。

作废的印章应及时封存。

（六）传真机、复印机、计算机管理

1、为确保办公设备的正常运行和使用，公司应指定专人保管、操作，非操作人员未经许可不得私自操作。

2、为节约纸张和能源，公司严格控制复印和传真数量，非必要不予复印和传真。

3、不承接外单位及私人委托的打印、复印、传真，特殊情况须经领导同意后方可承接办理。

4、计算机内存资料应注意保密，凡涉及机要文件资料须加密码保存，未经批准，任何人不得提取（阅）电脑内存信息、数据资料。

5、凡内部常用业务资料、数据，必须进行备份处理，以免丢失。

6、严格控制计算机外部软件流入办公设备，严禁安装游戏软件（盘）及使用，以防计算机感染病毒。

7、下班工作结束后，应做好办公设备的日常保养和清洁工作，并及时处理废弃稿件，切断电源。

（七）保密工作规定

1、凡符合下列条款之一者，均属于公司机要文件，不得泄露。

①关于重要决策或计划。

②关于人事问题。

③关于会议重要的讨论事项。

④关于业主或合同档案资料。

⑤契约、协定或根据协商而决定的事项。

⑥特别指定的事项。

2、机要文件由其制发部门制成正、副本两份，一份由制发部门分类加以保管，另一份由所管部门的负责人保管。

3、机要文件及其相关草案、其他无用资料的销毁，由所管负责人负责。

（八）档案管理

1、档案实行集中管理与分散管理相结合，即分为公司、部门管理，由专人负责档案管理工作。

2、公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办部门、经办人负责及时归档。

3、文件结案移送归档时，相关人员须检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查。

4、文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。

5、档案管理人员做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序操作，符合立卷标准要求，及时分类、立卷、归档。

6、档案管理人员每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

7、档案管理人员保持档案清洁，采取防虫措施。

8、档案管理人员每年按规定清理一次，对已到保管期限、确定销毁的档案材料造册登记，经领导审批后作销毁处理。

9、公司严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在办公室查阅，确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。

10、借阅人员不得转借、拆卸、调换、污损档案原件。

11、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立即归卷。

（九）附则

1、本制度由公司行政人事部拟定，其解释权、修改权归公司行政人事部。

2、本制度自发布之日起实施。

五、人事管理工作制度

（一）总则

1、为规范人事管理工作，优化配置人力资源，提高员工工作的积极性，结合公司的实际情况，特制定本制度。

2、人事管理相关工作事项均需参照本制度办理。

3、行政人事部是公司人事管理工作的归口管理部门，负责公司人事管理相关工作事项。

（二）员工招聘与调动

1、公司招聘主要以专业素质、思想品德、身体健康和敬业精神为标准。

2、各职位聘用、任免权限规定如下：

①公司各部门总监（经理）由公司总经理聘用、任免。

②公司项目部经理（包括助理）和主管聘用、任免由公司部门总监提名，报分管副总经理、总经理审批。

③公司项目管理员、领班（班长）、专业技术人员的任免由项目经理或主管提名，报公司部门负责人审批。

④普通员工（包括临时工）由部门主管负责聘用、录用，报公司行政人事部备案。

3、新员工入司，必须进行岗前告知和入职培训。

4、新员工试用期为1-3个月，延长试用期为最多一个月。

5、可根据工作需要对员工进行岗位调动，员工应服从公司调动。

6、项目间调动员工，由公司部门总监批准，报人力资源部。

7、项目内员工调动，由项目经理（主管）批准，报人力资源部。

8、跨项目调动，员工接到通知后，在原项目及时办理移交手续，按规定时间凭人事调迁证明前往调入项目报到。

如员工未办妥交接手续，擅自离职，一律按旷工处理。

9、项目及时对调入员工造册。

10、每月28日之前调迁的员工其工资由调入后的项目造册发放，每月28日之后调迁的员工其工资由原项目造册发放。

（三）培训管理

1、员工需接受公司的职前及在职培训，培训考核不合格，不予转正及晋升。

2、员工在公司以外机构接受培训的，其费用由公司报销的，培训证书须交由行政人事部代为保管。

3、参加培训的员工，在培训完毕后必须在公司服务2年，未满服务年限而辞职的员工需缴纳培训费用。

4、新员工入职视具体工种岗位，一般由班长定岗代培。

5、新员工入职培训课程包括以下内容：

①人事手续、公司的背景、提供的服务项目、经营范围、运作方式以及用工制度、福利待遇、工资结构、发薪日、加班工资等事项。

②物业管理人员的基本要求（包括仪容仪表、礼仪礼节）。

③安全工作常识、物业管理基础知识、《员工手册》、《规章制度》等。

6、针对不同的要求开展专业培训。

7、保安人员要进行军训、政训，由秩序管理部制订具体计划，行政人事部门组织协调。

8、行政人事部门配合各业务部门做好岗位培训计划。

（四）工资及福利

1、公司员工的工资构成为：

基本工资、岗位工资、考核工资、加班工资、各类补贴等。

2、每月工资按规定统一发放，工资发放依据为上月岗位考勤、考核情况。

3、非在岗培训新进员工只享受生活费补贴，试用、留用期员工发给基本工资（协议制）。

4、新员工培训期间离职的，不予发放生活补贴费。

5、因违规违纪而被辞退、开除的，结清当月实际工作日的基本工资。

（五）考勤与请假管理

1、公司管理办公室实行标准工作日制度。

项目员工（包括管理人员）实行不定时工作制。

2、公司实行指纹打卡考勤的，一天打卡两次（上、下班各一次）。

3、因故不能打卡者，须在当天向负责人陈述原因（出差者除外），并由主管签字报行政人事部，否则以旷工论处。

4、考勤机损毁影响考勤的，须及时向公司行政人事部报告。

5、迟到、早退规定

①迟到、早退30分钟以内者，每次扣发工资10元。

②30分钟以上1小时以内者，每次扣发工资20元。

③超过1小时以上者必须提前办理请假手续，否则按旷工处理。

④旷工一天扣100元。

⑤对年度内无故旷工五天及以上者予以辞退。

6、员工请假的应事先填写请假单，报告相关负责人批准。

未经审批同意而自行休假者，按旷工处理。

7、病假、因病或非因公受伤请假的，凭病假条休病假。

8、符合法定婚龄的员工可享受婚假三天，符合法定晚婚年龄的员工享受婚假十天（需持“结婚证”办理休假手续，否则按事假处理）。

9、符合国家计划生育规定的生育女员工，正常分娩者产假90天，难产者增加15天，多胞胎生育者每多育一个婴儿，增加产假15天。

10、因公受伤请假的，假期时间长短根据实际情况而定。

（六）考核与奖惩标准

1、公司奖惩分行政、经济两类。

①行政奖励包括表扬、记功、晋升。

②经济奖励包括加薪、奖金、奖品。

③行政处罚包括警告、记过、除名。

④经济处罚包括罚款、扣发奖金、降薪（降职）。

2、员工奖惩条例（附件1）。

（七）离职管理

1、员工如要求辞（离）职（包括试用期），必须提前10天向所在部门提出书面申请。

2、聘用期满，公司将提前一个月发出是否续签通知，如员工不愿与公司续签合同，也须及时书面告知。

3、辞（离）职或被辞退员工，由部门主管指导员工按规定填写“员工离（辞）职申请表”报批，按规定办理辞（离）职手续。

4、凡被公司开除除名处理的员工，由部门主管填写“员工违规处罚单”报告上级部门审批，批复同意后，即宣布除名。

5、被宣布除名的员工，亦将按规定完成“员工离（辞）职申请表”报批手续程序。

6、凡被辞退、开除的员工，公司（部门）不得再聘用。

（八）附则

1、本制度由公司行政人事部拟定，解释权、修改权归公司行政人事部。

2、本制度自发布之日起实施。

附件1员工奖惩条例

根据国家相关法规制度，结合公司管理要求，特制定《员工奖惩条例》，本条例于2013年2月1日颁布执行。

第一节一般规定

第一条遵守国家政策法令、法规、遵守重庆市民行为道德规范、遵守本公司规章制度及部门的其他规章制度、岗位职责。

第二条人事部门要求如实填写的各类表格，提供的有效证件，不得有隐瞒或假造。

第三条按照本公司的要求接受业务指导、各类培训及考核。

第四条服从安排、听从指挥、团结同事、互帮互助，按时按质完成各项工作任务。

第五条严格遵守公司劳动纪律，按质量标准要求完成本职工作。

第六条讲究社会公德和职业道德，严守公司机密，廉洁奉公，维护团队利益和公司声誉。

第七条爱护公物及公用设施，自觉维护和保持环境卫生。

第八条勤俭办公，节约用水、用电、用品，杜绝浪费。

第九条衣容整洁，精神饱满、待人热情，文明用语