公文格式doc校长办公室长春中医药大学.docx
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公文格式doc校长办公室长春中医药大学
公文格式
公文格式分为三大部分,即首眉、主体和版记。
一、公文首眉部分
1.密级及保密期限。
公文的密级分“绝密”、“机密”和“秘密”,如需标示份号等级,应用3号黑体字,顶格标示在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用星号隔开。
2.紧急程度。
紧急文件的紧急程度分为“特急”、“急件”,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
3.版头。
制式版头通常分为两种,一种是由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”二字组成,一般用于向下普发的公文;一种是由发文机关全称或规范化简称加圆括号标明文种组成,用于上行公文或向同级、下级和无隶属关系机关行文。
发文机关标识推荐使用小标宋字体、红色,居中印在公文首页上部,字体要庄重,字号应小于22mm×15mm。
学校处级机关的标识字号应小于学校文件。
版头一经确定,应长期沿用。
联合行文,版头可用主办机关名称,也可以并用联署机关名称。
并用联署机关名称时,主办机关应排列在前。
机关之间以函件的形式行文时,用印有发文机关名称的信笺。
学校党委办公室、校长办公室常用的版头主要有:
中共长春中医药大学委员会文件、中共长春中医药大学委员会办公室文件、长春中医药大学文件、长春中医药大学校长办公室文件以及两办联合和党政联合文件。
4.发文字号。
由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成。
联合行文,一般只标明主办机关的发文字号,必要时可并用联署机关的发文字号。
发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份标全称,用六角括号括入,序号不编虚位(即l不编为001),不加“第”字。
正确的发文字号示例,如:
××××发[2002]×号。
学校党委、行政以及群团组织的发文字号有:
长中校字、长中校发、长中校函、长中党字、长中党发、长中党函、长中纪字、长中工字、长中团字。
其中,长中校字、长中党字用于对上请示、报告;长中校函用于处理平行机关发函、复函。
根据工作需要,第一附属医院、后勤服务集团等单位可自制公文,发文字号到学校党委办公室、校长办公室备案;学校其他部门和附属单位拟制发公文和增设发文字号需经党委办公室、校长办公室批准备案后方可进行。
5.签发人。
上报公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字,签发人姓名居右空l字;签发人用3号仿宋体字,签发人后面标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
联合上报的公文,应同时标注各联署机关的签发人姓名。
主办单位签发人姓名置于第l行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一位签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
二、公文主体部分
1.标题。
一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成,位于红色反线下方正中。
联合行文时,标题中的发文机关名称可简化为主办机关名称加“等部门”字样。
除法规、规章名称加书名号外,标题一般不加书名号,也不用其他标点符号。
在红色反线下空2行用2号或小2号小标宋字体,可分一行或多行居中排布;回行时要做到词意完整,排列对称,间距恰当;3行以上的标题通常采用上下行短中间行长的方式进行排版。
转发上级文件或批转下级文件,如原标题过长,可根据文件内容重新确定标题。
2.主送机关。
主要受理公文的机关。
主送机关名称应用全称或者规范化简称、同类型机关的统称;向下普发的公文,主送机关名称应规范、稳定。
主送机关名称位于标题下空1行,左侧顶格3号仿宋体字排印,回行时仍顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。
决议、决定、规定、意见等公文,正文之前一般不标注主送机关,可在正文之后标明印发传达范围。
会议纪要的主送机关标注于文尾,通常将主送机关和抄送机关用“分送”表示。
3.正文。
公文的主体,用来表述公文的内容。
位于标题或者主送机关下一行,每自然段左空2字,回行顶格。
数字、年份不能回行,人物姓名一般也不宜回行。
一段落的首行开始一律空两个汉字,回行时顶格排列。
任何情况下公文首页必须显示正文。
正文除一级标题如“一、”等用3号小黑体字外,其他内容(含小标题)均使用3号仿宋字体。
党群系统文件批转(转发、印发)的通知,通知正文用3号楷体字,被转批(转发、印发)文件用3号仿宋字体。
4.附件。
公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码,如“附件:
1.××××”,附件名称后不加标点符号。
附件应置于主件之后、版记之前,与主件装订在一起,在附件左上角第1行顶格用3号黑体字标识“附件”字样。
如:
附件1:
被批转的下级机关或部门公文和被转发的上级、同级机关公文,不属本机关公文的附件,不需在正文之后、发文机关署名之前注明。
在批转、转发“通知”之后另页排印即可。
被批转、转发公文的版头、抄送机关、印制版记等不再标注。
附件一般与主件合订发送,如需单独装订,应在附件首页左上角第1行顶格注明主件公文的发文字号和附件字样,且两者之间空1字,与主件同时发送。
如:
××××发(2002)×号附件:
5.发文机关署名。
应用全称或者规范化简称,位于正文的右下方,右空4字排印。
党群系统公文加盖印章处用三号仿宋体字打印发文机关名称,行政公文加盖印章处直接用印不需标识机关名称。
6.成文日期。
成文日期是公文生效时间,需要完整写出年、月、日。
一般情况下,以会议通过日期或领导人签发日期(如有两位以上领导人审签,署最后一位领导人的签发日期);联合行文,署最后签发机关领导人的签发日期。
领导人签发后,如因故不能及时发文,至正式发文时,成文日期可请签发人重新确定,也可根据需要仍用原签发日期。
成文日期应写明年、月、日并全标,位于发文机关署名下一行,右空2字排印。
其中行政公文应使用汉字完整标印年、月、日,零要写成“O”。
党委系统公文应使用阿拉伯数字完整标印年、月、日。
特殊情况下也可写在标题之下,用括号括起来。
决议、决定、规定、意见等正文之前不标明主送机关的公文,成文日期加圆括号用3号楷体字标注于标题下一行居中排布。
7.印章。
印章是公文生效的方式,除会议纪要和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。
联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应该加盖印章。
印章的位置很重要,要求印章与正文之间不允许再加内容,因此,控制印章与正文间3至5毫米内盖章,要求印章必须印在成文时间上,即印章应压成文年月日几个字上,防止空白印章。
用印页(发文机关署名页)如无正文,应在页首第1行空2字标注“此页无正文”字样,并用圆括号括入。
如:
(页无正文)
当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均略压成文日期,印章用红色。
两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在成文时间和正文之间。
主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超版心;最后一排如余1个或2个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
学校各部门、单位报校领导审批、签发的公文,一律不得自行加盖“急件”、“特急”印章以及秘密程度印章,公文的缓急程度由学校党委办公室、校长办公室统一掌握,并根据需要加盖相关印章。
8.印发传达范围。
一般用于向下普发的公文,对印发、传达范围作说明,用圆括号将印发传达范围括入,位于成文日期下1行距左空2字标识。
三、公文版记部分
其内容包括主题词、主送、抄送、印发机关和印发日期等内容。
版记一般应放在公文最后一页的底部。
版记一般不编页码。
但如遇正文同页则可编页,不同页则不编页。
版记中每栏目间用黑色粗实线分割。
1.主题词。
主题词的标注顺序是先标类别词,在标类属词。
上行文按照上级机关的要求标注主题词。
主题词用3号黑体字,据左顶格标识;后标全角冒号;词目用3号小标宋体字,词目之间空1字。
2.抄送机关。
指除主送机关以外的其他需要执行和告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。
抄送机关名称用全称或规范化简称,标注于印制版记上方,主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用顿号(逗号、分号)隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。
如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。
抄送机关与主题词、印制版记应用反线隔开,宽度同版心。
对上级机关和领导同志统一使用抄送,不要用“抄报”。
无抄送的内容,此栏不排。
3.印发机关和引发时间。
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置,用3号仿宋体字标识。
印发机关左空l字,印发时间右空l字标识,上下各加一条反线,宽度同版心。
印发时间以公文付印日期为准,用阿拉伯数码标识。
在下反线下右空1字用5号XX体字加圆括号注明印发份数,份数用阿拉伯数码。
如:
中共长春中医药大学党委办公室×年×月×日印发
(共印××份)
函件的文尾部分只包括主题词、抄送栏、份数等项,不注明印发机关和印发日期。
四、公文的用字
公文的汉字从左至右横写横排。
在民族自治的地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。
主标题、副标题、正文之间的用字要有明显区别。
公文标题用2号小标宋体字,正文一般用3号仿宋体字,文中小标题,按结构层次,第一层用3号黑体字,第二层用3号楷体字。
通报等公文的正文前排印批语、按语时,两端各缩排两个字,且用3号楷体字,批语、按语用3号黑体字加全角冒号。
公文结构层次序数一般依次用汉字、汉字加括号、阿拉伯数码、阿拉伯数码加括号、阿拉伯数码加圆圈。
如:
公文标题:
二号小标宋
正文第一层标题字体及序数:
一、三号黑体
正文第二层标题字体及序数:
(一)三号楷体
正文第三层序数:
1.三号仿宋体
正文第四层序数:
(1)三号仿宋体
正文第五层序数:
①三号仿宋体
需注意的是序数“1.”常被写成“1、”,这是不规范的。
法律法规等规章性公文单独分章节时,只在章节以内把第×条作第一个层次,再以下按照款、项、目条层次,款不冠数字,项、目可冠数字。
条用黑体字,其他用仿宋体字。
一些意见、规章类公文可以第一层次用汉字“一、二、……”,第二层次降级使用“1.2.……”。
页码用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘的下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空1字,双页码居左空1字。
空白页和空白页以后的页不标识页码。
单页一面公文,可不标页码,但单页双面的,应标注页码。
骑马订或平订的订位为两钉钉距外订眼距书芯上下各1/4处。
公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四(可放分送,不放页码)应为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上。
五、公文的用纸
公文用纸幅面规格一般采用国际标准A4型(长297mm,宽210mm)。
版心规格一般为:
长225mm,宽156mm,每页面排22行,每行排28个字,行间距2.95mm。
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