企业采购业务内部控制问题研究陈虹燕.docx
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企业采购业务内部控制问题研究陈虹燕
集美大学工商管理学院
毕业设计(论文)
题目企业采购业务内部控制问题研究
届:
2012专业:
工商管理
学生姓名:
陈虹燕学号:
2012088038
指导老师:
吴秋平老师职称:
2014年12月5日
企业采购业务内部控制问题研究
【摘要】随着我国市场经济的发展,企业间的竞争越来越激烈,由于我国大部分企业发展的时间较短,自身的管理意识和水平和现代管理和跨国企业还是有很大的差距。
现代管理中非常重要的一个组成部分是内部控制,内部控制是衡量一个公司现代化水平的重要标准。
我国经济社会正处在重要的转型期,我国上市公司的良好发展对于我国经济社会的建设是有着非常重要的意义的。
本文将通过对浙江君仙药业公司采购内部控制体系进行分析,总结出其存在的主要问题,并根据自己所掌握的知识提出相对应的对策。
【关键词】采购内部控制转型现代管理
StudyonEnterpriseInternalControlprocurementoperations
[Abstract]AsChina'smarketeconomy,moreandmoreintensecompetitionamongenterprises,mostofourbusinessdevelopmentduetotimeshort,self-awarenessandthelevelofmanagementandmodernmanagementandmultinationalcompaniesstillhaveabiggap.Modernmanagementisveryimportantpartofinternalcontrol,internalcontrolisameasureofacompany'slevelofmodernizationofimportantcriteria.China'seconomicandsocialtransitionisatanimportantandgoodforthedevelopmentofChina'slistedcompaniesarebuildingoureconomyandsocietyhasaveryimportantsignificance.ThisarticlewillmakeZhejiangJunXianPharmaceuticalcompanypurchasestheinternalcontrolsystem,summedupthemajorproblems,andproposethecorrespondingcountermeasuresbasedontheirownknowledge.
[Keywords]Procurementinternalcontroltransformationmodernmanagement
目录
一、绪论1
(一)课题背景1
(二)课题研究意义1
(三)本文结构2
二、企业采购内部控制2
(一)内部控制概念及制度2
(二)采购业务3
(三)企业采购建立健全内部控制制度的必要性3
(四)采购业务主要内容4
三、采购业务内部控制存在的问题6
(一)公司简介6
(二)采购业务现状6
(三)采购业务内部控制存在的问题8
四、完善企业采购内部控制的对策9
(一)建立内部控制系统的指导原则9
(二)建立完善的采购内部控制制度9
(三)完善企业的控制环境,加快我国企业内部控制制度建设9
五、总结10
致谢11
参考文献12
一、绪论
(一)课题背景
随着我国经济社会的发展,市场经济的各个方面也得到了一定程度的完善。
在一个公平的市场经济环境中,企业间的竞争将取决于自身的效率、服务和专业程度。
而过去的经济发展中,我国的经济是以粗放型经济为主,各类企业以快速扩张发展为主,在快速的经济转型中发现商机,在短暂的时间内获取利润。
但是随着我国社会各方面的制度和市场竞争机制的完善,在未来上市企业的竞争中,靠的将是企业的的专业程度、服务、效率和自身的管理。
而目前我国很多企业并未意识到这些问题,对自身的管理并不是很重视。
在未来的企业间的竞争中,自身管理不够专业的企业将会逐步的被淘汰。
而在企业自身管理中,内部控制专业与否是一个企业竞争力最重要的体现。
不管是大型企业还是小型企业,其衰败肯定是先从内部开始的。
在目前的激烈的市场竞争下,各种类型的企业都面临两个方面的问题,首先是对企业内部控制,使企业能够最大效率的运转。
另一个问题是企业适应外部环境的问题,而这个问题是建立在第一个问题之上的,只有企业内部控制能使企业高效的运转,才能去适应不同的外部环境。
所以,企业的内部控制对于企业来说是非常重要的,特别是对于上市企业来说,由于企业自身规模较大,如果内部控制不善的话,将对企业的生存和发展产生严重的影响。
(二)课题研究意义
对药业企业采购成本控制存在的问题及对策进行研究是十分具有实际意义的,因为药业企业的生产经营行为和自身的管理水平与药品原材料的采购成本控制水平是有直接的关系的,也可以说采购的成本控制是直接能促进改善药业企业生产经营及管理的原动力,企业能否做好各项成本管理工作就是要看是否能做好成本控制。
可想而知,采购成本控制对药业企业的发展是起到了举足轻重的作用,不仅是企业获取更好的经济效益的基本条件,也是健全企业经济管理的重要保证。
本文研究的意义主要分为两个方面,即理论意义和实际意义。
在理论意义方面,通过对采购内部控制制度的研究,可以对采购内部控制对企业的发展、企业的意义有进一步的认识。
在实际意义方面,通过对浙江仙君药业采购内部控制制度的研究,使人们对其有更全面、更深的了了解,为企业提供参考建议。
(三)本文结构
本文主要分为四个部分,在第一部分将对论文研究背景、意义和论文的结构进行阐述。
在第二部分将对研究相关的概念进行说明,包括采购、采购业务、内部控制制度等概念,在本文的第三部分,本部分主要介绍采购业务的环节,采购业务内部控制关键风险在具体哪些地方,并对一般企业在采购业务内部控制的现状及存在的问题进行分析等。
在本文的第四部分,案例分析,本部分主要选取典型案例,将前面论述的理论应用于方案中,分析其采购业务环节内部控制方面的问题。
而在第五部分,将对解决存在的问题提出自己的意见和建议,以帮助企业解决这样的问题,从而提高企业的竞争力。
具体的框架图如下所示:
图1-1课题结构图
2、企业采购内部控制
(一)内部控制概念及制度
为了加强和规范我国企业的内部控制,提高企业的抗风险能力,我国根据国家有关法律法规,财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会制定了《企业内部控制基本规范》。
这份基本规范共七章五十条,各章分别是:
总则、内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督和附则。
基本规范坚持立足我国国情、借鉴国际惯例,确立了我国企业建立和实施内部控制的基础框架,并取得了重大突破。
从上述的定义可以看出,内部控制包含了企业生产经营的各个方面,有内部控制的概念,就会有内部控制制度的概念,内部控制制度是对于内部控制所产生的一种制度。
这种制度主要是用来对内部控制的范围、作用、方式等方面进行规定的,一个上市公司内部控制是否有效,主要就是内部控制制度设计的是否合理。
一套好的制度,将能够使对上市公司内部的控制高效、有序的进行。
(二)采购业务
1、采购业务的定义
药业企业的采购业务是指与采购原材料部件相关的物流费用,包括采购订单费用、采购计划制订人员的管理费用、采购人员管理费用等。
总的来说就是药业企业在采购原材料的整个过程中所产生的费用,及买材料时的价款、所要交的相关税费、运输材料的费用和装卸费用、运输过程中的保险费和采购人员所产生的人工费用及其他可归属于采购业务的费用。
2、采购业务流程
药业企业的采购业务核算大概分为以下几个流程:
(1)药业企业的采购业务控制主管根据公司采购业务管理相关制度的规定编制《采购业务控制计划》,需要报采购部经理审核。
(2)工作人员在采购部经理的领导下,开展物资采购工作。
(3)采购业务分析专员核算采购订货成本,包括请购手续成本、往来沟通成本等。
(4)采购业务分析专员核算采购维持成本,包括资金成本、搬运成本、仓储成本、折旧等。
(三)企业采购建立健全内部控制制度的必要性
采购是企业成本最重要的组成部分,采购内部控制包括很多方面,可以是企业在采购过程中很多方面都需要进行成本控制,除了一些设备等必须要支出的项目以外,很多都是可以通过人为的成本控制。
采购业务控制在企业主要通过采购人员费用、采购价格和运输费用等来实现。
所谓企业采购业务控制,主要就是在药物原材料的采购过程中,由于很多企业在采购过程中都是没有注重成本的预算的,以致在采购过程中随随便便,支出很多没必要的费用,要将成本控制应用到采购中去,即控制人工的费用、采购价合理评估等各方面进行严格控制,这样员工就会知道节俭,不会在人工、运输上乱浪费了。
(四)采购业务主要内容
一个企业在采购过程中,主要涉及到采购、设计、财务等部门,企业采购活动主要的操作流程图如下所示:
图2-1企业采购流程图
图2-1为企业的采购流程图,通过上图可以看出,整个过程分为采购计划、供应商选择、订购、运输、验货、收货、付款八个步骤。
这八个步骤之间的关系如图2-2所示
图2-2采购作业流程图
由图2-2可知,企业的整个采购过程涉及5个不同的部门,各部门的主要工作及任务如表1所示
表1采购过程相关部门
作业
负责部门
采购计划
采购部、生产部
选择供应商
采购部、设计部
订购
采购部
运输
3PL
验货
仓储部、设计部
收货
仓储部
存储
仓储部
付款
财务部
人力资源管理
人力资源部
三、采购业务内部控制存在的问题
(一)公司简介
浙江仙居君业药业有限公司创建于1998年,位于仙居城关。
是国家级高新技术企业。
公司专业从事甾体激素原料药及其中间体产品的研发、生产和销售。
也就是一个系统性的经营过程,从药物原材料的采购到药物的研发、生产、销售的一个系统的流程,可以看出采购是处在公司的首要位置。
(二)采购业务现状
每年的10月份到12月份是药厂原材料采购的高峰期,企业所需艾绒的最大供应商为金一中药材供应商,按两家企业的合作约定,每月金一向仙居君业药业有限公司供货一次。
仙居君业药业有限公司对艾绒的检验方式为每5吨抽样1次。
下文以仙居君业药业业药业有限公司2013年10月份的一次艾绒采购为例,对其采购流程进行研究分析。
图二为企业艾绒采购活动的操作流程图
图3-1企业采购流程图
图3-1为企业的采购流程图,通过上图可以看出,整个过程分为采购计划、供应商选择、订购、运输、验货、收货、付款八个步骤。
通过对浙江仙君药业的实际调查和访谈,目前仙君药业并没有建立一套合理的采购的内部控制体系,其采购主要是依靠家族内的亲戚来进行,对于采购业务的风险和内部控制等概念都不是十分的了解。
在整个的采购过程中,内部控制的好坏就直接影响着后面整个经营过程,以致关系到经营利润。
接下来就此分析了仙居君业药业在采购内部控制的情况及过程中存在的问题。
(三)采购业务内部控制存在的问题
1、采购内部控制认识不足
传统的采购内部控制在主体、目标等方面的认识不够全面,比如很多药业企业将采购内部控制看做是管理者还有财务部门的职责;只重视采购过程中部分的成本控制,不重视别的方面的成本控制;内部控制的目的不确切等等,这些落后的观念早已适应不了日益激烈竞争的经济市场了。
内部控制主体的认识偏差。
长期以来,人们一直把采购内部控制视为财务人员、少数管理人员的专利,认为成本、效益都应由企业领导和财务部门负责,而把采购部门的职工只当作是操作者,导致管理成本的人不懂技术、懂技术的人不懂财务,职工对于哪些成本应该要核算及控制,怎样控制等毫无意识也无心过问。
其实,内部控制不是说单单财务人员算算出金额就行了的,而是全员性的活动,需要每个员工都有主人翁意识,都积极参与到内部控制的工作当中,发挥自己在内部控制中的作用。
2、采购内部控制制度及机制不健全
现今,企业采购内部控制制度及机制大都是服务于存货计价和利润确定目的,注重事后核算成本,缺少内部控制,忽视了内部控制的事前估计和管理策略,这样就容易产生账面成本不完善,报表只是一个形式等情况,还可能会给企业造成实际的或隐性的损失。
此外,领导对员工的监督考核比较注重于对业绩和带来采购价状况的考核。
在这样的情形下,成本节超与收益多少对领导者并没有很大的影响,员工们也就自然而然地比较注重于业绩和采购款的完成,这样一般就会人为地处理成本、成本乱摊销、少计或者不计成本,致使成本没能真正地反映企业费用支出情况,造成企业活动短期化。
3、内部控制不完善,不重视企业药品的远期发展
从该药业企业的远期发展来看,的确应该耗费部分短期高额的但又一定要用的费用,比如新药品的研发和准备需要采购新材料的费用。
如果盲目地一味减少成本,忽略了新药品的研发和准备采购材料,这将不利于企业技能的加强和药品的更新换代,在如今快速发展的医药市场里,如果自己的药业企业一直是保持一个状态不前进的话,那只会是干眼看着别的企业不断发展,而自身企业确日渐衰退。
4、完善企业采购内部控制的对策
(一)建立内部控制系统的指导原则
(1)合法性原则。
企业在制定内部控制制度时,必须遵循国家有关法律、法规,如《中华人民共和国法》等。
(2)健全性原则。
即企业的内部控制系统是否规范了各项经济活动,覆盖了对人、财、物的全方位管理。
企业内部控制系统,必须包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督五项要素,并覆盖各项业务和部门。
换言之,各项控制要素、各业务循环或部门的子控制系统,必须有机构成为企业内部控制的整体架构,这就要求各子系统的具体控制目标必须对应整体控制系统的一般目标。
内部控制制度必须涵盖企业经营管理的各个环节,并普遍适用于企业每一位职员,不得留有制度上的空白或漏洞。
内部控制制度的制定应当具有前瞻性,并且随着企业经营战略、经营方针、经营理念等内部环境的变化和国家法律法规、政策制度等外部环境的改变进行相应的修改或完善。
(二)建立完善的采购内部控制制度
每一个企业每一个部门都需要有自己的部门制度,以确保工作的高效性,要想强化企业的采购内部控制,当然具有完善的采购制度是非常重要的,其最终目的就是达到合理控制采购业务,笔者认为仙居君业药业可以从以下几点来建立完善采购制度。
按照支付合同的选择节约采购业务。
要是企业的流动资金充足,还有银行的利率相对低些,就可以实行现金支付或者货到付款的形式,因为这样一般都可以获得比较多的优惠折扣。
还有,关于进口的材料、外汇币种的抉择和汇率趋势依然是需要特别关注的。
就比如企业从荷兰进口药物生产线,就应该顾虑到外汇的汇率趋势,为更好地选择付款的币种提供帮助,以便降低设备的成本等。
(三)完善企业的控制环境,加快我国企业内部控制制度建设
目前,我国尚未正式出台一部关于内部控制的专门性法律规范,现有的一些内部控制规范散见于若干规范之中,既不明确,也不系统。
同时内部控制的规范还多为指导性的,强制力差。
所以我国内部控制规范从其体系建设、目标定位和内容的确定上来讲,都有许多工作要做,应加快内部控制的相关立法,规定企业内部控制的准则和实施细则,并对违法行为规定罚则,从而为完善和加强企业内部控制提供外部监督和指导。
五、总结
笔者通过分析采购内部控制在药业企业经济管理中的地位和作用,了解到了企业采购业务内部控制的一个重要性,也希望通过本次的研究能让一些企业认识到购业务内部控制在公司经济管理中的重要性,以便那些还没有进行购业务内部控制的药业企业及时开展采购业务内部控制工作,为公司的经济管理活动带来促进作用,更主要的是通过进行采购业务内部控制为公司带来更多的经济效应,促进公司稳步长远发展。
致谢
提供研究写作的经费资助或奖学金资助的单位;论文指导教师或其他给予帮助的教师;论文写作中的合同组织或个人;协助完成研究工作和提供便利条件的组织或个人;给予转载和引用权的资料、图片、文献、研究思想和设想的所有者。
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1-3
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