接待手册范本.docx
- 文档编号:5411909
- 上传时间:2022-12-16
- 格式:DOCX
- 页数:14
- 大小:20.31KB
接待手册范本.docx
《接待手册范本.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《接待手册范本.docx(14页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
接待手册范本
XX公司
标题(XX月XX日XX活动)
接待XX细则
XXX(接待方案编制人)
年月曰
1接待工作组人员名单1
2接待工作分工.1
3日程安排.1
4接待细则.3
5车辆安排-接机.5
6车辆安排-送机.6
7用车安排表.7
8车辆申请单.8
9接待组工作人员联系方式9
10客人名单及房间号码表10
11用餐安排.11
12客人信息.12
1.接待工作组人员名单
1.1接待工作组负责人:
XXX(最好是领导,便于对工作人员进行统筹协调)
1.2接待组工作人员:
XXX等(接待工作具体执行人)
2.接待工作分工(视具体接待任务来确定工作分工)
序号
内容
责任人(领导)
参加人(执行人)
拟疋接待方案及接待细则
XXX
XXX
落实客人名单及联系方式
XXX
XXX
落实客人航班信息,编制接机方案
XXX
XXX
落实接待酒店、用餐地点
XXX
XXX
全程接待陪同
XXX
XXX
落实活动地点及费用结算
XXX
XXX
烟酒准备
XXX
XXX
住房手续办理
XXX
XXX
车辆准备
XXX
XXX
3.日程安排
日程安排主要回答时间、地点、人物、事件(做什么)、怎么做等几个内容,需要提前发给接待相关各方,告知各方提前做好准备。
日程安排(范本)
XX国XX公司一行三人,将于XX日来我司开展XX项目/XX领域参观及洽谈工作。
来访人员分别是:
Mr.XX-shareholder,Wrobel-GMofXX,Hofmann-TechnicalDirector
预计X日搭乘CAXXXX亢班,XX:
XX到广州。
具体行程安排如下:
日期
具体时间
工作安排
备注
XX日
18:
30-19:
15
接机(CAXXXX18:
15至U)
车辆:
司机电话:
19:
20-20:
30
晚餐(XX酒楼)
陪同人员:
车辆:
司机电话:
20:
30-21:
00
入住XX宾馆
30日
8:
00-8:
30
酒店自助早餐
8:
30-10:
00
参观XX公司基地1
陪同人员:
车辆:
司机电话:
10:
00-12:
00
参观XX公司基地2
陪同人员:
车辆:
司机电话:
12:
00-13:
00
午餐(XX餐厅)
13:
00-14:
00
返回公司
车辆:
司机电话:
14:
00-17:
30
技术交流
陪同人员:
会议室:
18:
00-20:
00
晚宴(XX酒楼)
陪同人员:
31日
8:
00-8:
30
酒店自助早餐
8:
30-9:
30
送往XX公司调研
车辆:
司机电话:
注:
1.日程安排列好后,接待人员应提前将日程安排发给接待各方做好相应准备。
通过该表,
相应人员即可知道什么时间、在哪里、做什么了。
2.如有需要,建议提前拟定英文版,发外方人员确认日程。
4.接待细则(为使接待工作更加系统、高效,建议接待人员提前制定接待细则,
将每一项工作细化、责任化,每项工作列明限办时间,并且只落实到1个人,
避免多头负责变成没人负责)
时间
活动内容
负责人
备注
(日期)
(具体时间)
接机
与客人级别对等的领导前往机场接机
接待人员提前致电机场航班信息咨询系统,确认航班到达情况,在航班到达前抵达机场迎接;根据客人重要程度,确定是否需要使用机场贵宾厅;车辆、酒水、用餐地点应提前落实好。
办理入住手续
接待员
如果是接待上级机关领导,建议提前拿到领导身份证,接待人员在酒店前台办理好入住手续后,引领领导回房间,并将身份证还给领导;(如果疋会议,建议提前办理好领导房卡。
)
用餐
接待负责人陪同;接待员协助
接待员负责点菜、准备酒水、结账等。
建议根据客人喜好点菜并准备酒水,例如四川、贵州、湖南人喜辣,北方人口味偏咸,上海人喜甜,沿海一带喜欢海鲜等。
另外,如果有女士,建议备一点红酒。
活动
接待员
接待员提前做好活动计划,如需购买景点门票,请提前准备好。
可以选择市内的短途景点游览,或根据客人喜好安排相应活动。
送客人回酒店
接待负责人或接待员
由对等级别领导送客人回酒店,或由接待人员送客人回酒店,记住与客人约定第二天见面的时间和地点。
早餐
建议在入住酒店吃早餐,视客人重要程度确定是否需要陪同客人一起用餐。
接客人赴……
接待员
提前5分钟到达约定地点接客人。
(出发前将这一天需要用的酒水、礼品等准备好,提前放在车上)
座谈
接待负责人
接待员到达会场前,提前通知接待负责人到达会场的预计时间,以便负责人做好迎客准备。
如果为客人准备了礼品,建议在座谈会后赠送或交换礼品。
重要客人需要安排照相或者摄影留念
参观
接待负责人
接待员至少提前一天确疋好接待路线,有条件的建议提前走一遍,对参观路线做到心中有数。
照顾好每一位客人,不要冷落了某一位,同时确保客人不要掉队。
午餐
接待负责人陪同;接待员协助
中餐一般不喝烈酒,建议备一点红酒。
活动
接待员
可以选择市内的短途景点游览,或根据客人喜好安排相应活动。
晚餐
接待负责人陪同;接待员协
辛苦了一天,客人也比较之了,建议用餐时间不要太久,以6:
00-8:
00为宜,餐后送客人回酒店休
助
息。
返回酒店
接待负责人或接待员
如果第二天要接客人,建议提前约定见面时间和地点。
早餐
同上
送机
接待负责人或接待员
提前确认航班信息,至少提前45分钟到达机场,如有行李需要托运,建议至少提前1小时到达机
场。
根据客人重要程度,确定是否需要使用机场贵宾厅。
注:
1、接待过程中涉及的接待车辆、住房、用餐安排、酒水准备、会议室、参观路线、礼品、
景点门票等,建议接待员提前联系好,减少中间环节,每项工作只落实1个完成人(避免出
现以下情况:
接待员A安排B订好住房,B找到C,让C安排好后告知B,B再告知A。
这种情况建议接待员A直接将这项工作交给C负责,C安排好住房后直接告知A即可)在接待任务开始前进行穿行测试,确保后勤保障到位。
2、以上表格中蓝色部分为一个循环,小型接待可能只涉及到一部分内容(如仅涉及座谈、午饭可送客),大型接待可能有以上几个循环(客人停留时间较久时)组成,建议接待人员根据接待任务的不同,提前做好接待计划。
5.车辆安排-接机
序号
客人名单
职务
航班号
车辆安排
接机人安排
X月X日南京-广州
HU7114
15:
05-17:
10
车辆1车牌:
司机:
司机电话:
车辆2车牌:
司机:
司机电话:
此时,车辆2为备用车,避免两个航班中有一个晚点。
如果有备用车,出现晚点情况后,可安排一部车先送第一批客人回酒店,留一部车接第二批客人。
接机人提前确定两个航班的联系人,提前发信息与联系人确定航班起飞、降落情况。
重要客人,由接待方对等领导前往机场接机。
X月X日北京-广州
CA1327
14:
00-17:
10
X月X日北京-广州
CA1351
8:
00-11:
10
车辆3车牌:
司机:
司机电话:
注:
以上描述的是一个接待任务中有三批客人不同时间到达的接机安排,接待员在接待开始
前要对客人的航班信息、到达时间,接待车辆等安排应提前落实好,做到心中有数
6.车辆安排-送机
序号
客人名单
职务
航班号
车辆安排
接机人安排
X月X日广州-北京
CA1316
15:
30-18:
30
车辆1
车牌:
司机:
司机电话:
车辆2(备用)车牌:
司机:
司机电话:
根据客人重要程度,安排对等送机人员。
X月X日广州-杭州
CZ3501
16:
15-18:
20
X月X日广州-北京
CA1340
16:
30-19:
30
车牌:
司机:
司机电话:
21日15:
00航班
车牌:
司机:
司机电话:
注:
接待过程中用车比较多,比较频繁,建议统一制成一张用车安排表,交车辆调度部门安排车辆,如果车辆使用比较少,填写车辆申请单即可。
7.用车安排表
注:
车辆安排确定之后,接待员要将出车时间、出发地点、车牌、司机、司机电话等信息提前告知相关人员,以便相关人员不会提前做好
序号
乘车准备
司机及联系电话
备注
到达地点不
容易找的,建
议提前告知
司机地点,让司机先做好功课。
8.车辆申请单
用车部门
人数
申请车类
出车日期
2012年月日00:
00
出发地点
到达地点
用车人
请详细填写主要用车人姓名
用车人手机号码
申请人电话
申请事由
用车部门领导审批
使用车类
车管调度
驾驶员
行驶里程
计费
路桥、保险
备注
(航班号、起飞降落时间等)
9.接待组工作人员联系方式
序号
姓名
职务
联系方式
10.客人名单及房间号码表
姓名及职务
联系电话
房间类型
X月X日(第一天)
X月X日(第二天)
X月X日(第三天)
注:
1.房间合计X间,其中XX房X间,XX房X间;
2.住宿安排好排好后可提前发给酒店,酒店将按照客人姓名及预订房间类型等为客人办理入住手续;
3.房间号与酒店确认好后,需要的时候可以帮助客人安排早晨叫醒服务。
11.用餐安排
X日用餐人员名单:
客人(共X人):
陪同人员(共X人):
用餐地点:
XX酒店XX房间
酒水准备:
X日用餐人员名单:
客人(共X人):
陪同人员(共X人):
用餐地点:
XX酒店XX房间
酒水准备:
12.客人信息对于重要客人,建议提前在互联网上下载客人简介、照片等,接到客人后,马上能够分辨出谁主谁次,方便后续接待安排。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 接待 手册 范本