WORD排版操作手册.docx

WORD排版操作手册.docx

《WORD排版操作手册.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《WORD排版操作手册.docx（25页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

WORD排版操作手册

第一章WORD和SEPWriter的安装

SEPWriter是由北京书生国际信息技术有限公司开发的文件格式转换工具。

使用文字处理系统可以通过SEPWriter生成书生版式文件。

SEPWriter通过标准的GDI接口进行控制，在客户的应用程序（如Windows下的文字处理系统Word、WPS等）中调用打印命令，以“打印”文件的方式创建书生版式文件。

对于使用Word等软件来进行排版的用户，需要安装书生公司提供的文档转换工具SEPWriter来生成版式文件。

Word版本不做限制（word2000以上即可），安装过程省略。

SEPWriter安装步骤如下：

（1）将安装光盘放入光驱；

（2）双击“我的电脑>－光盘驱动器>－SEPWriter>－Setup.exe”，出现SEPWriter的安装向导，如图1－1：

图1－1欢迎界面

单击“下一步”按钮，系统弹出“许可证协议”对话框，如图1－2：

图1－2　许可证协议

系统弹出“客户信息”对话框，输入相应用户信息，复选框按照默认设置即可，单击“是”按钮，如图1－3：

图1－3　客户信息

单击“下一步”按钮，系统将进入文件复制的过程，最后系统弹出安装完成对话框，如图1－4：

图1－4　安装完成

单击“完成”按钮，SEPWriter安装完成。

安装完成后：

a）在“控制面板”中出现新的打印机――“SureSenseSEPWriter”，可从“控制面版”的“打印机”项中看到（最好不设置成默认打印机），如图1－5：

图1－5　打印机项

b）在C盘根目录下自动生成“公章定位图片”，并在该目录中存放四张公章定位图片，用于排版时定义公章位置的，不能删除。

第二章Word公文排版

使用书生公文传输系统进行盖章就是对Word转换生成的版式文件（*.SEP）进行盖章加密的过程，下面我们介绍版式文件（*.SEP）的制作方法。

2.1公文制作版式规范

行政公文是任何一个国家行使行政管理和监督职能不可缺少的重要工具之一，是上情下达、下情上报的一种基本工作手段。

在新世纪的开端，长期在我国公文格式中处于主导地位的16开型纸将成为历史，以国际标准A4型作为公文用纸的新式公文样式将替代16开型，成为未来我国行政公文采用的基准纸型。

这是我国行政机关公文格式的一项重大变革，它标志着与我国行政机关公文制作相关的技术装备以及办公自动化水平已经与国际接轨。

为了适应这一具有划时代意义的变革，同时规范行政机关的公文格式，由国务院办公厅秘书局和国家质量监督局所属中国标准研究中心共同修订完成的GB/T9704—1999《国家行政机关公文格式》国家标准已由国家质量技术监督局正式发布，并已于2000年1月1日起实施。

该标准的发布、实施对于我国行政机关公文的印制，实现公文格式的统一，提高公文的制作水平和质量具有非常重要的意义。

本章节只对制作公文的基本版式要求进行说明。

2.1.1正文版心的设置

版心字号三号

版心字体仿宋

每页22行

每行28字

行距*7/8

以上参数说明版心设置以三号字为单位，每页22行，每行28个字，行与行之间的距离为7/8。

2.1.2正文页码的设置

页码字号四号

页码字体白正

页码两边修饰—

页码与正文距离*7/8

页码为切口位置右左

以上参数说明页码以四号字为单位，字体为白正体，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条四号一字线；页码和正文之间的距离为7/8；单页码右空1字，双页码左空一字。

2.1.3秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

2.1.4紧急程度

如需标识紧急程度，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

2.1.5发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识推荐使用小标宋字体，用红色标识。

字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，一般应小于22mm×15mm（高×宽）。

联合发文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合发文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

2.1.6发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文标识下空2行，用三号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识。

年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

2.1.7签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号左空1字，签发人姓名居右空1字，签发人用三号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

2.1.8公文标题

红色反线下空2行，用二号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。

2.1.9主送机关

标题下空1行，左侧顶格用三号仿宋体字标识，回行时顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

2.1.10公文正文

主送机关名称下一行，每一自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

2.1.11成文日期

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文日期的标识位置参阅十二、十三。

2.1.12单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。

2.1.13联合发文印章

当联合发文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。

只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐，两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合发文需要加盖3个以上印章时，为防止出现空白章，应将各发文机关名称（可以简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。

主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。

2.1.14加盖印章特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

2.1.15主题词

“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用三号小标宋字体；词目之间空一字。

2.1.16 抄送机关

公文如有抄送机关，在主题词下一行；左右各空一字，用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送。

2.1.17印发机关和印发日期

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置；用三号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发日期右空1字。

印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

2.1.18版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

2.1.19版记的位置

版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

以上内容是参照GB/T9704—1999《国家行政机关公文格式国家标准应用指南》一书编写，在制作公文时请遵照该标准，按照国家有关规定制作。

2.2电子公文的模板制作

制作过程我们以Word2003为例，首先，进入Word2003系统：

单击“开始”菜单——“程序”——“MicrosoftOffice”——“MicrosoftOfficeWord2003”，进入Word2003界面,如图2-1：

图2-1Word2003界面

用户可根据实际需求制作公文模板，模板可以包括红头、红线、文号和主题词等。

模板文件只需制作一次，以后直接调用模板来制作公文。

2.2.1进行页面设置

选择“文件”——“页面设置”,在此对话框中可以进行页面设置。

1.选择“页边距”附签，如图2-2：

图2-2“页边距”设置

上：

3.7厘米　下：

3.5厘米　左：

2.8厘米　右：

2.6厘米。

2.选择“纸张”附签，如图2-3：

图2－3“纸张”设置

纸张大小：

A4

2.选择“版式”附签，如图2-3：

图2-3“版式”设置

1）若要实现公文的奇偶页码的位置不同，要在“页眉和页脚”的“奇偶页

不同”选项前打“√”。

2）若要改变页码在纸张中的上下位置则修改“页脚”，一般设为3.1厘米。

3.选择“文档网格”附签，单击“字体设置”按钮，进入“字体设置”对话框，如图2-4：

图2-4字体、字号设置

“中文字体”——仿宋GB_2312；

“字号”——三号；

设置完成后单击“确定”，回到图2-5：

图2-5“文档网格”设置

在此对话框中进行如下设置：

首先选中“指定行和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。

然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

2.2.2插入页号

1．选择“插入”——“页码”，如图2-6：

图2-6插入页码

“位置”设置为“页面底端（页脚）”；“对齐方式”设置为“外侧”；选中“首页显示页码”。

然后单击“格式”按钮，如图2-7：

图2-7设置页码全角格式

“数字格式”设置为“全角”，如上图所示，单击“确定”按钮，回到图2-6，再次单击“确定”按钮完成页码设置。

2．双击页码，如图2-8：

图2-8修改页码样式

页码样式设置如下：

字号——四号；

字体——任意；

在页码两边各加上一条全角方式的短线，方法是：

将光标挪动到页码范围内闪烁，将输入法切换成任意一种中文输入法，将“半角”状态（月亮形状）单击切换城“全角”状态（圆形状态），在页码的左右各输入一个“－”即可。

空格——奇数页的页码要设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

方法如下：

将光标挪动到页码范围内闪烁，选择“格式”菜单下的“段落”，如图2-9：

图2-9“缩进”设置

奇数页——将“缩进”的“右”设置为1字符；

偶数页——将“缩进”的“左”设置为1字符；

然后单击“确定”即可，至此，页码设置完成。

2.2.3发文机关标识制作

选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word2003版面上会出现一个“在此处创建图形”的图形框，由于我们用文本框来建立红头而不创建图形，所以将鼠标放在这个图形框外面的任一位置上拖动鼠标左键即可完成文本框的建立（文本框的大小可以任意，一会我们会进行大小的设置），如图2-10：

图2-10“文本框”的建立

文本框拖动出来以后，我们在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里我们来设置红头的属性。

1．选择“颜色和线条”附签，如图2-11：

图2-11文本框“颜色和线条”设置

“填充颜色”设置成“无填充颜色”；

“线条颜色”设置成“无线条颜色”。

2．选择“大小”附签，如图2-12：

图2-12文本框“大小”设置

这里的高度和宽度指的是红头所在的文本框的高度和宽度，而不是实际的红头文字的高度和宽度，确定红头文字的高度和宽度要打印出来对比一下，再来确定该文本框的高度和宽度。

注：

用户可根据实际情况调节尺寸。

3．选择“版式”附签，单击“高级”按钮，如图2-13：

图2-13文本框“版式”设置

水平对齐：

“对齐方式”设置成“居中”

“度量依据”设置成“页面”

垂直对齐：

“绝对位置”设置成“页边距”

“下侧”设置：

根据要求设置。

这里的距离指的是红头所

在的文本框的上边缘距离上页边距的高度。

设置好后，单击“确定”，在弹出的窗口中再次单击“确定”即可。

4．选中文本框内的全部文字，将其居中；将颜色设置成“红色”，字体设置成“宋体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号；如文字太多可进行缩放设置，但一定要尽量充满该文本框，这样，红头制作完成。

2.2.4红线制作

首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，在Word2003界面的下方将会出现“绘图”工具条，单击上面的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。

1．选择“颜色和线条”附签，如图2-14：

图2-14直线“颜色和线条”设置

“颜色”设置为“红色”；

“虚实”设置为“实线”；

“粗线”设置为“1.5磅”。

2．选择“大小”附签，如图2-15：

图2-15直线“大小”设置

“宽度”设置为“15.6cm”。

3．选择“版式”附签，单击“高级”按钮，如图2-16：

图2-16直线“版式”设置

水平对齐：

“对齐方式”设置成“居中”

“度量依据”设置成“页面”

垂直对齐：

“绝对位置”设置成“页边距”

“下侧”设置成“6.7cm”——平行文标准

“13.5cm”——上行文标准

注：

用户可根据实际情况进行调节。

单击确定。

这样，直线属性设置完成，一条长为156mm、距上边距67mm的红线制作完成。

2.2.5文号制作

1．平行文文号：

文号——三号仿宋GB_2312、居中显示。

2．上行文文号：

文号——三号仿宋GB_2312、左空一个汉字的距离；

签发人——三号仿宋GB_2312；

签发人姓名——三号楷体GB_2312、右空一个汉字的距离。

注：

文号一定要使用六角符号。

六角符号插入方法：

选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。

效果如图2-17：

图2-17文号制作

2.2.6主题词制作

选择“表格”——“插入”——“表格”，如图2-18：

图2-18制作主题词

通过插入一个3行1列、列宽为15.6cm的表格来制作主题词。

1．表格基本设置：

单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，如图2-19：

图2-19表格位置设置

然后单击“边框和底纹”按钮，如图2-20：

图2-20边框设置

将线的宽度设置为“1磅”；在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，如上图所示，然后单击“确定”，回到上图2-19。

将图2-19的“对齐方式”设置为“居中”，单击“确定”即可。

1．在表格中填写具体内容：

主题词用三号黑体；主题词词目用三号宋体；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋GB_2312。

制作完成后的主题词效果如图2-21：

图2-21主题词制作

2.2.7保存成模板文件

单击“文件”——“保存”，如图2-22：

图2-22保存模板文件

“保存类型”：

选择“文档模板（*.dot）”；（根据需要而定，doc也可以）

“文件名”：

给模板命名；

“保存位置”：

模板所在路径。

至此，模板制作完成。

以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。

要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：

选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。

2.3电子公文正文排版

2.3.1依据模板建立新公文

在硬盘上找到模板文件（*.dot）双击，即可打开一个通过该模板建立的新文档（*.doc）。

2.3.2制作公文正文内容

正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：

标题——二号宋体，居中，若文字过多需要2行显示，可以调整2行之间的行间距；

主送机关——三号仿宋GB_2312，顶格，冒号使用全角方式；

正文——三号仿宋GB_2312；

成文日期——三号仿宋GB_2312，方法：

选择“插入”——“日期和时间”，选择正确的显示类型，将其设置成右空四个字的距离（具体操作同页码右空的操作方法）。

文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。

最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。

2.3.3定义公章位置

安装SepWriter程序后会在以下路径自动生成一个文件夹：

“c：

\公章定位图片”，里面含有4个图片，可以用来进行公章定位使用，用户可以根据实际公章的大小来选择使用哪幅图片。

注：

定义公章位置必须使用我们所提供的这4个图片之一。

word操作条上所显示的是SEPWriter的这4个图片的快捷方式，我们只要在需要的图片上单击一下，则此图片就将被插入到word光标当前的所在位置上，如图2-23：

图2-23插入公章图片

我们将此图片移动到成文日期之上，图片所在的位置就代表将来公章所在的位置，若将来盖章发现公章位置不准确，请在此处修改。

2.3.4插入Windows补字

如果公文里需要补字，首先我们要在造字软件中将字补好，然后把补好的字插入到Word文件中。

插入Windows补字方法如下：

首先打开Word2003的排版文件，将光标置于准备补字的位置上，将输入法切换成“区位码”，用键盘输入补好的字的区位码，该字显示出来表示成功插入，没有正确显示表明该字区位码输入有误或所补的字不正确。

2.3.5插入扫描图片

方法同公章图片插入方法一致。

2.3.6报表制作

方法同制作主题词方法一致。

2.3.7保存公文文件

选择“文件”——“保存”，如图2-24：

图2-24保存文件

“保存类型”：

选择“Word文档（*.doc）”；

“文件名”：

给文件命名；

“保存位置”：

文件保存路径。

2.4Word文件转换成SEP文件

安装SEPWriter程序后，会在“控制面板”下的“打印机”里有一个名称为SureSenseSEPWriter的打印机，Word2003文件就是靠这个SEPWriter打印机完成转换的。

下面我们介绍转换方法：

在SEPWriter的快捷操作条上有个按钮就可以完成转换工作，如图2-25：

图2-25转换按钮

单击此按钮，弹出“选择输出文件名”的对话框，如图2-26：

图2-26给SEP文件命名程

选择输出路径、输入文件名后单击“保存”按钮，转换完成。

这时系统会自动打开刚才转换生成的SEP文件进行浏览，如图2-27：

图2-27生成的SEP文件

这个SEP文件就是我们准备盖章的版式文件，生成的SEP文件不能再进行修改，如果有错误要进行修改就必须重新修改相应的Word2003文件，然后重新转换成SEP文件。

在第一次使用之前，我们也可以对SEPWriter进行设置，打开word文档，选择“文件﹥－打印”，选择型号为SEPWriter打印机后，单击右面的“属性”按钮，可以对SEPWriter打印机进行设置，如图2-28：

图2-28SEPWriter“页面设置”

“页面设置”附签——设置打印方向、纸张类型、页边距；

“保存选项”附签——设置生成的SEP文件的路径等等，如图2-29：

图2-29SEPWriter“保存选项”

我们可以根据实际需要进行设置，上图所示为SEPWriter的默认设置，设置完成后，单击“确定”按钮，以后就可以按照自己设置来使用。

注：

此项只需设置一次。

至此，word排版及版式SEP文件的转换操作完成。

目录

第一章WORD和SEPWriter的安装1

第二章Word公文排版4

2.1公文制作版式规范4

2.1.1正文版心的设置4

2.1.2正文页码的设置5

2.1.3秘密等级和保密期限5

2.1.4紧急程度5

2.1.5发文机关标识6

2.1.6发文字号6

2.1.7签发人6

2.1.8公文标题7

2.1.9主送机关7

2.1.10公文正文7

2.1.11成文日期7

2.1.12单一发文印章7

2.1.13联合发文印章8

2.1.14加盖印章特殊情况说明8

2.1.15主题词8

2.1.16 抄送机关8

2.1.17印发机关和印发日期9

2.1.18版记中的反线9

2.1.19版记的位置9

2.2电子公文的模板制作9

2.2.1进行页面设置10

2.2.2插入页号14

2.2.3发文机关标识制作16

2.2.4红线制作19

2.2.5文号制作21

2.2.6主题词制作22

2.2.7保存成模板文件25

2.3电子公文正文排版26

2.3.1依据模板建立新公文26

2.3.2制作公文正文内容26

2.3.3定义公章位置27

2.3.4插入Windows补字28

2.3.5插入扫描图片28

2.3.6报表制作28

2.3.7保存公文文件28

2.4Word文件转换成SEP文件29