Access 应用基础上机实验指导书.docx

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Access应用基础上机实验指导书

攀枝花市信息职业技术学校

上机实验指导书

Access2003应用基础

编写：

杨从顺佘朝顺

计算机网络管理实验中心

二〇一〇年八月

前言

《数据库系统应用》是非计算机类专业的一门基础课，在理论教学中，多数侧重于理论讲解，轻实践操作，鉴于此，特编写本书用于上机实验指导。

选用Access作为软件平台是因为Access基本上能体现数据库的所有理论知识，而且，目前单位企业日常办公中广泛使用Access。

本书结合数据库理论教学内容以一个数据库应用系统设计和完善贯穿全书，内容精简实用，语言简练，条理清晰，操作性强。

由于编者水平和篇幅有限，虽几经修订改编，书中难免会有欠妥之处，恳请读者批评指正。

编者

2008年5月

实验一数据库设计

实验目的

1、掌握数据库设计的方法和步骤

实验内容

1、分析超市管理系统数据库；

2、进行概念结构设计，并画出E-R图；

3、进行逻辑结构设计，将E-R图转换为关系模型；

4、设计各关系中的属性

实验步骤

1需求分析

数据库需求分析是整个设计过程的基础，在分析阶段，设计者通过调查、询问等方法了解业务流程、用户的实际要求，与用户达成共识；了解用户能提供哪些数据，要实现哪些功能，并以数据流图、数据字典描述出来，这需要用户密切配合合作。

本实验假设性分析超市管理系统的主要功能为：

根据收银台终端传送来的销售数据和库存数据进行分析以掌握销售情况、库存情况，为管理者提供决策依据。

如图表1

图表1高层业务流程图

2概念结构设计。

超市管理系统主要是对柜台的销售数据和库存商品分析、统计，以掌握销售情况，为管理者提供决策依据。

本系统是为便于教学而从现实中抽象简化的，省略了需求分析的详细过程，直接给出了E-R图，如图表2。

图表2E-R图

3逻辑结构设计

将概念结构设计的E-R图转换为DBMS产品（即Access）所支持的逻辑结构。

Access支持关系模型，因此，要将上面E-R图转换为关系模型。

加下划线的为主键。

销售员（销售员ID，姓名，性别，职务，地址，城市，邮政编码，家庭电话，出生日期，雇佣日期，照片，备注）

供应商（供应商ID，公司名称，联系人姓名，联系人职务，地址，城市，邮编，电话，传真）

类别（类别ID，类别名称，说明，图片）

商品（商品ID，商品名称，供应商ID，类别ID，单位数量，单价，库存量，警戒库存量）

售货单（售货单ID，销售员ID，日期）

售货单明细（售货单ID，商品ID，单价，数量，折扣）

根据实际情况分别确定以上关系中各个属性（字段）的数据类型、值域范围以及关键字、约束等。

下面给出了在Access中各表的字段属性，仅供参考。

表格1销售员表

字段名

字段类型

字段宽度

小数位数

索引

说明

销售员ID

自动编号

长整型

主键

销售员唯一编号

姓名

文本

10

性别

文本

1

职务

文本

30

地址

文本

50

城市

文本

10

邮政编码

文本

6

家庭电话

文本

20

出生日期

日期/时间

雇佣日期

日期/时间

照片

文本

存放照片文件名

备注

备注

表格2供应商表

字段名

字段类型

字段宽度

小数位数

索引

说明

供应商ID

自动编号

长整型

主键

供应商唯一编号

公司名称

文本

50

联系人姓名

文本

10

联系人职务

文本

10

地址

文本

50

城市

文本

10

邮编

文本

6

电话

文本

15

传真

文本

15

表格3类别表

字段名

字段类型

字段大小

小数位数

索引

说明

类别ID

自动编号

长整型

主键

类别唯一编号

类别名称

文本

30

说明

备注

图片

OLE对象

存放类别的图片

表格4商品表

字段名

字段类型

字段大小

小数位数

索引

说明

商品ID

自动编号

主键

商品唯一编号

商品名称

文本

40

供应商ID

数字/长整型

外键

同供应商表

类别ID

数字/长整型

外键

同类别表

单位数量

文本

20

单价

货币

库存量

数字/整型

警戒库存量

数字/整型

表格5售货单表

字段名

字段类型

字段大小

小数位数

索引

说明

售货单ID

自动编号

主键

售货单唯一编号

销售员ID

数字/长整型

外键

同销售员表

日期

日期/时间

表格6售货单明细表

字段名

字段类型

字段大小

小数位数

索引

说明

售货单ID

数字

主键

一张销售单中有多种商品

商品ID

数字/长整型

单价

货币

数量

数字/整型

折扣

数字/单精度型

实验二创建数据库

实验目的

1、熟悉Access的界面和主要功能

2、掌握在Access中创建数据库、表的方法

实验内容

1、分析超市管理系统数据库；

2、进行概念结构设计，并画出E-R图；

3、进行逻辑结构设计，将E-R图转换为关系模型；

4、设计各关系中的属性

实验步骤

1启动Access

目前Access主要有2000，2002即XP，2003三种版本，这几种版本的主要功能一样，本实验指导书是用Access2003在WindowsXP系统中进行演示讲解的，对于其他版本的Access和操作系统，操作方法类似。

方法一菜单启动：

点击“开始”菜单，在“所有程序”中找到“MicrosoftOffice”，“MicrosoftAccess2003”就在“MicrosoftOffice”菜单下。

简洁的描述方式为：

开始→所有程序→MicrosoftOffice→MicrosoftAccess2003，本书为了叙述简洁明了，凡多重菜单，均使用此描述方式。

例如，在Windows98下打开Access2000的步骤为：

开始→程序→MicrosoftAccess2000。

点击“MicrosoftAccess2003”菜单项，即可启动Access。

方法二桌面快捷方式启动：

在桌面上找到

图标，双击这个图标，即可启动Access。

如果桌面上还没有创建此快捷方式，必须先创建该快捷方式。

方法三直接在Access的安装目录下启动：

找到并打开Access的安装目录，双击MSACCESS.exe文件。

ACCESS启动后如图所示

状态栏

工具栏

工作区

菜单栏

任务窗口

图表3：

ACCESS主界面

2新建空白数据库

菜单方式：

文件→新建

工具栏方式：

点击工具栏左上角的

按钮

任务窗口方式：

点击“开始工作”任务窗口中下方的“新建文件”

使用上面三种方式中任何一种，任务窗口就变成如下“新建文件”窗口。

图表4：

新建文件窗口

点击“空数据库”，出现如下图所示对话框，选择保存数据库的位置，默认是“我的文档”，在文件名地方输入空数据库的名称，如“超市管理系统”，点击“创建”按钮，空白数据库就创建了。

图表5：

创建数据库对话框

空白数据库创建后如下图所示，Access数据库包括表、查询、窗体、报表、宏等对象，注意：

这些对象全部保存在数据库文件中，而不是分别保存在不同的文件中。

Access数据库扩展名为MDB，数据库的文件信息可以从“文件”→“属性”知道，如文件名、位置、大小等。

图表6：

新建的数据库

3创建表

表是数据库中实际保存数据库的地方。

如上图所示，可用多种方法创建，通常使用的是第一种“使用设计器创建表”，点击“设计”按钮或双击“使用设计器创建表”，出现表设计器窗口，按照实验一所设计的各表的字段属性，分别输入字段名称、数据类型、字段大小，本次实验只要求设置这三项，说明是对字段的一个注解，是一个可选部分，下图演示了“销售员表”的创建。

选择“销售员ID”，点击工具栏中的

按钮，或者用鼠标右击“销售员ID”所在的行，在弹出菜单中点击“主键”菜单，即可将“销售员ID”字段设置为主键。

关闭表设计器，系统提示输入表的名称，输入“销售员”，点击“确定”按钮，“销售员”表创建完毕。

图表7：

表设计器

同样的方法，再将实验一所设计的其他表在Access中创建。

创建完后如图所示。

图表8：

创建完的表

现在，双击某个表，进入“数据表视图”，就可以给表输入一些数据。

4表的其他创建方法

在“表”对象中，还有两种创建表的方法：

“使用向导创建表”和“通过输入数据创建表”。

“使用向导创建表”是通过向导一步步的引导，从系统自带的示例表中选择一些字段以组成符合自己需要的表。

“通过输入数据创建表”是通过向数据表视图中输入一些数据（一条一条的记录），系统自动识别每个字段中的数据类型、大小以确定表的结构。

这两种方法就非常简单，也减少一些工作量，但系统自动创建的表的字段属性往往不符合我们的需求，有可能字段的数据类型不合适，也有可能字段的大小不合适，这还需要结合表设计器进行修改完善。

5数据库及Access的关闭

如上图所示，关闭数据库窗口就关闭了当前数据库，可再打开其他数据库。

如果不再使用Access，可以关闭Access窗口，同时也就关闭了当前数据库。

实验任务

1．将实验一设计的所有的表在Access中创建

实验报告

●总结设计一个数据库的具体步骤

●依照实验一中的内容，自己设计一个学生成绩管理系统或运动会赛事管理系统（体育专业），先进行相应的需求分析，画出对应得E-R图，并将给出的E-R图转换为关系模型，给出详细的表结构（包括表及每个表中需要的字段的详细信息）

●写出试验二中建立数据库及表的过程

●写出实验过程中遇到的问题及心得体会

实验三表及数据操作

实验目的

1、进一步学习表设计器

2、掌握表关系的建立和编辑

3、掌握在表中数据的各种操作方法

4、了解数据及数据表视图格式设置

5、掌握数据的导入、导出和链接

实验内容

1、修改完善超市管理系统数据库中的表结构及属性；

2、建立和编辑表之间的关系

3、进行记录的添加、修改、删除、复制等操作；

4、进行数据的选择、删除、剪切、复制、粘贴等操作；

5、设置数据表视图的行高、列宽、字体、字号，单元格效果等格式

6、删除、冻结、隐藏列

7、数据的查找、替换、排序

8、练习数据导入、导出和链接

实验步骤

1表字段属性的修改

在上一次实验中创建表时，我们只简单的设计了字段的字段名称、数据类型和字段大小三个主要部分。

但在字段属性中，还有很多的内容。

对于不同的数据类型，“常规”标签里会显示不同的属性，常用的有：

格式，输入掩码，标题，默认值，有效性规则，有效性文本，必填字段，索引，输入法模式等。

各属性的功能和意义如下：

格式：

数据显示格式，比如：

时间类型的字段，显示为长时间还是短时间，是中国习惯的“年月日”还是英美国家习惯的“月日年”等

输入掩码：

限制数据输入的模式

标题：

在窗体中显示的名称，如果为空，则显示字段名，通常用于给用户友好的界面显示

默认值：

在添加新记录时，系统自动赋的值

有效性规则：

用于限制输入的逻辑表达式，返回值为真才接受

有效性文本：

当违反有效性规则时系统提示给用户的信息

必填字段：

如果该值为真，该字段必填，不能为空

索引：

用于加快查找的速度和性能

输入法模式：

当输入该字段时是否需要输入法以及何种输入法

举例销售员表中出生日期的属性如下图：

图表9：

出生日期属性设置

从上面表中可以看出，销售员的出生日期字段输入格式按中国人熟悉的”年-月-日”格式，销售员的出生日期不能晚于当前日期（当天的日期），如果输入的日期比当前日期还晚，则不能输入，系统显示提示信息：

“出生日期不能是将来”

在表设计器的字段属性中，“查阅”功能也特别有用，比如销售单表中的“销售员ID”和销售员表中的“销售员ID”相同，在原始的输入方式中，在输入“销售员ID”时，输入的是一个个数字，很容易搞错，如左图，实际我们是要确定该销售单是哪个销售员销售的，而销售单中的“销售员ID”的值只能输入销售员表中已经存在的“销售员ID”；如果在输入“销售员ID”时能根据销售员“姓名”确定就好了，如右图，直接点击输入框右边的下拉箭头，选择“销售员”，虽然看似选择的是销售员姓名，但实际输入的是“销售员ID”。

这就是“查阅”的功能，也即“参照完整性”。

图表10：

原始的数据输入方式和改进后的数据输入方式

方法一、首先将“销售员ID”的标题设置为“销售员”，再将查阅属性作如下图设置即可。

方法二、在数据类型的下拉列表中选择“查阅向导”，让向导自动完成对查阅属性的设置。

（这种方式必须是在两表之间未建关系之前做，建立关系后不能用此种方法）

图表11：

“销售员ID”字段查阅属性的设置（方法一）

说明：

绑定列：

表示以查询结果的第几列作为返回给组合框的值用来为本字段输入内容；eg.值为1表示将查询结果的第1列即“销售员ID”的值返回作为本字段的输入内容

列数：

表示在组合框中表示待显示的列数，即显示的查询结果的列数；eg.值为2表示在组合框中显示查询结果的前两列。

列宽：

用于设置每列的显示宽度，每列之间以分号分隔；例如：

0cm;2cm分别表示第一列和第二列在组合框中的显示宽度，第1列显示宽度为0cm，表示在组合框中不显示第1列的内容，也就是上图中改进后输入效果。

（可以自己修改该项设置，分别设置列宽为0及1，比较两种情况下展开组合框的显示区别）

如果某字段的取值只是固定的有限几个不同取值，如：

性别字段的“男”、“女”，学历字段的“专科”、“本科”、“硕士”等；可以进行字段查阅属性的设置，“显示控件”设为“列表框”，“行来源类型”可以设置为“值列表”，行来源中应输入所有可能的值，并以英文的分号隔开，如：

销售员的性别采用值列表，行来源里应输入：

"男";"女"

※注意：

这里的双引号和分号均为英文标点符号，不能用中文标点符号，系统会将中文标点符号等同于中文汉字对待，今后凡是在表达式中都只能用英文标点符号

2建立和编辑表之间的关系

表之间的关系就是表的外键与其他表的主键之间的关系，建立关系的方法如下：

选择“工具”→“关系”或点击工具栏中的

按钮，出现如图所示关系窗口。

图表12：

关系窗口

然后，选择“关系”“显示表”，或在关系窗口中点击鼠标右键，在弹出菜单中选择“显示表”，如图。

图表13：

显示表窗口

将需要建立关系的表添加进去，如：

“供应商”表和“商品”表，然后用鼠标拖动联系两个表的字段中主键字段例如：

“供应商”表中的“供应商ID”字段到对应的外键字段：

“商品”表中的“供应商ID”字段上，当鼠标变成一个长方条时，松开鼠标，这时出现如图所示“编辑关系”对话框。

图表14：

编辑关系对话框

如果要使有关系的表之间数据统一，应该设置“实施参照完整性”，（例如：

若未实施参照完整性，当在输入商品信息时，如果输入的供应商ID是一个在供应商表中不存在的值，系统不会提出反对意见，会允许输入，但若实施了参照完整性，遇到这种供应商不存在的情况，系统会给出相关提示信息，并且不允许输入）

级联更新相关字段当主表的主键值更改时，自动更新相关表中的对应数值；

级联删除相关字段当删除主表中的记录时，自动删除相关表中的有关记录（例如：

当删除供应商表某一供应商时，会自动同时删除掉商品表中由此供应商提供的所有商品）。

设置完后，点击“确定”按钮，完成关系的创建。

按照同样的方法，我们可以依次建立其他的几个关系。

如图，显示了“超市管理系统”中所有关系，建立了关系的表之间有一条连线连接起来，并指向相应字段。

图表15：

表之间的关系

关闭“关系”窗口，保存关系布局。

当需要修改关系时，可重新打开“关系”窗口，用鼠标双击或右击需要修改关系连线进行修改或删除（在表设计过程中如果进行了“字段查阅”属性的设置，则会自动建立对应的表的关系，可以修改此关系，设置其“实施参照完整性”）。

3记录的操作

添加新记录打开表，将光标置于最后一行有“*”的记录内，输入一条记录即可，也可以直接在任一条记录前点击鼠标右键，在弹出菜单中选择“新记录”，光标就自动移到输入新记录的位置。

修改记录先定位于要删除的记录，直接移到要修改的字段进行修改即可。

删除记录先定位于要删除的记录，可以在上面所述的弹出菜单中选择删除记录即可，也可以用“编辑”→“删除记录”。

在删除记录时有一对话框提示，以防误操作。

复制记录和上面的操作类似，需要说明的是，可以在表内、表之间以及向Word、Excel等复制，在表内复制要注意记录的唯一性，在表之间复制要注意表的字段顺序、类型、大小要一致，至少要兼容。

4数据的选择、删除、剪切、复制、粘贴等操作

这些操作和Word，记事本等文字操作一样，不再赘述。

5．数据的导入、导出和链接

导入是一种将数据从其他Access文件复制MicrosoftAccess中或将数据从不同格式转换并复制到MicrosoftAccess中的方法。

该方法可以利用已有的数据，减少数据录入工作量。

“文件”-》“获取外部数据”-》“导入”；

导出是一种将数据和数据库对象输出到其他数据库、电子表格或文件格式中，以便其他数据库、应用程序或程序可以使用该数据或数据库对象的方法。

如：

导出到Word、Excel对数据进一步处理。

“文件”-》“导出”；

导出在功能上与复制和粘贴相似。

链接是一种连接到其他应用程序中的数据但不将数据导入的方法，这样在原始应用程序和Access文件中都可以查看并编辑这些数据。

导入、导出和链接功能可以通过“文件”菜单或数据库窗口的弹出菜单中相关菜单项操作。

6设置数据表视图的行高、列宽、字体、字号、单元格效果等格式，删除、冻结、隐藏列

A.这些设置可以在“格式”菜单中找到，也可以在“数据表视图”的标题栏或相应的列上的弹出菜单中找到。

非精确的行高、列宽可直接通过鼠标拖动行列之间的缝隙调整。

删除列就删除相应的字段

B.冻结列用于当表的字段太多，在一个显示屏显示不完，需要拖动滚动条显示时，容易记录错位，通过将关键的一列固定，来解决记录错位问题。

C.当某些列暂时不使用并影响记录定位等情况下使用隐藏列将这些列隐藏起来。

相对应有“取消隐藏列”、“取消冻结列”。

7数据的查找、替换、排序、筛选

当表中有成千上万条记录时，查找某条记录或将某些内容替换修改，就要使用“查找和替换”工具。

可以在“编辑菜单”和相应的弹出菜单中找到该菜单，也可用工具栏中的

按钮。

点击“查找”后出现如下对话框，可以在指定的字段内，也可在整个表中进行查找和替换。

替换时，还需在替换框中输入替换的内容。

图表16：

查找替换

排序是将表中的记录按选定的列以升序或降序排列，先选定排序的列，可以直接点击工具栏里的

按钮，也可通过“记录”→“排序”或相应的弹出菜单来排序。

筛选是按给定的条件从记录中筛选出符合条件的记录，可以直接点击工具栏里的

按钮，也可通过“记录”→“筛选”或相应的弹出菜单来筛选。

实验任务：

（1-5题必做）

1.从172.17.232.2上下载超市管理数据库（其中不包括销售明细表；）

2.根据字段含义，修改完善各字段的属性：

将商品表中的警戒库存量字段默认值设为：

10；

A.雇员的雇佣日期不能晚于当前日期，违反时给出相应提示：

“雇佣日期晚于了当前日期”；

B.输入雇员性别字段时，直接选则男和女（值列表）；

C.设置销售员的姓名字段及供应商表的公司名称字段不允许为空

D.为商品表中的供应商ID字段、类别ID字段、售货单表中的销售员ID字段及售货单明细表中的商品ID字段设置其查阅功能，使其在显示记录时，虽然各字段实际存放的是其ID，但却能显示其对应的名称（例如：

）销售员姓名、类别名称、供应商公司名称、商品名称而不是ID。

3.建立各表之间的关系，并且在各关系间实施参照完整性

4.练习导入、导出功能

A.从172.17.232.2上下载excel文件“收货单.xls”，将其中的数据导入到“超市管理系统.mdb”的对应表中。

B.从172.17.232.2上下载数据库文件db1.mdb，将其中的售货单明细表导入到销售管理系统数据库中。

C.将”销售管理系统.mdb中的商品表导出到db1.mdb数据库中，导出时表名称不变。

5．在各表中进行数据操作：

为各数据表输入相应的记录（在下载的数据库基础上，往系统中增加以自己名字命名的销售员信息，并为该销售员添加2-3条销售单记录，每个销售单记录对应3-5条销售单明细记录）

6．添加、删除、冻结、隐藏列

A.在供应商表的视图中，在“联系人姓名”字段后添加新的一列，并将新添加的列的列名重新命名为“特长”；

B.将新添加的“特长”字段删除

C.将销售员表中“姓名”字段冻结，比较冻结前后在显示的不同

7.*练习查找、替换、排序功能

A.对销售员表中的记录按姓名排序；

B.将销售员表中城市字段中的“重庆”替换为“重庆直辖市”，

C.查找出商品表中商品名称为“***”的商品记录（自己确定具体商品名称）

8.*对表中记录进行选择、剪切、复制、粘贴操作

分别选择系统中各原始表中的记录，将其进行复制并粘贴到任务3中导入的对应空备份数据表中。

9.*设置数据表视图的格式

将数据表视图的所有行高设为18；供应商表中的地址字段列宽设为25；所有表视图中的字体设为：

华文仿宋，字号设为：

小四；

实验报告

●写出试验过程1-5题的具体操作步骤

●写清楚系统中各表之间的关系，及关系所代表的具体含义，以配对的形式写出关系中主键及外键所在的表及字段名称

●写出实验过程中遇到的问题及心得体会

实验四查询设计

实验目的

1、掌握用向导设计查询

2、掌握用设计视图设计查询

实验内容

1、用向导设计查询

2、用设计视图设计简单查询、带条件的查询、对结果排序的查询

3、设计操作查询

实验步骤

1使用向导设计查询

在数据库窗口的左边“对象”栏中选择“查询”，双击“使用查询向导创建查询”选项，出现如图所示向导窗口。

选择相应的表和字段，按照向导的一步一步提示即可完成简单查询的创建。

图表17：

查询创建向导

2使用设计视图创建查询

在数据库窗口中双击“在设计视图中创建查询”，出现如图所示：

显示表和设计视图两个窗口。

图表18：

显示表对话框

图表19：

查询设计视图

选择查询所涉及的表或查询，例如“销售员”表，点击“添加”按钮添加到查询设计视图中，关闭“显示表”对话框。

设计视图中上部显示表和字段列表，下部为设计网格，用于设置查询字段及选项等。

在“设计视图”字段列表中双击“*”，则在设计网格的字段中出现“销售员.*”，表示选择了表中所有字段，如果只需要其中的部分字段，则在相应字段名上双击，或用鼠标将字段名拖到下面的字段中