XX工业稽核管理制度营运稽核.docx

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XX工业稽核管理制度营运稽核

注：

1、此份為試運行文件，該流程/制度負責人為稽核室總召，主要職責是維護流程/制度的運行、檢查、培訓指導、問題點收集、處理、判定；

2、若在試運行過程中遇到運作不暢等情況時，請及時知悉稽核室總召指導；

3、運行過程中若同變革前文件有衝突時，一律依本檔執行。

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更改內容

更改日期

更改人

評審欄

稽核室

管理部

營業一處

營業二處

專案部

研發部

財務部

品保部

廠務部

稽核室

XX工業股份有限公司總經理

稽核流程圖

序號

作業流程

責任部門

責任人

表單

作業內容

1

NG

OK

稽核室

稽核總召

稽核成員

《稽核計劃書》

稽核室安排稽核計劃及接到稽核任務後，

2

稽核室、相關部門

稽核成員、相關部門負責人

《稽核檢查表》

《稽核申請單》

《稽核通知書》

稽核成員按照《稽核計劃書》、《稽核申請單》分配的任務，《稽核通知書》到相關部門進行稽核，召集責任人進行事實調查確認；

3

稽核室、相關部門

稽核成員、相關部門責任人

《稽核檢查表》

《稽核改善通知書》

1、對事實清晰、有處罰依據且經責任人確認須處罰的，由稽核成員在《稽核檢查表》上注明稽核處理結果後經責任人簽字確認生效；

2、要求改善的，由稽核成員下《稽核改善通知書》，經責任人簽字確認後進行改善；

4

稽核室、人事部

稽核總否、稽核

成員、管理人事負責人

《稽核檢查表》

《稽核檢查匯總表》

《稽核獎懲單》

稽核成員將責任人簽字須處罰《稽核檢查表》的交稽核總召，由稽核總召審核簽字後轉管理部人事發出《稽核獎懲單》處罰通告，並進行處罰；

5

稽核總召

稽核總召、稽核成員

《稽核檢查表》《稽核檢查匯總表》《專項稽核報告》

稽核成員負責將一個稽核週期內《稽核檢查表》、《稽核檢查匯總表》、《專項稽核報告》上交稽核總召；

6

稽核總召

稽核成員

《稽核檢查表》《稽核檢查匯總表》《稽核報告》

稽核成員在管理例會上向董事長、總經理彙報上個稽核週期工作；

7

稽核室

稽核總召

《稽核檢查表》《稽核檢查匯總表》《專項稽核報告》

稽核總召負責將《稽核檢查表》、《稽核檢查匯總表》、《專項稽核報告》歸檔管理

1.0目的：

為強化監督，規範管理，促進各項工作有序開展，更好地激發公司全體員工的工作積極性和主觀能動性，提高工作效率，特制訂本管理制度。

1.1通過稽核，提高執行力；

1.2檢查發現公司各部門工作中存在的問題，並幫助被稽核部門分析原因進行改善；

1.3檢查、落實公司各項規章制度、程序文件、管理規程以及會議決議的執行情況及其工作進度；

1.4加強與促進公司各部門之間的協調、溝通；

1.5檢查、跟進公司政策、方針、會議精神等資訊的貫徹執行和回饋；

1.6準確掌握全公司員工的工作業績，促進公司各部門提高工作效率；

1.7建立、健全和完善公司責任制約機制；

1.8樹立正面典型，營造積極進取、健康向上的工作氛圍；

1.9促進企業和諧發展。

2.0範圍：

2.1公司日常性稽核工作及專案稽核工作；

2.2公司各部門、各職位工作人員。

3.0權責：

3.1稽核室權責

3.1.1稽核室代表董事長暨總經理對各部門、各職位行使監督權、檢查權、獎懲權提報權；

3.1.2稽核各部門、各職位是否按照公司規章制度、程序文件、作業流程、職位說明書、通知、通告等檔的條款規定進行作業；

3.1.3堅持以公司規章制度、程序文件、作業流程、職位說明、通知通告等文件的條款規定為準繩，以事實為依據，以糾偏為重點、以教育為目的，實事求是開展工作；

3.1.4對稽核工作中發現的問題有督導改進和獎罰提報權；

3.1.5有權召集被稽核部門和員工參與調查座談會。

3.1.6有權在公司內部聘請稽核代表並協請參與稽核。

3.2稽核室總召權責

3.2.1接收董事長、總經理下達的稽核工作任務；

3.2.2組織稽核成員認真學習各種制度條文，熟練掌握獎罰尺度，嚴格規範展開稽核作業，促使公司各項工作良性、持續發展；

3.2.3以身作則並要求稽核成員根據、《稽核計畫》、《稽核通知書》之要求自動自發的進行稽核工作；

3.2.4按時完成《稽核檢查表》、《稽核改善通知書》、《稽核檢查匯總表》、《稽核報告》、《稽核獎懲單》的填制和上報；

3.2.5及時向董事長、總經理回饋和彙報在稽核工作中遇到的各種規章制度、程序文件、作業流程、職位說明、通知通告等文件之規定條款的缺陷並提出改善建議；

3.2.6召閈稽核例會，匯總每個稽核週期的稽核工作，將《稽核總結》分發各部門並上報董事長、總經理。

3.2.7向稽核成員合理分配稽核任務並定期檢查稽核成員的工作，為“稽核過失”承擔主管責任

3.3公司各部門權責

3.3.1在稽核室實施稽核工作中，各部門、各職位負責提供月工作計畫、總結和專項計畫及總結；

3.3.2在稽核室實施稽核工作中，各部門、各職位負責提供各種例會和專題會議的記錄；

3.3.3在稽核室實施稽核工作中，各部門負責提供本部門人事任命、異動或職責、職能調整等相關記錄；

3.3.4在稽核室實施稽核工作中，各部門、各職位負責提供客觀的證據，用以證明此項任務已完成；

3.3.5各部門對規章制度、程序文件、作業流程、職位說明、通知通告等文件之條款規定的缺陷可提出修改建議；

3.3.6在稽核室實施稽核工作中，如各部門、各職位對稽核工作有異議，可書面向稽核室總召提出申請，由稽核總召提議在稽核例會上召開討論並拿出解決方案，異議部門主管或員工必須全程參與。

3.4管理部權責

根據稽核室轉交的《稽核獎懲單》發出《獎懲通告》，有權對《獎懲通告》的真實性

提出異議，異議程式參照3.3.6條款執行。

3.5財務部權責

根據《稽核獎懲單》和管理部提供的《稽核獎懲匯總表》，從責任人獎金工資中扣除或獎加，有權對稽核室、管理部提供的《稽核獎懲單》、《稽核獎懲匯總表》的真實性、準確性進行監督。

4.0稽核組織架構的建立與定位

4.1機構設置：

董事長暨總經理及其建立的“公司核心管理團隊（副總級以上管理人員）”，為充分、有效地履行檢查、監督職能，原則上，“稽核室”的設置應直接隸屬於公司“最高權力機構”之下。

4.2組織結構：

4.2.1“稽核室”設“總召”1名、根據公司的管理現狀設“稽核”若干名，由相關部門職員兼任。

4.2.2為保證“稽核室”運行順暢，公司還須同步成立“稽核委員會（內部控制制度推行委員會）”，“稽核委員會主任”由總經理兼任，“副主任”由公司副總兼任，“委員”由各部門主管兼任，“稽核室”為常設執行機構。

5.0稽核內容

5.1稽核各部門工作職責執行情況；

5.2稽核作業流程、程序文件、管理辦法執行情況；

5.3稽核操作指引、規章制度執行情況；

5.4稽核會議決議執行情況；

5.5稽核糾正與預防措施執行情況；

5.6稽核工作任務承諾執行情況；

5.7稽核5S、安全生產、工作紀律執行情況；

5.8稽核績效考核的執行情況；。

5.9對責任部門進行現場稽核；

5.10督導責任部門進行缺失改善，要求責任部門擬定糾正與預防措施，跟進、回饋改善之結果；

5.11整理稽核證據、資料，出具《稽核報告》，並定期將稽核情況如實向董事長、總經理彙報；

5.12完成董事長、總經理交辦的臨時性稽核工作。

6.0稽核例會

6.1稽核例會彙報內容：

6.1.1彙報每個稽核週期內所發現的問題點部分，包括需處罰或改善的問題及專項稽核總結報告；

6.1.2流程/制度不完善、不健全或流程/制度中未規定作業程序等問題；

6.1.3被稽核部門在新流程/制度運行時執行方面存在的問題；

6.1.4在稽核過程中所遇到的困難等問題；

6.1.5在彙報工作時要將重點專項稽核要分析其深層次原因並判定責任最終歸屬；

6.1.6稽核例會針對問題討論形成決議並將決議傳達至相關部門。

6.2稽核例會目的

6.2.1通過稽核查出問題，提出解決問題和預防同類問題的方案；

6.2.2通過討論和交流提高稽核成員的專業能力和提升稽核效率；

6.2.3促進企業管理制度/流程的不斷健全和完善。

7.0稽核作業程序

7.1稽核檢查

7.1.1稽核人員根據《稽核計畫》、《稽核通知書》之要求到相關部門稽核；

7.1.2稽核人員要求被稽核部門提供相關證據以供稽核檢查；

7.1.3稽核人員將稽核事實客觀的填寫在《稽核檢查表》上，稽核內容欄應包括事實

描述、證據記錄等，處理結果欄應包括處罰、獎勵、責令限期整改等內容（獎勵、

處罰建議的須有相關資料、證據），《稽核檢查表》必須由被稽核單位相關責任人員

簽名確認，如責任人拒絕簽字的，由其直接上司確認屬實後簽字；

7.1.4對於處理結果中有改善要求的，由稽核人員填制《稽核改善通知書》，被整改部門責任人在“接收整改部門責任人”欄簽名確認，並實施改疊；

7.1.5稽核人員在改善期限到後3個工作日內應再次進行稽核，以確認整改是否執行到位；

7.1.6在稽核過程中檢查出違紀情況，由稽核人員當場開具《稽核獎懲單》，經當事人簽字確認，當事人拒絕簽字的由其直接上司確認後簽字並對拒絕簽字的當事人執行雙倍處罰；

7.2稽核結果處理及落實

7.2.1按照核決權限，稽核總召將責任人或其直接上司簽字確認的《稽核獎懲單》在1個工作日內交董事長暨總經理審核，在審核完成後，稽核總召在1個工作日內將《稽核獎懲單》轉管理部人事存檔備查；

7.2.2管理部人事根據生效的《稽核獎懲單》在1個工作日內發出《獎懲通告》，並編制《稽核獎懲匯總表》，月底送稽核室總召審核簽字，再於1個工作日內送交財務部；

注：

《稽核獎懲匯總表》以1個月為週期為適宜；

7.2.3財務部根據稽核室總召審核簽字後的《稽核獎懲匯總表》，對照《稽核獎懲單》復查，無錯誤則對被處罰或被獎勵當事人進行扣款或獎加，並將《稽核獎懲匯總表》存檔備查；

7.2.5對於已交辭職報告，但還未離開公司員工的處罰，在辦理辭職手續時由管理部人事在《離職交接表》中注明“扣除該員工當月罰款”，財務部根據《離職申請表》與《離職交接表》，在結算該員工工資時扣除罰款；

7.2.6稽核室總召據《稽核檢查表》、《稽核改善通知書》、《稽核報告》、《稽核獎懲單》建立《稽核匯總表》、《稽核獎懲匯總表》檔案，存檔備查。

8.0申訴程式

8.1對於稽核結果，被稽核部門及責任人有嚴重不同意見的，應以書面形式呈報董事長暨總經理處理；

8.2對於沒有或缺乏處理依據的問題，由稽核室總召提交稽核例會討論，形成《稽核建議書》。

9.0公司各部門申請稽核程序

9.1公司各部門負責人有檢查下屬工作的責任，不得將本人職責內的工作提交稽核室稽核；

9.2相關部門之間有相互協調的職責，不得將本人職責內的協調溝通工作提交稽核室稽核；

9.3屬於人事申訴《管理部人事投訴管理制度》受理範圍內的內容，稽核室可先行接收，再轉交管理部人事處理；

9.4以上範圍之外，需要稽核室進行稽核的，必須提交書面申請並由部門負責人簽字確認後轉稽核室，由稽核室總召決定稽核或轉行政投訴程式進行處理；

9.5經稽核例會討論決定稽核的部門事項，按正常稽核程式處理。

10.0管理約定

10.1被稽核室處罰之規定

10.1.1被稽核部門態度蠻橫或不配合稽核工作，拒絕提供稽核所需資料的，處被稽核部門相應責任人小過1次（或1000元/次罰款），情節嚴重的，依公司《獎懲管理規章》、《績效考核管理制度》等相關文件辦理；

10.1.2稽核工作中，被稽核部門未按時完成工作任務的，按照相對應的規章制度、程序文件、作業流程、職位說明、通知通告等檔中的處罰條款執行處罰；

10.1.3稽核工作中被稽核部門未按時完成工作任務的，如相對應的規章制度、程序文件、作業流程、職位說明、通知通告等檔之中的處罰條款中無明確之處罰依據的，稽核人員則只建議不處罰，並開具《稽核改善通知書》責令限期整改；

10.1.4限期改善的責任部門未在改善期限內完成任務的，處小過1次（1000元/單罰款），並再次下《稽核整改通知書》要求限期整改，再次限期整改的責任部門仍未在整改期限內完成任務的，處責任人小過2次（2000元/單罰款），以此類推；

10.2.5被稽核部門相關責任人拒絕在《稽核獎懲單》上簽字確認的，經稽核例會討論後認定屬實的，由其直接上司確認後簽字，並對其責任人處以大過1次（或原罰款金額兩倍的罰款）。

10.2.5涉及財產減損情節重大者，依公司《管理規章》辦理，並擬送司法機關究辦。

11.0稽核時間、方式

11.1按照《稽核計畫》、《稽核通知書》之要求進行稽核；

11.2不定期專項稽核，同時對日常工作採用抽查的方式進行稽核；

11.3要求按期完成的稽核任務，因特殊原因需要延長完成時限的，必須經董事長、總經理批准後方可延期完成；

11.4稽核內容涉及多個部門的，稽核室要一查到底，直到追究出最終責任人。

12.0稽核的方法與技巧

12.1標準：

稽核的標準為公司制發的制度、流程、方案、標準、控制文件、公告、通告、通知等形式的檔、發文等。

沒有標準的，只建議，不稽核。

12.2工具

《稽核檢查表》、《稽核報告》、《稽核通報》、、《稽核獎懲單》、數位相機、錄音筆等相關證據的記錄設備。

12.3人員

12.3.1日常工作稽核，由稽核室稽核人員共同進行。

12.3.2重大事項稽核，必須協請一至三位稽核委員會成員共同參與。

12.4原則

找出真象，只重事實；反覆查核

13.0稽核注意事項

13.1稽核人員在進行稽核時，要認真細緻，嚴格檢查，耐心說服，有效溝通，發現問

題及時糾正；

13.2在稽核工作中要重事實、重資料、重證據；

13.3稽核工作中涉及公司保密資訊的，由稽核總召向董事長、總經理提報，按董事長、總經理批示後確認是否展開稽核；

13.4公司全體員工和各部門負責人要積極支援、配合稽核工作，嚴禁對稽核人員進行恐嚇、打擊、報復，一經查實，依《公司獎懲管理規章》處理。

14.0附則

14.1本制度由稽核室負責制訂、修改、解釋；

14.2本制度自生效之日起頒佈實施。

15.0表單

15.1《稽核計畫》

15.2《稽核檢查表》

15.3《稽核申請書》

15.4《稽核通知書》

15.5、《稽核改善通知書》

15.6《稽核檢查匯總表》

15.7《稽核獎懲單》

15.8《稽核獎懲匯總表》

15.9《稽核報告》

15.10《專項稽核報告》