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49采购管理程序070122x
项目管理手册
第四章第九节
采购管理程序
目录
1.目的342
2.适用范围342
3.职责342
3.1.项目经理部342
3.2.供应计划部342
3.3.采购部343
3.4.EPC承包商344
3.5.综合部345
3.6.控制部345
3.7.设计部345
3.8.工程部345
3.9.QHSE部346
3.10.财务部346
3.11.生产准备部346
3.12.装备部347
3.13.外事部347
3.14.效能监察部347
3.15.项目分部/监理347
3.16.施工承/分包商347
3.17.审计部348
4.采购管理主要内容348
5.物资分交管理348
5.1.国内外采购物资分交和国内采购物资集中分交348
5.2.物资采购供应范围分工会350
6.物资采购计划350
6.1.土建材料采购计划350
6.2.安装设备和材料采购计划(E+P+C项目)350
6.3.设备采购计划格式351
6.4.材料采购计划格式351
7.物资采购351
7.1.物资采购分工351
7.2.技术谈判及技术条件确认352
7.3.物资采购352
8.合同管理353
8.1.买卖合同、质量监造和运输服务合同353
8.2.合同的签订审批程序354
8.3.合同的履行及变更354
8.4.建立合同台帐354
9.采购控制重点及里程碑354
9.1.采购控制重点354
9.2.里程碑控制点354
10.催交和催运355
10.1.职责与分工355
10.2.催交方式355
10.3.催交范围355
10.4.催运356
11.采购的质量控制356
11.1.监造356
11.2.控制点检查357
11.3.到货验收357
11.4.进口物资的出国检验360
11.5.进口物资的国内检验360
12.物资仓储管理360
12.1.物资出库、入库管理360
12.2.仓储保管361
12.3.物资领料和发放362
12.4.大件运输362
13.EPC总承包的采购监督管理362
14.资金支付及结算363
15.现场服务和开车保运363
16.沟通与交流364
17.资料管理364
17.1.需保存的资料364
17.2.项目总结和竣工资料366
18.相关文件366
19.附件366
20.记录366
1.目的
为保证新建项目的顺利实施,对项目物资采购全过程实施有效控制,确保项目所需的物资质量合格、价格合理、按时到达,物资供应过程符合国家、中国石油化工股份有限公司(以下简称总部)和天津石化的各项规定和要求,特制定本程序。
2.适用范围
本程序适用于新建项目物资供应管理和采购实施。
3.职责
3.1.项目经理部
3.1.1.批准采购策略。
3.1.2.批准重要物资供应商短名单。
3.1.3.批准框架协议。
3.1.4.参加重要设备、材料的技术谈判和商务谈判。
3.1.5.确定评标委员会推荐的中标单位。
3.1.6.批准限上合同。
3.1.7.批准超概算采购。
3.1.8.批准重大运输方案。
3.2.供应计划部
3.2.1.负责物资供应计划和物资供应管理工作。
3.2.2.组织编制采购策略。
3.2.3.对物资采购质量、进度和费用进行监督和控制。
3.2.4.参加项目设计审查会。
3.2.5.负责组织编制“引进主要设备材料分交清册”和“国内采购物资集中分交清册”。
3.2.6.组织拟定重要物资的供应商短名单,并纳入采购计划。
3.2.7.组织重要物资的技术谈判,参加重要物资的商务谈判。
3.2.8.参加设备、材料招标工作。
3.2.9.编制物资采购计划,审核、确认物资限额领用计划。
3.2.10.组织物资供应工作会议,掌握工程物资供应情况,并通报信息。
3.2.11.组织物资报表的编制和相关资料的保管、移交工作。
3.2.12.审核超限物资运输方案,并监督实施。
3.2.13.负责直送现场物资接卸的协调工作。
3.2.14.组织编制物资采购投资预算、资金预算。
3.2.15.负责审核、上报物资超概算采购申请。
3.2.16.负责EPC及PC承包商物资供应的监督、管理。
3.2.17.组织对供应商的管理、考核,协调供应商进行现场服务。
3.3.物装部大项目采购业务部(以下简称采购部)
3.3.1.负责物资采购工作。
3.3.2.配合总部办理直接采购和进口物资审批手续,签订代理协议和接、保、检工作,办理减免税手续。
3.3.3.负责督促、协调办理引进物资海关备案、免税手续和报关、运输、保险、检疫、检验、保管与交付等工作,负责许可证办理。
3.3.4.参加技术交流和技术谈判。
3.3.5.组织采购招标、采购订货,签订采购合同,负责合同履行及管理工作。
3.3.6.负责物资采购质量控制,组织签订第三方监造合同和物资到货复检。
3.3.7.负责拟定普通物资供应商短名单,并在短名单范围内实施采购。
3.3.8.执行采购成本控制计划,及时提报物资超概算采购申请。
3.3.9.负责物资催交、催运和储运管理,组织编制超限物资运输方案并组织实施。
3.3.10.负责组织开箱检验及备件、专用工具的保管、移交工作。
3.3.11.负责对供应商的管理、考核,组织落实供应商进行现场服务。
3.3.12.编制、申报物资采购投资预算、资金预算。
3.3.13.负责电子商务、网上分交和确定采购方式。
3.3.14.负责办理物资入库、出库和报账付款手续,编制物资供应报表和相关资料,向有关部门通报物资供应信息。
3.3.15.向总部上报绩效考核报表。
3.3.16.办理剩余物资退库手续。
3.4.EPC承包商
3.4.1.报审供应商名单,并在审批合格的供应商中实施采购。
3.4.2.报批采购计划和进度款申请。
3.4.3.负责完成EPC总承包合同范围内的采购服务工作,对物资采购工作(付款除外)负全部责任。
3.4.4.按照工程总体统筹计划编制工程物资采购进度网络控制计划,建立物资采购质量控制体系和采购管理体系,报供应计划部审核后组织实施。
3.4.5.编写“引进主要设备材料分交清册”和“国内采购物资集中分交清册”,报供应计划部审核,并配合总部物资分交工作。
3.4.6.负责询价书、采购说明书等采购文件的编制和报审。
3.4.7.负责询价发出、接收报价管理,组织评审。
3.4.8.负责组织物资采购的技术谈判和商务谈判,并通知供应计划部召集业主方代表参加重要物资的技术谈判和商务谈判。
3.4.9.负责采购合同签订、执行,对采购质量、制造进度进行监督、检查和控制。
3.4.10.负责监造、催交催运工作。
3.4.11.负责组织采购物资的到货验收和开箱检验、接收、保管、存储、发放工作及质量问题的处理,施工过程的协调等。
3.4.12.负责物资采购过程文件资料(包括可编辑电子版)归档管理及移交,按规定要求定期向供应计划部汇报采购工作的进展情况。
3.4.13.负责工程项目物资采购完工总结报告的编制。
3.5.综合部
3.5.1.负责向项目经理部及天津石化主管经理、经理呈送需审批的合同文件。
3.5.2.组织项目物资采购的考核工作。
3.6.控制部
3.6.1.编制、下达设备和材料到货控制点计划。
3.6.2.编制、下达设备和材料的费用分解指标,审核、批准物资超概算采购申请报告。
3.6.3.监督采购进度和采购预算的执行情况。
3.7.设计部
3.7.1.督促设计单位按期提供设计资料及进口物资询价书和框架采购询价书。
3.7.2.协调设计单位参加订货技术谈判。
3.7.3.提供经过批准的设计变更并附预算,协调设计单位办理材料代用审批手续。
3.7.4.参与解决设备、材料重大质量问题。
3.8.工程部
3.8.1.提供项目施工进度计划及调整计划。
3.8.2.协调解决施工进度与供货进度间存在的问题。
3.8.3.组织直接进入施工现场的设备、材料的接卸、存放和保管工作。
3.8.4.参与解决设备、材料重大质量问题。
3.9.QHSE部
3.9.1.负责物资质量检验管理工作。
3.9.2.负责确定设备、材料的分类检验项目和指标。
3.9.3.负责第三方监造、检验单位的资质审查。
3.9.4.批准第三方监造、检验单位提交的专项检验方案,监督第三方的监造、检验工作。
3.9.5.审批物资紧急放行手续,并监督放行记录封闭。
3.9.6.组织解决设备、材料重大质量问题。
3.9.7.负责退库物资的质量确认。
3.9.8.参加开箱检验。
3.9.9.协助进口设备的商检工作。
3.9.10.负责对供应商现场服务人员进行安全教育。
3.10.财务部
3.10.1.负责审核采购合同、发票、入库单、出库单等相关凭证的真实性、合法性、合规性。
3.10.2.参加物资采购合同评审,负责合同正本的管理。
3.10.3.负责供应商往来款项的管理。
3.10.4.按照合同约定和《内部控制手册》天津石化权限指引办理报账、付款手续。
3.10.5.负责组织库存物资的定期盘点、账账、账实核对。
3.10.6.协助办理减免税手续。
3.11.生产准备部
3.11.1.负责组织“三剂”、试车原辅料、塔内件和分析仪器采购的技术交流,参加上述物资的技术谈判,并代表天津石化在技术文件上签字。
3.11.2.参加上述物资的招标、开标和定标工作,并提供技术支持。
3.11.3.参加解决上述物资的重大质量问题。
3.12.装备部(国产化办公室)
3.12.1.负责组织重要和进口设备、电气、仪表、材料及备品备件的技术交流,参加上述物资的技术谈判,并代表天津石化在技术文件上签字。
3.12.2.参加上述物资的招标、开标和定标工作,并提供技术支持。
3.12.3.负责提出项目物资国内外分交建议,从技术角度参与推荐重要设备材料的潜在供应商。
3.12.4.参加解决上述物资的重大质量问题。
3.13.外事部
3.13.1.协助组织对外谈判。
3.13.2.负责对外联络,来华人员接待、翻译及现场国外技术服务人员的管理工作。
3.13.3.负责外文资料翻译工作。
3.14.效能监察部
负责对工程项目物资采购合同的签订、执行进行监督。
3.15.项目分部/监理
3.15.1.提供分项目进度实施计划及调整计划。
3.15.2.审批施工承包商的物资限额领料计划。
3.15.3.参加开箱检验,负责物资使用前检查验收手续的验证。
3.15.4.参与解决分项目设备、材料重大质量问题。
3.16.施工承/分包商
3.16.1.编制工程物资限额领用计划。
3.16.2.参加开箱检验,负责领料及移交后的物资保管。
3.16.3.负责按规范进行检复验并向监理办理报验手续。
3.17.天津石化审计部
完成相关阶段审计工作。
4.采购管理主要内容
4.1.项目采购管理严格执行总部《固定资产投资项目物资采购管理办法》,项目采购管理工作要与项目的评估、设计、审查、采购、施工有机结合,提前介入、深入参与、全程跟踪,抓住重点项目和主要环节,并使信息共享。
4.2.项目采购管理工作程序主要包括建立项目采购档案、项目采购工作对接、国内外采购物资分交、国内采购物资集中分交、项目采购计划、实施和采购监督、储运管理、物资检验和验收、项目采购管理工作总结等。
5.物资分交管理
5.1.国内外采购物资分交和国内采购物资集中分交
国内外采购物资分交和国内采购物资集中分交,是采购工作的重要环节,凡未经总部组织进行分交的,不得开展采购工作。
5.1.1.分交清单的确定
1)工程项目的《可行性研究报告》批复后,设计单位根据《可行性研究报告》批复的内容编写“国内外物资分交清单”和“长周期设备材料清单”;
2)设计部负责组织相关部门,对“长周期设备材料清单”进行会审,会审意见报主管领导批准;
3)装备部负责组织相关部门,对“国内外物资分交清单”进行会审,提出分交意见报主管领导批准。
5.1.2.分交清册的上报
1)设计部负责将需提前采购的“长周期设备材料清单”上报总部发展计划部;
2)供应计划部依据装备部和设计部对两个“清单”的会审意见,组织编制“引进主要设备材料分交清册”(B4.9-1)和“长周期设备材料集中分交清册”(B4.9-2),由采购部上报总部物装部。
3)供应计划部根据初步设计资料和项目总体统筹控制计划编制“项目物资采购集中分交清册”(B4.9-2)和物资采购进度网络控制计划,由采购部上报总部物装部。
5.1.3.物资分交会
1)总部物装部牵头组织国内外采购物资分交会和国内采购物资集中分交会。
天津石化领导、供应计划部、装备部、设计部、采购部参加;
2)总部物装部依据项目责任单位编制的“引进主要设备材料分交清册”,在可研报告批复后牵头组织召开国内外采购物资分交会,制定国内外采购物资分交方案(含国产化方案),形成会议纪要。
3)总部物装部依据项目责任单位编制的“项目物资采购集中分交清册”和物资采购进度网络控制计划,在基础设计审查阶段牵头组织召开国内采购物资集中分交会,制定采购方案,形成会议纪要。
5.1.4.采购方案的确定
采购方案由总部物装部组织在采购物资分交会上确定,作为项目采购工作的依据。
采购方案包括:
国内外分交、分交范围、采购模式、采购方式、采购进度、选型情况和选厂范围、监造方式。
5.2.物资采购供应范围分工会
物资采购供应分工会由供应计划部组织,控制部、工程部、QHSE部、财务部、项目分部参加,会议要明确:
供应计划部和施工承包商的物资采购供应范围,原则上工程需用的所有物资由供应计划部组织供应,只有土建材料、消耗材料、施工措施用料,经会议讨论同意才能由施工承包商供应。
物资采购供应分工根据会议决定,由供应计划部出会议纪要,报项目经理部批准后下发各单位执行。
6.物资采购计划
6.1.土建材料采购计划
6.1.1.土建材料中的钢筋、水泥等重要材料供应商名单,由承包商在中石化资源市场中筛选,报供应计划部审批。
承包商须在供应计划部批准的供应商名单中选择采购。
6.1.2.承包商负责编制土建材料采购计划,签订采购合同,并将资料报项目分部备案。
6.1.3.供应计划部将批准的供应商名单发至项目分部、QHSE部、监理单位,相关部门或单位,通过报检资料及实物检查或抽验监督承包商行为。
6.2.安装设备和材料采购计划(E+P+C项目)
6.2.1.供应计划部组织编制设备材料采购计划,经供应计划部负责人或项目经理部主管经理按权限审批后下达采购部实施采购。
6.2.2.总部直接采购和进口物资的采购计划及技术资料由供应计划部转采购部上报总部物资装备部。
6.2.3.供货周期较长的物资,供应计划部根据设计文件编制、下达设备材料采购计划。
订货周期较短或不能依据综合材料表订货的物资,由施工承包商根据设计文件,编制“物资限额领用计划”(B4.9-3)。
经监理审查,项目分部批准后提报供应计划部汇总并编制采购计划(采购计划审批程序同6.2.1),“物资限额领用计划”亦作为发料依据。
6.3.设备采购计划格式
“设备采购计划”(B4.9-4)主要内容:
单项工程名称、单项工程编号、单位工程名称、单位工程编号、计划单号、计划编号、序号、图号、物资代码、物资名称、型号参数、材质标准、设备位号、计量单位、需用数量、需用日期、预选供应商、制表日期、计划员、审核人、计划主管、备注等。
6.4.材料采购计划格式
“材料采购计划”(B4.9-5)主要内容:
单项工程名称、单项工程编号、单位工程名称、单位工程编号、计划单号、计划编号、序号、图号、物资代码、物资名称、型号参数、材质标准、计量单位、需用数量、需用日期、预选供应商、制表日期、计划员、审核人、计划主管、备注等。
7.物资采购
7.1.物资采购分工
7.1.1.土建材料由承包商按6.1款规定负责采购和供应,并对采购质量、进度和价格负责。
供应计划部、QHSE部和监理单位按照各自的职责进行监督和管理。
7.1.2.E+P+C项目的设备和安装材料由采购部负责实施采购并对采购质量、进度和价格进行控制。
供应计划部、QHSE部、监理单位按各自职责进行监督和管理。
7.1.3.供应商短名单的确定按下列程序进行
1)供应计划部组织QHSE部、装备部、采购部、项目分部根据物资重要程度将物资分类,划分为重要物资和普通物资,并报项目经理部审批;
2)重要物资供应商短名单由供应计划部组织拟定,报项目经理部审批;
3)普通物资供应商短名单由采购部在中石化资源市场范围内拟定,报供应计划部审批;
4)遇有中石化及天津石化资源市场范围内暂未包含的特殊物资时,其供应商短名单由采购部按天津石化相关规定填写“渠道外审批表”,报天津石化主管经理审批。
7.2.技术谈判及技术条件确认
7.2.1.“引进主要设备材料分交清册”和“长周期设备材料集中分交清册”审批后,由设计部联系设计单位出具物资采购询价书(规格书),并组织项目经理部和天津石化有关部门确认物资采购询价书(规格书)的技术条件。
重大设备、批量较大的重要材料应请天津石化主管领导参加。
7.2.2.总部直接采购和进口物资,由总部组织技术询价;总部组织直接采购和企业自采物资中的重要物资,由供应计划部在分交方案确定的供应商中组织技术询价;普通物资一般情况下无需进行技术询价或签订技术文件。
7.2.3.总部直接采购和进口物资报价书返回采购部后,转给供应计划部。
供应计划部、采购部协助总部组织技术谈判,设计部协调设计单位参加,装备部牵头确定、召集参加谈判的人员,同供应商进行技术谈判并签订技术文件。
技术文件要有设计代表、业主代表和供应商代表的签字。
重大设备应邀请天津石化主管领导参加。
7.2.4总部组织直接采购和企业自采物资技术报价返回后,供应计划部会同装备部、设计部、采购部对技术报价进行确认。
需要签订技术文件的,由供应计划部组织技术谈判,设计部协调设计单位参加,装备部牵头确定、召集参加谈判的部门,同供应商进行技术谈判并签订技术文件。
技术文件上要有设计代表、业主代表和供应商代表的签字。
重大设备应邀请天津石化主管领导参加。
7.2.5.供应商提供的机组、设备的外协配套部分的分包商,参加技术谈判的人员可以在技术文件中确定分包商名单,并列入技术文件中。
确定的分包商原则上不得少于2家,最终的分包商在商务谈判中确定。
7.3.物资采购
7.3.1.国内物资由供应计划部组织采购部实施采购,物资采购应执行国家、总部和天津石化有关规定,并按物资集中分交会议纪要和物资采购计划组织实施。
7.3.2.总部直接采购的物资和进口物资由供应计划部和采购部配合总部物资装备部进行。
7.3.3.国内物资的询比价采购、招标采购和独家采购按《商务活动管理办法》执行。
7.3.4.国外物资的采购执行《中石化机电产品和钢材进口管理办法》,供应计划部、采购部按照总部要求组织天津石化代表参加总部组织的招标订货会。
合同签订后,由采购部负责与总部签订代理协议。
7.3.5.物资采购金额超过控制概算时,采购部填写“物资采购超概请示表”(B4.9-6)报供应计划部,由供应计划部审核后报控制部,经批准后方可实施采购。
7.3.6.需用计划内的物资,因工期或市场原因无法采购,须要变更规格型号或材质时,由提出变更的单位填写设计变更(材料代用)单(B4.9-7),报设计部,经监理和设计负责人签字确认,并按7.3.6款程序审批后方可实施采购。
7.3.7.采购物资如不能按采购计划要求的时间交货,需变更交货期时,采购部应写出书面报告报供应计划部,由供应计划部报项目分部、工程部和控制部。
一般情况下应经项目分部、工程部批准后实施变更。
影响控制点的物资需报控制部批准后方可实施变更。
8.合同管理
新建项目采购的所有物资都应签订买卖合同或采购订单;物资的质量监造和运输也必须签订合同或协议。
8.1.买卖合同、质量监造和运输服务合同
8.1.1.采购部要按《文件编码与传送管理程序》规定组织编制合同目录、文件编号,国内、国外合同分别存档。
8.1.2.工程结束后,采购部负责整理,并向档案室移交相关资料。
8.2.合同的签订审批程序
采购部负责合同签订,并负责按天津石化合同审批程序履行审批手续。
8.3.合同的履行及变更
采购单位(指采购部或承包商采购部门,下同)应要求供应商按照合同约定全面履行合同。
当标的物、价格、交货期、当事人或合同其它条款发生变化时,应按合同法的规定办理变更批准、登记手续,变更文件应与原合同文件一同存档,并通知到有关部门。
8.4.建立合同台帐
由采购单位按工程项目和国内、国外分别建立材料合同和设备合同台帐(B4.9-8)。
9.采购控制重点及里程碑
9.1.采购控制重点
技术交流和合同谈判阶段——重点掌握供货范围、供货时间、采用的标准规范、技术质量指标等,确保符合设计的各项要求。
合同执行阶段——重点掌握设计联络会(如有)的召开、设计资料的返回、重要设备的监造、控制点检查和出厂检验,进口物资出国检验组团报批、关键物资的装船(或火车、汽车、飞机)发运时间和超限物资运输方案的制定,确保按计划实施。
进口物资到货阶段——重点掌握货物到港后的接、报、检工作安排,出现短缺、残损时的补供货时间,确保用最短的时间将物资交付施工。
9.2.里程碑控制点
长周期或关键线路的设备、材料,涉及总体工程建设进度、分项工程建设进度、系统配套工程建设进度和外事部门工作计划安排等诸多因素。
合同交货期6个月以上的国产设备、材料和所有的进口物资,必须设置里程碑控制点。
一般应按如下形式设置。
XX年XX月货物工厂交货。
XX年XX月装船(或飞机、火车、汽车)。
XX年XX月到港(或机场、车站)。
XX年XX月完成检验(法定检验和特殊检验)。
XX年XX月交施工承/分包商开始安装。
XX年XX月开始单机试车。
10.催交和催运
10.1.职责与分工
催交和催运工作由采购单位负责。
采购单位须有专人负责此项工作,科学组织,严密计划,实施目标管理,确保工程进度计划顺利实施。
供应计划部负责催交和催运工作的监督,控制部、综合部负责将其纳入考核中。
10.2.催交方式
办公室催交——指催交人员通过电话、传真和信件等通讯手段来实现的一种催交方式。
工厂催交——指催交人员直接进驻供应商的制造厂进行敦促和督办。
会议催交——指催交人员和供应商以会议方式讨论和解决制造、交货进度方面的问题。
10.3.催交范围
对于合同交货期6个月以上的国产设备、材料,采购单位必须自合同执行阶段开始,随时掌控合同执行的状态,一般每8周进行一次工厂催交。
同时,每2周进行一次办公室催交。
进口物资一般以办公室催交方式进行催交,必要时也可进行会议催交和工厂催交。
其它物资应在合同规定的交货期前1个月开始监控合同执行情况,每2周进行一次办公室催交。
采购单位每月
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