Excel知识要点分解.docx

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Excel知识要点分解

第五章Excel2010电子表格讲义

第一节excel基础知识

Excel2010是微软公司办公自化软件Office中的另一重要成员，是Windows平台下一个著名的电子表格软件，具有制作表格，处理数据，分析数据，创建图表等功能。

一、Excel的启动与退出

1、启动

方法一：

“开始”“程序”MicrosoftExcel2010

方法二：

双击桌面上的MicrosoftExcel2010应用程序的快捷方式

方法三：

“开始”“运行”在文本框中输入相应的应用程序名称（Excel.exe）

方法四：

通过打开已经存在的Excel文件来启动Exce应用程序

2、退出

方法一：

单击标题栏右端Excel窗口的关闭按钮“×”。

方法二：

单击“文件”“退出”命令。

方法三：

单击标题栏中的软件图标，在弹出的控制菜单中选择“关闭”命令。

方法四：

双击标题栏中的软件图标。

方法五：

ALT+F4

二、Excel窗口简介

1、标题栏

位于窗口顶部，包含软件图标、快速访问工具栏、当前工作簿的文件名称和软件名称。

（1）软件图标：

包含了“还原、移动、大小、最小化、最大化、关闭”6个命令。

（2）快速访问工具栏：

包含了“新建、打开、保存、撤销、恢复、升序排序、降序排序、打开最近使用的文件”等快捷方式。

2、功能区

位于标题栏下方，包含“文件、开始、插入、页面设置、公式、数据、审阅、视图”7个主选项卡。

3、编辑栏

位功能区下方，包含“显示或编辑单元格名称框、插入函数、数据编辑区”3个功能。

（1）名称框：

用于显示活动单元格地址，查找单元格地址或单元格区域，给单元格地址或单元格区域重命名。

（2）插入函数：

用于插入所需要的函数。

（3）数据编辑区：

用来输入或编辑当前单元格的内容、值或公式。

（4）工作区：

用于输入或编辑单元格

（5）状态栏：

位于窗口的底部，用于显示操作状态（输入或就绪），视图按钮和显示比例。

在为单元格输入数据时，状态栏显示“输入”

输入完毕后，状态栏显示“就绪”，表示准备接收数据或命令。

（6）滚动条

（7）工作簿窗口

在Excel中还有一个小窗口，称为工作薄。

工作薄窗口下方左侧是当前工作薄的工作表标签（显示工作表的名称），单击工作薄窗口的最大化按钮将与Excel窗口合二为一。

三、工作簿、工作表、单元格

1、工作薄：

是用于处理和存储数据的文件（其扩展名为.xlsx），启动Excel后，将自动新建一个名为工作薄窗口。

默认情况下，工作薄中打开3张工作表（Sheet1、Sheet2、Sheet3）。

因此用户可以在一个文件中管理多种类型的相关信息。

一个工作薄中最少必须打开1张工作表。

说明：

一个工作薄就是一个Excel文件，工作薄名就是文件名。

可同时打开多个工作薄，但任一时刻只能对一个工作薄进行操作（当前工作薄）。

2、工作表：

是显示在工作簿窗口中的表格，用于存储和处理数据。

一个工作表由65536行和256列构成，一个工作薄最多可以包含255张工作表，默认显示3张工作表（Sheet1、Sheet2、Sheet3），单击基本个工作表标签，可以选择该工作表为活动工作表（高亮显示且工作表名称有下划线）。

行号：

1、2、3……65536

列标：

A~Z、AA~AZ、BA~BZ……IA~IV（9*26+22=256）

说明：

工作表滚动按钮：

显示第一个工作表

显示第后一个工作表

显示前一张工作表

显示后一张工作表

3、单元格地址和单元格区域命名

工作表中行列交汇处的区域称为单元格，是工作表存储数据的基本单元，它可以保存数值、文字、声音等数据。

单击某单元格使之成为活动单元格（当前单元格）

单元格地址：

1A1引用样式，此样式引用由列标+行号组成，字母标识列（从A到IV，共256列），引用数字标识行（从1到65,536）。

若要引用某个单元格，请输入列标和行号。

例A1、AA23、IV2等。

若要引用

请使用

列A和行10交叉处的单元格

A10

在列A和行10到行20之间的单元格区域

A10:

A20

在行15和列B到列E之间的单元格区域

B15:

E15

行5中的全部单元格

5:

5

行5到行10之间的全部单元格

5:

10

列H中的全部单元格

H:

H

列H到列J之间的全部单元格

H:

J

列A到列E和行10到行20之间的单元格区域

A10:

E20

2R1CI引用样式：

在R1C1样式中，Excel指出了行号在R后而列号在C后的单元格的位置。

例：

表示单元格地址为第8行第6列，即：

R8C6F8

表示单元格地址为第5行第3列，即：

R5C3C5

打开或关闭R1C1引用样式的操作步骤：

1、单击“工具”菜单上的“选项”，再单击“常规”选项卡。

2、在“设置”下，选中或清除“R1C1引用样式”复选框。

说明：

当前单元格地址显示在名称框中，而当前单元格的内容同时显示在当前单元格和数据编辑区中。

第二节Excel基本操作

（一）

一、工作簿新建、打开、保存、关闭

1、新建：

注：

启动Excel后，自动新建一个名为BOOK1的工作薄。

2、打开（3种方法）

注：

快速打开最近使用过的旧工作薄①文件菜单底部②开始文档

3、保存（4种方法）

注：

①按F12键弹出“另存为”对话框

②“保存”与“另存为”的区别

4、关闭（3种方法）

注：

关闭与退出的区别

二、输入数据

往单元格中输入数据时，先单击目标单元格，使之成为当前单元格，然后输入数据

输入数据方法：

①单击单元格直接输入

②单击目标单元格，在编辑区输入

③按F12键（双击单元格）

取消单元格数据的输入方法：

①按ESC键②单击编辑区中的“×”按钮

（一）输入文本

文本包括文字、字母、特殊符号、空格以及一切能从键盘中输入的符号。

例：

作业、’431900、”123”等

说明：

①文本型数据自动靠左对齐

②输入文本型数字时：

数值前加单撇号（’），例：

’4236885

③输入内容超过单元格宽度时：

a、若右侧单元格内容为空，则超宽部分一直延伸到右侧单元格b、若若侧单元格有内容，则超宽部分隐藏，不在右侧显示。

（二）输入数值

数值中可以出现：

0~9、+、—、（）、%、E、e、$

例：

$1,234、50%、856、+856、-856、（856）、1.23E+11等

说明：

①数值型数据自动靠右对齐

②输入负数：

a、-856b、（856）

③输入数值时，若长度超过11位，则转换成科学计数法

④输入分数时：

0分数例：

01/2

⑤单元格宽度太小时显示一串“#”

（三）输入日期和时间

1、输入日期

可采用以下形式输入日期：

年-月-日、年/月/日、月-日、月/日

例：

2008年10月1日、2008/10/1、08-10-1、10月1日、10-01、10-1、10/01、10/1

注：

①若要以日/月/年、日-月-年、日/月、日-月的形式输入，则月份必须用英文表示。

例：

1/OCT/2003、1-OCT-2003、1/OCT、1-OCT

②默认状态下，当用户输入两位数字的年份时，会出现以下情况：

a、年份为00~29之间时，Excel解释为2000~2029年

b、年份为30~99之间时，Excel解释为1930~1999年

例：

29/1/302029/1/3035/5/21935/5/2

③日期在Excel内部是用1900年1月1日起至该日期的天数存储的。

例：

1900/1/111900/2/132

④若单元格首次输入的是日期，以后再输入数值仍然转换成日期。

2、输入时间

输入时间用“：

”分隔时分秒；时间可用12小时制或24小时制；若采用12小制AM代表上午，PM代表下午，省略则默认为上午。

注：

①输入当前日期用CTRL+；

②输入当前日期用CTRL+SHIFT+；

（四）智能填充

1、填充相同数据（纯文字、纯数字）

①选中单元格指向填充柄拖动。

②利用“编辑”菜单：

选中单元格区域后，单击“编辑”“填充”（向下填充、向右填充、向左填充、向上填充）

③Ctrl+Enter：

（P125致公）

④填充相同的日期和时间：

按住CTRL不放，指向填充柄拖动。

2、填充序列

等差序列：

初始值与步长值的和为第二个值，而其它后续值是当前值与步长值的和。

等比序列：

初始值与步长值的乘积为第二个值，而后续值为当前值与步长值的乘积。

①“编辑”“填充”“序列”

②填充纯数字序列：

在前两个初始单元格中，输入序列的前两个数，选中这两个单元格后，指向填充柄拖动。

③递增、递减填充序列：

选中单元格，按住CTRL键不放指向填充柄，向右或向下拖动将递增填充序列；向下或向左拖动将递减填充序列。

④填充日期和时间序列：

选中单元格指向填充柄拖动。

例：

EXCEL可扩展序列

初始选择

扩展序列

1，2，3

4，5，6……

7：

00

8：

00，9：

00，10：

00……

Mon

Tue，Wed，Thu……

Jan

Feb，Mar，Apr……

一月，四月

七月，十月，一月……

1月1日，3月1日

5月1日，7月1日，9月1日……

1AB

2AB，3AB……

产品1

产品2，产品3……

3、自定义序列

方法：

“工具”“选项”“自定义序列”新序列

第三节Excel基本操作

（二）

一、编辑工作薄

（一）选定工作表

1、通过鼠标选定

①选定单个工作表：

②选定多个连续的工作表：

③选定多个不连续的工作表：

④选定所有工作表：

注：

选定多张工作表后，在工作薄的标题栏中出现[工作表]字样。

2、通过键盘选定工作表

Ctrl+PageUp：

选定当前工作表的前一个工作表

Ctrl+PagedDown：

选定当前工作表的后一个工作表

（二）重命名工作表

方法：

1、双击相应的工作表标签，输入新名称。

2、右击“工作表标签”“重命名”，输入新名称。

3、“格式”“工作表”“重命名”，输入新名称。

注：

重命名工作表后不能撤消。

（三）插入工作表

方法：

1、“插入”“工作表”

2、右击“工作表标签”“插入”

注：

①新工作表将插入在活动工作表之前

②插入工作表后不能撤消。

（四）删除工作表

方法：

1、选中要删除的工作表标签“编辑”“删除”

2、右击“工作表标签”“删除”

注：

删除工作表后不能恢复。

（五）移动或复制工作表

1、在同一工作薄中移动或复制工作表

移动：

单击要移动的工作表标签，沿着标签行拖动工作表标签到目标位置。

复制：

单击要复制的工作表标签，按住CTRL键不放沿着标签行拖动工作表标签到目标位置。

2、在不同工作薄之间移动（或复制）工作表

步骤：

①打开源工作薄和目标工作薄

②单击源工作薄中要移动或复制的工作表标签，使之成为当前工作表

③单击“编辑”“移动或复制工作表”命令，出现对话框

④若要移动，在对话框的“工作薄”栏中选中目标工作薄，在“下列选定工作表之前”栏中选定在目标工作薄中的插入位置；若要复制，则进行以上操作后，选中“建立副本”复选框。

⑤单击“确定”按钮

（六）工作表分割

若要在同一屏幕查看相距甚远的两个区域的单元格，可对工作表进行横向、纵向分割。

方法：

“窗口”“拆分”

注：

可把一张工作表拆分成四个窗口，分别显示同一张工作表的不同部分。

（七）冻结窗口

方法：

“窗口”“冻结窗格”

二、编辑工作表

单元格是组成工作表的基本元素

（一）单元格指针的移动

方法：

1、单击目标单元格

2、名称框中输入目标单元格地址，按回车键

3、Ctrl+Home：

单元格指针移到A1

4、Ctrl+End：

指针移到曾经编辑过的数据区域的右下角

（二）选定单元格

1、选定一行或多行：

2、选定一列或多列：

3、选定整张工作表：

4、选定连续的区域（多种方法）：

5、选定不连续的区域：

（三）编辑单元格数据

1、修改单元格中数据：

通过编辑栏或按F2

2、改写单元格中数据：

单击目标单元格直接输入

（四）移动与复制单元格数据

1、鼠标拖动法移动/复制

2、剪贴板移动/复制

（五）插入单元格、行、列

1、插入单元格：

“插入”“单元格”

2、插入行：

选中一行或多行后：

“插入”“行”或右击“插入”

3、插入列

方法：

选中一列或多列后：

“插入”“列”或右击“插入”

（六）删除单元格、行、列

1、删除单元格

单击要删除的单元格，“编辑”“删除”或右击“删除”

2、删除行

选中要删除的多行，“编辑”“删除”或右击“删除”

3、删除列

选中要删除的多列，“编辑”“删除”或右击“删除”

注：

删除是删除单元格、行、列本身。

（七）清除

清除是清除单元格中的数据内容、格式、批注、全部而不是删除单元格本身。

方法：

选中后，“编辑”“清除”

（八）查找和替换

方法：

“编辑”“查找”或“替换”

（九）插入批注

选中所要插入批注的单元格后，“插入”“批注”

编辑批注：

“插入”“编辑批注”

（十）隐藏工作表、工作薄

1、隐藏工作表：

“格式”“工作表”“隐藏”或“取消隐藏”

2、隐藏工作薄：

“窗口”“隐藏”或“取消隐藏”

（十一）隐藏单元格内容：

指单元格的内容不在数据编辑区显示。

步骤：

1、“格式”“单元格”“保护”清除“锁定”，选中隐藏

2、“工具”“保护”“保护工作表”，使隐藏特性起作用。

（十二）隐藏行/列

“格式”“行”或“列”隐藏

（十三）保护工作表

“工具”“保护”“保护工作表”

对象：

防止他人改变工作表或图表中的图形对象

内容：

防止改变工作表中单元格数据

方案：

防止改变工作表方案的定义

（十四）保护工作薄

“工具”“保护”“保护工作薄”

结构：

保护工作薄的结构，工作薄中的工作表将不能进行移动、删除、插入等操作

窗口：

每次打开工作薄时保持窗口的固定位置和大小，工作薄窗口不能移动、缩放、隐藏、取消隐藏。

注：

可以通过限制打开工作薄来保护：

“文件”“另存为”“工具”“常规选项”

（十五）取消保护

“工具”“保护”“撤消工作表保护”或“撤消工作薄保护”

（十六）保护单元格

“格式”“单元格”“保护”

第四节格式化工作表

格式化工作表是对工作表中的数据的对齐方式、字体、字形边框、颜色等进行设置使之美观清晰。

一、设置数字格式

方法一：

选中“格式”“单元格”“数字”

方法二：

右击选中的单元格区域“设置单元格格式”

方法三：

可使用“格式”工具栏上相关的工具按钮

注：

1、设置数字格式化，单元格中显示的是格式化的结果，编辑栏中显示的是实际存储的数字。

2、选中单元格后按F2键，单元格和编辑栏中显示公式；若选中，则单元格中显示公式产生的值，编辑栏显示公式；若在编辑栏按F9，则显示值。

二、设置对齐格式

方法：

选中“格式”“单元格”“对齐”

三、设置字体

方法：

选中“格式”“单元格”“字体”

四、设置边框

方法：

选中“格式”“单元格”“边框”

五、设置底纹

方法：

选中“格式”“单元格”“图案”

六、自动套用格式

方法：

“格式”“自动套用格式”

七、条件格式

根据某种条件来决定数值的显示格式

方法：

“格式”“条件格式”

八、复制格式：

利用格式刷

九、改变行高/列宽

两种：

鼠标拖动法和菜单命令法。

十、网格线

显示/隐藏网格线：

“工具”“选项”“视图”

第五节公式与函数的使用

一、公式

=表达式

表达式由运算符、常量、单元格地址、函数及括号等组成。

二、运算符

Excel包含四种类型的运算符：

算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。

1、算术运算符  要完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等，可使用以下算术运算符：

算术运算符

含义

示例

+（加号）

加

3+3

–（减号）

减

3–1

*（星号）

乘

3*3

/（斜杠）

除

3/3

%（百分号）

百分比

20%

^（脱字符）

乘方

3^2（与3*3相同）

2、比较操作符  可以使用下列操作符比较两个值。

当用操作符比较两个值时，结果是一个逻辑值，不是TRUE就是FALSE。

比较运算符

含义

示例

=（等号）

等于

A1=B1

>（大于号）

大于

A1>B1

<（小于号）

小于

A1

>=（大于等于号）

大于等于

A1>=B1

<=（小于等于号）

小于等于

A1<=B1

不等于

不等于

A1<>B1

3、文本运算符  使用和号（&）加入或连接一个或更多字符串以产生一大片文本。

文本运算符

含义

示例

&（ampersand）

将两个文本值连接或串起来产生一个连续的文本值

"North"&"wind"产生"Northwind"

4、引用操作符  引用以下运算符可以将单元格区域合并计算。

引用运算符

含义

示例

:

（colon）

区域运算符，对两个引用之间，包括两个引用在内的所有单元格进行引用

B5:

B15

，（逗号）

联合操作符将多个引用合并为一个引用

SUM（B5:

B15,D5:

D15）

（空格）

交叉运算符，表示几个单元格区域所共有的那些单元格

B7:

D7C6:

C8表示这两个单元格区域共有单元格为C7

三、复制公式

1、复制公式

方法：

①利用自动填充功能

②利用“编辑”菜单

2、相对地址：

随公式复制的单元格位置变化而变化的单元格地址。

例：

A5

3、绝对地址：

在复制公式时，不随单元格位置的变化而变化的单元格地址，其表示形式是在普通地址前加$。

例：

$A$5

4、混合地址：

在公式中即有相对地址又有绝对地址，当复制公式时，相对地址随着单元格地址的变化而变化，而绝对地址不发生变化。

例：

$A5、A$5

5、跨工作表的单元格地址引用：

工作表名！

单元格地址

6、跨工作薄的单元格地址引用：

[工作薄文件名]工作表名！

单元格地址

四、函数

1、SUM

作用：

返回某一单元格区域中所有数字之和。

语法：

SUM（number1,number2,...）

Number1,number2,...  为1到30个需要求和的参数。

说明：

1、直接键入到参数表中的数字、逻辑值及数字的文本表达式将被计算，请参阅下面的示例一和示例二。

2、如果参数为数组或引用，只有其中的数字将被计算。

数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略。

请参阅下面的示例三。

3、如果参数为错误值或为不能转换成数字的文本，将会导致错误。

示例：

1、SUM（3,2）等于5

2、SUM（"3",2,TRUE）等于6，因为文本值被转换成数字，而逻辑值"TRUE"被转换成数字1。

3、不同于前例，如果A1包含"3"，而B1包含TRUE，则：

SUM（A1,B1,2）等于2，因为对非数值型的值的引用不能被转换成数值。

4、如果单元格A2：

E2包含5，15，30，40和50，则：

SUM（A2:

C2）等于50

SUM（B2:

E2,15）等于150

2、AVERAGE

作用：

返回参数平均值（算术平均）。

语法：

AVERAGE（number1,number2,...）

Number1,number2,...  要计算平均值的1～30个参数。

说明：

1、参数可以是数字，或者是涉及数字的名称、数组或引用。

2、如果数组或单元格引用参数中有文字、逻辑值或空单元格，则忽略其值。

但是，如果单元格包含零值则计算在内。

提示：

对单元格中的数值求平均时，应牢记空单元格与含零值单元格的区别，尤其在“选项”对话框中的“视图”选项卡上已经清除了“零值”复选框的条件下，空单元格不计算在内，但计算零值。

若要查看“选项”对话框，单击“工具”菜单中的“选项”命令。

示例：

1、如果A1：

A5命名为Scores，其中的数值分别为10、7、9、27和2，那么：

AVERAGE（A1:

A5）等于11

AVERAGE（Scores）等于11

AVERAGE（A1:

A5,5）等于10

AVERAGE（A1:

A5）等于SUM（A1:

A5）/COUNT（A1:

A5）等于11

2、如果C1：

C3命名为OtherScore，其中的数值为4、18和7，那么：

AVERAGE（Scores,OtherScores）等于10.5。

3、AVERAGE（10,,4,"12",1）等于5.4。

其中文本型数字，空值（0值）参与计算。

4、AVERAGE（10,,4,"12",1,TRUE）等于4.6667。

其中逻辑值参与计算。

3、COUNT

作用：

返回参数的个数。

利用函数COUNT可以计算数组或单元格区域中数字项的个数。

语法：

COUNT（value1,value2,...）

Value1,value2,...  是包含或引用各种类型数据的参数（1～30个），但只有数字类型的数据才被计数。

说明：

1、函数COUNT在计数时，将把数字、空值、逻辑值、日期或以文字代表的数计算进去；但是错误值或其他无法转化成数字的文字则被忽略。

2、如果参数是一个数组或引用，那么只统计数组或引用中的数字；数组中或引用的空单元格、逻辑值、文字或错误值都将忽略。

如果要统计逻辑值、文字或错误值，请使用函数COUNTA。

示例：

1、COUNT（"123","abc",,1,TRUE,TODAY（）,4/8）等于6

2、COUNT（A1:

A7）等于3

COUNT（A4:

A7）等于2

COUNT（A1:

A7,2）等于4

4、MAX

作用：

返回数据集中的最大数值。

语法：

MAX（number1,number2,...）

Number1,number2,...  为需要找出最大数值的1到30个数值。

说明：

1、可以将参数指定为数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本表达式。

如果参数为错误值或不能转换成数字的文本，将产生错误。

2、如果参数为数组或引用，则只有数组或引用中的数字将被计算。

数组或引用中的空白单元格、逻辑值或文本将被忽略。

如果逻辑值和文本不能忽略，请使用函数MAXA来代替。

3、如果参数不包含数字，函数MAX返回0。

示例：

如果A1:

A5包含数字10、7、9、27和2，则：

MAX（A1:

A5）等于27

MAX（A1:

A5,30）

MAX（TRUE,,0）等于1

5、MIN

作用：

返回给定参数表中的最小值。

语法：

MIN（number1,number2,...）

Number1,number2,...  是要从中找出最小值的1到30个数字参数。

说明：

1、参数可以是数字、空白单元格、逻辑值或表示数值的文字串。

如果参数中有错误值或无法转换成数值的文字时，将引起错误。

2、参数是数组或引用，则函数MIN仅使用其中的数字、数组或引用中的空白单元格，逻辑值、文字或错误值将忽略。

3、如果参数中不含数字，则函数MIN返回0。

示例：

如果A