通达OA系统基础模块培训文档.docx
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通达OA系统基础模块培训文档
通达OA系统基础模块培训文档
基础模块培训文档
一、登录系统〔IE方式和使用OA精灵登录系统〕
IE方式登录
本系统采纳B/S结构设计,因此登录系统常规模式是采纳IE扫瞄器进行登录,第一打开IE,在地址栏中输入系统地址:
进入登录界面:
内网
:
//192.168.1.102:
8080
外网:
:
//:
8080
在用户名那个地点输入账号和密码,(登录名为本人的中文姓名,初始密码为空),
点击登录,进入系统主界面,如图:
OA精灵登录
通过小工具,OA精灵进行登录,在本地安装通达OA精灵,运行客户端程序,
:
点击界面上的设置按钮:
在OA服务器网址项里面填入内网:
:
//192.168.1.102:
8080或者
外网:
:
//:
8080,下面以内网为例子。
假如想实现开机自动登录的话,需要在复选框自动登录(需填写用户名、密码)上打勾,在写入自己的账号和密码:
就能够实现开机自动登录。
如图设置:
储存退出,打开登录界面,输入账号和密码:
登录后的界面:
二、操纵面板和桌面的设置〔修改密码和将OA桌面设置成适合自己个性和喜爱的风格〕
〝操纵面板〞位于〝个人事务〞下,包括界面主题、快捷菜单组、个人资料、自定义用户组等11个部分。
也能够点击OA系统右上角的〝操纵面板〞快捷按钮。
进入个性设置界面:
设置界面如图:
A、界面主题
用户能够依照使用适应设置界面主题与菜单图标、登录选项、内部短信、天气预报等显示内容。
B、菜单快捷组
设置显示在菜单快捷组的项目,能够把经常使用的菜单项选择并添加到左侧的列表框,点击按钮储存设置。
储存后的快捷菜单,会显示在我的桌面上方横栏处。
C、自定义桌面
桌面的自定义功能,是指针对治理员在〝系统治理->界面设置〞中设定的〝用户可选〞桌面模块,用户能够选择这些模块是否显示达到个性化定制桌面的作用。
用户也能够通过在桌面拖动来调整项目显示的位置。
在自定义桌面里有自定义桌面背景的功能,选择图片路径然后点击〝储存〞即可。
那个地点所修改的仅为用户自己的桌面背景图片。
桌面中的模块按照两列显示,用户能够点击桌面模块的〝设置〞按钮,来设定左右两派的比例、每个模块显示的条目数和列表是否设置成上下滚动成效,达到美观成效。
D、Windows快捷组
给常用的Windows应用程序建立快捷方式以方便OA用户随时调用。
E、个人资料
〝个人数据〞用于填写用户的个人信息,要紧是详细联系方式,其它用户能够在〝组织机构设置〞中的〝用户信息查询〞中查阅。
其中设置手机短信号码的功能要紧是针对〝短信组件〞使用,在个人资料中填写手机号码的,系统将能够直截了当给该用户名发送手机短信,而不用另外指定手机号码。
其中的手机号码可选择为不公布,此号码在手机短信模块使用的时候能直截了当调用,并与机主信息对应。
F、自定义用户组
自定义用户组里自定义的是用户在选择人员时所排列的人员列表的组合。
用户能够自定义多个组,对应经常需要交流的人员名单。
点击设置用户,能够选择不同部门的不同用户组合成为一个用户组,如上图所示。
G、我的帐户
在此每个用户能够看到自己所拥有的别名和权限,包括:
用户的主角色、辅助角色和治理范畴。
在此设定的别名,能够作为与用户名一样的登陆用名。
H、修改密码
经常使用修改密码功能是保证自己密码安全的有效手段之一,同时在那个页面中可显示最近十次该用户修改密码的纪录。
I、安全日志
安全日志要紧显示用户登录并做过的一些要紧操作,并作为纪录储存下来。
三、内部邮件、内部短信息收发
1.内部邮件
内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管
理。
假如有未读邮件,进入邮箱时自动进入未读邮件列表。
写邮件界面如下图:
a.添加收件人:
点击〝添加〞按钮,弹出一个窗口,可按部门和角色或者自定义组选择收件人,点击被选的收件人,可自由删除任意指定的一个人或几个人,点击〝关闭〞按钮退出该窗口。
个人自定义组的设置和使用请查看〝操纵面板\自定义用户组〞,公共自定义组定义请见〝系统治理/部门治理/公共自定义组〞。
b.邮件写完之后,能够随邮件带任意多个附件,并承诺在线编辑要发送的office文档附件。
c.能够通过内部邮件对Internet发送邮件,在〝外部收件人〞中填入外网的邮箱〔假如多个能够用逗号隔开〕,并在Internet邮箱中选择在Internet邮件中差不多配置好的邮箱。
d.假如想提醒收件人查收,能够选中〝使用短信息提醒收件人〞,假设有手机短信模块,能够选择〝使用手机短信提醒收件人〞。
e.选择此邮件的重要程度,在收件人收到邮件后能够看见重要程度。
f.假如不想赶忙发送,能够点击〝储存到发件箱〞,在想发送该邮件时能够到〝发件箱〞里找到该邮件进行发送。
发给多人的邮件假如储存到发件箱中只显示一条记录,并能够编辑发件箱中的邮件收件人、正文和附件〔附件可删除、新增、编辑〕,如有图片需插入正文,请先作为附件上传,并点击右下角〝插入正文〞,如此图片就插入正文中光标所在位置。
点击〝插入正文〞能够将附件图片插入正文,点击能够选择收件人选择对外发送的internet邮箱。
g.假如需要重新填写邮件,能够点击〝清空〞,刚写好的内容都会被清掉,重新回到写新邮件的状态。
h.邮件箱治理承诺用户自定义邮箱。
i.发送后的邮件会在已发送邮件箱显示,在已发邮件箱中能够删除对方已删除的邮件和删除所有收件人未读邮件。
群发邮件在系统内只占用一封邮件的空间,空间使用率大为提高。
j.收件箱中可将邮件导出。
发送完毕,能够查看已发送邮件箱,如图:
邮件的状态,包括〝对方未阅读〞、〝对方已阅读〞和〝对方已删除〞三种状态。
其中,关于收件人没有查看的邮件,发件人还能够编辑修改或删除。
所有的邮件都能够导出为〝.eml〞和Excel格式备份,可节约服务器上空间,而且能够同时选择多个邮件实现导出。
关于对方差不多删除的邮件无法再实现编辑。
点击〝再次发送〞,那么进入邮件编辑状态,并能够重新发送。
收件箱中如以下图:
收件箱中能看到邮件的主题、状态、重要程度和附件等信息(附件信息必须要在邮件查阅完毕后才能显示出来),状态显示了新邮件和已读两种状态,重要程度那么是发件人选择,在此处可见。
邮件附件可直截了当实现转存,鼠标指向附件,显现的菜单中选择转存,就能够实现附件的转存。
2.短信息
〝短信息〞位于主菜单〝个人事务〞下,也分为内部短消息和手机短信。
进入短信息模块,第一看到〝未提醒短信〞,排列着用户未接收的短信息。
a、发送内部短信的界面如下,在〝收件人〞中选择添加系统的用户名,在〝短信内容〞中输入将要发送的短消息内容,如假设需要作为预定时刻发送消息,那么能够修改短消息发送时刻,系统将在用户指定的时刻将消息发送出去。
收信人专门快能够收到短信,其屏幕上会弹出一个提示窗口,提示查看短信,如以下图,收件人假如已看过该短信,点击〝已阅〞那么不再提醒,点击〝删除短信〞那么该短信不再储存,点击〝回复短信〞那么可直截了当回复。
假如收到的内部短信并非〝个人短信〞,而是来自某些模块的提醒短信,点击短信息中〝查看详情〞直截了当进入发出该短信的工作页面。
在左侧导航栏中,有〝短信〞,点击可查看当前
已收和已发的最近5条短信,可批量删除当前页
面的短信内容。
也可直截了当点击短信中的〝查看详情〞进入提醒
模块页面。
查看短信时,将鼠标光标停在发送人的名字上
时,能够看到发送人的部门。
在点击进入〝已收〞后,所有未接收的短信都
会被设置为不再提醒。
此图在09版的界面中能够看到,个人事务--操纵面板
在〝已接收短信〞中,能够看到如下界面:
点击〝组织〞栏能够看到所有在线用户的
列表,鼠标悬停在某个用户名字上就会显现短信
和邮件,可方便的给该用户发送短信。
在〝已发送短信〞中,会显示出差不多发送的
短信息的状态等,假如删除对方未阅读的信息,
那么对方将接收不到那个消息。
在〝已发送短信〞中,具备快捷操作,如能够批量删除已提醒的或者其他类型的短信息。
此图需切换到09的界面才能够看到,个人事务--操纵面板
能够使用短信查询功能,查看历史短信。
b.手机短信
第一选择收件人[内部职员]〔也可群发〕,填好内容,点击发送按钮。
假如需要向外部人员〔或者是个人资料中未填写手机号码者〕发送短信,可在收件人[外部号码]中填写相应号码即可发送。
OA发出的手机短信,手机可直截了当回复〔前提是该手机号码为OA内部职员〕,回复格式为:
系统治理员:
xxxxxx冒号前面为将要发送对象的用户名,冒号后面即为将要发送内容。
非治理员不能给自己发送手机短信。
四、公告通知、新闻等的查看
1.公告通知的查看
〝个人事务〞下的〝公告通知〞是〝公告通知〞的查看功能,分为全体通
知和部门通知两种,公布公告通知的方法详见〝公共事务〞下的〝公告通知管
理〞。
进入公告通知查看页面,可直截了当以公告通知的类型或者公布时刻为条件进
行查询,或直截了当点击转到别的页码。
也能够在桌面直截了当显示公告列表:
关于用户没有阅读过的公告通知,标题后会有个〝new〞图片标记。
关于带附件的公告,假设附件设置为承诺下载,那么能够看到〝转存〞选项,将文档转存至个人文件柜。
假如附件为office文档,点击〝阅读〞那么直截了当打开文档能够实现阅读。
公告通知查询功能,能对自己接收到的公告通知进行查询,方便用户对自己的公告进行治理。
公告通知的查询,能查询到自己权限范畴内的已终止和未终止的所有公告。
2.新闻的查看
新闻的查看和公告查看类似:
〝个人事务〞下的〝新闻〞是〝新闻〞的查看功能
新闻与公告比较类似,如以下图为所显示的差不多公布的新闻,新闻具备评论功能〔评论是否能够匿名发表,由公布该新闻的人设定〕,点击量和个人所发表的评论都能够查阅。
五、日程安排填写和打算
〝日程安排〞位于〝个人事务〞下,日程安排能够日、周和月历的形式显
示在界面上,如以下图为周列表,将每日自7点到23点以表格列出,双击某个空
白处,可直截了当新建该时刻段的日程安排。
点击〝新建事务〞,进入日程安排治理界面,选择要新建的日期,能够新建该日的工作或个人事务,如图:
假如选择个人事务,那么该事务在职员日程安
排查询中就查询不到。
查询职员日程安排功
能在〝公共事务/日程安排查询〞。
用户能够
制定周期性事务,并采纳短信提醒,关于长期
从事的相同工作,能够幸免每日的重复设置,
方便用户的使用。
在我的任务里,可建立个
人工作任务,并以不同颜色标识其重要性。
在我的任务里,可建立个人工作任务,并以不同颜色标识其重要性。
点击新建〝我的任务〞时,可设定该任务的个性状态,并设定任务优先级,可用不同颜色进行指定。
任务应该是有起始时刻与终止时刻,任务也能够进行编辑,标注完成情形和当时时刻。
日程安排查询功能要紧实现了关于个人在一段时刻内的日程安排的查询与统计,并能够将查询结果导出为EXCEL。
六、通讯薄〔个人与公共〕、文件柜〔个人和公共〕
〝通讯簿〞位于〝个人事务〞下,如以下图:
〝通讯簿〞提供分组、按姓氏索引,导入、导出等功能。
1、治理分组
〝通讯簿〞支持Outlook与Fox-mail通讯薄格式,点击左边的〝治理分组〞卷标,那么在右边显示治理分组的页面,能够对分组进行编辑、删除、添加和打印操作,方便对通讯簿的使用、治理和携带。
如以下图:
2、索引〔按姓氏〕
点击任意索引,那么列出姓氏拼音以该字母开头的所有人员的列表,如以下图:
3、联系人分组
能够编辑、删除、新建以及查看联系人的详细信息。
如以下图:
4、查找〔关键字〕
〝查找〔关键字〕〞,输入查询关键词,系统进行模糊查询。
〝个人文件柜〞位于〝个人事务〞下,用于存放自己的文件。
用户先建立
自己的文件夹,然后在文件夹里增加文件。
个人文件柜具有对文本和Word文档
全文检索、文件和文件夹移动等功能。
个人文件夹中,关于有些文件夹,能够设置成为共享文件夹。
设置共享文件夹的方法是,选定一个文件夹,点击右下角的〝共享此文件夹〞选项,如以下图示:
在共享范畴中,点击添
加按钮就能够添加能够共享
的人员名单。
修改权限的备
选人员是共享范畴内的人
员,即具备修改权限的备选
人员第一必须是共享范畴内
的人员。
个人文件柜中,还能够
实现全局检索的功能,点击
〝全局检索〞按钮,能够看到如下功能:
可按不同关键字进行文件检索,节约翻阅查找时刻,如下图。
〝公共文件柜〞位于主菜单〝知识治理〞下,用于治理一定范畴内的用户的
共享文档。
开放范畴能够设为对某部门或指定人员开放,也能够设置为对全体开
放。
其他使用方式和个人文件柜比较类似。
七、如何实现公文处理〔工作流的使用:
新建工作、待办工作、工作托付、最后将文件转存到文件柜〕
1.新建工作
在导航菜单工作流下的新建工作,就能够实现公文的处理或者点击上方快捷菜单的新建工作,就能够进入创建工作的界面,选择合适的工作流程,下面以请假申请那个流程来做说明,如图:
假如用户在工作流的步骤设计中,并没有某一个流程的第一步骤地经办权限,那么在新建工作那个模块中不显示此流程,相应的,假如用户关于某一个分类的流程都没有第一步骤地经办权限,就看不到该分类显示。
假如用户在所有的流程中第一步骤都无经办权限,那么此用户点击新建工作时,将提醒该用户无该模块使用权限。
在那个地点名称能够更换,能够取名一个主题比较明确的名字,,建好名称以后新建并办理就能够了。
做好工作以后,点击转交下一步,进入转交下一步处理人员的界面:
在表单的下面是公共附件区和会签意见区,公共附件能够上传文档附件和对Word和Excel文档进行在线编辑。
在会签意见区能够储存自己的签办意见,不论经办人或者主办人都能够在此签办同时储存。
假如有人进行点评,点评也会在会签意见区中显示,并有〝点评〞字样标志。
流程转交时,假如同时转交给多个步骤并行,那么需要分别给所选择步骤设置经办人员和主办人员。
假如用户目前无法办理,能够选择〝托付〞,即托付给该步骤的经办人员之一,该流程步骤即转为由该人员主办,能够使用内部短信息或者手机短信息提醒本流程发起人和本流程所有经办人。
假如流程在设置时,该步骤曾经设置了转交时邮件自动通知,那么被设置为接收通知邮件的人员,能够在内部邮箱中收到来自流程该步骤主办人发送的标题为〝xxx流程〞的内部邮件,邮件中包含表单和当前的流程图等信息。
流程新建后,就进入待办工作中,所有未接收或者已接收的流程都在该模块中显示。
2.待办工作
新建工作流后,将显现以下界面,显示为流程的名称、文号以及步骤和目前的状态。
专门在主办那个框内,假如显现〝主办〞字样,说明用户在当前步骤为主办人员,假如显现〝会签〞字样,那么说明该用户目前只是经办人员,能够签办意见,却不能修改、储存表单和转交下一步骤。
待办工作中区分排列〝未接收〞、〝办理中〞和〝已办结〞三种,假如流程设计时对某个步骤有时限的限制,那么在超出时限后会显现红色警示。
在〝已办结〞中,显现〝收回〞字样,是因为下一步骤的主办人未接收办理,假设点收回,那么流程那么重新回到那个步骤。
在桌面上的〝待办事宜〞也会显现工作流流转到当前人员的提示,用一封未打开的信封来标示还未办理同时还没有打开。
如图:
点办理进入流程办理,要紧是对表单的签办和储存。
假如有人选择关注该流
程,在进入流程办理时,会提醒〝此工作已被以下人员关注〞的标示。
点击主办
界面中的〝关注情形〞,也会显现相同提示。
3.工作托付
在〝工作流〞下的工作托付能够处理以下情形:
在工作中,经常会遇到某个用户不在岗位上,然而有工作急需此人办理的情形,那个时候,能够使用工作托付的功能。
工作托付的功能,确实是能够让一个用户将自己某个流程的主办或者经办权限转移托付至别的用户,那么当有流程设定为该用户办理时,流程自动转由该用户所托付的用户接收并办理。
在办理托付时,选择一个需要托付的流程,或者选择全部流程,选择被托付的人,并选择该托付的有效期限,然后点击添加即可生效。
托付者,能够随时启用或者关闭该托付。
4.文件转存到文件柜
当整个工作终止时候,有时就需要将处理了的工作储备起来,以便以后查询和调用,当流程到本人手中的时候,点击转交下一步了以后,如图:
〝查看相关图表〞进入了以后能够选择存的内容:
选择〝转存〞,进入如下界面,点击公共文件柜。
选择存的名目和转存文件名,点击转存,转存以后以压缩包的方式储存表单和公共附件。
八、OFFICE文档的在线编辑以及电子印章〔工作流中的签章和文档里面的签章〕的使用
1文档在线编辑和文档签章
能有效提高涉密文档安全性。
实现Office文档附件的在线编辑、防拷贝防打印阅读、电子印章与手写签名
通常在工作流和公共文件柜中调用WORD文档的时候会使用到。
下面以在工作流中显现的文档,进行在线编辑,说明其功能的使用方法:
在工作流中,当前办理人有文档编辑权限时候,当鼠标指向文档时,会显现以下选项:
点击编辑时,就能直截了当进入在线文档编辑功能。
〝文件操作〞包括〝储存文件〞、〝储存并关闭〞、〝页面设置〞、〝打印〞、〝导出PDF〞
●储存文件:
修改文件的时候点击储存后能够储存修改;
●储存并关闭:
储存的同时关闭文档;
●页面设置:
如以下图,设置页面的各种属性;
●打印:
用户需要有打印权限才能够打印文档出来;
●导出PDF:
将此文档导出为PDF格式的文件。
〝文件编辑〞包括〝保留痕迹〞、〝不留痕迹〞、〝显示痕迹〞、〝隐藏痕迹等功能〞
文件的编辑涉及到修改文件的痕迹保留问题。
在修改文件的时候,点击痕迹保留,那么用户所做的所有修改痕迹将会保留,点击显示痕迹就能够看到所保留的痕迹,点击隐藏痕迹那么能够将痕迹隐藏而不显示出来。
因此,假如不期望痕迹保留,能够点击不留痕迹,如此那么不保留任何修改痕迹。
套文件头的话,能够点击最上面菜单插入—»文件:
调用差不多做好的文件头电子版本。
后缀名为.dot格式的文件〔关于DOT格式的文件制作方法是WORD文档格式的文件另存为DOT格式就能够〕
选择需要插入的文件和格式:
插入以后,文件头就套入文档了。
〝电子认证〞要紧功能为〝认证签名和印章〞、〝加盖电子签章〞和〝手写签名〞
电子验证包括手写签名和印章的加盖和鉴别功能:
点加盖电子签章,选择签章文件存放的名目,输入对应密码以后就能够加盖电子签章:
如将印章复制到其他文档中,用于非法用途,能够通过如下图的方法鉴别。
点击〝验证签名及印章〞,选择所看到的印章的名称,那么能够看到焦点集合在正确的印章上,同时在验证框中显示该章的用户、时刻。
- 配套讲稿:
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