如何做好时间规划管理.docx
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如何做好时间规划管理.docx
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如何做好时间规划管理
如何做好时间规划管理
一、如何有效规划时间
我们常常听到:
我要是在大学多学点东西就好啦!
我应该少上网、少看电视,多读点书!
时间根本不够用,公司股价节节下降,董事会和股东像一群蜜蜂一样叮得我满头包;同事间争权夺利,我总是担任和事佬的角色;家人总也见不到我,几乎把我登报作废!
我们将怎样面对这样的一笔时间财富呢?
最成功和最不成功的人一样,一天都只有24小时,但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。
每小时由60分钟组成,每分钟由60秒组成,24小时总计就是8.64万秒。
请问:
你如何用这笔钱?
如果银行明天向你的帐号拨款8.64万元,你在这一天可以随心所欲,想用多少就用多少,用途也没有任何的规定。
条件只有一个:
用剩的钱不能留到第二天再用,也不能节余归自己。
...
二、效能
要事第一
事情太多、太杂怎么办?
事情总也做不完怎么办?
人的时间有限,无论怎么挤一天也不可能挤出25个小时出来。
因此,有限的时间里,我们要做最能出效益的事!
所以,我们做事情的标准,不是“某件事有没有意义”,而是“某件事是不是最有意义”。
概况起来说,就是“要事第一”。
我们根据事情的重要和紧急程度的不同,将事情划分成为四种类型,并排定优先,以给予我们做事顺序的指导。
定出时间待会做
这类事务看起来一点都不急迫,可以从容地去做,但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事,是管理者的第一要务。
立即去做
非常重视,并立即去做,直到问题解决或任务完成时止。
打发时间时做
先想一想:
这件事如果根本不去理会,会出现什么情况呢?
如果答案是“什么事都没发生。
”那就应该立即停止做这些事。
授权别人去做
这类事务也需要管理者赶快处理,但不宜花去过多的时间,最好是授权处理或另约时间。
三、效率
农夫的效率
在美国,有一个农庄,经统计发现其农作物的产出值达平均上限的二倍,这是令人难以置信的。
有一位效率专家想去研究高效率原因,他千里迢迢来到这个农庄。
看到一户农家,他就推门而入。
他发现有一位农妇,正在工作,她怎么工作呢?
二只手打毛线,一只脚正推动着摇篮,摇篮里睡着一位刚出生不久的婴儿,另外一只脚在推动一个链条带动的搅拌器,嘴里哼着催眠曲,炉子上烧着有汽笛的水壶,耳朵注意听水有没有烧开。
但是效率专家觉得很奇怪,为什么每隔一会儿,她就站起来,再重重地坐下去,这样一直地重复?
效率专家再仔细一看,才发现这位农妇的坐垫,竟是一大袋必须重复压才会好吃的奶酪。
因此效率专家说不必查了,他已经知道高效率的原因了。
效率就是单位时间内完成的工作量。
据说,一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。
生活或者工作,无论做什么都应当有较高的效率,这在无形中就可以延长时间,这就是注重效率的好处。
事不宜迟,速度制胜
斩露头角
统筹安排,平行作业
我们都知道一个“先装石头还是先装沙子才能发挥罐子最大容量”的故事模型。
类比到时间的统筹安排上,则就是利用大块的时间处理“大块”的事情,利用琐碎的时间处理琐碎的事情,利用等待的事件兼做别的事情(比如烧开水的工夫可以拍个黄瓜)。
优化流程,简化操作
通过对流程的不断优化,使得工作更为顺畅;通过对流程中具体工作节点的操作过程进行简化,提高流程各环节的运行速度,从而提高效率。
整理整顿,快速定位
克服办公桌杂乱和个人混乱。
通过对电脑文档、书面文件及身边工具等的整理,使得文件资料或工具的拿取和存放都能快速定位,从而提高效率。
选择效率更高的工具
在日常办公中,我们发现,Office2013可比Office2010提高工作效率约50%,而Office2016又比Office2013提高效率约50%或者更多,尤其是利用Powerpoint2016制作幻灯片,许多原本需要用平面设计软件来设计的效果,Powerpoint2016一键就可以解决。
可见,想要工作更高效,不仅仅是改变工作方式,在一定程度上还依赖于选择更合适的工具。
第一次就把事情做好
世界上最没有效率、最倒胃口的事情就是一件事情开始没有做好,被推倒重来。
工作是很琐碎的,每一步都会牵涉到很多东西,一步不到位,将导致以后的步步不到位,最后当你看到漏洞无法弥补的时候,也就是自己被惩罚的时候。
第一次就把事情做对、做好、做到位,是一个观念,也是一个良好的习惯。
它会节省我们很多的人力、物力、财力,使我们少走很多不必要的弯路。
四、勤恳
为什么需要勤恳
住在田边的青蛙对住在路边的青蛙说:
“您这里太危险啦,搬来跟我住吧!
”路边的青蛙说:
“我已经习惯这里,懒得搬了。
”几天后,田边的青蛙去探望路边的青蛙,却发现他已被车子压死,可怜地暴尸在马路上。
原来,掌握命运的方法很简单,远离懒惰就可以了。
什么是勤恳
勤恳,就是要充分利用时间,不让时间白白流逝。
耽误什么其实都可以不在乎,唯有时间我们耽误不起,耽误时间是最不好的事情,因为没有人可以让时间逆转。
时间不等人,昨天已经成为历史,明天还遥不可知,而今天是一个礼物,所以英文把“现在”称为“Present”。
怎样才能唤醒勤恳的精神
是谁叫醒了我们的灵魂?
叫醒我们的不是闹钟,而是梦想。
每天一觉醒来,我们的身体醒了,但灵魂未必能醒,能让灵魂苏醒的是目标。
你看,在上班的路上,那些行色匆匆却格外精神抖擞的人,一定是心中树立了新目标的人。
心中有目标,步伐更矫健,工作/学习更有激情,怎能不勤奋?
...
五、时间规划管理步骤
1、设定目标
没有目标就无法管理
目标必须明确具体,且有完成时限
2、优先排序
先按重要性再按急迫性决定顺序
一天内2-3件要项
3、统筹安排
提高时间的利用率——增加生命的宽度
在具体的事项中,追求高效率
4、每晚回顾
检视自己的执行状况
如不满意,检讨自己的时间规划管理方法
发现问题,及时调整
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