OA管理系统需求.docx
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OA管理系统需求.docx
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OA管理系统需求
OA管理系统需求
公司OA管理系统
设计方案
1.建设分析
1.1.目的
为使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。
实现办公自动化,提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力,有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。
1.2.背景
办公自动化简称OA(OfficeAutomation),主要是利用计算机、通信和自动控制等技术与设备,实现办公业务的自动化。
它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。
中国办公自动化自上世纪七十年代开始发展,大致经历了三个阶段:
第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备。
如传真机、打字机、复印机等;第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机,经过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等;第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用,这一阶段在办公过程中经过使用网络,实现了文件共享、网络打印共享、网络数据库管理等工作。
现在,Web开发技术不断发展和成熟,能够在互联网上实现非常复杂的系统,满足各种业务要求;同时,计算机硬件和网路也得到飞速发展,计算机数据处理速度以及网路传输速度都得到几何倍数的增长;经过高校、专业培训班,以及网路学习资料等渠道,人们操作计算机的熟练程度越来越高。
在这种背景下,OA系统基本上都是采用Web技术来实现,而且在实际工作中起越来越重要的作用。
现在的OA系统不但能够满足单位或者组织内部的日常办公活动,还能够进一步扩展为单位之间或者组织之间的信息交流,从而达到利用计算机系统,来提高办公效率、加快各种办公业务流程处理速度的目的,实现办公数字化、流程自动化、操作灵活,而不受地域、时间的约束,真正提高办公效率。
1.3.术语说明
列出本概要设计说明书中专门术语的定义、英文缩写词的原词组和意义、项目组内达成一致意见的专用词汇,同时要求继承全部的先前过程中定义过的词汇。
术语名称
解释
备注
WBS
工作分解结构
2.解决方案
2.1.总体结构
2.2.功能设计
2.2.1.组织结构管理
组织结构是组织内部分工协作的基本形式或者框架。
随着组织规模的扩大,仅靠个人的指令或者默契远远不能高效实现分工协作,它需要组织结构提供一个基本框架,事先规定管理对象、工作范围和联络路线等事宜,达到公司核心能力与组织绩效。
组织结构图(OrganizationChart),是最常见的表现雇员、职称和群体关系的一种图表,它形象地反映了组织内各机构、岗位上下左右相互之间的关系。
组织结构图是组织结构的直观反映,也是对该组织功能的一种侧面诠释。
将组织结构管理抽象出部门,职工,职位。
以职工为基础,部门为职工的分类,职位为职工责任。
在管理上,以部门为中心,职位隶属一个部门,分配职位给职工,从而达到明晰责任的目的。
2.2.1.1.部门管理
2.2.1.1.1.业务定义
对公司或者企业部门信息管理,是公司组织结构基本要素。
部门作为管理职能原子,对公司管理起到决定性作用。
部门管理遵循独立,不能存在交叉管理。
因此部门结构是树型结构。
子部门只有一个父部门,父能够有多个子部门。
2.2.1.1.2.功能要求
●基本功能
1、根据组织情况,以树形方式显示部门列表
2、创立公司(最高级部门)
3、添加子部门
4、删除部门
5、修改部门
●部门信息
1、部门名称
2、电话
3、传真
4、部门描述
5、部门领导职位
6、部门编号(一级部门编号为2位,二级部门编号为4位,以此类推)
7、上级部门(如果为一级部门,上级部门为0)
●添加子部门
1、自动获取上级部门
2、选择部门拥有的角色
3、选择部门成员
4、选择部门管理人员
●修改部门
1、能够修改部门名称,电话,传真,部门描述等基本信息;
2、修改部门角色;
3、修改部门成员;
4、部门管理人员
●删除
1、对部门信息进行伪删除;
2、若部门下仍有未冻结的部门成员存在,则不允许删除部门;
2.2.1.1.3.界面设计
列表
编辑
2.2.1.2.用户管理
2.2.1.2.1.业务定义
用户管理主要是对用户和跟用户相关的资源、费用等进行的操作。
操作员能够在此模块中进行用户添加、修改用户信息、对用户进行授权等和用户相关的操作。
2.2.1.2.2.功能要求
●基本功能
1、显示用户信息列表
2、编辑用户信息
3、编辑用户档案
4、重置密码
5、冻结用户信息
6、删除用户信息
●用户信息
1、基本信息:
用户名、真实姓名、角色类型、所属部门、职务类型;
2、档案信息:
在职状态、性别、出生日期、民族、身份证号码、婚姻状况、政治面貌、籍贯、户口所在地、学历、职称、毕业院校、专业、参加工作时间、进入单位时间、员工类型、职务、家庭电话、电子邮件、家庭详细住址、合同期(开始、结束)、转正提醒日期、合同到期提醒日期、年休假、岗位变动情况、教育背景、工作简历、社会关系、奖惩记录、职务情况、培训记录、担保记录、劳动合同签订情况、社保缴纳情况、体检记录、备注、照片、附件;
●用户信息列表
1、显示内容:
登录名、真实姓名、所属部门、手机号码、冻结状态;
2、查询条件:
真实姓名、所属部门、冻结状态;
●编辑用户信息
1、用户名不能重复;
2、选择角色类型(多选);
3、选择所属部门(多选);
4、选择职位时,应先选择部门,根据部门显示对应的职务(多选)
●编辑用户档案
1、以下字段需要使用数据字典:
在职状态(在职、辞职、离休、退休、借调)
性别(男、女)
婚姻状况(未婚、已婚、离异、丧偶)
政治面貌(群众、团员、党员、预备党员、民主党派、无党派人士)
籍贯(省份)
学历(小学、初中、中专、高中、大专、本科、硕士、博士、博士后)
职称(助理工程师、工程师、高级工程师)
员工类型(合同工、劳务工)
●重置密码
1、将用户密码修改为‘123456’;
●冻结用户信息
1、用户冻结后,无法登录系统;
●删除用户信息
1、需要把相关的信息同时删除;
2.2.1.2.3.界面设计
用户列表
编辑用户
2.2.1.2.4.流程图(或时序图)
2.2.1.3.职位管理
2.2.1.3.1.业务定义
职位为联系职工与职工的纽带,为职工的责任与权力的表示。
职位隶属于部门,有级别之分。
2.2.1.3.2.功能要求
●基本功能
1、显示职务信息列表
2、编辑职务信息
3、删除职务
●职务信息
1、职务名称、职务级别、所属部门、角色类型、备注;
●职务列表
1、显示内容:
职务名称、职务级别、所属部门、备注;
2、查询条件:
职务名称、所属部门;
●编辑职务
1、同一个部门内的职务名称不能重复;
●删除职务
1、永久删除;
2.2.1.3.3.界面设计
职务列表
2.2.1.3.4.流程图(或时序图)
2.2.2.客户管理
能够指派销售主管,销售员之间能够设置客户资源是否可见。
能够对客户进行复杂的统计分析,并生成相应的报表。
能够进行销售合同、客户关怀、服务跟踪等管理功能。
2.2.2.1.客户信息管理
2.2.2.1.1.业务定义
用于客户沟通,让客户经理了解客户”是谁”,一般是一些基本信息,这些基本信息一定要达到,让客户经理看到这些基本信息,能够对客户一个相对明晰的描述。
2.2.2.1.2.功能要求
●基本功能
1、客户基本信息列表
2、编辑客户信息
3、删除客户资料
4、客户资料移交
5、客户资料锁定、解锁
6、客户资料导入、导出Excel
7、查看客户相关资料
●客户信息
1、基本信息:
客户名称、客户编码、客户简称、电话、传真、网址、电子邮箱、所属地区、邮政编码、地址、备注、所属销售员、共享标识;
2、客户类型:
客户来源、客户类别、销售方式;
3、企业概况:
行业属性、企业性质、企业描述;
●客户基本信息列表
1、显示内容:
客户名称、客户类别、地区、销售方式、电话、销售员、共享标识;
2、查询条件:
客户名称、地区、客户类别、销售方式,是否共享;
●编辑客户信息
1、客户名称、客户编码不能重复;
2、所属销售员默认为添加人(能够选择其它人);
3、以下字段需要使用数据字典:
地区(省份)
客户来源(新闻、报纸、网络搜索、其它)
客户类别(潜在客户、重点客户、普通客户)
销售方式(零售、经销商、OEM)、
行业属性(建筑行业、电子行业、科研单位、教育行业、媒体/广告/文化)
企业性质(国家事业单位、合资企业、国有企业、民营企业、政府部门)
●删除客户资料
1、只能删除自己添加的客户资料;
2、永久删除;
●客户资料移交
1、在列表中能够批量选择需要移交的客户;
2、选择移交的销售员;
●客户资料锁定、解锁
1、在列表中能够批量选择需要锁定、解锁的客户;
2、被锁定的客户,只允许查看资料,只有添加人才能锁定(共享客户);
●客户资料导入、导出Excel
1、导入Excel字段内容:
客户名称、客户编码、客户简称、电话、传真、网址、电子邮箱、所属地区、邮政编码、地址、备注、客户来源、客户类别、销售方式、行业属性、企业性质、企业描述;
2、导出Excel字段内容:
序号、客户名称、客户编码、客户简称、电话、传真、网址、电子邮箱、所属地区、邮政编码、地址、备注、客户来源、客户类别、销售方式、行业属性、企业性质、企业描述、是否共享;
3、导入的页面提供模板下载;
●查看客户相关资料
1、查看客户基本资料;
2、查看联系人列表;
3、查看服务列表;
2.2.2.1.3.界面设计
2.2.2.1.4.流程图(或时序图)
2.2.2.2.客户关怀
2.2.2.2.1.业务定义
无论是客户与你联系、还是你与客户联系,你都应该向用户提供一种始终如一、积极的服务,让你的客户充分体验到她在你业务中的重要地位,以及你对客户的忠诚与尽责。
2.2.2.2.2.功能要求
●基本功能
1、联系人信息管理
2、客户服务记录管理
3、查看客户联系人生日
●联系人信息管理
1、编辑基本信息:
客户单位、联系人职位、姓名、性别、生日、爱好、家庭邮编、家庭住址、工作电话、家庭电话、手机、email、QQ、MSN、备注;
2、在列表中能够批量删除;
●客户服务记录管理
1、编辑基本信息:
服务类型(上门服务、解决客户投诉、客户培训)、服务日期(默认当天,能够选择)、客户名称(选择)、联系人(根据客户选择)、服务预估成本(单位:
元)、时间成本(单位:
小时)、服务内容描述、客户满意度(很满意、比较满意、不满意、很不满意)、客户反馈意见、备注;
2、在列表中能够批量删除;
●查看客户联系人生日
1、查看生日为当天的客户联系人名单列表;
2、能够在列表中批量选择客户,对她们发送祝贺短信(收信人能够是客户或者是系统内部人员,短信内容能够编辑)
2.2.2.2.3.界面设计
2.2.2.2.4.流程图(或时序图)
2.2.3.个人办公桌
2.2.3.1.个人名片夹
2.2.3.1.1.业务定义
修改自己在平台中的基本信息,方便用户之间的联系。
2.2.3.1.2.功能要求
●基本功能
1、修改自己的名片夹;
●名片夹信息
1、性别、生日、工作电话、工作传真、手机、email、QQ、MSN、家庭住址、家庭邮编、家庭电话;
2.2.3.1.3.界面设计
2.2.3.1.4.流程图(或时序图)
2.2.3.2.桌面管理
2.2.3.2.1.业务定义
根据个人需要设置桌面显示内容及条数;
2.2.3.2.2.功能要求
●基本功能
2、显示桌面内容列表;
3、设置是否显示;
4、设置列表显示条数;
5、设置小贴士提醒内容;
●桌面信息
2、公告列表、邮件列表、常见网站、小贴士;
2.2.3.2.3.界面设计
2.2.3.2.4.流程图(或时序图)
2.2.4.公告邮件管理
2.2.4.1.公告管理
2.2.4.1.1.业务定义
该模块的主要功能为,对企业员工发送公告通知。
2.2.4.1.2.功能要求
●基本功能
1、公告信息管理
2、发布公告信息
3、删除公告信息
4、公告信息审核
5、查看公告信息
●公告信息
1、公告类型、公告标题、有效期(生效、终止)、置顶标识、查看人员,附件、发布范围、发布人所属部门、发布人;
●公告信息管理
1、能够管理自己发布的公告列表;
2、显示内容:
提交时间、公告类型、公告标题、生效日期、终止日期;
3、查询条件:
公告类型、公告标题;
4、能够对已经审核经过且在有效期内的公告进行终止(或重新生效),
●发布公告信息
1、公告内容(数据字典);
2、发布范围(1、选择部门,2、选择人员,3、选择角色);
3、公告内容使用网页在线编辑器;
4、附件(最多上传3个,每个小于5MB);
5、如果对已审核且在有效期内的公告进行编辑,需要重新审核;
6、有效期已结束的公告不能编辑;
●删除公告信息
1、只能删除未发布或者有效期已结束的公告;
2、如果有附件需要一起删除;
●公告信息审核
1、查看所有公告信息列表;
2、显示内容:
提交时间、发布人、公告类型、公告标题、生效日期、终止日期;
3、查询条件:
公告类型、公告标题;
4、查看公告具体信息进行审核(发布);
●查看公告信息
1、查看所有已发布且在有效期内的公告信息列表,能够根据标题进行查询;
2、列表显示时,置顶的公告放最前,其它的按生效时间倒序排列;
2.2.4.1.3.界面设计
发布公告
公告审核列表
公告列表
2.2.4.1.4.流程图(或时序图)
2.2.4.2.邮件管理
2.2.4.2.1.业务定义
该模块主要功能为,对企业内部员工发送邮件,邮件发送后,自动保存在发件箱里。
可查看对方的查阅情况,支持邮件批量导出。
2.2.4.2.2.功能要求
●基本功能
1、写邮件
2、邮件列表
3、回复邮件
4、转发邮件
5、回收邮件
6、删除邮件
7、查看邮件
8、导出Excel邮件信息
9、外部邮件
●邮件信息
1、收件人、邮件类型、邮件标题、邮件内容、附件、发件人;
●写邮件
1、收件人(按部门选择),能够单独选择密送人;
2、邮件类型(数据字典:
一般邮件、重要邮件、非常重要);
3、邮件内容使用网页在线编辑器;
4、附件(最多上传3个,每个小于5MB);
5、能够选择是发送或保持到草稿箱;
●邮件列表
1、收件箱:
显示别人发给自己的邮件列表;
2、草稿箱:
显示保存在草稿箱的邮件列表;
3、已发送:
显示自己已发送的邮件列表;
4、已删除:
显示被移动到垃圾箱的邮件列表;
●回复邮件
1、点击回复时自动跳转到写邮件界面;
2、发件人默认为收件人;
3、在原来的标题前加上”Re:
”;
●转发邮件
1、点击转发时自动跳转到写邮件界面,并显示要转发邮件的内容、附件;
2、收件人(按部门选择),能够单独选择密送人;
●回收邮件
1、在对方未读邮件的情况下,可回收邮件(删除);
●删除邮件
1、在其它列表中能够批量选择邮件移动至垃圾箱;
2、在垃圾箱中邮件能够恢复到原有状态;
3、在所有的列表中能够批量选择邮件进行永久删除(连同附件);
4、永久删除时,要所有收件人都删除时,才彻底删除,否则修改显示状态;
●查看邮件
1、查看邮件内容、附件;
2、收件人查看邮件时:
默认显示前10人,超过10人用”查看全部”链接查看(消息框),密送的不显示;
3、发件人查看邮件时:
默认所有的收件人(红色:
未读,黑色:
已读),密送的单独显示(红色:
未读,黑色:
已读);
●导出Excel邮件信息
1、根据当前列表状态导出对应的邮件信息;
2、导入Excel字段内容:
发件人、邮件标题、邮件内容、附件名称、发送日期;
●外部邮件
1、详细查看外部接口(外部邮件);
2.2.4.2.3.界面设计
写邮件
收件箱
草稿箱
已发送
已删除
编辑邮件
2.2.4.2.4.流程图(或时序图)
2.2.5.考勤管理
根据考勤排班自动计算员工考勤结果,生成考勤统计报表,并为薪资计算提供相关数据,记录员工上下班的打卡信息。
2.2.5.1.网上签到
2.2.5.1.1.业务定义
该模块的主要功能为:
记录员工上下班的打卡信息。
2.2.5.1.2.功能要求
●基本功能
6、部门签到时间管理
7、签到记录
8、签到列表
9、导入外部考勤文件
●签到信息
3、签到人、时间、IP、网卡、计算机名、说明情况;
●部门签到时间管理
1、按部门对上下班签到时间作配置;
2、列表:
显示各部门的签到时间配置,按部门,签到时间排序,能够按部门进行查询;
3、添加:
按部门添加签到时间配置,添加内容有:
部门名称,起始时间,标准时间,结束时间,上下班标识;
4、修改:
按部门修改签到时间配置信息:
起始时间,标准时间,结束时间,上下班标识;
5、删除:
对签到时间配置信息进行删除;
●签到记录
1、在部门签到时间范围内显示”签到”按钮,否则提示”未到签到时间”;
2、签到人点击”签到”按钮自动记录登录用户的ID,时间和计算机的IP,网卡,计算机名;
3、如果在该时间段内签到过一次,就不允许再次签到;
4、在列表中对已签到记录进行”说明情况”操作;
●列表
1、显示登录用户的签到记录,按签到时间倒序排列;
2、当天的记录,签到时间用红色标识(用于提醒用户);
●导入外部考勤文件
1、定义好导入格式(文件类型:
Excel,字段顺序);
2.2.5.1.3.界面设计
部门签到时间管理
修改部门签到时间
员工签到、列表
2.2.5.1.4.流程图(或时序图)
2.2.5.2.日考勤情况
2.2.5.2.1.业务定义
根据员工登记情况生成日考勤统计。
2.2.5.2.2.功能要求
●基本功能
1、生成日统计
2、修改日统计数据
3、查看详细记录
●统计信息
1、部门、人员ID、姓名、考勤日期、时间点状态(正常、迟到、早退、异常)、备注;
●生成日统计
1、每天晚上11点开始根据当日的签到信息与部门设定时间比较,自动汇总日考勤情况,如果本部门没有设定时间,就根据上级部门以此类推;
2、签到异常判断规则:
当日签到的计算机信息(IP、网卡、计算机名)与昨日最后一次签到的信息进行比较,如果不符就标识为异常,并在备注中添加提示信息;
●修改日统计数据
1、能够根据条件(时间点、部门、人员)重新汇总日考勤;
2、在人员的详细页面,能够修改汇总数据;
●查看详细记录
1、根据日期、部门、人员查询考勤情况;
2、选择人员查看详细签到记录;
2.2.5.2.3.界面设计
2.2.5.2.4.流程图(或时序图)
2.2.5.3.请假管理
2.2.5.3.1.业务定义
该模块主要功能为:
登记、审核员工请假信息,可按多种条件查询请假记录。
2.2.5.3.2.功能要求
●基本功能
1、请假申请
2、请假撤销
3、请假列表
4、请假审核
●请假信息
1、请假人、请假类型、请假时间(开始、结束)、使用年休假、请假原因;
●请假申请
1、请假类型(数据字典:
事假、病假、婚假、丧假、五娩假、公假、公伤假、特别休假),请假时间(精确到时分秒)、使用年休假(整数,在旁边显示剩余天数)、请假原因;
●请假撤销
1、在列表中未审核的请假信息,能够删除;
2、永久删除;
●请假列表
1、可查看属于自己的请假列表;
2、显示内容:
请假类型、请假原因、开始时间、结束时间、占年休假,审核状态;
3、查询条件:
请假类型、开始时间、结束时间;
●请假审核
1、根据登录用户的审核级别查询出属于用户的审核列表;
2、显示内容:
提交时间、请假人、请假类型、请假原因、开始时间、结束时间、占年休假;
3、查询条件:
请假人、请假类型、开始时间、结束时间;
2.2.5.3.3.界面设计
请假申请
请假列表
请假审核列表
2.2.5.3.4.流程图(或时序图)
2.2.5.4.考勤结果统计
2.2.5.4.1.业务定义
根据出勤明细等数据,对考勤、请假、加班情况进行分类统计,统计结果能够作为薪资计算引用。
经过设定条件,动态生成需要的打卡记录报表、请假记录报表、加班记录报表。
2.2.5.4.2.功能要求
●基本功能
1、生成周统计
2、生成月统计
3、生成年统计
4、导出Excel统计结果
5、清理统计数据
●统计信息
1、部门、人员ID、姓名、应出勤(天)、实出勤(天)、迟
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