职务说明书完整版.docx
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职务说明书完整版
******有限公司
职
务
说
明
书
内部资料妥善保管
组织机构图.3
岗位配置图.4
总经办职责描述.5
总经理职务说明书6
总经理助理职务说明书8
销售部职责描述.10
销售经理职务说明书11
销售专员(助理)职务说明书11
商务部职责描述.12
商务经理职务说明书13
仓库售后专员职务说明书16
技术部职责描述.18
技术部经理职务说明书19
技术员职务说明书22
行政部职责描述.24
行政经理职务说明书25
行政专员职务说明书28
司机职务说明书31
财务部职责描述.33
财务经理职务说明书34
出纳职务说明书37
******有限公司
组织机构图
组织管理原则:
1、集权与分权相结合原则:
统一领导、分级管理;
2、命令指挥统一原则:
下级组织只接受一个上级组织的命令和指挥,个人只对一个上级汇报工作的原则;
3、责权利相对应原则:
责任明确、权利适当、利益合理;
4、执行和监督分设原则:
监督要公正客观,必须不直接参与执行;
5、合理分工、团结协作;
6、组织的总目标至高无上,任何个人和团体利益不能置于组织利益之上。
******有限公司
岗位配置图
总经办职责描述
名称总经办职责描述页次1/1版本2013
1.部门概述
总经理办公室是协助总经理及各位经理的工作、服务基层、服务群众的综合部门,既有承上启
下、协调左右、联系内外的纽带作用,又有传递信息、研究政策、辅佐领导决策的参谋助手作用。
2.部门机构设置
直属上级为总经理,下设总经理助理。
3.部门职责
(1)协助总经理做好综合、协调各部门工作和处理日常事务。
(2)根据企业领导意见,负责召集企业办公会议和其他有关会议,做好会议记录,择写会议纪要,安排归档工作,并检查督促会议决议的贯彻实施。
(3)负责汇总企业年度综合性资料,草拟企业年度总结、工作计划和其他综合性文稿,及时编写总经理发言稿和其他以企业名义发言文稿的审核工作。
(4)协助参与企业发展规划的拟定、年度经营计划的编制和企业重大决策事项的讨论。
(5)负责组织企业通用管理标准规章制度的拟定、修改和编写工作,协助参与专用管理标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作。
(6)及时收集和了解各部门的工作动态,协助总经理的业务工作,掌握全企业主要活动情况,编写企业年度大事记。
(7)收集、整理、研究经济发展趋势和行业发展趋势信息,并将研究成果报告总经理及各位经理,供决策使用。
(8)定期组织企业经济形势分析会和行业经济形势分析会。
(9)负责做好企业来宾的接待安排,做好重要会议的组织、会务工作。
(10)负责做好企业的宣传报道工作。
(11)负责企业印鉴的管理工作。
(12)完成总经理交办的其他工作任务。
4.部门权限
(1)参与企业重大经营决策的权力。
(2)部门内部工作开展的自主权。
(3)要求相关部门配合相关工作的权力。
(4)其他相关权力。
5.部门核心工作目标及风险防范点
(1)企业重要资料的归档、整理和分类,确保资料不缺失、搜集便捷。
(2)搜集各类信息上报高层,确保信息准确无误,反映企业和市场的真实情况。
(3)沟通传达高层的部分决议,确保沟通清晰准确,避免决议被错误理解。
备注:
总经理职务说明书
岗位名称
总经理
所在部门
总经办
直接上级
岗位定员
1人
直接下级
总经理助理、各部门经理
岗位分析
2013年11月
日
期
本职:
领导制定和实施公司总体战略,完成总经办下达的年度经营目标;领导公司各部门建立健全良好的沟通渠道;负责建设高效的组织团队;管理直接所属部门的工作
职责与工作任务:
职
职责表述:
制定和实施公司总体战略
责
工作
领导制定公司的发展战略,并根据内外部环境变化进行调整
一
任务
组织实施公司总体战略,发掘市场机会,领导创新与变革
职责表述:
制定和实施公司年度经营计划
职
根据总经办下达的年度经营目标组织制定、修改、实施公司年度经营计划
责
工作
监督、控制经营计划的实施过程,并对结果负全面责任
二
任务
组织实施财务预算方案及利润分配、使用方案
职责表述:
建立良好的沟通渠道
负责与总经办保持良好沟通,定期向总经办汇报经营战略和计划执行情况、资金运用情况和
职
盈亏情况、机构和人员调配情况及其他重大事宜
责
工作
领导建立公司与客户、供应商、合作伙伴、上级主管部门、政府机构、金融机构、媒体等部
门间顺畅的沟通渠道
三
任务
领导开展公司的社会公共关系活动,树立良好的企业形象
领导建立公司内部良好的沟通渠道,协调各部门关系
职
职责表述:
建立健全公司统一、高效的组织体系和工作体系
责
工作
主持、推动关键管理流程和规章制度,及时进行组织和流程的优化调整
四
任务
领导营造企业文化氛围,塑造和强化公司价值观
职
职责表述:
领导公司质量管理体系的建设
责
工作
领导全公司质量管理体系的建立与实施
五
任务
领导公司ISO9000质量体系的建立、通过认证并监控执行
职责表述:
主持公司日常经营工作
职
负责公司员工队伍建设,选拔中高层管理人员
责
工作
主持召开总经理办公会,对重大事项进行决策
六
任务
代表公司参加重大业务、外事或其它重要活动
负责处理公司重大突发事件,并及时向总经办汇报
职
职责表述:
领导财务部、人力资源部、营销部等分管部门开展工作
责
七
权力:
领导建立健全公司财务管理制度,组织制定财务政策,审批重大财务支出
工作
领导建立健全公司人力资源管理制度,组织制定人力资源政策,审批重大人事决策
任务
领导建立健全营销管理制度,组织制定营销政策,参与公司重大营销合同的谈判、签订
公司重大问题的决策权、对所有员工的人事任免建议权、对总经办经营目标的建议权对公司各项工作的监控权、对公司员工奖惩的决定权、对下级之间工作争议的裁决权对所属下级的管理水平、业务水平和业绩的考核评价权、总经办预算内的财务审批权工作协作关系:
内部协调关系
总经办,高层管理人员,公司内各部门及各类非常设机构
外部协调关系
上级主管部门、政府机构、客户、供应商、合作伙伴、金融机构、媒体等
任职资格:
教育水平
大学本科以上
专业
系统集成类相关专业,或管理专业
培训经历
受过管理学、领导科学、经济法、战略决策、人力资源管理、财务管理等方面的知识培训,
知识面广,综合素质高
经验
8年以上工作经验,5年以上本行业或相近行业管理经验,
2年以上高层管理经验
通晓企业管理知识
知识
具备技术管理、财务管理、质量管理、法律、金融证券等方面的知识
了解系统集成领域专业知识
技能技巧
掌握WORD,EXCEL等办公软件使用方法,具备基本的网络知识,具备一定的英语应用能力
个人素质
具有很强的领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、
客户服务能力
其它:
使用工具/设备计算机、一般办公设备(电话、传真机、打印机、网络)
、交通及通讯设备
工作环境
独立办公室
工作时间特征
无明显的节假日
所需记录文档
战略规划、年度经营计划、阶段性工作报告
考核指标:
销售收入、利润额、市场占有率、应收帐款、重要任务完成情况预算控制、关键人员流失率、全员劳动生产率
领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、客户服务能力备注
总经理助理职务说明书
岗位名称
总经理助理
所在部门
总经办
直接上级
总经理
岗位定员
1人
直接下级
岗位分析
2013年11月
日
期
本职:
负责总经理交办的长期及临时任务
职责与工作任务:
职责表述:
总经理助手工作
1、协助总经理制定公司发展战略,及时了解和监督公司发展战略规划的执行情况
职
2、协助总经理进行企业文化规划,配合开展企业文化工作
责
工作
3、参与制定公司年度经营计划和预算方案
一
任务
4、跟踪企业经营目标的达成情况,提供分析意见及改进建议
5、参与公司重大财务、人事、业务问题的决策
职责表述:
对内关系的协调
职
1、掌握和了解公司内外动态,及时向总经理反映,并提出建议
责
二
工作
2、协助总经理处理日常事务及各职能部门的联络、协调,做好上情下达工作
任务
3、按照总经理安排,协助其他部门组织企业的重大活动
职责表述:
对外关系的协调
职
1、配合企业有关部门,协调企业与政府主管部门的关系
责
工作
2、协助总经理进行对外事务联络,协调与行业管理机构、协会及其他单位的关系
三
任务
3、按照领导安排,代表企业出席各种外部会议
职责表述:
会议管理
职
1、按照总经理的安排,召集并列席公司内部各例会议及其它会议等
责
工作
2、按照总经理的安排起草会议文件,协助总经理进行商务会议及谈判
四
任务
3、做好会议记录,及时编制完成会议纪要并下发各个相关部门,跟进落实各项决议
4、负责做好各类会议的相关资料归案工作
职责表述:
总经理工作日程安排
职
1、按照重要程度安排总经理的工作日程,保证总经理工作顺畅
责
工作
2、及时、准确低处理临时事件,保证总经理的工作效率
五
任务
3、针对工作执行过程中的问题提出有效的纠正措施,确保年度经营目标顺利实现职责六职责表述:
完成总经理交办的其他各项工作任务并定期汇报工作权力:
公司重大决策的建议权
对参与任务的人员有调配、奖惩的建议权
对参与任务的部门和人员的工作有监督、检查权
对参与任务的人员的工作争议有裁决权
对参与任务的人员的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权
工作协作关系:
内部协调关系
总经理、各部门
外部协调关系
学校、政府、客户及其它授权联系单位
任职资格:
教育水平
大学本科以上
专
业
工商管理类相关专业
培训经历
接受过企业管理、会议管理、客户管理、心理学、营销管理、商务礼仪等培训
经
验
5年以上工作经验,从事总经理助理工作
3年以上
知
识
具备相应的企业管理、营销管理、财务管理、法律、人力资源管理等较全面的知识
技能技巧
熟练掌握各种办公软件的应用,具备基本的网络知识,具备一定的英语应用能力
个人素质
具有很强的领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能
力、谈判能力
其它:
使用工具/设备计算机、一般办公设备(电话、传真机、打印机、网络)
、通讯设备
工作环境
独立办公室
工作时间特征
有需要时加班
所需记录文档
工作总结和工作报告
考核指标:
信息化建设的执行情况、重要任务的完成情况
预算控制情况、部门合作满意度
领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力
计划与执行能力、谈判能力、专业知识及技能
备注:
销售部职责描述
名称销售部职责描述页次1/1版本2013
1.部门概述
销售部是研究市场并直接指导市场运作的部门,注重从产品战略角度研究市场、制定方案,负
责将企业产品或服务推向市场,并最终使产品或服务能够为顾客或客户所购买。
2.部门机构设置
销售管理部受总经办领导,直接向总经理报告工作,下设产品企划和项目管理。
3.部门职责
(1)围绕企业销售目标拟定市场开发计划。
(2)负责现有市场分析和未来市场预测。
(3)负责企业品牌的推广工作。
(4)负责对现有产品研究和新产品市场预测。
(5)负责为企业新产品开发提供市场资料。
(6)围绕企业下达的销售目标拟定营销方针和策略计划。
(7)按企业回款制度,催收或结算货款。
(8)制定年度销售计划,进行目标分解,并实施。
(9)营销网络的开拓与合理布局。
(10)研究把握销售人员的需求,对销售人员的营销技能进行培训,充分调动其积极性。
(11)实施销售人员的绩效考核。
(12)其他相关职责。
4.部门权限
(1)参与制定企业营销政策的权力。
(2)参与年度、季度、月度营销计划的制定,并提出意见和建议的权力。
(3)对破坏企业市场形象的行为提请处罚的权力。
(4)部门内部员工考核的权力。
(5)建议部门内部员工聘任、解聘的权力。
(6)自主开展部门内部工作的权力。
(7)要求相关部门配合相关工作的权力。
(8)其他相关权力。
5.部门核心工作目标及风险防范点
(1)搜集市场信息,分析消费者行为,确保企业的战略决策基于准确的市场信息。
(2)制定有效的企业市场营销方案和品牌推广策略。
(3)建立企业客户数据库,防范客户资料遗失或泄露等风险。
(4)合理使用营销预算,防范企业预算浪费以及道德风险。
(5)协助企业制定销售目标,且确保目标合理,并被有效分配到相关区域。
(6)及时回收货款,确保企业现金流。
备注:
销售经理职务说明书
销售专员(助理)职务说明书
商务部职责描述
名称商务部职责描述页次1/1版本2013
1.部门概述
商务部是对项目投标管理,产品采购、运输、仓储管理,售后服务管理的职能部门。
2.部门机构设置
商务部受总经办领导,下设投标采购、仓库售后。
3.部门职责
(1)项目投标管理。
1)招标信息的收集与管理;
2)标书的购买、制作及投递;
3)负责中标后合同的处理;
4)负责网上竞价工作。
(2)项目采购管理。
1)在符合物资使用要求的原则下,以最低的采购成本实施采购;
2)在确保各部门物资供应的情况下,把资金占用降到最低;
3)对不符合合同要求、达不到使用要求的物资负责办理调货、退货、索赔等事宜;
4)负责重点供应商的管理建档、返利返点的跟踪落实工作。
(3)仓库售后管理
1)负责仓库数据和货物的管理,科学有序的保管好仓库内物资,做好防火防盗工作;
2)掌握库存情况,充分发挥周转效率,及时收发货物及盘点库存物料;
3)托运部的洽谈和运费的控制;
4)做好售后送修、跟踪、登记、汇总工作。
(4)完成总经理交办的其他工作任务。
4.部门权限
(1)参与公司投标政策的制定的权力;
(2)参与公司采购政策的制定的权力;
(3)参与年度、季度、月度采购计划的制定,并提出意见和建议的权力;
(4)部门内部员工考核的权力;
(5)部门内部员工聘任、解聘的建议权;
(6)部门内部工作开展的自主权;
(7)要求相关部门配合相关工作的权力。
(8)其他相关权力。
5.部门核心工作目标及风险防范点
(1)合理进行投标管理,确保投标文件的规范化;
(2)合理进行采购管理,防范产品需求和消耗信息不通畅;
(3)合理制定运输计划,确保产品按时无风险到达;
(4)合理进行库存管理,确保产品能够合理调配,保持库存数量合理;
(5)合理进行售后管理,确保产品能够及时送修,保持售后工作的顺畅进行。
备注:
商务经理职务说明书
岗位名称
商务经理
所在部门
商务部
直接上级
总经理
岗位定员
1人
直接下级
岗位分析日期
2013年11月
本职:
协助总经理进行部门管理,并分管商务部投标和采购工作
职责与工作任务:
职责表述:
招标信息的收集与管理
职
通过电话、网络及其他渠道全面收集全国范围内的招标信息
责
工作
分析各种招标信息的可靠性和可操作性并做整理与排序
一
任务
根据招标信息的统计,制作投标计划书呈报总经理
职责表述:
标书的购买、制作及投递
职
购买标书,提交保证金,并与招标单位保持紧密联系
责
工作
根据招标单位的要求制作规范性标书(包括内容的添加、标书打印装订、盖章等)
二
任务
按招标单位的规定准确无误的投递标书
职责表述:
负责中标后合同的处理
职
根据标书内容制作销售合同或协议,并呈报总经理决策
责
工作
领中标通知书,参与中标后销售合同的签订
三
任务
中标之后,投标保证金的及时退回
职责表述:
网上竞价工作
职
时刻关注泉州政府采购网,获取相关招标信息
责
工作
结合公司的业务范围,对有把握的招标项目,进行网上报价
四
任务
中标之后,制作合同及验收单,向各县市采购中心询问合同号
职责表述:
市场信息管理,供应商及供应商档案管理
职
负责供应商产品、价格、质量信息的收集和管理
责
工作
对各类产品价格的市场行情进行跟踪、调研,建立价格变化曲线,预测价格的变化趋
五
任务
势
建立供应商档案,对所收集到的资料及时记录存档
职责表述:
询价、议价并拟订采购申请或采购合同
职
根据采购任务向各供应商进行询价,做出价格对比方案,供总经理筛选
责
六
工作
拟定采购申请或采购合同,并交由总经理评审
任务
根据市场行情,提供采购费用明细和采购费用报告
职责表述:
跟踪采购订单,负责物资、设备、备品备件的入库
职
对采购订单进行跟踪,确保采购的物资按质、按时运至公司及所需客户
责
工作
及时与使用部门、验收人联系,安排采购物资的及时入库
七
任务
对不合格的设备、物资,负责和供应商协商处理
职责表述:
供应商返利返点的跟踪落实
职
负责收集各供应商的返点政策,对各项政策的深入了解和熟悉
责
工作
在执行采购过程中,结合返点政策,计算各项采购订单对应的返点金额
八
任务
与供应商建立保持长期合作关系,保证各项返利的及时到帐
职责表述:
负责采购部的内部组织管理工作,保证部门业务的有效运转
组织制定采购管理制度及业务流程,保证采购工作的规范化管理
根据销售部需求计划,制订各类设备材料的库存、采购计划
负责各种采购、物流数据的分析并提交相关分析报表
职
负责仓库正常运转及物流整体宏观操作
责
工作
九
负责部门人员的队伍建设,提出对下属人员的调配、培训意见
任务
负责培养、指导、选拔和激励下属人员
对直接下级进行工作业绩考核
负责协调本部门与其它部门间关系,解决争议
负责控制部门预算,降低费用成本
职责十
职责表述:
完成上级领导交办的其他工作
权力:
选择项目投标代理、合作伙伴、客户单位、合同的建议权
参与初步筛选投标信息的权力
供应商的初步筛选权
对采购物资及有关文件的管理权
工作协作关系:
内部协调关系财务部、销售部、技术部
外部协调关系招标单位及相关政府机构、供应商、客户、销售市场
任职资格:
教育水平大学专科以上
专业销售、经济相关专业
培训经历销售管理培训、谈判技巧培训
经验
5年以上相关工作经验,2年以上投标、采购管理工作经验
知识
掌握投标技巧、采购技巧、了解相关技术和国内外投标相关法律
技能技巧
熟练使用自动化办公软件,具备基本的网络知识
个人素质
具有较好的领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、谈判能力、
计划与执行能力、
其它:
使用工具/设备
计算机,一般办公设备(电话、打印机、网络、文件柜)
工作环境
办公室,偶尔需要出差
工作时间特征
正常工作时间,偶尔需要加班
所需记录文档
投标相关信息、销售合同及协议类;供应商相关信息、采购合同及协议类
考核指标:
中标额、合同金额、销售收入、利润率、合同收款额
采购订单的周期时间、采购计划达成率、采购及时率、采购成本的控制、采购物资合格率部门费用控制情况
其他部门人员对商务部的满意度
领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、谈判能力、专业知识及技能
备注:
仓库售后专员职务说明书
岗位名称
仓库售后专员
所在部门
商务部
直接上级
商务副经理
岗位定员
1
直接下级
岗位分析日期
2013年11
月
职责与工作任务:
职责表述:
根据采购和销售需要,收发货物
职
随时掌握库存状态,保证货物的及时供应
责
货物出入仓时,仓管员应依据入库单、出库单核准出入物品的名称、批号、数量,准确
工作
地收发货,收发完毕后,应立即入帐
一
任务
所有货物做到入库登记,出库打单,做好库存报告并向部门经理和财务经理递交
做好物流协调工作,办理相关单据,清点出库货物并进行记录
职责表述:
保证仓库货物的堆放整齐有序
职
合理安排库内堆位,预留足够的出入通道及安全距离,安全高度
责
工作
仓库内的每一堆货物应在显眼处挂上货卡,
每一堆货物都应有帐。
货卡和帐面上的货品
二
任务
名称、批号、规格、数量与货品实物应完全一致
定期对库房进行整理,保持货物整齐美观、分类排列,存放整齐,数量准确
职责表述:
做好仓库的防火防盗工作
职
每天一次检查仓库区内、外的防火、防盗设施,发现问题要立即整改并向经理报告。
责
工作
每天下班前对各库区的门、窗等进行检查,确认防火、防盗等方面确无隐患后才可离岗
三
任务
下班
每周检查一次库房建筑物,发现漏雨、渗水等异常情况要及时向经理报告
职责表述:
做好仓库日常检查工作,
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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