物资供应管理制度.docx
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物资供应管理制度.docx
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物资供应管理制度
物资供应管理制度
第一章 总 则
第一条 为进一步加强公司物资供应的管理工作,本着规范管理、优化流程、节约优先、科学合理的原则,节约资金,降低采购成本,合理储备,通过科学有效管理提高整体经营业绩,确保公司生产、维修、技改物资供应,制定本制度。
第二条 物资订货合同的签订,必须按照国家颁布的《合同法》有关规定办理,做到条款完备,内容具体,责任分明,措词严谨,质量标准明确,用语确切。
第三条 物资采购应遵循“比质比价、择优选购”的原则。
第四条 本制度适用于公司物资的计划、采购、仓储、消耗、退库等物资管理。
第二章 术语定义
第五条 本制度所称物资包括:
生产所需的外购大宗原燃材料;包装物、辅助材料;车辆、矿车和工程机械配件。
第六条 A、B、C类物资定义
(一)A类物资定义:
指维持生产基本需求,生产工艺性消耗、周期性更换、大额资金消耗或大额资金均衡式消耗物资。
包括:
大宗原(燃)材料、电、耐火、耐磨材料;采矿、窑用柴油、炸药、雷管等,消耗以工艺控制型为主。
(二)B类物资定义:
指与生产销售关联或半关联物资,是维护生产运行及设备运转或检修的必然消耗的物资。
包括润滑油、轴承、部分五金、电料和化工及汽车、工程机械配件等,消耗以维护保养控制型为主。
(三)C类物资定义:
指与生产销售环节无关联性物资,一般为维护班组建设、办公环境、现场管理、生活设施和维修的与生产无关联性物资,消耗以限额领用控制型为主。
第七条 非招标性直供物资定义
(一)采购有一定批量及资金优势,但由于市场环境不适合招标采购的物资。
(二)无合适第二家供应商选择的物资。
(三)需创造条件挤进厂家直供的物资。
第八条 招标性采购物资定义
(一)市场资源丰富,价格变化较小,与国家宏观调控政策关连性较弱的物资(避免违约交货或经济纠纷)。
(二)单项条件成熟,供货资源宽松,运输条件便利,有一定资金批量的其他物资。
第九条 中间供应商招标性采购物资定义
(一)单项或系列产品年进货金额在5万元以上,市场条件成熟,运输条件不足,不便于在厂家直购的物资。
(二)批量采购,有定期消耗,但无资金优势,不便于厂家直供的物资。
(三)无批量,但资金大,不适于厂家直供的物资。
(四)创造条件能实行中间招标的其他物资。
第十条 零星采购物资定义
无采购数量或资金优势,需在市场零星或紧急采购的物资。
第十一条 特殊采购物资定义
在特殊情况下委托自购、现场交货或外出施工采购的物资。
第十二条 退库物资定义
因检修计划更改或经确认无须更换及检修期项目结束后的剩余材料、配件等物资。
第三章 职责分工
第十三条 供应处是物资管理的责任部门,承担日常管理工作,主要职责是:
(一)建立健全物资供应管理体系,对物资供应管理的程序进行审定,不断进行完善。
(二)对物资供应管理的执行情况进行控制和监督,按照物资计划、定额消耗管理进行发料,对物资使用部门的计划管理、消耗定额管理情况提出指导和考核建议。
(三)按规定格式内容编制物资供应计划上报公司领导审批,并按审批后的计划组织实施具体的采购活动。
(四)参与物资招投标工作及定点定牌工作。
(五)按照招(投)标结果进行合同签定、采购组织及实施、采购结算等。
(六)对物资计划、采购、验收、仓储、消耗、废旧物资等专项管理制度和操作流程进行评审优化。
(七)对生产部门物资追加计划进行审核。
(八)对招标范围以外的物资实施比价采购。
(九)组织实施对供应商的年度评价工作。
第十四条 生产品质处是物资管理的专业管理部门,主要职责是:
(一)对A类物资中的大宗原(燃)材料、耐火材料、助磨剂、包装袋、炸药、雷管等月度需求采购计划进行审核。
(二)对生产部门物资追加计划进行审核。
(三)对进厂大宗原(燃)材料的质量进行检验,按时出具化验报告,对进厂原材料的质量提出结论建议。
(四)对进厂大宗原(燃)材料的库存和使用进行管理。
(五)对劳动保护用品的月度需求计划进行审核。
第十五条 设备保全处是物资管理的专业管理部门:
主要职责是:
(一)对A类物资中的耐磨材料、柴油、运输带等月度需求采购计划进行审核。
(二)对生产部门物资追加计划进行审核。
(三)组织物资使用部门技术人员对入库物资进行验收。
(四)对公司修旧利废工作进行指导和管理。
(五)对工具的月度需求计划进行审核。
第十六条 资产财务部是物资管理的专业管理部门:
主要职责是:
(一)对生产部门物资追加计划进行审核。
(二)对物资出入库进行账目处理。
(三)对库存物资管理进行检查、监督、考核。
(四)对年度物资消耗预算执行情况进行监督。
第十七条 物资用料部门是物资使用的责任部门,主要职责是:
(一)按时编制物资需求计划、内部评审,按程序进行签批报送,对提报物资计划的准确性负责,参加公司物资评审会。
(二)编制物资需求计划要准确,计划要明确物资名称、规格型号、材质、数量、金额、供货时间,对特殊要求的材料要提供样品、图样、生产厂家等资料,物资使用部门在报送纸版物资计划时,同时提供与纸版计划一致的物资需求计划电子版。
(三)确定专职(兼职)材料管理员,负责计划报送和落实。
(四)落实计划申报责任,按照物资审批计划进行物资领用,控制急件追加计划申报。
(五)参与物资入库验收。
(六)各物资使用单位不得设置二级库房,领用物资未使用,要及时办理退库。
第四章 计划管理
第十八条 年度物资采购计划
(一)编制依据
1、公司年度生产经营目标。
2、公司采购物资的分类。
3、公司专业管理部门制订的各项单耗定额和工艺配比参数。
4、公司历年消耗、储备情况。
5、国家相关政策及市场环境因素预测。
(二)编制方法
1、供应处根据公司下年度生产经营目标和工艺配比参数,结合库存情况及历年消耗情况制订下年度的物资供应计划,列入公司年度经营计划。
2、对公司采购的物资,供应处根据各物资使用部门历年消耗情况进行平衡,核定全年采购总资金,列入公司年度经营计划。
第十九条 月度采购计划
(一)物资计划申报
1.A类物资计划申报:
大宗原(燃)材料需求计划,由使用部门提出,生产品质处审核,每月24日10:
00前报供应处。
耐火材料需求计划,由使用部门提出,生产品质处审核,公司领导签批后报供应处。
助磨剂、耐磨材料、运输带需求计划,由使用部门提出,生产品质处、设备保全处审核、公司领导审批后,每月18日10:
00前报供应处计划员。
柴油、润滑油需求计划,由使用部门提出,设备保全处审核、公司领导审批后,每月18日10:
00前报供应处计划员。
炸药、雷管等需求计划,由使用部门提出,生产品质处审核、公司领导审批后报供应处计划员。
水泥包装袋需求计划,由营销中心提出,生产品质处审核后,报供应处计划员。
2.B类物资计划申报:
物资使用部门依据下月生产、维修等物资使用情况,每月18日前召开内部材料计划评审会,编制下月材料需求计划,部门主管签字后报供应处计划员。
3.C类物资计划申报:
C类物资实行资金卡限额管理。
除劳保用品外,按建立的资金卡核定限额申报物资需求计划,报供应处计划员。
4.急件追加计划申报:
由物资使用部门填写《预算业务调整事项审批表》,归口管理部门审核、预算管理部门审核、公司领导审批。
由物资使用部门编制急件物资追加计划,部门主管签字确认。
管理部门审核,报送供应处计划员。
5.物资计划申报时间
各物资使用部门每月18日上午10:
00前(遇周六、周日提前到周五下午16:
00前),将下月物资需求计划报供应处计划员(大宗原材料需求计划除外)。
(二)物资计划受理
1.A类物资计划,供应处根据各管理部门、公司领导的审批意见,结合物资储备情况,编制月度物资采购计划。
2.B类物资计划,辅材计划由供应处每月20日组织评审(遇周六、周日时间调整另行通知),各部门负责人、材料员、技术员,公司分管领导参加。
辅材计划经评审会评审,公司总经理审批后,供应处编制月度物资采购计划。
3.C类物资计划,供应处根据各部门限额,编制月度物资采购计划。
4.大宗原(燃)材料月度需求计划,根据公司月度生产计划由供应处会同生产品质处每月28日进行确定。
5.急件物资追加计划,供应处根据预算追加审批计划,编制急件采购计划。
第五章 采购管理
第二十条 采购方式
供应处按照先厂家、后批发、再零售的采购方式,对各类物资采购方式进行议定,确定当年物资可直供范围及中间供应商,并组织实施。
第二十一条 采购渠道
(一)非招标性直供物资采购
1.按照已确定的非招标物资范围,进行市场调研,组织物资品牌及厂家议定工作。
2.非招标性厂家直供采购实施过程:
(1)供应处采购员进行厂家或品牌认定。
(2)根据行业水平及产品成本构成特性,与直供厂家签订约定期价格协议。
(3)价格协议签订程序视同产品购销合同签订程序办理,并可作为特殊情况下带款提货的请款依据。
(4)在价格协议范围内,采购员根据购货计划签订产品购货合同,并注明价格协议编号。
(5)价格如有变动,需另立补充协议,在直供厂方无意签订协议的特殊情况下,可请示处领导后办理,纳入合同评审程序,入档案管理。
(二)招标性厂家直供物资采购
1.招标程序
(1)供应处会同有关部门拟定3个(含)以上投标部门,并进行资格或质量认可。
(2)供应处会同使用部门、办公室、资产财务部等部门组成议标小组集体议标。
(大宗原材料的招标须有管理区采购中心集中招标的除外)
(3)议标小组通过议标、评标确定下阶段供货单位,并实行招标会签。
(4)议标结果报总经理审批。
(5)为避免个别供应厂家瓶口卡壳情况,确定备用渠道并报财务部门。
2.物资采购
(1)采购员按照定点定牌规定的购货渠道和招标议定价格,进行正常业务采购活动。
(2)采购员根据购货计划签订购货合同。
(3)采购员根据所掌握的市场价格变化情况,做好与供应厂家价格下浮协商工作,对协商不成的应及时报告供应处负责人,经处负责人同意或相关部门质量认可后有权进行市场采购,避免偏离市场的采购行为发生。
(三)中间供应商招标性物资的采购
1.供应商的选择
(1)合理运输距离内、有赔偿能力的物资经营公司。
(2)产品区域代理型专业公司。
(3)产品专营型公司。
2.物资采购
(1)供应处会同使用部门等确定待招标物资品牌或生产厂家,以确保产品质量,避免实行招标产生品牌混杂及质量低劣等负面效应。
(2)根据确定的品牌,供应处进行厂家直访,实行物流分开、价格对接,摸清物资出厂价格,便于招标谈判。
(3)采购员根据购货计划,按照评定的购货渠道、产品品牌及议定价格办理购销合同和相关业务。
(4)当采购的产品发生品牌变更时,采购员应及时报告部门负责人决策,同时,做好价格协商工作。
(四)零星采购物资管理
1.组织做好近两年期零星物资进货价格统计工作。
2.对部分产品市场成熟、价格相对平稳的零星材料,制定符合市场原则的最高采购限价。
3.参照中间供应商招标渠道,以就近采购为原则,组织评定零星采购供应商。
4.采购员根据购货计划与确定的供应商办理相关业务。
5.采购员要进行市场价格咨询活动,以便于对供应商的价格管理。
6.当生产出现紧急需求,约定渠道采购利益不足以冲销采购费用时,采购员应遵循就近采购原则并报处领导同意后负责实施。
7.采购员根据市场情况做好与供应商的价格协商工作。
对协商不成的情况应及时报供应处负责人,经同意后有权进行市场采购。
第六章 物资消耗管理
第二十二条 物资消耗范围
(一)确保生产、技改正常进行所需求的物资。
(二)确保突发性事件恢复急需的物资。
(三)保证办公环境、现场管理、生活设施等建设与维修需要的物资。
(四)保证基建等其它项目需要的物资。
第二十三条 物资消耗依据
(一)公司年度生产经营目标。
(二)公司专业管理部门制订的各项单耗定额工艺配比参数。
(三)部门历年消耗参数。
(四)特殊项目用料审批文件。
第二十四条 物资消耗分类管理
(一)A类物资消耗
供应处保管员凭物资采购计划,在月度内根据生产、维修情况凭领料部门负责人签批后的料单分次发料。
对计划外用料,需经公司分管领导审批。
大宗原材料的领用由生产用料部门于每月26日将本月实际消耗量开具领料单,经公司分管领导审批后办理领料手续。
(二)B类物资消耗
供应处保管员按照物资采购计划,在月度内根据生产、维修情况分次发料,保管员凭领料部门负责人签批后的料单发料。
对计划外用料,经公司分管领导审批后发放。
(三)C类物资消耗
领用采用“资金卡”方式。
其程序按以下方式运作:
1.用料部门每月26日,到供应处换取下月度“资金卡”,同时交回当月资金卡,以便统计上报考核。
2.用料部门应由成本核算员或材料员,按实际需求遵循轻重缓急原则,开具领料单,领料人凭单领料并将“资金卡”交发货人登记销减。
3.“资金卡”核定额度使用完毕,用料部门不得领料,发货人不得发货。
4.当月定额当月有效,不可带入次月使用。
5.特殊情况下用料部门当月需增加C类物资领用,需填报“资金卡申请单”,并报总经理审定。
申请额度纳入C类考核或次月分摊。
6.各用料部门对“资金卡”要专人管理,便于本部门领用控制,同时制定符合本部门的切实可行的管理办法。
第二十五条 物资消耗统计与分析
(一)每月根据所消耗的物资,由资产财务部编制备品配件消耗分配表、辅助材料消耗分配表,并编制物资收发存报表。
(二)备品配件消耗分配表及辅助材料消耗分配表一般以用料部门为消耗统计对象。
第二十六条 物资消耗考核
供应处统计(核算)员根据用料部门当月实际物资消耗情况进行统计,填写上报供应处专项考核表和供应处指标统计表。
各用料部门建立相应分析制度,重点对超额情况进行分析并采取相应的整改措施。
ABC类物资因其不同的消耗特性,采取不同的考核办法。
(一)A类:
除大宗原材料、电耗外,实行季度考核。
其中耐火、耐磨材料同时对专业技术管理部门考核。
(二)B类:
由于此类物资以使用频繁性,易损易耗为特征,品种繁多,采取月度总额考核。
(三)C类:
实行限额领用方式,原则上不许出现超额领料情况。
如超额,按照相关制度对责任部门进行考核。
C类物资资金卡限额每年审核一次。
(四)物资消耗考核标准按照公司业绩管理方案执行。
第七章 采购质量管理
第二十七条 物资采购质量要求
(一)所采购的物资规格必须符合我公司的质量标准和生产技术要求。
(二)供需双方有明确的质量保证协议,如订货合同、材料加工协议等。
(三)供货方随货发运的物资,应提交质量检验资料,如理化成份分析单、技术参数、质检证明等,必要时,由公司质量部门实施化验检查。
(四)在市场购买的物资,应有合格证、生产厂家标牌。
(五)售后服务质量良好。
(六)为保证购进的物资符合质量控制标准,采购员必须做到:
1.渠道不正不进。
2.产地厂家不明不进。
3.无商标不进。
4.型号规格、材质、性能不清不进。
5.质价不符不进。
6.滞销劣质、霉变残次品不进。
7.包装不合格不进。
第二十八条 物资采购质量验收标准
(一)凡有国家或行业标准的,应以规定的技术资料为依据。
如果没有统一标准的,应以双方约定条款为依据。
(二)对备品配件(含轴承)的采购,使用部门必须提供准确的名称、规格型号、图号(代号)、材质、精度等级等,有特殊技术要求的,不得遗漏。
必要时还须提供生产国别、厂家名称代号和商标等。
(三)其它物资的采购,用料部门应详细正确写清所需物资的名称、型号规格、材质、技术参数、精度和可代用情况等。
(四)原燃材料的订货,要经生产品质处取样化验确认符合质量标准后,才能办理订货合同。
第二十九条 物资采购质量事故责任追究
(一)对验收不合格的物资,原则上谁采购谁退换,谁进货谁追补或索赔。
(二)采购员必须按照采购计划、订货合同所规定的质量要求进行采购,否则由此造成的经济损失,应追究采购员和部门负责人的责任。
(三)申请部门因计划不周,技术资料掌握不准,型号规格、质量报错或含混不清、模棱两可,致使购回的物资不能使用造成积压,影响生产,追究申报部门经办人和部门负责人的责任。
(四)无计划、无合同又未经领导批准,自行采购的物资,其经济责任由采购员自负。
(五)采购物资在保质期内出现质量问题,供应处要组织分析,向供应商索赔,因物资质量原因,造成设备、安全事故的,按照公司相关规定进行处理。
第八章 物资仓储管理
第三十条 物资入库验收
(一)验收入库的物资,由保管员与采购员对实物的数量、外观质量当面逐项以采购计划单、货物运单、明细码单、货物转运交接单、收料单为资料核对点清。
(二)入库物资的检查验收,做到名称、型号规格、质量(外观)、数量四清楚。
凡是质量不符合要求、型号规格不符数量、短缺的物资或验收的实物与收料单的内容不符,不得办理签收入库手续。
(三)供货部门或承运部门将货物直接送到仓库时,保管员应与送货人办理接货,当面验收,若有短少、损坏、受潮、雨淋、变形等情况,由送货人签章,通知采购人员提出处理办法。
(四)所有验收,保管员、采购员、各部门技术员(材料员)均应填写验收记录并签字。
(五)原燃材料进厂后,以衡器检测数值为准,质量验收以质量取样化验结果为准。
(六)原材料的卸车作业,必须在验收后进行,未经验收,不得卸车。
卸车完毕后,空车过磅,现场监督作业人员应注意车底有无留存材料。
(七)对桶装油料,若数量少,不便用汽车衡过磅时,可用油库的磅称过磅,登记《收料码单》,保管员与送货人或采购员在《收料码单》上签字。
(八)润滑油脂进库,保管员与采购员或送货人按货单采购计划单对品种、型号规格、数量进行核对登记。
(九)特种油料的验收应附有理化成份分析单,必要时,由质量部门取样进行质量检验。
第三十一条 入库验收问题处理
(一)对验收不合格的物资,或名称、规格、性质不清的物资,在处理前应另行堆放,代为保管。
(二)物资入库后必要的验收凭证未到,应卸车点数,验收登记,妥善保管,待凭证到后再补办手续。
(三)原燃材料、燃油、润滑油脂进厂过磅验收后,对不符合质量标准和亏吨超标部分,由采购员与供方联系追补索赔,或提出拒汇理由,通知财务拒付货款。
(四)无计划、合同又未经公司分管领导批准或无供应部门委托而自行采购的物资,不予验收入库,经济责任由购买人自负。
第三十二条 物资的保管
(一)物资保管的要求
1.三相符:
帐物卡相符、帐表相符、帐据相符。
2.四清:
型号规格清、库存数量清、质量状况清、储备定额清。
3.五不:
不锈蚀、不霉烂、不变质、不损坏、不丢失。
4.六有:
进货有交换、入库有验收、发料有凭证、保养有记录、定期有盘点、盈亏有分析。
(二)物资堆码存放标准
1.库内物资存放做到“二齐”、“三洁”、“四号定位”、“五五堆放”,悬挂料牌,过目知数。
“二齐”:
库容库貌清洁整齐、物资堆放整齐。
“三洁”:
货架洁、物件洁、地面洁。
“四号定位”:
入库的物资按照库号、架号、层号、位号统一编号,对号存放。
“五五堆放”:
将存放的物资按五或十作为一个数部门进行存放,堆码成各种不同的垛形。
2.露天存放的物资上盖下垫,根据场地情况,力求做到成行成线,成方成垛,标记清楚。
3.对易燃易爆、有腐蚀毒害和性质相互抵触的材料,严禁混存混堆,分为专项保管,标注醒目,按其性质严格管理,保证万无一失。
(三)在库物资维护保养要求
1.按其保管物资的性质,做好防挥发渗漏、防霉烂变质、防锈蚀、防虫蛀和鼠咬、防尘、防冻、防高温、防火、防盗等日常工作。
2.在日常维护保养中,采取晾晒、通风、搞好库房的清洁卫生、灭鼠等。
3.对在库物资需要清洗、涂油、防尘、包裹等保养的,要定期保养,并做好保养记录。
(四)在库物资保管期间的检查
1.检查内容:
(1)查数量:
核对帐物卡是否一致。
(2)查质量:
检查库存物资的质量有否变化,如:
变质损坏、虫蛀鼠咬、锈蚀、发热自燃等。
(3)查库房、堆场管理:
检查库房是否漏雨、库容库貌是否整洁、场地是否有积水、堆垛是否稳固、防雨的物资是否遮盖严密,检查保管的方法与各种物资的保养要求是否符合等。
(4)查计量器具:
检查计量器具如游标卡尺、磅称等是否准确,使用和保养是否正确合理,是否定期校检,是否在有效的检定周期内。
(5)查安全:
检查各种安全设备,操作电源开关和消防器材是否符合安全要求,有无不安全因素和隐患。
检查库房门窗良好情况,通风降温设施是否安全有效。
检查库房防盗报警器是否完好有效等。
2.检查方法
保管员日常进行自查,在梅雨和高温季节对易霉变、易燃物资作重点检查。
在自查中发现问题积极处理,处理不了的,应及时向领导汇报。
第三十三条 物资的发放
(一)各部门领料须填写领料单,按一料一单的要求将材料的名称、型号规格、请领数量、用途填写清楚,领料部门领导签字,保管员凭审批后的料单发料,如实填写实发数,按实际价格划价结算。
(二)A、B、C类物资的发放按物资消耗定额审批程序执行。
1.A类物资
(1)单件物资价值在2000元以下的,由领料部门主管(或授权签批人)签字、职能部门主管(或授权签批人)审核,库房保管员发料。
(2)单件物资价值在2000元以上(含2000元)的,由领料部门主管(或授权签批人)签字、职能部门主管(或授权签批人)审核,公司分管领导审批,库房保管员发料。
(3)单件物资价值在20000元以上(含20000元)的,由领料部门主管(或授权签批人)签字、职能部门主管(或授权签批人)审核,公司分管领导审批,公司总经理签批,库房保管员发料。
2.B类物资
由领料部门主管(或授权签批人)签字、职能部门(或授权签批人)审核,库房保管员签字。
3.C类物资
(1)限额内,由领料部门主管(或授权签批人)签字、职能部门(或授权签批人)审核,库房保管员发料。
(2)超限额,由领料部门主管(或授权签批人)签字、职能部门(或授权签批人)审核,公司领导审批后,库房保管员发料。
4.技改/大修物资无论价值高低,均由领料部门主管(或授权签批人)签字、职能部门主管(或授权签批人)审核,公司分管领导审批后,库房保管员发料。
(三)物资的发放原则:
“先进先发,后进后发,推陈储新,发零存整”。
(四)“六不发”:
名称、型号规格、质量不清和数量不明确的不发;无审批手续不发;字迹不清的不发;料单涂改不发;领料单据不全不发;待验收的物资不发。
(五)待验收的物资,因生产、检修急需经公司分管领导批准后,凭领料单发放。
但名称、型号规格、材质、数量必须清楚,有一项不清不得发出。
(六)原燃材料和产品包装材料的领发,由用料部门材料员每月26日将上月实际消耗量(经生产品质处审核)开具领料单,报送供应处记帐核销。
(七)领料单的填写
1.领料单必须注明:
领料单位(明确到工段)、领料日期、品名、物资规格、数量、使用地点、使用设备、用途说明、领料人等。
2.领料单各级审批手续必须要齐全。
3.技改/大修领料单,必须要加盖“技改/大修”章、在“用途说明”中注明“技改/大修”编号、其它情况说明。
(八)临时“借料单”的使用
1.正常工作日内,不得使用“借料单”,必须办理正规的领料单领料。
2.中夜班及节假日临时领料使用“借料单”(一式三份),由生产品质处调度签字后领用(现场库领料由分厂调度签字)。
3.借料部门必须在48小时内补齐领料单,否则,对领料部门和个人进行考核。
(九)、领用物资“交旧领新”
1.交旧领新范围
各种工具、器具、漆包线、橡胶输送带、闸阀、汽车轮胎、电瓶、轴承、电线电缆、劳保用品(不含手套、口罩)、各类耐磨、耐热件以及电器和其它机械配件等。
2.交旧领新比例
轮胎、轴承、阀门、旧油桶、旧工器具、废蓬布、各类耐磨、耐热件以及电器和其它机械配件等废旧物资的回收数
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