办公室主任工作内容及标准.docx
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办公室主任工作内容及标准
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办公室主任工作内容及标准
第一章办公室主任工作标准概述
■办公室主任工作的特点
1、政治性2、辅助性3、全面性4、事务性5、保密性
■内部和外部工作条件要求
1、干部队伍素质良好
2、组织合理和程序科学
3、信息渠道灵敏畅通
4、办公条件和服务手段不断改善
■办公室主任的职责
1、承办职责[主办、会办、转办、催办]
经上级部门、同级领导个人、下级部门,承办一些事务。
2、参谋职责
⑴协助领导安排工作
⑵协助领导做出决策
⑶为领导收集信息时,把好文件筛选关和质量关
“顺向”参谋——“辅助性参谋”
“逆向”参谋——“劝阻性参谋”
“侧向”参谋——“提示性参谋”
3、管理职责
⑴文书管理{建立、健全各项有关制度;指导、督促各文书处理部门的工作}⑵信息管理{包括党政机关的信息工作}
4、协调职责
纵向协调
上令下行下情上达以点带面做好推广工作
横向协调
统一修改文件、规定平衡、安排一些部署、会议、临时检查
维护规定、平息矛盾统一各方意见,协助领导作出裁决
内部协调
协调一致员工的意见让每个员工发挥所长
5、指挥职责
⑴调度性指挥
⑵应变性指挥
第二章日常工作管理标准
■“上情”与“下情”互相结合
所谓“上情”,就是通常说的“上头精神”,也包含领导精神;“下情”,范文TOP100是指本地区、本部门、本单位的客观实际情况和人员素质、群众情绪等具体问题。
■抓典型树形象要防止不良倾向
■处理日常工作的技巧
一、当好“领头雁”
一个单位领导,若想让下级赞美自己,还必须做到能够让下级体验有意义的生活。
当前,许多人尤其是一些年轻的下属和职员,过惯了自由自在的生活,喜欢随心所欲地行动,组织性、纪律性都较差。
身为领导,如果听任他们所为,让他们牵着鼻子走,你就胜任不了领导的职务,反而很容易被下级视为无能和平庸。
因此,作为领导,必须有坚定的原则和目标,不能因下属的影响就轻而易举地改变初衷。
二、处理公文的技巧
面对着堆积如山的公文,主任的出路何在?
问题的解决,在于“少、精、简”。
提倡领导亲自动笔行文写材料。
××号”。
这类文件即为督查工作专用文件。
其文件内容一般为关于加强督查工作决定、指示、通知,督查工作计划与工作要点、工作总结、工作报告、请求等。
此外,还有督查工作简报、督查工作制度、督查工作规划,范文写作督办通知单、督查工作条例等等。
⒈督查工作简报
格式同其他工作简报一样。
内容包括督查工作的开展情况、工作经验的推广与交流,决策指令的执行、实施、办理的进展状况和结果(实际效果)的综合分析等等。
督查工作简报的文头名称,目前各地方单位不尽统一,有“××省督查工作”,“××市督查工作简报”,“××县督查情况通报”,“××督查”。
⒉督查工作专报
督查工作专报,总体上也属于督查工作简报的范畴,是督查工作回告中重要的一种文字方式回告。
适用于那些重大决策、重要会议、重要文件的督查落实,以及重要的单项督查事项的执行、办理落实的情况与结果。
■督查工作情况通报
督查情况通报总体范畴上属于督查工作简报之列。
一般只发给领导层人员或报上级主管领导机关。
当然,向下级分发的情况也有。
实际内容多系刊载以下四个方面——
一、通报督查工作中的好人好事、先进事迹等;
二、刊载主要领导关于督查工作的重要讲话、谈话、指示精神;
三、通报某些执行、实施、办理的部门/单位/承办人,贯彻执行不力,或顶着拖着不办的典型情况;
四、刊载通报在贯彻执行过程中出现的重大情况,包括出现的重大的新情况、最全面的新问题,以及重大的突发时间、重要的急情要事等。
■督查工作回告
督查工作回告,是专门用于向领导人和上级机关回报“执行情况”及“实施结果(效果)”。
督查工作回告的特点主要是侧重于——
1、领导人批示交办或口头交办的、具体事项的办理落实结果。
2、领导交办的大量的单项、单一、具体事项、问题的办结、处理解决结果。
督查工作对于领导交办事项,要事事有回音,件件有结果。
其“回音”、“结果”绝大多数是采用督查工作回告的方式。
3、只对领导或上级领导机关回告领导决策执行结果的,属于上行文。
4、印发份数有严格限制,往往份数很少,常常只是两三份,有时只是一份,一般只向具体批示交办的领导人回告结果即可。
5、回告的文稿制作有两种方式:
打印、人工书写。
应在印有“督查工作回告”的公文刊头下方的空白稿纸上开头。
6、督查工作回告文稿的制作格式一般系事先设计印制好,需用时,将正式文稿内容首页打印在其下方空白的材料纸上,其他页码可用一般常用的公文材料纸。
■督查报告的写作“三要”
1.要突出反映问题
2.要突出反映新鲜经验
3.要突出本地特色
■督查登记制度
1.思想汇报专题所有督查事项,首先都必须在督查登记簿上逐一登记立项。
2.督查事项登记可根据督查事项的内容分簿登记。
3.“文件内容”和“会议内容”的督查事项、“领导交办”事项的登记,原则上指定一人具体承担。
4.在进行“文件内容”和“会议内容”的督办事项登记时,要每一张页码只登记一个具体子事项。
5.《督查事项登记簿》中页码表格及内容,可自行设计。
但是必须要有交办机关/单位/领导人,交办/来文的时间,督查事项主要内容、领导批办、交办意见、转交办的时间、承办单位/人、办结时限、办理过程(包括催办)及结果等基本内容。
6.要经常或定期对《登记簿》上登记的督查事项进行检查和清帐。
7.应定期对所登记的督查事项办结情况进行“统计”和“小结通报”。
各承办单位在一定的时限内(一季度,或半年、一年内)办结的回告情况,一般在印发通报时以“%”的形式表述其办结率的高低。
■登记转办要求
2.凡转办的督查事项,一律填写正式的《督办通知单》,督办通知单一般为一式两份(拟用复印纸复写),其中一份送发给承办单位,一份作为存查。
3.《转办通知单》填写完毕之后,应将转办的督查事项内容标题填写在《督办通知单》上,并将有关事项内容的全部资料复印一份,包括领导人的《批示意见》在内。
4.确立承办单位的办结时限要求,并填写在《督办通知单》。
5.将《督办通知单》、《督办事项》内容的复印件,以及领导《批示意见》的复印件,一并装入信封封好,并在信封上注明编号,送“机要公文交换站”发出。
6.对领导人口头交办的事项,如须转办的,除在《转办登记簿》上登记外,一般不填发《督办通知单》,通常采用电话的方式或直接到承办单位转交,然后在转办登记簿上注明转交日期及受理人单位、姓名即可。
第六章收文处理标准
■文件呈阅的方法
一、注传法和存注法
◇注传法,即“注发”与“传阅”。
此法适宜处理上级来文,上级来文一般固定份数,要固定发某些单位或个人。
这种文件的分发,除固定的范围外,要留一份传阅(传后存档),并在该份文件上签署“注发意见”。
《注发表》可与《传阅单》连在一起,即《注发传阅单》。
注发人同时签“传阅范围”(单位或个人),一式两份。
此表附在最前面,与文件订在一起即可。
◇存注法,是把“存档”和“注发”。
这种方法适宜于处理下级送的情况、资料。
下级报来的情况、资料一般不予传阅,只分发给有关领导和部门并留一份存档。
然后交办公室主任注发,此份自行留存。
二、阅注法
这是处理下级请示、报告的一种方法。
收发员收文登记后,填写《阅办单》,请办公室主任拿出“拟办意见”,然后连同《请示(报告)》一起送有关领导批示。
三、拟办批示
将请示、报告送领导批示以前,办公室主任对《请示(报告)》中提出的问题,需要拿出初步意见供领导参考。
形成“拟办意见”。
四、摘要注办
所谓“注办”,就是把文件的“处理结果”在文尾或《公文处理单》上,作简短的注明。
■请办
一、批抄
包含“请批”和“抄发”两层意见。
批抄就是要解决来文请谁批、送谁阅的问题。
批抄包含在拟办中,就是给收文安排一个合理的批阅对象。
二、加抄
加抄亦称加发。
指来文经过批抄以后,还要增发某些单位和个人。
三、请办
指经授权的文书工作人员,将需要办理的文件直接注明送请主管业务部门经理。
请办是拟办意见的一种,可在文件左上角注明“请××部门办”或“请××部门商××部门办”。
并加盖公文处理章。
三、请批
请批是文书部门将收文送领导同志批办。
一般要附上“公文处理单”,由领导同志批示具体意见。
请批是拟办的重要环节,也可以看作是拟办意见的主要内容。
请批一般有三种情形、三种写法:
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办公室主任工作内容及标准
1.经过深思熟虑,对上级来文如何贯彻、下级问题如何解决有一个具体的处理意见时,应该用简单、明确的语言,尽可能将处理方案写明;如果有两种以上的处理方案,也可一并提出,同时表明自己的倾向性意见,供领导决策参考。
这种情形可以在“公文处理单”上写上“请××同志批示”,下边写上具体方案。
2.提不出具体方案,但可以提出由哪个部门去办。
这种情形可以在“公文处理单”上写上“请××同志批示,拟请××部门办理”或者“请××同志批示,拟请××部门主办,会同××部门处理”。
3.对重大问题不便发表意见,或者不能确定应该由哪个部门承办的,则只在公文处理单上注明“请××同志批示”即可。
四、批办
需要贯彻落实的文件,通常有两种批办方法:
一是先批请单位领导人阅示;二是同时批送有关部门提出具体贯彻落实意见。
需要办理和答复的文件,要批明承办部门、承办人、承办期限及处理要求和方法等。
需由两个以上部门承办时,要明确指定牵头的部门,即主办单位。
对紧急重大和有疑难问题的文件,应首先请机关领导人阅示,然后再按领导指示办理。
阅知性文件,批明需阅知的领导同志、部门和范围即可。
批办意见没有固定不变的格式。
一般来说,,用“请××办理”、“请××批示”、“请××申视”等,承办部门或承办人必须提出答复意见,不能办理的,要说明原因。
另有些来文在结尾写有“如有不妥,请批示”、“不妥之处,请予指示”等,就属于无问题便无需答复的范围。
批办这类文件可使用“请××审阅”、“请××阅”、“请××阅酌”、“请××研究”等。
这类批办意见,常用于阅知性工作。
■传阅
一、传阅的范围
1.上级机关的指导性文件或重要会议文件。
2.需要几位领导共同批办的文件。
包括下级机关的请示,上级机关有关部门专项业务文件,以及本机关制发的需要会签的文件等。
3.机关领导在文件上有重要批示,需要其他领导同志和部门阅知、阅办的文件。
4.重要的刊物、资料以及具有供领导参阅价值的材料和信函。
二、传阅的要求
应由文书部门在文件首页附上“文件传阅单”。
文件阅毕后,阅看文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名和日期。
三、传阅的方法
1.分送传阅法
先送第一应阅人,第一应阅人退回后,再送第二应阅人,依次传阅。
2.集中传阅法
利用单位领导集中学习或开会的机会,在会前或会后,将紧急而又简短的传阅件集中传阅。
3.设立阅文室法(转载于:
在点网)
大中型机关设有“阅文室”,有关应阅人员应尽量到阅文室阅读文件。
阅文后也应在传阅单上签名,便于管理谁看了、谁还没有看,防止漏阅。
4.横传法
即文件从主任部门送出后,第一应阅人阅后传至第二应阅人,直至由最后一位阅文人将文件退回办公室。
横传交接,阅文双方必须在办公室“挂号”和“销号”,让办公室及时掌握文件的去向。
5.回传法
后边阅批人的批示意见需要向前边已经作过批示的领导同志通报,这个倒流传阅的过程称作回传。
6.专传法
由专人将文件送给有关领导同志,坐等领导同志阅完后,马上送其他领导,直到传完为止。
这种方式只在两种特殊情况下采用:
一是特急件,二是绝密件。
■催办
一、催办的具体范围
1.上级机关主送本机关,并需要具体实施、贯彻执行的文件。
2.所属部门及下级机关主送本机关的请示及其他需要办理的文件。
3.平行或不相隶属机关发来商洽、征询事务,需办理或答复的函件。
办公室催办工作的重点应放在对内催办上。
对外催办一般可由机关主管业务部门负责。
二、催办的方法
1.电话催办
2.发函催办
3.登门催办
4.请承办部门来人汇报
三、催办的具体要求
◇重视催办工作
◇健全催办制度
◇催办文件要有登记——也可以利用“收文登记簿”兼作“催办登记簿”(在“收文登记簿”上留出一部分帐页专门登记催办性文件)。
■承办
一、承办工作的要求
◇按照领导批示,及时提出具体处理意见(有前案材料的应将前案材料附在后面),报本部门领导审批后立即处理,并将处理结果及时报告领导。
◇凡领导“批办意见”中明确提出由某部门牵头承办的,牵头部门就要先准备好处理意见,邀请协办部门协商会签,将意见归纳整理,报领导审批。
如有分歧,应报送领导裁决,或按照领导意见再次会商。
◇承办人要将“处理结果”填写在“文件承办单上”,或另写一份材料附在承办文件上(注明承办部门和承办人),然后将承办文件转回主管部门拟复。
◇对已经办理结案的文件,要向交办机关报送结案报告,并做好注办工作。
■办复
一、办复的含义
办复是指需要办理的文件在办理完毕后,对来文机关所作的答复。
它体现了收文处理过程的最终结果。
办复通常由主管部门承担,但有些承办文件,承办部门也可依据领导同志的指示或经主管部门同意后直接办复。
二、办复的形式与做法
1.函复
即用行文的形式答复。
一般情况是,由承办人代拟文稿,然后经部门负责人审查签署后,连同“交办文件”及“领导批示”一并退回交办机关的办公室审核送领导签发。
2.口头答复
传达处理意见后都要作记录。
记录要包括时间、方式、受话人、处理意见四个方面,以备查考。
3.复印领导批示
有些下级来文,领导批示了具体的处理意见,就可以将其直接复印后发送来文机关。
4.就地处理
有些比较复杂的问题,需要承办人出面,带着审定的处理方案前往来文机关,就地研究解决问题。
必要时,要形成“会谈纪要”,作为结案的依据。
如无纪要,也要有“处理记录”以备查用。
5.统筹安排
在年终或年初经过研究确定方案,一次通知各地。
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