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供应商资格审查实施细则
供应商资格审查实施细则
XX房地产发展股份有限公司
二OO八年五月
目录
第一章总则2
第二章总承包工程供应商资格审查2
第一部分供应商资格审查方案确定2
第二部分供应商资格审查组织5
第三部分合格供应商的确定8
第三章分包、材料工程供应商资格审查10
第一部分供应商资格审查方案10
第二部分供应商资格审查组织11
第四章附则12
第一章总则
第一条目的
为了有效指导各公司选择适合公司发展要求的优秀供应商,规范各公司公开招标和邀请招标的招标采购行为,提高招标采购各节点工作的质量,特制定本实施细则。
第二条内容
针对总承包工程、分包工程以及材料采购工程,供应商资格审查分为供应商资格审查方案确定、供应商资格审查组织和合格供应商确定三个阶段。
第三条范围
本实施细则适用于我公司开发工程总承包(包括小区单体和园林工程)、分包、材料采购公开招标和邀请招标的供应商资格审查。
第二章总承包工程供应商资格审查
第一部分供应商资格审查方案确定
第四条供应商资格审查方案确定自供应商考察工作起至供应商资格审查方案审批完成,周期为60天。
第五条供应商资格审查方案的内容包括供应商考察报告、供应商资格审查文件、供应商资格审查工作安排。
第六条供应商考察报告:
为了提高各公司供应商的整体素质,各公司要特别加强供应商的考察工作,并编制供应商考察报告。
(一)供应商考察
1、各公司采购部根据拟开发项目划分的标段,结合现有合格供应商数量,确定需要新引入的供应商数量(每标段总包供应商的数量不少于5家,且总包供应商总数量和标段数量的比值不得小于3)。
2、各公司采购部根据需要新引入供应商的数量收集供应商信息,同时编写供应商考察计划报各公司项目经理、生产副总经理审核,各公司总经理审批。
3、各公司总经理审批供应商考察计划,并确定考察小组组长及组员。
考察小组组长根据《总承包供应商考察评估标准》(见表C-2-001)确定各考察成员在考察中所负责的考察项目,考察小组组长对各考察成员的工作行为和考核效率全面负责。
4、《总承包供应商考察评估标准》是考察小组进行供应商考察的最低限度指标,考察小组组长可以根据各公司对供应商的具体要求,结合考察时的实际情况另行增加指标。
5、各公司采购部根据批复的供应商考察计划协助考察小组组长组织供应商考察工作,负责同供应商联系,保证考察过程中考察的人员按时到场,考察场地畅通无阻,以保证考察工作高效顺利的开展。
(二)供应商考察报告编制:
1、供应商考察结束后,各公司采购部汇总各考察主体的意见,编写供应商考察报告,同供应商资格审查文件和供应商资格审查工作安排一同上报审批。
2、供应商考察报告应包括以下几个方面的内容:
(1)供应商考察情况概述(见表C-2-002)
(2)供应商考察情况总体评述
①供应商考察得分一览表(见表C-2-003)
②供应商考察情况评述:
对各项考察指标进行详细叙述。
(3)供应商考察信息:
各公司采购部汇总各考察主体的考察结果,包括《供应商考察信息统计表》(见表C-2-004)、《在建项目甲方访谈记录表》(见表C-2-005)、《已完项目甲方访谈记录表》(见表C-2-006)
(4)考评信息获取需提供的相关资料
(5)《考察承诺书》(见表C-2-007):
参加考察的人员在考察后根据各自的考察职责在《考察承诺书》中签字。
第七条供应商资格审查文件:
供应商资格审查文件(类似政府招标使用的招标文件)是资格审查活动中当事人的行为准则和供应商资格审查的重要依据,所以供应商资格审查文件必须完整、严谨,并应注意以下内容:
1、各公司上报的资格审查文件要以公司下发的资格审查文件为范本,在保证公司整体统一性的前提下,充分结合各地市场的实际情况编制,吸引质量高、信誉好的供应商来充分参与竞标。
2、资格审查文件中要详细列明资格审查方式、各项工作内容及各项工作时间安排。
3、资格审查文件要对我公司资格审查活动的特殊性和重点内容予以单独列明,如“组成合同价的报价书由招标人出具”等。
第八条各公司要按照实际的生产经营计划编制供应商资格审查工作安排(各节点工作安排可参照《招标采购计划参照表》见表C-2-008),资格审查工作安排包括以下内容:
1、工程概况:
包括拟招标工程名称、结构类型、层数、建筑面积等基本信息。
2、招标形式:
根据《招标采购管理制度》相关规定确定采购形式。
3、标段划分:
标段划分不仅要列明各标段划分情况,还要注意以下两个方面:
(1)详细列明标段划分的理由;
(2)后附标段划分示意图。
4、资格审查工作安排内容包括:
(1)各节点工作计划完成的时间,必须列明的工作节点包括:
①资格审查资料发放会召开时间;
②资格审查答疑会议召开时间;
③资格审查会议召开时间;
④合格供应商确定时间;
⑤政府招标发招标文件时间;
⑥政府招标时间。
(2)各节点工作的相关责任人。
第九条供应商资格审查方案由各公司采购部负责编写,根据《招标采购管理制度》规定的权限进行审批。
供应商资格审查方案格式见表C-2-009
1、对于各公司权限内的总承包招标采购由各公司采购部、造价主管、工程部和生产副总进行审核,各公司总经理进行审批。
2、对于各公司权限外的总承包招标采购,经各公司审核后上报总公司进行审批。
第十条总公司采购部、工程部、预结算部对各公司上报的供应商资格审查方案进行审核,生产副总经理进行审批,各方具体审核及审批内容如下:
1、总公司工程部负责对供应商资格审查方案中工期、质量要求、标段划分、技术标报送形式等内容进行审核,出具独立审核意见,审核时间为4小时。
2、总公司预结算部负责对供应商资格审查方案中计价依据、商务标报价形式、变更洽商计算规则、结算规则等内容进行审核,出具独立审核意见,审核时间为4小时。
3、总公司采购部负责对供应商资格审查方案进行全面审核,出具独立审核意见并就各部门提出的修改意见与各公司进行沟通,确定出最终的处理方案,审核时间为1天。
4、总公司主管领导负责对资格审查方案进行审批,审批时间为4小时。
第二部分供应商资格审查组织
第十一条供应商资格审查组织自下发资格审查文件之日起至与供应商谈判结束,评委小组形成评审意见,周期为24天。
第十二条供应商资格审查组织主要包括以下内容:
1、资格审查资料发放会;
2、资格审查答疑会;
3、资格审查会议。
第十三条供应商资格审查会议召开前19天,各公司采购部组织召开供应商资格审查资料发放会,会议由各公司采购部经理主持,主要内容包括:
1、资格审查文件及施工图纸的发放;
2、向供应商讲解资格审查文件的填报须知。
第十四条供应商资格审查会议召开前4天,各公司采购部应组织召开资格审查答疑会,针对各供应商就资格审查资料和工程量清单提出的疑问进行统一解答和回复。
第十五条答疑会召开前的准备工作包括:
1、在答疑会召开前3天,各公司采购部应要求各供应商以书面形式提交针对资格审查资料及工程量清单存在的疑问。
2、各公司采购部在收到疑问后于当日将工程量清单疑问反馈给总公司预结算部,预结算部对工程量清单疑问在1日内给予回复。
3、对于除工程量清单外的其它问题,各公司采购部应积极协调各公司工程部、总工办等相关部门人员在1日内形成统一回复意见。
4、各公司采购部将所有的疑问回复进行汇总,并形成书面回复意见。
第十六条供应商资格审查答疑会应邀请各公司副总经理、项目经理、工程部经理、总工程师、造价主管参加,在答疑会上对供应商提出的疑问给予书面回复,供应商可对回复不明确或表述不清楚之处提出疑问,各公司相关人员给予解答,具体议程参照《资格审查答疑会议议程》(见表C-2-010)。
第十七条各公司应在资格审查文件下发19日后召开供应商资格审查会议,各公司生产副总负责会议的组织工作,各公司采购部协助,对于各公司权限外的招标采购项目要邀请总公司采购部、预结算部、工程部、审计部参加。
第十八条资格审查会议前的准备工作:
1、供应商资格审查会议召开前1天,各公司生产副总应组织召开资格审查准备会议,就审查会议的各项工作进行安排部署:
(1)确定资格审查会议评委。
(2)安排以下工作的负责人:
①招标主持人;
②供应商资格审查投标书接收人员;
③资格审查投标书检查及拆封人员;
④供应商授权委托人身份核对人员;
⑤报价统计及公布人员;
⑥评标小组成员。
2、各公司采购部应在审查会议前准备以下资料:
(1)资格审查会议签到表(见表C-2-011);
(2)评委及投标单位桌牌;
(3)资格审查会议投标报价记录表(见表C-2-012);
(4)多次报价承诺书(见表C-2-013)。
第十九条供应商资格审查规则为:
技术标投标文件和商务标投标文件审查通过后,按照商务标的排名情况选择谈判对象。
1、首先对技术标进行评审,供应商资格审查技术标投标文件必须严格按照资格审查文件规定的格式和要求编制,对于未按照要求编制技术标的供应商,将取消其继续评审的资格。
2、商务标的审查方式:
通过技术标评审的供应商将取得商务标的审查资格。
(1)商务标编制资料评审:
供应商资格审查商务标投标文件必须严格按照资格审查文件规定的格式和要求进行编制,对于未按照要求编制商务标的供应商,将取消其继续评审的资格。
(2)报价排名:
通过两轮(特殊情况下也可以多轮)报价的方式对各供应商的商务标报价进行统计排名,评委小组根据供应商报价的情况决定谈判对象,第一轮报价最高的供应商将取消其第二次报价的资格。
3、具体议程参照《资格审查会议议程》(见表C-2-014)。
第二十条资格审查会议选定进行谈判的供应商后,由评委小组组长决定开始谈判的时间和谈判的顺序,并安排评委小组同入围供应商进行谈判(供应商资格审查会议结束至开始谈判的时间间隔不得超过1天)。
自供应商谈判开始至供应商确定报告完成时间为4天。
1、评标小组组长分别指定技术标评委和商务标评委,同时将谈判的时间和谈判的顺序告知各评委。
2、技术标评委针对供应商就拟承接工程的质量、进度、安全文明等方面所采取的保障措施进行详细的询问和评审,并出具评审意见(见表C-2-015)。
3、商务标评委针对供应商就拟承接工程的成本构成进行详细的询问和评审,同时重点关注供应商两次报价差值的产生原因,并出具评审意见(见表C-2-016)。
4、由评委小组组长组织技术标评委和商务标评委针对供应商的综合情况进行总体评述,形成评标小组最终意见(见表C-2-017)。
第三部分合格供应商的确定
第二十一条各公司采购部在谈判结束后当日整理整个供应商审查过程资料并根据评标小组意见完成合格供应商确定报告编写,合格供应商确定报告按照不同的权限进行审批。
1、对于各公司权限内的招标采购项目,合格供应商确定报告应于编写完当日审批至各公司总经理,合格供应商确定报告应包括以下几个方面的内容,具体格式见表C-2-018
(1)资格审查情况概述;
(2)供应商报价统计表;
(3)谈判记录;
(4)评标意见(包括商务标评审意见、技术标评审意见和小组讨论最终意见);
(5)供应商最终报价承诺书。
2、对于各公司权限外的招标采购项目,合格供应商确定报告最迟于编写完次日上报总公司进行审批。
第二十二条总公司采购部、工程部、预结算部对各公司上报的合格供应商确定报告进行审核,形成书面的审核意见后报生产副总经理进行审批,各方具体审核及审批内容如下:
1、总公司工程部负责对各公司评委小组评定的技术评审意见进行详细的审核,出具独立审核意见,审核时间为4小时。
2、总公司预结算部负责对各公司评委小组评定的商务标评审意见进行详细的审核,出具独立审核意见,审核时间为4小时。
3、总公司采购部负责对合格供应商确定报告进行全面审核,出具独立审核意见并就各部门提出的修改意见与各公司进行沟通确定出最终的方案,审核时间为1天。
4、总公司主管领导负责对合格供应商确定报告进行审批,审批时间为4小时。
第二十三条合格供应商确定报告审批完成后,总公司采购部通知预结算部根据审批后的定标价款出具组成合同价的清单报价书给各公司造价人员,造价人员核实无误后交各公司采购部,组成清单报价书调整的时间为2天。
第二十四条各公司采购部收到组成合同价的清单报价书后组织合格供应商进行确认,同时开始起草合同条款。
第二十五条各公司采购部收到公司批复的合格供应商确定报告后开始组织工程项目招标(政府)。
第三章分包、材料工程供应商资格审查
因甲方分包和材料采购工程与总包工程相比具有地域限制性不强、个别项目具有一定的品牌影响力等特点,例如:
电梯、防盗门等工程,所以分包和材料采购项目的供应商资格审查工作在总包项目的基础上调整如下:
第一部分供应商资格审查方案
第二十六条供应商考察:
1、选择范围:
针对分包和材料采购项目供应商的选择受地域限制较小的特点,各公司在选择供应商时应扩大选择的范围。
2、考察方式:
(1)对于品牌影响力较大的分包和材料项目:
除考察供应商的产品质量和生产能力外,还应重点考察该产品经销商的实力和信誉,以及该产品经销商同生产企业的合作关系,例如:
电梯工程、防盗门工程。
(2)对于品牌影响力较小的分包和材料项目:
考察重点为该企业生产规模和产品的样品。
分包工程还要考察其生产车间、设备及生产能力,同时还要注重对与该企业合作过的单位进行调查了解,例如:
门窗制作安装工程、地基处理工程。
3、考察时间:
对于目前公司较普遍的分包项目,包括门窗、单元对讲门、入户防盗门、电梯,招标采购时间安排参照《招标采购计划参照表》,具体确定方法如下:
(1)分包项目:
针对不同的分包项目制定不同的供应商考察时间,基本时间确定方式为:
供应商考察开始时间=分包项目竣工验收时间点+分包项目安装周期+分包项目生产周期+分包项目供应商资格审查周期+分包项目供应商考察周期。
(2)材料采购项目:
供应商考察开始时间=材料采购项目竣工验收时间点+材料采购项目安装周期+材料采购项目供应商资格审查周期+材料采购项目供应商考察周期。
第二十七条供应商资格审查文件:
分包和材料采购的供应商资格审查文件在公司下发的标准范本的基础上要尽可能详细的列明分包项目的质量检测、安装验收标准,同时要注意明确各相关配合方的责任,要尽可能详细的分解报价组成。
第二十八条供应商资格审查工作安排:
1、部分分包工程和材料采购招标不受政府监管,因此在计划安排时,无需考虑政府招标所用的时间及所需要的备案资料,其它工作安排同总包供应商资格审查。
2、由于部分分包项目需要在专门的生产车间组织生产,所以分包项目的供应商资格审查安排要结合招标项目自身特点充分考虑其生产周期,如门窗、防盗门、电梯等工程。
3、对于目前公司较普遍的分包项目,包括门窗、单元对讲门、入户防盗门、电梯,招标采购时间安排参照《招标采购计划参照表》。
第二十九条供应商资格审查方案按照不同的权限进行审批。
第二部分供应商资格审查组织
第三十条供应商资格审查组织时间:
根据项目的不同,供应商资格审查组织的时间也不同,建议其标准周期为15天。
第三十一条供应商资格审查组织:
1、因分包和材料采购项目的产品标准较为单一,各公司可以根据具体情况取消供应商资格审查资料发放会和资格审查答疑会,改用传真的形式同各供应商进行沟通,但是必须保证所有供应商信息获取的一致性。
2、针对部分分包项目产品由专业检测机构进行验收,在供应商资格审查会议中,应强化产品成本方面的谈判,同时建议分包项目供应商资格审查会议时间适当的压缩。
第三十二条合格供应商确定报告按照不同的权限进行审批。
第四章附则
第三十三条本实施细则自签发之日起执行。
第三十四条本实施细则以下几方面与《工程项目招标采购实施办法》有冲突之处,以本细则为准。
1、供应商资格审查方案及合格供应商确定报告所包含的内容
2、供应商资格审查方案及合格供应商确定报告的审批时间及审批权限。
3、供应商资格审查方案及合格供应商确定报告上报时限。
第三十五条本实施细则中表格及流程图见附件1和附件2。
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