多可文档管理系统.docx

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多可文档管理系统

多可文档管理系统

标准解决方案

北京联高软件开发有限公司

2012/9/1

目录

一、前言3

二、技术平台及系统构架4

1.开发语言和环境5

2.构架简单描述5

3.采用的第三方软件及控件5

三、系统功能及描述6

1.文档管理部分6

（1）文件传输6

（2）文件查看8

（3）常用文件预览9

（4）工程文件预览12

（5）文件修改及版本控制13

（6）文件搜索14

（7）回收站15

（8）文件审核16

（9）文件属性18

（10）文件映射18

（11）文件发布19

（12）文件归档19

（13）文件留言20

（14）文件快照20

（15）知识地图21

（16）工作中心22

（17）站内消息和邮件发送22

2.组及用户管理、权限控制部分24

（1）权限分类24

（2）用户的组权限24

（3）文件夹权限25

（4）文件权限25

（5）组管理25

（6）用户管理26

（7）域用户管理27

3.系统管理部分27

（1）文件备份及恢复27

（2）文件操作日志管理27

（3）IP访问控制28

四、部署和实施30

1.部署实施：

30

2.培训：

30

3.维护31

4.二次开发：

31

五、安全性和稳定性设计32

1.文件集中管理32

2.加密存储32

3.系统数据备份和恢复32

4.多硬盘功能33

5.完整的权限系统33

6.UK加密登录33

7.全面的文件操作日志33

8.文件版本管理33

9.防攻击设计33

10.防病毒设计33

六、系统并发和大数据量存储设计34

七、软件技术创新特点与客户利益36

1.轻量级架构36

2.分组管理模式36

3.海量文档集中存储的云文档技术37

4.高效稳定智能的正文提取技术，以保障精确的全文检索。

37

5.开放的、高效的中文分词技术，这让文档搜索更加精确。

37

6.图形图像缩略图及预览技术37

7.基于WEB的文档版本控制及文件修改37

8.文档智能关联技术38

八、联系方式38

一、前言

多可文档管理系统提供给企业一个易用，安全，高效的文档管理软件。

通过该系统软件，企业可以集中存储和管理海量的文档和各类的数字资产，让尘封的文档飞跃成为优质数字资产。

系统安装使用非常简单，使用成本和维护成本都非常低。

多可文档管理系统可以完成绝大部分企业的文档处理需求，并且新的功能还在持续不断的升级和完善中。

该产品完全可以满足企业级文档管理系统部署需求，同时也可根据客户的个性化需求在该平台基础上进行二次开发。

多可已经在国家信息中心软件评测中心、中国证监会、证券监督管理委员会广西监管局、中国建设银行-总行风险管理部、齐鲁银行、神州数码网络有限公司、首都信息发展股份有限公司、天津电力建设公司、中国天津电力机车、连云港港口集团、国电南瑞、广州海格通信集团、东风锻造有限公司、沈阳市规划设计研究院、解放军总医院生物医学工程研究所、天津港保税区信息中心、北京市公安局（某处）、红云红河烟草（集团）、江苏省溧阳市国家税务局、中国石化工程建设公司等几百家单位成功部署和实施，并得到客户的广泛认可。

多可提供10用户免费版（中文版、英文版），从2009年软件推出到2013年国内外有近10万免费装机量。

二、技术平台及系统构架

系统支持Win2000、XP、Win2003、Win7、Win2008及Win8，64位或者32位系统。

系统自带数据库，不需要用户额外安装其它的软件，实施快且成本低。

1.开发语言和环境

应用架构：

Browser/Server

开发工具：

CodeGearRADStudioDelphiXE、MicrosoftVisualStudio2003

编程语言：

Delphi、C++、HTML、JavaScript

2.构架简单描述

WEB服务：

是多可的核心服务，负责响应用户所以页面请求，接受用户数据文件，发送用户请求的文件。

文件数据服务：

负责处理WEB的文件数据处理，对文本文件、Pdf文件、Office文件、邮件文件、HTML文件提取保存正文，对图片文件建立缩略图，处理预览文件等等。

全文索引服务：

负责建立文件的索引，方便用户快速查询。

再建立索引前，用户可以设置对中文进行中文分成处理，中文分词的好处是查询的结果更精确，质量更高。

文件备份服务：

负责备份系统全部文件和数据库数据。

Firebird数据库服务：

保存用户信息、权限，文件及文件夹信息、操作日志等基本数据。

3.采用的第三方软件及控件

Flash预览模式下（类似XX文库文件预览方式），文件预览服务采用OpenOffice软件，此软件开源免费，版权许可参见www.openoffice.org。

采用Firebird数据库，开源免费数据库，没有商业许可限制，版权许可参见www.firebirdsql.org。

三、系统功能及描述

系统主要分知识管理、文件管理、用户及权限管理、系统管理三大部分。

1.文档管理部分

（1）文件传输

●系统提供批量文档传输工具，可以一次批量导入文件，也可定时导入文件。

●系统提供快速导入功能，可以在服务器端选择服务器路径快速导入超大批量文件。

●文件上传时系统自动对比文件，同一文件夹下同一个文件只上传一次。

●系统支持文件夹及文件的移动操作。

●IE10版本支持文件直接拖拽功能，更方便用户文件传输。

●支持系统初始化时的文档大规模导入

文件批量上传、下载如下图所示：

文件拖拽上传如下图所示：

文件快速导入如下图所示：

（2）文件查看

●系统采用Windows资源管理器式的文档管理模式，文件夹采用树形结构显示，同时提供文件夹排序、文件夹描述和文件夹模板功能。

●提供“详细”，“缩略图”，“列表”三钟浏览方式，如果是图片文件，系统自动显示缩略图,同时显示文件的大小、修改时间、签出人、文档摘要等信息。

●提供文件详细描述信息，系统自动显示文件概要。

●提供文件下载和浏览的统计功能。

文件详细查看方式如下图所示：

缩略图查看方式如下图所示：

文件列表查看方式如下图所示：

（3）常用文件预览

●预览时不能拷贝，复制、粘贴、打印、另存文件内容。

●支持常见的文本类文件预览。

●支持officeWordExcelPowerPoint95，97，2000，XP，2003，2007，2010版本文件的预览。

●支持Rtf文件预览。

●支持Pdf文件预览。

●支持常用的图形bmp,gif,jpg,jpeg,png,psd,pdd,psp,tga,tif;tiff,pcd,fax,bw,rgb,rgba,sgi,cel,pic,vst;icb;vda;win,rle,dib,pcx,pcc,scr,ppm,pgm,pbm,cut,pal,rla,rpf等文件格式预览。

●支持MHT、HTML等页面文件预览。

●支持常见的AVI，MP3，FLV等常见多媒体文件预览及播放。

Word文件预览（Flash预览模式）如下图所示：

Tif文件预览如下图所示：

Avi文件在线播放如下图所示：

（4）工程文件预览

预览工程文件时，客户需要自己安装SolidWorkseDrawingsViewer免费控件或者AutoVue控件。

●支持Autocad（dwg,dxf等）文档预览。

●支持Proe（prt,pcl,prn,plt等）文档预览。

●支持Protel（pcb,dxp等）文档预览。

●支持SolidWorks文件（*.sldprt,*.sldasm,*.slddrw）。

●支持Powerpcb（pcb,grp,drl,*rep等）文档预览。

●支持Illustrator（ai,eps等）文档预览。

●支持Coreldraw（cdr等）文档预览。

●支持Photoshop（psd等）文档预览。

●支持RAW数码照片预览：

●支持Apple、Canon、Casio、FUJIFILM、Mamiya、Kodak、Minolta、Nikon、Olympus、PENTAX、Panasonic、Phase、Rollei、SAMSUNG、Sony等常见单反相机RAW文件预览。

CAD文件预览如下图所示：

PCB文件预览如下图所示：

（5）文件修改及版本控制

●支持文件重命名。

●支持常用文件的修改（需要客户端软件的支持），修改前的文件自动备份为旧版本。

●提供版本控制功能，用户可以签出且锁定文件，签入文件时自动形成历史版本。

●系统提供历史版本文件的预览、回滚和本地文件的对比等版本控制的操作。

在线编辑如下图所示：

版本控制如下图所示：

（6）文件搜索

●支持文本文件的标题和正文全文检索。

●支持officeWordExcelPowerPoint95，97，2000，XP，2003，2007，2010等文件的标题和文件内容的正文搜索，系统自动从这些文件中提取正文，自动建立索引供用户搜索。

●支持PDF文件内容的全文搜索。

●支持多条件文件搜索。

●支持文件夹搜索。

●支持文件摘要的搜索。

●支持中文分词和用户自定义词库。

●支持搜索词智能提示。

●记录用户的搜索历史。

搜索如下图所示：

（7）回收站

●提供回收站功能，文件夹和文件删除时先删除到回收站中，同时显示删除时间和删除操作人员。

●可以从回收站中恢复文件。

回收站如下图所示：

（8）文件审核

●支持文件审核，当系统启动审核功能后，文档需要审核才能使用。

●系统支持文件上传、修改、下载、预览等审核。

●审核建立后，用户做上传、修改等文件操作时，系统自动判断操作行为，触发启动相对应的审核流程。

流程启动后，系统会用消息通知审核人，审核人通过（不通过）后，系统自动进行下一步审核流程，直到审核过程结束。

过程结束后，系统通知文件操作用户。

审核流程设计如下图所示：

流程审核过程如下图所示：

（9）文件属性

●系统支持用户自己定义和设计文件属性，属性支持文本型、数值型、浮点数字型、多选型、单选择型、时间型字段。

●系统上传文件时可以对属性赋值。

●可以用属性对文档进行精确查询。

●也可以在全文检索输入属性值对文件进行查询。

（10）文件映射

●通过映射功能，某一文件夹或者文件可以出现在其他的文件夹中，映射文件的同时可以设置权限。

●支持文件夹中全部文件的映射。

●支持文件夹中新建文件夹和新增文件的自动映射。

文件映射如下图所示：

（11）文件发布

●可以通过此功能让非系统注册用户访问系统内的文件，发布文件可以设置访问密码。

（12）文件归档

●系统支持文件归档操作，归档后，文件将不能被修改和删除，但可以下载，浏览。

●归档后的文件可以取消归档。

（13）文件留言

●支持对一个文件留言，回复。

如下图所示：

（14）文件快照

●支持对一个文件增加快照文件，方便用户预览。

如下图所示：

（15）知识地图

●文件映射的具体应用，用于文件归类。

如下图所示：

（16）工作中心

●可以把用户修改的文件、审核的文档、关注的文档、站内消息等集中起来，为个人管理提供更便利的工作方式。

如下图所示：

（17）站内消息和邮件发送

●支持站内用户的消息传递，支持通过控件以SMTP方式发送邮件。

发送站内消息如下图所示：

发送邮件消息如下图所示：

2.组及用户管理、权限控制部分

（1）权限分类

●文件夹具体包含列表、增加、修改、删除、授权权限。

●文件具体包含列表、预览、上传、下载、修改（包括下载）、删除、审核、发布，

●日志权限、组权限。

如下图所示：

（2）用户的组权限

●把用户增加到组中时可以给用户分配权限，用户根据权限访问组的文件夹和文件。

●系统提供授权模板，也可以增加和修改授权模板。

●组权限可以查看和修改。

（3）文件夹权限

●当组权限不能满足权限要求时，直接可以对一个文件夹授权。

●文件夹权限可以查看和修改。

如下图所示：

（4）文件权限

●当单独给一个或者几个文件授权时，使用此功能。

●文件权限可以查看和修改。

（5）组管理

●提供分组功能，方便授权和人员管理。

●提供windows域用户和组织结构的导入功能。

导入域组和域用户如下图所示：

（6）用户管理

●系统可以查看用户的基本信息，初始化密码，禁用和启用用户，支持用户批量导入。

用户管理如下图所示：

（7）域用户管理

●系统支持windows域用户自动登录系统，系统后台自动处理用户信息。

●方便和使用windows域功能的系统实现对接。

3.系统管理部分

（1）文件备份及恢复

●提供组或者用户的文档备份和恢复操作，备份时可以选择时间范围，文件夹等，恢复时可以恢复其中某几个文件。

（2）文件操作日志管理

●系统记录用户的全部文件操作行为，管理员可以监控文件的操作情况。

操作日志管理如下图所示：

（3）用户管理

管理用户信息、设置用户状态、空间分配等。

如下图所示：

（4）存储情况

统计系统中的文档数量、占用空间等，并以饼图的方式显示统计情况。

如下图所示：

（5）上传查询

按用户、上传时间查询文档上传记录，统计文档被浏览、下载次数。

如下图所示：

（6）映射管理

管理所有的映射文件夹和映射文件。

如下图所示：

（7）模板管理

管理系统中的模板文件，用户可以在模板文件的基础上创建新的文件。

如下图所示：

（8）文件属性

可以在此定义系统中文件的各种扩展属性，通过自由组合各种扩展属性来检索系统中的文件。

文件属性定义如下图所示：

属性查询如下图所示：

（9）批量授权

管理员可以对多个文件夹进行批量授权，适用同一组下的多个文件夹具有相同权限的情况。

如下图所示：

（10）权限统计

权限统计分为组授权统计、文件夹授权统计和文件授权统计，方便管理员查看和管理已授权限。

组授权统计如下图所示：

文件夹授权统计如下图所示：

文件授权统计如下图所示：

（11）IP访问控制

通过设置单个IP地址或者IP段来控制访问文档管理系统的来源IP地址。

如下图所示：

4.WINDOWS域用户统一登录

文档管理系统的用户登录系统时可以用WINDOWS域账户进行身份认证。

开启此方式时需要输入完整的域名称和域IP，认证方式分为由本机进行域用户认证（需本机先登录域）、提交用户名和密码到域服务器进行验证以及域和文档管理系统混合验证三种。

配置如下图所示：

5.SMTP邮件发送

SMTP参数设置是邮件系统使用的前提，参数设置成功并且启用该功能后，在文档管理系统内就可以进行邮件发送了。

配置如下图所示：

6.RTX参数设置

RTX（腾讯通）是腾讯提供的企业即时通信平台，设置好相应参数后，就可以在文档管理系统内发送企业QQ消息了。

目前文档管理系统提供了RTX单点登录，反向登录和发送RTX消息等功能。

参数配置如下图所示：

四、部署和实施

1.部署实施：

硬件要求：

●CPU：

IntelXeon1GHz，建议IntelXeon2GHz以上

●内存：

256M以上，建议1024M以上，

●硬盘空间：

根据您将来的文件容量的1.2～1.5倍空间来决定安装到合适的磁盘RAID5磁盘驱动器是更好的选择。

甲方准备硬件：

●服务器或者虚拟服务器一台（必须）。

●服务器安装Windows2000以上操作系统、最好是服务器版本（必须）。

●存储磁盘阵列（可选）。

●双机热备服务器或者备份的移动硬盘（可选）。

乙方工作：

因为多可软件是快速一键安装软件，安装非常的简单，所以建议用户自己安装。

公司负责免费的QQ远程指导帮助、免费的电话指导服务。

如果上门服务，按天收取服务费用。

北京地区可以提供一次免费上门服务。

服务包括以下内容：

●安装软件

●指导帮助甲方完成设置文件存储对应关系（多硬盘存储情况下）（可选）

2.培训：

多可软件提供了详细的图示性帮助，一般用户可以通过帮助即可掌握软件基本的操作。

公司提供免费的QQ在线咨询、免费的电话咨询、免费的邮件咨询。

如果上门服务，按天收取服务费用。

北京地区可以提供一次免费上门服务。

培训内容以下内容：

●软件基本操作

●系统管理功能培训

●服务器管理工具使用、备份、加密存储等

3.维护

服务内容：

●提供免费的工作时间之内的QQ在线咨询、免费的电话咨询、免费的邮件咨询。

●提供同一款软件的永久免费版本升级。

●负责软件错误免费修改。

●负责数据迁移指导，远程协助。

●系统授权的U盘如果损坏，免费更换。

服务范围：

乙方仅就销售给甲方的软件为甲方免费提供包含软件系统的版本升级和补丁代码升级服务。

其它不是乙方提供的电脑硬件、网络维护以及电脑病毒或用户误操作引起的系统问题，不在免费维护范围。

部门版服务时间范围：

壹年，10次免费远程协助服务

企业版服务时间范围：

二年

4.二次开发：

公司提供收费的二次开发服务，用户向公司提供开发需求说明，公司收到需求后给出开发的可行性说明和费用。

双方沟通具体细节，签订开发合同后按合同实施。

五、安全性和稳定性设计

1.文件集中管理

多可文档管理系统将文档集中存放在服务器上，便于文件的集中管理。

2.加密存储

系统支持数据加密存储，用户只需要设置一次，系统按设置的密钥对文件进行加密存储。

系统采用透明的加解密机制，加解密对应用户是透明的，不增加用户使用的任何负担。

A.采用国密办批准的密码算法，密码运算速度快，数据加解密速度为300M比特/秒；

B.数字签名采用RSA体制，模长为1024/2048位，签名速度分别为60次/秒、15次/秒；

C.采用PCIV2.1及以上标准，支持Windwos环境，提供CSP、PKCS#11等国际标准API和简洁易调用的自定义API，支持X.509证书，产品通用性好，提供用户或系统集成商二次开发接口；

D.支持多进程、多线程操作，支持多密码卡协同分布式工作，以满足高速系统的堆叠工作方式；

E.平均故障间隔时间（MTBF）≥9000小时。

3.系统数据备份和恢复

系统支持自动备份，用户只需要一次设置，系统自动把数据备份到其他磁盘或者网络磁盘。

恢复数据时只需要选择备份的路径，系统自动恢复到备份的状态。

4.多硬盘功能

系统支持多硬盘功能，用户可以把重要的数据存放到指定的级别较高的数据盘，这样提供重要用户（组）数据的安全性和稳定性。

系统支持在RAID5的部署系统，这样既可以提供IO访问速度，有可以保障磁盘硬件出现故障时文档的安全。

5.完整的权限系统

多可的权限贯穿整个系统，从组到目录到文件，每个级别都有详细的权限管理，在权限方面可以说做到了最细的程度。

6.UK加密登录

多可文档管理系统提供了UK加密的登录方式，用户只有在拥有了系统的帐号、密码，并且拥有特制的UK设备才能登录系统，大大增强了系统的安全性。

7.全面的文件操作日志

多可详细记录了系统任何用户对任何文件夹、文件的任何操作。

8.文件版本管理

多可提供了强大的版本管理功能，这样保证了用户在维护文档时不至于把原来的版本丢失。

9.防攻击设计

多可采用自己的IIS，系统功能专一，不调用其它的应用程序，安全性要好于通用的IIS系统。

10.防病毒设计

多可文件在服务器采用通用的文件格式，这样服务器安装普通的杀毒软件，就可以查杀用户上传的文件。

六、系统并发和大数据量存储设计

系统采用文件系统和数据库结合的方式，把文件保存到系统的文件系统中，用户数据、权限、文件操作等信息保存到数据库中，充分发挥文件系统和数据库系统的优势。

针对并发和大数据量存储，系统有如下策略：

（1）系统采用多线程机制，每个访问一个链接，充分发挥系统效率

（2）系统支持多网卡，多IP，可以大幅度提高网络访问效率

（3）系统支持多硬盘及磁盘阵列

借助创新的云技术，多可文档管理系统实现了文档存储云部署功能，它可以把海量的文档（超过20TB）存放于网络的任意一个磁盘阵列。

这样，用户可以实现服务和存储分离，不但更好的保障数据安全，同时增加系统的安全性。

多可文档管理系统还可以支持动态增加磁盘阵列存储。

同时，多可文档管理可以实现不同组的文档部署在不同的磁盘阵列，保障密级高的文档在安全性高的磁盘的存储。

网络存储如下图所示：

七、

软件技术创新特点与客户利益

当越来越多的企业、业务部门发现，投入大量人力和物力建造的业务、OA、ERP等IT系统，由于在文档管理方面的先天缺陷，无法有效集中管理和存储文档。

于是，更简单、高效的集中管理、检索和存储文档，以提高文档的利用率和员工生产力，成为企业面临的挑战之一。

企业怎样选择适合自己的专业文档管理系统？

业界领先的多可文档管理系统专家，在综合了行业需求特点之后认为，作为对业务系统的有效补充，专业的文档管理系统要以创新为动力，以安全可靠、简洁易用、经济低廉、专业强大为用户利益。

为此，多可文档管理系统以八大创新成功引领文档管理发展之路，并成为系统重要的技术特点。

1.轻量级架构

用户轻松实现自助型的系统快速部署。

专业的文档管理系统不仅要基于B/S架构，而且需要专门开发WEB服务器、专业的开源免费数据库、专业的文件批量导入功能等，让任何规模的用户能在三分钟内完成安装部署，用三分钟的时间进入使用入门，而且应用几乎不会中断，实现了免现场维护。

这样，企业大大节省了在建立文档管理系统方面的费用。

2.分组管理模式

它是最受赞赏的用户权限体系。

任何机构都拥有繁杂的人员结构，业务项目需要随时召集任何人员加入，对此，一般的MIS系统都仅采用扁平式或简单的树形结构予以解决，而这种方法无法按照业务的分组要求，实现人员的灵活分组管理。

多可文档管理系统创造性地将人员、事务、组织结构等进行深入科学的剖析，总结出了极具特色的“分组权限管理模式”，可以非常灵活地将文档与不同属性的人员（机构）进行对接，构建复合型文档用户。

3.海量文档集中存储的云文档技术

一些用户存储容量达到了数十TB。

借助创新的云技术，多可文档管理系统实现了文档存储云部署功能，它可以把海量的文档（超过50TB）存放于网络的任意一个磁盘阵列，同时可以支持数据库的异地服务。

这样，用户可以实现服务和存储分离，不但更好的保障数据安全，同时增加系统的安全性。

这样的文档存储云部署和分级存储和管理技术，不仅能够保护客户投资，而且降低客户在新系统方面的投资，整体拥有成本全方位降低，但