整理的word超全实用技巧.docx
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整理的word超全实用技巧.docx
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整理的word超全实用技巧
Word技巧篇
1.怎样关闭拼写错误标记
Word中有个相当不错的拼写和语法检查功能,通过它用户可以对键入的文字进行正确检查系统默认是实时检查的,因而在编辑文档时会产生许多标示错误语句的红色或绿色的波浪线,有时候会影响用户的工作,这时可以将其隐藏,待编辑完成后再进行检查,方法如下
右键单击右状态栏上的拼写和语法状态图标,在弹出的菜单中选择隐藏语法错误项后,错误标记便会立即消失了
如果要进行更详细的设定,可以执行上图菜单中选项命令,在弹出的选项对话框中进行详细的设置,如拼写和语法检查的方式自定义辞典和写作方式等项
2.附加段落格式的去除
若想去除附加的段落格式,我们可以使用一组快捷键Ctrl+Q此时,如果对某个使用了正文样式的段落进行了手动调节,增加了左右的缩进,那么增加的缩进值就属于附件的样式信息若想去除这类信息,可以将光标置于该段落中,并按Ctrl+Q快捷键即可如有多个段落需做类似调整,可以首先选定这多个段落然后再使用上述的快捷键
3.附加字符格式的去除
有的人喜欢在自己编辑的文档中试验各种字符外观,比如加粗斜体下划线,甚至空心阴文阳文等等这是与专业的字符排版原则相违背的专业的字符排版原则中,正文的字体及样式都会被限制在很有限的种类之内如果你想去除这些附加字符格式,不必一个一个的查找与更正,Word为此提供了快捷键不过要注意的是,这里有两组功能相同的快捷键一个是Ctrl+Space;另一个是Ctrl+Shift+Z前一组对于中文Windows的用户是无效的Ctrl+Space,是中文Windows中用于切换中英文输入法的快捷键所以,我们可以选择使用Ctrl+Shift+Z来完成这一工作
4.解决公式编辑器调入速度慢的问题
在Word中,公式编辑器是需要占用很多系统资源的,使用公式编辑器时用户常常会感觉到计算机速度变慢了有一个办法可以间接解决这个问题
当要编辑或者插入公式时,首先打开一个新的Word文件,在新的文件中调入公式编辑器编辑公式,然后定义公式块,按Ctrl+C组合键拷入剪贴板,再按Alt+Tab组合键返回原先的Word文档,或者从窗口菜单中选择原来编辑的文件,再按Ctrl+V组合键把公式粘贴到文本中当需要再一次插入或者编辑公式时,只要按Alt+Tab回到公式编辑器即可,保留前面的公式可让用户在公式编辑器中拷贝公式中的相同部分,从而加快了编辑速度
5.利用拖放的方式复制网页
在复制网页内容时,通常用户都是在IE窗口用鼠标选中需要复制的部分,然后执行复制命令,接下来打开Word程序,进行粘贴
其实还有更加简便的方法,就是使用Windows最常见的拖放功能,选中网页上的内容,按住鼠标左键不放,拖到Word窗口,然后释放鼠标左键,网页的内容就被完整复制了
6.利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里
用户在录入一段文字时,经常会遇到这样的情况,一个由多个单词组成的词组(如人名)被分隔在两行文字里,如果遇到这种情况,可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里
方法很简单,选中词组中每个单词(除最后一个单词)后的空格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可
7.让光标在段落间快速移动
在编辑Word文档的时候,如果需要在段落之间移动,可以使用Word提供的一个快捷键只需按住Ctrl键,然后再按下方向键中的向上或向下键,这样就可以使光标依次向上或向下移动一个段落
8.巧用选择性粘贴中的无格式文本
用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法,但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式,如从复制的网页文字粘贴到文档后,四周留下了表格边框;从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式通过选择性粘贴我们可以让这些文字按照设置好的格式出现
将需要的文字复制到剪贴板后,执行编辑菜单上的选择性粘贴命令,在弹出的对话框中选择无格式文本,如图1.2.49单击确定按钮后,粘贴的文字就是无格式的,也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现
9.快速显示文字格式
在用户编辑文档的时候,有时需要确定某一段文字应用了何种格式(如字体大小等)
执行帮助菜单上的这是什么?
命令,鼠标指针变为一个问号后,单击需要确定格式的文字屏幕上就会显示出该文字的格式用户还可以按下Shift+F1组合键,然后单击需要查询格式的文字如果不需要文字格式的显示,可以按下Esc键取消
10.在Word中用另类方法复制文本
选定需要复制的文字,按下Shift+F2组合键,这时状态栏上会显示复制到何处的字样,然后将光标移动到目标处并按下回车键即可完成复制
11.去除自动添加的超级链接
Word有很多自动功能,这无疑给用户的操作增添了无数的便捷,但有时也会感到有些不方便,比如仅仅是输入了一个网址或E-mail地址后,Word会自动将其转换为一个超级链接,对于不需要这一链接的用户来说如何去除自动添加呢?
有三种方法
1.即时方法,在Word将网址或E-mail自动转换为超级链接域后,按下Ctrl+Z组合键,即可取消该自动转换
2.长期方法,执行工具菜单上的自动更正选项命令,在弹出的对话框中选择键入时自动套用格式选项卡中,去除Internet及网络路径替换为超级链接复选框的选择,如图1.2.43
需要提醒用户注意的是,使用此方法后,当用户再输入网址或E-mail地址时,Word就不会自动将其转换为超级链接了
3.取消其它位置的超级链接,如果想把文档中某个已经存在的超级链接域转换为正常文本,只需在按住Ctrl键的同时单击该超级链接,然后按下Ctrl+Shift+F9组合键即可
12.快速插入一对大括号
将光标置于需要插入大括号的地方,然后按下Ctrl+F9组合键,就可以快速在插入点插入一对大括号,并且将输入光标置于大括号中
13.在Word2002中选择多个文档区域
用户在Word2002中可以像在Windows窗口中选择多个文件一样来选中多个文档区域,这样可以大大提高工作效率具体方法与选择多个文件一样,就是按住Ctrl然后使用鼠标进行选择即可
14.禁用智能标记
虽然智能标记大大方便了用户的操作,不过可能也有些朋友不喜欢它们,因为不时的弹出菜单太烦人了那就将它们取消了事,方法很简单,仍然打开图36所示对话框,取消使用智能标记标识文字和显示智能标记操作按钮两个复选框就行了,如果你仍想使用某个智能标记,那就在识别器清单中个别设置就行了
15.WORD字体随身携带
在日常办公中,常常要在另一台电脑上打印本机Word文档,如果采用的是Windows系统默认的字体,在另一台电脑上打印当然不会有什么问题,可是如果本机采用的是另外安装的字体,而另一台电脑上又未安装该字体,那么打印时就会变成宋体了要想即不在另一台电脑上安装该字体,又要正确打印出该文档,我们可以这样做:
执行工具选项命令,打开选项对话框,点击保存标签,选中嵌入TrueType字体,这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起,当在另一台电脑上打开此文档时,仍可用这些字体来查看和打印文档
注意:
如果想实现此目的,必须对该文档使用一种新的样式;你想嵌入的字体只能是TrueType字体;这样的文档容量比较大,为了减小文档的体积,可同时选中只嵌入所用字符选项;在另一台电脑上打开该文档时,不能对嵌入的字体文本进行修改,否则会使嵌入的字体丢失
16.为WORD文本加注解
如果你想为WORD的某个文本(如一个新名词一个英文缩写等)加以注释,而又不想让注释出现的文档中,下面三种方法中的任意一种可以帮你实现:
先选中需要注释的文本,用插入批注命令,打开批注窗口,在其中输入注释文字后关闭该窗口,则该文本被加上黄色底纹(不会打印出来),当鼠标移至该文本时,注释文字则显示在该文本的上方;
将光标移至需要加注释的文本后面,用插入脚注或尾注命令,打开脚注或尾注对话框,适当设置后确定,则光标移至该页文本的左下方,输入注释文本,则在上述文本后面出现一个数字序号,光标移至该序号处,注释文本即显示出来(不过该注释文本会显示在文档下方,并能打印出来);
如果注释文本比较长,我们可以先将注释文本(图片也可以)存放在一个独立的文件中(非WORD格式也行),然后建立一个链接:
选中要加注释的文本,用插入超级链接命令,打开插入超级链接对话框,在要显示的文字右边的方框中输入需要加注释的文本,在请键入文件名称或Web页名称下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称(也可以用浏览按钮查找到),按确定按钮,则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式(并不影响文档的打印),点击该文本(在WORDXP中需要按住Ctrl键),则可直接打开注释文本所在的文件
17.快速输入特定的短语
我们在用WORD2000/XP进行文档编辑时,像专业术语单位名称等这些特定的短语,在一篇文章中可能要反复输入,如果每次都是一个字(词)一个字(词)地去输入,不仅麻烦速度慢,而且容易出错,同时也很难每次输入文本的一致性我利用WORD2000/XP的剪贴板功能,实现了特定短语的一次性输入,达到快速准确一致之目的
启动WORD2000,打开剪贴板工具栏
选将特定的短语(如中华人民共和国建筑法建设工程质量管理条例建设工程质量监督工作等)输入到文档中,然后一个一个的选中,用复制命令将他们逐条加到剪贴板中
在需要某一短语的位置,单击剪贴板工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语
如果短语太多,记不清某条短语在剪贴板上的具体位置也没关系,当你将鼠标指向某条短语时,在左下方即可显示出该短语,点击你需要的短语即可(在WORDXP中,剪贴板上直接会显示出短语的内容)
18.特殊符号的输入
在WORD2000/XP中可以有多种方法输入一些特殊符号,我们以为例,看看如何输入特殊符号:
软键盘法右击中文输入法的软键盘(一般输入法均带有软键盘),选特殊符号选项,直接点击符号所在的字母键即可;
自动更正法用工具自动更正命令,打开自动更正对话框,在替换框中输入mh,在替换为框中输入,先后按添加和确定按钮以后你在文档中输入mh及后面的文字时,系统会自动将其更正为,如果你确实需要输入字母mh(不会这么巧吧!
),你可以先输入mha及后面的文字,再将a删除即可;
自造词法右击中文输入法(以五笔字型为例)状态条,选手工造词选项,打开手工造词对话框,在词语框中输入,在外码框中输入mh,先后按添加和关闭按钮,以可你在该输入法中输入mh时即可输入;
用插入符号命令,打开符号对话框,在广义标点子集中会找到,双击它即可输入
19.使用通配符进行模糊替换
如果想把整篇文档中引号()内的文本全部设置成黑体,可以采用通配符替换的方法实现:
用编辑替换命令,打开查找与替换对话框,并点击下面的高级按钮,再选中使用通配符选项;
在查找内容框中填入:
*后(*号代表任意字符,?
号代表1个字符),点击替换为框,再按下端的格式按钮,并选字体选项,在弹出的查找字体对话框将字体设置为黑体后确定;
按全部替换按钮,即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了
20.Word文档与RTF文档的互换问题
Word允许用户输入和输出一种RTF特殊格式的文件,只需选择另存为命令,在保存类型中选择RTF格式即可
RTF是RichTextFormat的缩写,并将它作为该格式文件的扩展名RTF文件格式是由Microsoft创建的它是为在不同程序间传递数据而设计的其优点之一就是文件的格式信息不会丢失或破坏例如,用户可以利用RTF格式将文档在Word与老版本的WordPageMaker以及其它几种流行的软件(包括WordfortheMac)之间传送
21.如何将Word文档转换成为幻灯片
我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档,同时又不想重新进行输入和制作,这个时候就需要用到Word的文档转换功能
其实,Office本身就提供了一种十分方便的各种环境间文档转换的方法方法就是直接把另外一个编辑环境里面的文档打开例如需要将Word文档转换成PowerPoint文档时,启动PowerPoint,单击文件菜单栏,选择打开命令,在打开文件的对话框中把文件类型设置为所有文件,然后选择已经编辑好的Word文档,单击确定即可实现不同文档格式的自动转换
22.使用Word字体隐藏功能制作模板
在Word的使用中,有时候我们需要制作打印用的专用模板,比如在下面的表格中我们可以看到粗体的部分是不需要打印的,只要打印那些正常文字到已经为它们准备好的联系表空白样表内,因为这些黑色文字是要经常变化的,所以不能把它们都作为模板内容,只能空下来不填,但是每次输入要打印内容的时候,会因为不知道哪个空白单元格,应该填写哪个相应内容,这样我们会觉得无所侍从,经常要拿来样稿再一个一个的按照要求填写十分麻烦,如何使这些文字只显示,而不让它们打印出来呢?
为了制作这个模板我们可以使用隐藏文字的方法:
隐藏文字的方法:
选中要隐藏的文字,如高级管理人员联络表,然后,单击格式字体效果,将隐藏复选框打上钩,如图1.4.5所示,然后单击确定按钮其它的粗体文字只要选中后按照上述方法执行即可,或者使用格式刷来刷一下就可以了!
隐藏文字后,怎样设置能看得见它们呢?
方法如下:
单击工具选项视图非打印字符,选中隐藏文字复选框,这样我们就可以看到哪些被隐藏的字符了!
23.在没有安装Word的计算机上查看文档
有时用户需要将制作的文档拿到其它没有安装Word的计算机上使用,如果时间来不及的话,可以不安装Office,采用以下方法
在完成文档编辑后执行文件菜单下的另存为Web页命令,输出的网页文件自然可以拿到其它计算机上演示了,而且对作品的效果影响不大,只是一些版式变化另外,也可以用写字板来打开Word文件
24.换页时不再频繁敲回车键
在编辑文档时,经常会遇到换页的情况,大多数的用户都会敲很多次回车键以生成新的页面,这实际上是一个非常不好的习惯,因为当用户对前面的内容再作修改时,会直接影响到版面,所以用户应当使用下面的方法:
当编辑到需要换页的位置时,按住Ctrl键后再按下回车键,插入一个分页符,这样就完成了换页的工作
25.Word分节的妙用
在Word中,节是文档的一部分,可以在其中单独设置某些页面格式设置选项如果需要修改属性,例如行编号列数页眉和页脚时,可创建一个新的节,并对这个新的节应用新的页面设置选项除非插入分节符,否则MicrosoftWord会将整个文档视为一个节分节符是为表示节结束而插入的标记分节符中保存有节的格式设置元素,如页边距页的方向页眉和页脚以及页码的顺序分节符在文档中显示为包含有分节符字样的双虚线
插入分节符的方法如下:
1.单击文档中需要插入分节符的位置,单击插入菜单栏中的分隔符命令,出现一个名为分隔符的对话框
2.在分节符类型下,单击描述了所需新分节符开始位置的选项分节符类型共有4种:
下一页连续奇数页和偶数页下面的示例显示了可插入的分节符类型
26.为部分文档创建不同的页眉或页脚
创建页眉或页脚时,Word自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚要为部分文档创建不同于其他部分的页眉或页脚,需要对文档进行分节,然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接
如果尚未对文档进行分节,需要在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符;
单击要为其创建不同页眉或页脚的节;
单击视图菜单中的页眉和页脚命令出现页眉和页脚工具窗口;
单击页眉和页脚工具栏上的同前按钮
修改已有的页眉或页脚,或为该节创建新的页眉或页脚Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改
要为下一节创建不同的页眉或页脚,重复步骤1到步骤5
27.Word文档转换为HTML文档后的变化
当我们将Word文档存为Web页面时,Word会关闭文档,然后用超文本标记语言(HTML)格式保存,但是因为HTML不支持某些Word功能,转换时Word会更改或取消内容,因此应先用Word格式保存文档特别是当文档还要当作Word文档使用时下面将Word文档转换成HTML时发生的变化列出如下:
字号:
字号会映射成最接近的有效HTML字号,范围从1号到7号,这些字号并不是磅值,但浏览器用它们作为字号的指令Word字号是从9号到36号;
批注:
用"插入"菜单中的"批注"命令插入的批注会被删除不过,在将文档保存为HTML格式后,可以输入批注并显示"批注"样式浏览器在显示WEB页时,不会显示批注;
动态文字:
动态文字效果会丢失,但文字保留下来在Web页创作中,会在页中给动态文字插入滚动文字;
图形:
图片和剪贴画等图形会转换成GIF格式,除非,图形已经是JPEG格式文字框和形状等图形对象无法转换,线条会转换为横线;
制表符:
制表符会转换成HTML制表字符制表符在某些Word浏览器中会显示为空格,所以可以改用表格或缩进
域:
域结果会转换成文字,系统会删除域代码例如,用户插入的是DATA域,日期文字会转换过来,但日期将无法更新
目录和索引:
信息转换过来,但目录和索引图表目录在转换后无法转换自动更新,因为它们以域代码为基础目录会在页码处显?
quot;*",这些"*"是超级链接,用户单击该链接即可在即可在Web页中漫游用户可以将星号替换为希望超级链接显示的文字
首字下沉:
首字下沉会被删除,在Web创建环境中也可增大一个字号
图形对象:
图形对象无法保留,用户可以插入"Word图片"对象,在Web页创作中使用绘图工具对象转折换为GIF格式
公式图表和其他OLE对象:
这些项目转换为GIF格式外观会保留下来,但用户无法更新这些项目
表格:
表格宽度尽管Web页不支持的设置会丢失,但表格会转换过来彩色的可变换宽度的边框不会保留
突出显示:
突出显示会丢失
修订标记:
用修订功能所作的修改会保留下来,但系统会删除该修订标记
页码:
由于HTML文档是单独的Web页,因此不管有多长,都会删除该文档的页码
页面边框:
没有边框的HTML对应内容,用户可以用格式菜单中的"北景"命令来添加背景,使页面更具吸引力,用户还可以在表格周围设置边框,并且可以用横线来帮助强调或分隔Web页的部分
页面边框:
HTML中没有页眉和页脚的对应内容
脚注和尾注:
HTML中没有脚注的对应内容
28.修改Word2000标尺
打开Word2000,窗口默认标尺为24638,这一数字表示什么单位呢?
是厘米?
是英寸?
都不是;原来它是以字符为单位,在宋体五号字的格式下,每行约可输入38个中文字符不过这样的设置,用起来很不方便,尤其在制表作图时,很不直观,有必要修改成以厘米为单位标尺
从工具菜单中,打开选项对话框,选取常规卡片,其中有一"度量单位"选择条,注意:
不要被巳填好的"厘米"蒙骗而无所作为,其实在它的下面有一个打的使用字符单位的选择项,现在把这个小方框中的去掉,加以确定回到Word2000界面一看,原来标尺上的24638,变成了以厘米为单位的12314数字了
29.微调各边距
用户在进行排版时,通常都会使用鼠标左键来调整页边距左右缩进制表符表格边框线等,但有时由于各种原因(如鼠标不灵敏,屏幕分辨率较低等),效果不尽人意,不能精确的移到理想的位置,这时可以在调整的过程中加按鼠标右键(不释放左键)来进行微调,可以达到理想的效果
30.用键盘选定表格中的项目
前面介绍了使用鼠标选定表格的方法,下面介绍一下使用键盘选定表格的技巧
Tab选定下一单元格的内容
Shift+Tab选定上一单元格的内容
按住Shift并重复按某箭头键将所选内容扩展到相邻单元格
单击列的第一个或最后一个单元格,按住Shift并重复按上箭头或下箭头选定列
Ctrl+Shift+F8,然后用箭头键扩展所选内容(或块),按Esc可取消选定模式
Shift+F8缩小所选内容
Alt+数字键盘上的5选定整张表格(NumLock键需处于关闭状态)
31.巧用Alt键调整表格
用户在调整表格高度与宽度时,通常都是使用鼠标来进行拖动,但是这种方法不够精确;也可以在表格属性里设置,这种方法可以保证精确,但是不够直观,能否将二者结合起来呢?
在调整宽度或高度的时候,用户可以按住Alt键不放然后使用鼠标进行拖动调整,这样就会在标尺处显示表格的长或宽的数值大小,既精确又直观
另外,Word中的其它调整如分栏的栏宽调整首行缩进等都可以用此方法进行
32.修改表格的垂直对齐方式
通常情况下,Word表格中的文字采用的是顶端对齐方式,即无论表格内容的多寡,其文字的排列都是向顶看齐,这在各个表格项中文字的数量差不多的情况下到也没什么,可当不同表格项的文字数量相差较大时就显得不太美观了我们若能将表格中的第一列文字全部放在单元格的中间位置进行打印,则要美观得多,为此,许多用户都采用了手工插入空行的办法来加以解决,操作麻烦不说,效果也不太好,其实我们只需利用Word表格的垂直居中功能即可解决这一问题,具体步骤为:
执行Word表格菜单的绘制表格命令,或单击快捷工具栏上的表格和边框按钮,激活Word的表格和边框工具栏,
将光标移到需要垂直居中的单元格上(或将这些单元格定义为块);
单击表格和边框工具栏上的垂直居中按钮,表格中的文字就会居中排列,这就较缺省的顶端对齐方式要美观得多当然,用户如果需要也可将文字设置为底端对齐方式
33.将公式完整显示出来
在Word中经常会用公式编辑器编制一些复杂的公式,但是有时候,用户没有使用Word中默认的单倍行距来设置文本段落,这时就会出现公式不能完整显示的情况
只需要选中文本段落,执行格式菜单上的段落命令,将行距设置成最小值,再输入相应的行距值就可以达到完整显示公式的作用
34.增加删除和显示全部菜单命令
在默认情况下,Word只在菜单中显示最常用与最近使用过的命令如果需要像从前Word97那样一次显示全部命令,则需禁用个性化菜单单击工具菜单中的自定义,然后单击选项选项卡,清除菜单中首先显示最近使用过的命令复选框,然后选择关闭就可以了
执行工具菜单中的自定义命令,选择命令标签,从类别列表中选择需要增加的命令所在的菜单,从命令列表中选择增加的命令,然后将命令拖放到菜单栏中合适的位置即可如果需要删除某个菜单命令,只须保持自定义对话框的打开状态,选中菜单中需要删除的命令,按下鼠标左键将它拖离菜单即可当然,我们还可以用更简便的方法:
按下Ctrl+Alt+-组合键,这时鼠标光标将变成粗减号(按Esc键可以取消),在要删除的菜单命令上单击就可以将它删除
35.摒弃智能菜单功能
Office2000新增的智能菜单功能可以只显示最近使用过的命令,而不是像传统菜单一次就把所有项目全拉出来,节省了许多视觉空间但若是用惯了Office97,可能会对这种智能的菜单显示方式感到有些不太习惯不过没关系,我们可以通过简单的设置让它恢复成传统的菜单方式单击工具菜单栏,选择自定义命令,在弹出的自定义对话框中选择选项标签卡,并将其中的菜单中首先显示最近使用过的命令项前的对勾取消掉,然后按下关闭按钮即可让Word菜单恢复到传统的显示方式了,同时Office2000其他所有的组件,如PowerPointExcel等也会恢复到传统的菜单显示方式
36.在屏幕提示中显示快捷键
在MicrosoftWord中,通过在屏幕提示中显示快捷键,用户就可以知道最常用Word命令的快捷键在选择显示工具栏屏幕提示时,用户可以指定Word同时显示该工具栏按钮的快捷键
执行视图菜单上工具栏子菜单上的自定义命令,在弹出的对话框中选择选项选项卡
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