ERP财务管理系统.docx

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ERP财务管理系统

第九章财务系统说明书

目录:

9.1.系统作业流程图

9.2.基本资料维护

9.3.系统开帐

9.4.销售/收款业务处理

9.5.采购付款业务处理

9.6.固定资产业务处理

9.7.现金银行业务处理

9.8.凭证处理

9.9.财务结算系统

9.1.系统作业流程图

基本资料维护

会计科目

基本业务会计分录

现金帐户

收/支类别

应付帐款会计科目设定

开启帐务

科目期初余额录入

试算平衡表

住来帐处理

销售开票

杂项收款处理

收款业务处理

贷项备忘

供应商发票入帐

杂项付款处理

付款业务处理

借项备忘

固定资产业务

固定资产增加

固定资产减少/变动

凭证处理

特殊业务凭证处理

凭证审核

月份计提折旧

凭证登帐处理

自动结转成本费用

结帐处理

结转期末损益

过帐

反向处理

9.2.基本资料维护:

主要设定会计科目及发生业务时凭证借方、贷方科目。

9.2.1.会计科目设置:

9.2.1.1.功能简介:

增加会计科目及设定成本费用自动结转功能.如下图:

图9-1

◆增加同级科目:

增加与当前科目同级的会计科目

◆增加下级科目:

增加当前科目的明细科目

9.2.1.2.操作方法:

先选择要新增会计科目类别的选项卡,选定要新增会计科目的上级科目,选择,操作如下:

图9-2

◆自动结转:

在月底进行结帐系统会自动结转成本费用,要指定成本、费用类科目自动结转到哪个会计科目上。

注意

◆所有成本类科目必须设定自动结转科目，否则无法进行月底结帐

◆企业内部所有发生的所有明细科目都需建立在系统

◆

9.2.2.基本业务会计分录

9.2.2.1.功能简介:

设定企业内部基本业务产生凭证时借、贷方科目.如下图:

图9-3

9.2.2.2.操作方法:

以材料采购入库业务发生作会计凭证为例：

借：

1211001原材料----库存主要材料1000

2171002001应交税金---应交增值税---进项税额170

货：

2121009应付帐款----深圳市博锐森化工有限公司1170

根据上述凭证，应设[材料采购应付款入帐]业务如下：

图9-4

◆材料D表示材料采购应付款入帐材料借方应记的会计科目

◆税金D表示材料采购应付款入帐税金借方应记的会计科目

◆运输费用D表示材料采购应付款入帐发生的运输费用借方应记的会计科目（下杂项费用D同）。

◆应付帐款（净价）C表示材料采购应付款入帐贷方应记的会计科目。

因所发生的供应商不同而异，可在此任选一个应付帐款的明细科目，在实际发生时系统会自动取正确会计科目。

注意

◆销售收款业务、销售入帐业务所发生的针对客户的会计科目，可任选一个应收帐款的明细科目，实际发生时系统会自动取客户资料中设定的会计科目。

采购付款业务、支付应付帐款同上。

◆

9.2.3.现金帐户设定:

9.2.3.1.功能简介：

新建现金银行帐户并设定每个银行所对应的会计科目：

图9-5

9.2.3.2.操作方法：

图9-6

◆下一支票号：

该会计科目发生时，系统要求填写支票号，如果设定下一支票号系统会自动取流水号

◆币种：

选择该会计科目的币种

◆当前帐户余额：

系统开帐前会录入期初余额，开帐后会随业务发生自动更新当前余额

◆会计科目：

选择对应的会计科目

注意

◆下一支票号：

建议设定，以提高凭证处理效率

◆币种设定发生业务后不可更改，下会计科目同此要求

◆当前帐户余额不可直接在此修改。

◆

9.2.4.收/支类别设定:

9.2.4.1.功能简介：

企业除正常的业务销售收入和货款支出外,还有其它收入和支出,如废料收入.支出类除付供应商货款外发生的支出,如各种费用类报销类支出,在进行帐务处理时需设借贷方的对应会计科目.如下图:

图9-7

9.2.4.2.操作步骤如下:

图9-7

◆名称:

收或支名称

◆类别:

选择收入或支出

◆对应会计科目:

设定该收入或支出对应的会计科目。

注意

◆可将费用类会计科目作支出类别建立。

◆每个费用类支出都要作为支出类别建立,并且设定会计科目。

◆

9.2.5.固定资产类别设定

9.2.5.1.功能简介：

设定固定资产类别，并设定每类固定资产的折旧方式、预计使用时间、残值率、

固资编号前缀。

图9-8

9.2.5.2.操作步骤如下：

图9-9

◆折旧方法:

选择折旧方法,对于一般固定资产,一般采用平均年限法

◆预计使用月份:

固定资产使用年限

◆预计净残值率（%）:

设定该类固定资产的净残值

◆编号规则（前缀）:

设定该类固定资产

注意

◆为提高录入每项固定资产建立系统的效率，需在此录入折旧方法、预计使用月份、预计净残值率（%）、编号规则（前缀）。

◆建立每项固资时，选择该类别，上述内容会默认上述值。

◆

9.2.6.固定资产变动方式

9.2.6.1.功能简介：

设定固定资产增加、或减少的方式，如下图。

图9-10

9.2.6.2.操作方法：

图9-11

注意

◆所的涉及固定资产的增加、减少方式都在建立。

9.2.7.货币种类设定

9.2.7.1.功能简介：

设定企业常用币种，并设定与本位币（人币币）汇率。

如下图：

图9-12

9.2.7.2.操作方法与步骤：

图9-13

注意

◆汇率请勿设反，US/本位币，表示1本位币=?

美金

◆对于一个时间内汇率一般不变，如汇率变化应急时更新

◆货币代码建立采用货币符号，人民币RMB，港币HK美金US

◆

9.2.8.应收货款会计科目设定

9.2.8.1.功能简介：

将应收帐款的明细科目设到相应的客户资料中，当该客户发生业务时，系统自动取设定该会计科目。

如下图：

图9-14

◆A/R帐目：

设定对应的应收帐款的会计科目。

9.2.9.应付货款会计科目设定

9.2.9.1.将应付帐款的明细科目设到相应的供应商资料中，当该供应商发生业务时，系统自动取设定该会计科目。

如下图：

图9-15

◆A/P帐目：

对应的应付帐款的明细科目。

注意

◆建立应付帐款子科目时会对应一个厂商，该厂商资料中设定该会计科目。

◆在建立应付帐款子科目时，可根据供应商建立该子科目。

◆该供应商已发生会计业务时不可更改已设定的对应会计科目

◆

9.3.开启帐务：

由手工作帐或由其它财务系统切换到该系统时，要在该系统进行会计科目初始化后方可启用该系统。

9.3.1.会计科目期初余额录入

9.3.1.1.功能简介：

在启用该系统时，需将会计科目期初余额录入系统。

如下图：

图9-16

9.3.1.2.操作方法：

◆录入本年借方、贷方发生额系统会自动计算出年初余额及方向。

◆明细科目期初余额录入后，系统会自动计算出一级科目的期末余额。

注意

◆期间类会计科目期末无余额，无须录入。

◆可通过试算平衡表是否平衡来验证是否正确。

9.3.2.开启帐务：

正式启用该财务系统。

9.3.2.1.功能简介：

启用财务系统

9.3.2.2.操作方法：

图9-17

◆试算平衡表：

如果期初试算平衡表不平衡，试算结果：

试算不平衡，不可以开启帐务系统！

，灰色不可用。

◆：

期初试算平衡表平衡，开启帐务。

注意

◆开启帐务选择新的会计期间开始时。

◆只有启用该系统时，开启帐务，启用后无需再作开启帐务。

9.4.销售/收款业务处理：

处理企业内部正常销售收入及其他业务收入的会计凭证。

9.4.1.销售开票

9.4.1.1.功能简介：

根据销售送货单作会计凭证。

如下图：

图9-18

◆标准发票：

送货单上成品销售会计凭证

◆工具费用发票：

送货单上所在订单的工具费用会计凭证

◆杂项费用发票：

除成品、工具费用会计外的凭证，如运杂费、附加费等。

9.4.1.2.操作方法：

选择新建标准发票，第一步：

图9-19

●提示：

在开标准发票时，该送货单所在的订单上有工具费用，系统会提示该订单工具费用未开，是否现在先开工具费用收入凭证,在此开工具发票。

第二步：

选择[确定]：

图9-20

第三步：

选择

图9-21

第四步：

选择[确认]，保存凭证：

图9-22

注意

◆在开标准发票时，如果提示有工具费用，建议在此开工具费用发票

◆除标准发票（成品销售）及工具费用以外的任何额外收该客户附加费用在杂项发票中开。

◆送货单开出后如果未经送货单审核，不可开销售发票。

9.4.2.销售/收款业务处理

9.4.2.1.功能简介：

收到额户的销售货款的凭证处理,如下图:

图9-23

9.4.2.2.操作方法:

第一步:

选择

图9-24

◆客户:

选择收款的客户

◆现金帐户:

对应的银行帐户或现金帐户（凭证借方科目）

◆票据金额:

收到的货款金额,币别应同现金帐户的币别一致

第二步:

选择保存凭证如下图:

图9-25

注意

◆当票据金额与现金帐户币别不一致时,要注意进行汇率换算。

9.4.3.杂项收款处理

9.4.3.1.功能简介：

企业内部除正常销售货款的收款外，还有其他资金的收入，如废料处理入、赞助商的赞助费等。

图9-26

9.4.3.2.操作方法：

第一步，如下图：

图9-27

◆现金/银行：

选择凭证借方科目

◆费用类别：

选择收入类别

第二步：

选择，如下图

图9-28

第三步：

选择保存凭证。

注意

◆所选择费用类别包括所对应的会计科目在[收/支类别]模块中设定，如果类别不足或会计科目有误，在该模块中维护。

9.4.4.贷项备忘

9.4.4.1.功能简介：

针对客户退货、扣款的凭证处理

9.4.4.2.操作方法：

第一步：

（根据有退货单的）

图9-29

◆根据退货：

根据客户退货单开冲减销售收入的会计凭证

◆无退货：

客户无退货，要扣除货款的凭证处理

◆检索待处理退货：

查询并处理退货未作凭证处理的退货单

第二步:

选择要处理的退货单,如下图:

图9-30

◆客户:

要处理的客户

◆贷项金额:

退货的货款（自动累加）及工具费用

第三步:

选择,生成下图记帐凭证:

图9-31

第四步:

选择保存凭证退出。

●根据无退货单的：

适用于客户未退货，只是扣款，或进行索赔的凭证处理。

第一步：

图9-32

第二步：

选择，生成凭证：

图9-33

第三步：

选择保存凭证。

注意

◆根据退货作会计凭证，必须在销售控制系统中作了退货处理。

◆为方便查询退货未处理的退货单，采用菜单上[检索待处理退货]检索

9.4.5.采购/付款业务处理：

企业付款业务会计凭证的处理，包括供应商应付帐款凭证处理、各种费用支出凭证处理。

9.4.5.1.供应商发票入帐

9.4.5.1.1.功能简介:

应付帐款的会计凭证处理

图9-34

◆有采购单:

依采购入库数量转成应付帐款会计凭证

◆无采购单:

无采购单，取历史的收货单作会计凭证

◆其他：

除采购货款外的应付帐款,如代付供应商的运杂费

◆暂缓付款:

该笔货款被暂缓,暂不作会计凭证

◆暂缓供应商:

该供应商所有未作凭证的帐款全部暂缓,不可作会计凭证

9.4.5.1.2.操作方法:

依新建有采购单为例:

第一步:

选择要处理的供应商:

图9-35

第二步:

选择[确定],出现下图:

图9-36

第三步:

选择,生成凭证如下:

图9-37

第四步:

选择,保存退出.

●其他：

第一步：

图9-38

第二步：

选择，生成凭证如下：

图9-39

第三步：

选择，保存退出。

注意

◆在第三步操作提示发票号重复,修改图9-36单据号即可.

◆借方科目是在基本业务会计分录中设的,贷方科目是在该供应商相关信息中设定的。

9.4.5.2.付款业务处理

9.4.5.2.1.功能简介：

支付供应商货款的凭证处理

图9-40

9.4.5.2.2.操作方法：

选择现/银支付应付款

第一步：

图9-41

◆现金帐户：

选择付款的银行帐户

◆供应商：

选择要付款的供应商，系统会显示该供应商需付款记录

◆自动分配：

录入付款金额，单击，系统会自动从上到下分配要付款的记录

第二步：

选择，生成凭证如下：

图9-42

第三步：

单击保存退出。

注意

◆当付款帐户余额不足时,系统会提示是否继续.

◆图9-42凭证不建议直接在凭证上修改会计科目,可修改基本中的相关设定以达到修改借贷方科目之目的.

9.4.5.3.借项备忘分录

9.4.5.3.1.功能简介:

退货给供应商冲减应付帐款的凭证处理,及由于品质原因或其它扣款的凭证处理.

9.4.5.3.2.操作方法：

第一步:

图9-43

◆根据退货:

根据退货给供应商生成会计凭证

◆无退货单:

在无退货单扣供就应商货款凭证处理

◆检索待处理退货:

快速查询退货给供应商未作凭证处理的退货单

第二步:

选择待处理的退货单:

图9-44

第三步:

选择,生成凭证如下:

图9-45

第四步:

选择,保存凭证退出.

●无退货单凭证处理

第一步:

依扣除供应商1000元货款,冲减本公司运杂费为例

图9-46

第二步:

选择,生成凭证如下:

图9-47

注意

◆无退货单凭证处理生成的凭证可修改贷方科目

◆为提高退货凭证处理效率,采用检索待处理退货快速查询到未处理的退货单.

第三步:

选择保存退出.

9.4.6.固定资产业务处理:

固产资产的增加、减少、折旧的凭证处理。

9.4.6.1.固定资产的增加

9.4.6.1.1.功能简介：

图9-48

◆新增：

新增固定资产基本档案，如果开采购单采用[非标准材料采购]，选择固定资产类别，该采购单收货时，系统会自动增加该固定资产的基本资料

◆生成记帐凭证：

生成折旧记帐凭证，不建议在此作记帐凭证

9.4.6.1.2.操作方法：

第一步：

基本信息：

图9-49

◆固定资产类别：

详见9.2.5节说明

◆固定资产编号：

采用前缀+流水号

◆增减方式：

详见9.2.6节说明

◆使用部门：

设定使用部门及该设备折旧计入制造费用对应的会计科目

第二步：

折旧信息

图9-50

◆折旧信息默认取固定资产类别相关设定，根据不同固定资产可以作适当修改

◆附属设备：

固定资产的附加设备资料。

9.4.6.2.固定资产减少

9.4.6.2.1.功能简介：

固定资产减少的凭证处理

9.4.6.2.2.操作方法：

第一步：

图9-51

第二步：

图9-52

第三步：

选择保存退出。

注意

◆固定资产折旧凭证不建议在此处生成,就月末结帐时一次性作计提折旧凭证

◆固定资产如果未投入使用,或者暂停使用,应即时将使用状况改为未使用状态

9.4.7.现金银行业务处理:

包括现金、银行转帐及银行对帐处理

9.4.7.1.现金银行转帐业务

9.4.7.1.1.功能简介：

银行间转帐，现金银行之间的转帐

9.4.7.1.2.操作方法：

如下图

第一步：

选择[新增]

图9-53

第二步：

图9-54

第三步：

选择，生成凭证如下：

图9-55

第四步：

选择保存退出。

9.4.8.凭证处理：

除住来帐的凭证处理及凭证审核

9.4.8.1.特殊凭证管理

9.4.8.1.1.功能简介：

住来帐之处的转帐凭证处理

9.4.8.1.2.操作方法：

第一步：

图9-56

第二步：

选择[新建]，如下图：

图9-57

第三步：

图9-58

第三步：

选择，保存退出凭证

注意

◆该凭证录入仅限住来帐之处的转帐凭证，凡涉及到应收、应付、杂项收款、费用支出都不在此模块中进行

9.4.8.2.凭证审核

9.4.8.2.1.功能简介：

凭证审核出纳审核会计主管审核

9.4.8.2.2.操作方法：

第一步：

凭证审核

图9-59

选择[全部选中]直接审批，注意：

如果凭证制作人与审批人为同一个用户，系统不允许。

制单人与审核人要不是同一人

第二步：

出纳审核：

凡涉及到现金、银行之凭证需由出纳作审核，操作方法同上。

第三步：

会计主管审核：

针对所有记帐凭证记帐前的审核，操作同上。

9.4.9.财务结算

9.4.9.1.功能简介：

月底进行计提折旧、凭证记帐、自动结转成本费用、结转期末损益、过帐处理

9.4.9.2.操作方法：

第一步：

计提本月固定资产折旧，系统自动取当前会计期间，如下图：

图9-60

◆选择确定，生成凭证如下：

图9-61

◆选择保存退出。

第二步：

凭证登帐：

系统自动取当年会计年度，无需修改：

图9-62

◆选择，进行登帐处理，完成后会有提示

图9-63

第三步：

自动结转成本费用：

结转期末成本费用，结转到的科目，可参照9.2.1节会计科目设置

图9-64

◆选择，自动结转

第四步：

结转期末损益

图9-65

◆选择

第五步：

结帐。

图9-66

注意

◆自动结转成本费用要求成本费用类科目必须设定自动结转的科目，不可为空。

参照9.2.1

◆上月结帐后，如需返回上个会计期间，可采用反向处理:

反过帐→反向结转期末损益→反登帐→反计提折旧，反回上一会计期间。