软件操作简单说明.docx
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软件操作简单说明
附件2:
软件操作简单说明
1.1接收下发数据
如果需要接收财政或者上级部门下发的文件,使用此选项。
单击【数据传送】功能组标签下的【接收下发数据】项,出现如图1所示的窗口。
图1接收下发数据
该功能实现接收财政部门或上级主管部门下发的数据文件,如果接收的只是下发的报表结构,那么不会删除您计算机中已有的数据。
如果接收的是报表数据那么该文件就会删除您计算机中已有的数据,所以要小心使用该功能。
接收数据可以通过两种途径完成。
1.1.1
使用下发文件本地接收
1、在图2接收下发数据窗口,点击下方右侧的按钮,出现如图2所示的窗口,找到接收的数据文件后,点击【确定】按钮,返回图1所示窗口,所选路径将被显示在〖请选择财政或上级部门下发数据文件〗文本框中;
图2选择文件路径
2、选择【开始】按钮,程序开始进传送数据,如图3所示:
图3数据传送
3、数据传送完成后,系统会提示信息,单击【确定】,系统将关闭,您需要重新启动程序。
注:
注册文件的命名格式为:
D+[+行政区划编码+]+单位编码+^+单位名称+年度CAS。
1.2本单位数据上报
单位数据通过强制性审核后,通过此功能完成数据的上报。
单击【数据传送】功能组标签下的【本单位数据上报】按钮,如图4所示;
图4数据上报窗口
1.2.1生成本地上报文件
1、选择上报文件保存路径下的
按钮,如图5所示:
图5上报文件存放路径
2、从图5窗口中选择生成文件存放的目录,单击【确定】,返回图4窗口。
然后单击【开始】按钮生成上报数据文件,上报文件生成后会出现提示信息,最后单击【关闭】按钮。
注:
1、只有强制性审核通过的数据才能生成上报文件,否则系统提示错误信息,不能上报。
2、是否允许越级上报取决于财政版的设置。
3、命名格式为:
U+[+行政区划编码+]+单位编码+^+单位名称+年度CAS
1.3《人员信息表》
《人员信息表》主要反映行政事业单位人员的个人基本信息、人员来源、去向、增减变化和工资等信息。
登录系统后,单击【数据处理】功能组下的【人员信息表】项,出现图6所示的窗口。
图6人员信息表
存在以下几种情况下,需要选择【单位刷新】按钮:
⏹1、在《单位基本信息表中》增加单位以后,需要选择【单位刷新】按钮以更新下拉列表中的单位信息。
⏹2、数据审核后,需要选择【单位刷新】按钮以更新下拉列表中的单位标识。
3、提示审核确认后,需要选择【单位刷新】按钮以更新下拉列表中的单位标识。
数据库在未结转前,可以通过数据导入的方式来批量录入数据。
当数据库进行结转操作后,所有结转到下一年度人员的人员类别都不允许修改。
对于在职人员只能进行退休处理和减少人员两种操作;对于离休和退休人员只能进行减少人员操作。
人员信息增加以后,不允许删除。
只能通过人员减少操作将其记录减少。
1.3.1新增/插入人员信息
1、选择单位(具体操作参见错误!
未找到引用源。
和错误!
未找到引用源。
)后,点击右键,选择“新增记录”,程序在最后自动增加一空行。
选择“插入记录”,程序在当前行的前面自动增加一空行。
2、填写身份证号码、姓名、性别。
如果身份证号码重复,请在后面录入*号做标识。
3、选择人员类别,长休人员选择“在职”,提前退休人员、提前离岗退养人员、退职人员选择“退休”。
4、选择在职教职工类型。
单位类别为学校的单位按其在职教职工主要工作类型相应选择:
“专职教师”,“管理人员”,“其他人员”。
5、选择在职人员来源。
根据在职人员来源方式相应选择:
“过渡为国家公务员”、“招考录用”、“民师转正”、“大中专毕业分配”、“部队干部转业”、“复退军人安置”、“人员调配”、“其他”。
6、选择人员身份。
7、选择职务(职称)。
人员身份为“公务员”、“参照(依照)公务员管理人员”、“事业管理人员”按其职务级别对应选填“正厅以上”、“副厅”、“正处”、“副处”、“正科”、“副科”、“科员”、“办事员”、“其他”;“事业专业技术人员”按其职称对应选填“正高”、“副高”、“中级”、“助理”、“员级”、“其他”;“工人”相应选填“高级技师”、“技师”、“高级工”、“中级工”、“初级工”、“学徒人员”、“普通工人”。
8、选择是否为少数民族。
其他未识别的民族以及外国人加入中国籍的,暂纳入少数民族统计。
9、选择是否财政统发工资,学历,填写隶属处(科)室。
10、录入出生日期、参加工作时间、工龄和离退休时间。
出生日期、参加工作时间、离退时间的格式为年(四位)-月(两位)-日(两位),即:
XXXX-XX-XX。
例如:
1990-10-25。
11、填写工资项信息。
人员类别为在职时,基本工资、国家规定津补贴、地方出台津补贴、实际执行月工资必须填写。
人员类别为离休时,基本离休费、国家规定津补贴、地方出台津补贴、实际执行月工资必须填写。
人员类别为退休时,基本退休费和退职费必输其一、国家规定津补贴、地方出台津补贴、实际执行月工资必须填写。
12、单击【保存】按钮。
人员信息也可以通过单页面的方式来录入,双击人员记录,出现如图7所示的报表明细窗口,利用此窗口也可以完成人员记录的录入。
图7报表明细信息
注:
1、出生日期、参加工作时间、离退时间的格式为年(四位)-月(两位)-日(两位),即:
XXXX-XX-XX。
例如:
1990-10-25。
2、对于结转人员,不允许使用此功能。
3、新增人员的序号列用红字显示,保留人员用紫字显示,新增退休人员用绿字显示。
1.3.2批量导入人员信息
1、单击鼠标右键选择“数据导入”菜单,出现图8所示的窗口;
2、选择要导入的文件,在表格中选中需要导入的数据区域,单击【确定】按钮;
3、在数据区域中用鼠标选择将数据导入的起始单元格,可以看到一个虚线方格,系统会提示“是否确认要将所剪贴的数据复制到当前报表中的指定位置”信息。
选择【是】按钮,导入成功;
4、单击【保存】按钮保存数据。
图8数据导入
注:
1、导入时一定不要选择标题。
2、出生日期、参加工作时间、离退时间的格式为:
年(四位)-月(两位)-日(两位),即:
XXXX-XX-XX,例如1990-10-25。
在excel文件中需要录入‘-’,比如:
1990-03-25。
3、导入Excel文件的时候,要求关闭导入的来源Excel文件。
4、对于结转人员,不允许导入身份证号码、姓名、人员类别。
导入前一定要使注意保留人员的顺序是否和Excel文件人员的顺序一致,否则不允许导入。
1.3.3退休处理
选中需要做退休处理的人员记录,单击右键选择“退休处理”,出现图9所示的提示信息,单击【确定】按钮,此时人员类别就由在职变成退休,程序自动将基本工资数据删除,需要重新录入离退时间和基本退休费和其他工资项信息。
单击【保存】按钮。
图9退休提示信息
注:
1、在职人员信息一旦作退休处理后,将不能再改变回在职状态,所以操作要小心!
如果操作错误,需将人员作减少处理,然后再新增。
2、只有结转的在职人员,才可以进行退休处理操作。
1.3.4减少人员
1.3.4.1单记录减少
选中需要做减少处理的人员记录,单击右键选择“减少人员”,出现图10所示的人员减少原因选择界面,选择人员减少方式,在〖备注信息〗中录入说明信息,单击【确定】按钮,此时人员将不再显示在录入界面。
图10人员减少
注:
1、人员减少后,可以通过减少人员恢复将其重新显示在界面中。
2、对于不属于统计范围之内(实际执行月工资小于400.00)的人员,要选择错误数据选项。
3、对于调出人员,要选择调出选项。
4、对于辞职离职、分流、其他、自然减员(含死亡)人员,要分别选择相应的选项。
1.3.4.2批量减少
1、单击鼠标右键,选择“是否可以进行区域选择”;
2、选中按住Shift键需要做减少处理的人员记录,单击右键选择“减少人员”,出现图所示的人员减少原因选择界面;
3、选择人员减少方式,在〖备注信息〗中录入说明信息;
4、单击【确定】按钮,此时人员将不再显示在录入界面;
5、单击鼠标右键,再次选择“是否可以进行区域选择”。
注:
1、人员减少后,可以通过减少人员恢复将其重新显示在界面中。
2、对于不属于统计范围之内(实际执行月工资小于400.00)的人员,要选择错误数据选项。
3、对于调出人员,要选择调出选项。
4、对于辞职离职、分流、其他、自然减员(含死亡)人员,要分别选择相应的选项。
1.3.5减少人员恢复
单击右键选择“减少人员恢复”,出现图11所示的恢复人员界面,选择需要恢复的人员记录,单击【恢复】按钮,出现图12所示的提示信息,单击【恢复】按钮,该记录将显示在界面中。
图11人员减少恢复
图12提示信息
注:
1、减少人员恢复后人员状态与减少人员操作前保持一致。
2、减少人员恢复主要防止误操作。
1.3.6人员信息修正
录入到软件中的所有记录都不允许删除,只能通过以下操作删除不需要的记录:
1、在记录没保存之前,通过【取消】按钮取消操作。
2、记录保存之后,通过点击右键,选择“减少人员”子菜单,从中选择〖错误数据〗。
1.3.7冻结窗格
《人员信息表》包含的内容比较多,不容易查看数据,可以将列进行冻结。
具体操作如下:
1、将光标移动到水平滚动条左边的箭头处(如图13所示),光标此时会变成带左右箭头的两竖线,
2、按住鼠标左键向右拖动,然后放开左键,彼此屏幕分成了左右两部分。
如图14所示。
图13冻结
图14冻结窗格
1.3.8排序、查询和替换
如需对《人员信息表》中的记录按照某列进行排序,查找或者替换某列中的某一项内容,可以单击或者双击字段列名称。
1.3.8.1排序
如需对《人员信息表》中的记录按照某列进行排序,单击字段列名称,程序将自动按照所选表头列进行升序或者降序进行排列。
如单击〖身份证号码〗列,所有人员记录信息将按照身份证号码的升序来排列,再次单击表头列,人员记录按照降序来排列。
图15排序
1.3.8.2查询
在《人员信息表》中,双击字段列名称,系统弹出图16所示的数据查询窗口,在〖查找〗输入框输入查找的内容,点击【查找】按钮,如果查找内容存在,则光标自动定位该值所在行。
如有多行数据符合查找内容,可以单击窗口左上方的箭头进行选择。
返回符合条件的第一行;返回符合条件的上一行;返回符合条件的下一行;返回符合条件的最后一行。
点击【关闭】按钮,完成查找工作。
图16数据查询窗口
1.3.8.3替换
在图16所示数据查询窗口中,在〖文本替换〗前的复选框内打上√后,在〖查找〗输入框输入原内容,在〖使用〗输入框输入要替换的内容,点击【替换】按钮完成替换操作。
数据查询窗口中内容说明:
⏹查找:
用来输入想要查找的内容。
⏹使用:
需要对查找内容所在单元格进行替换时,在此输入替换内容。
⏹查找内容区分大小写:
查找结果包括所输入查找内容的大小写。
⏹文本替换:
对查找到的内容进行替换。
选中该选项时,【查找】按钮切换成【替换】按钮,并且【替换全部】按钮可用。
此按钮用来将查找到的单元格内容全部替换成〖使用〗中的内容。
注:
1、查找内容的类型必须与该列的类型一致,否则系统提示‘您查找的列类型为**型,请在查找输入框输入**型数据!
’。
2、只有选择〖文本替换〗时,〖使用〗功能才可以使用。
3、〖查找〗、〖使用〗下拉框中自动保存记录,以方便下次使用。
4、字段列为下拉列表选择时不能使用〖文本替换〗功能。
5、对于结转的人员,人员类别不允许替换。
1.3.9批量修改
如需批量修改某一列单元格或相邻列单元格的内容,可使用批量修改功能。
1、在《人员信息表》中,点击右键选择“是否
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
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