大成生化科技集团财务内部控制.docx
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大成生化科技集团财务内部控制
大成生化科技集团财务内部控制
第2章大成集团财务内部控制现状
2.1大成集团基本现状和财务现状
2.1.1大成集团简介和组织结构简介
吉林省是我国的粮食大省,又地处松辽平原黄金玉米带,丰富的玉米产量使得玉米产销加工产业一定程度上成为了吉林省经济发展的决定性因素之一,同时也是吉林省广大玉米种植农民的主要收入来源。
上世纪90年代,吉林省陷入了农民卖粮难的困境之中,大成生化科技集团于1994年应运而生,主要从事玉米提炼以及玉米原料生产化工产品,其产品主要包括氨基酸、玉米淀粉、玉米油、玉米蛋白、玉米纤维以及多元醇化学品等,其产品销售区域覆盖全国各省并出口东南亚、中东、欧美等国家或地区。
凭借地域优势和积极进行技术研发和创新,大成集团迅速发展成为行业巨头和先驱,一度成为亚洲第一大玉米加工企业,大成集团于2001年在香港交易所主板上市。
随着大成集团的发展壮大,其组织结构较为复杂,旗下有众多全资以及间接控股的子公司,生产厂区主要分部在吉林省、辽宁省、黑龙家省以及上海,总公司位于香港。
其中主要产能集中在长春市内的三个工业园区,分别是长春西环城路工业园区、德惠市菜园子镇大成工业园区以及正在兴建的长春市兴隆山工业园区。
在玉米价格居高不下、初级产品产能过剩以及主要产品市场持续低迷等多方面原因的诱导下,大成集团陷入严重的危机当中,2015年中期报告中数据显示,大成集团总资产为125.63亿港元,负债高达123.34亿港元,已经濒临破产,2015年8月底,大成生化科技集团有限公司公布了现代农业产业投资有限公司认购合港元18亿元的新股和可转换债券,并于10月宣布认购完成。
现代农业产业投资有限公司是吉林省交通投资集团有限公司(简称交投,下同)及吉林市铁路投资开发有限公司间接全资子公司,其中交投控股91.11%。
认购事项完成后,交投成为大成生化科技最大股东。
大成生化科技集团有限公司的企业组织架构较为复杂,其控股子公司仍下设多个层次的子公司,各子公司间也存在间接或直接控股。
本文根据大成集团的厂区分布来叙述其企业组织架构,首先是吉林省:
德惠市菜园子镇工业园区主要包括长春大合生物技术开发有限公司等子公司,其赖氨酸盐酸盐、赖氨酸硫酸盐等氨基酸产品是集团的核心产品,这也是大成集团在过去十余年高速发展的核心所在,对德惠市经济发展和税收事业影响巨大;长春市西环城路工业园区,该园区是大陆地区集团总部的所在地,园区包括长春宝成生化发展有限公司、长春帝豪食品发展有限公司、长春帝豪结晶糖开发实业有限公司等子公司,该园区产品结构较为复杂,但为配合长春市地方发展,该园区已经于2014年开始逐渐将氨基酸生产线迁移至德惠市菜园子镇工业园区,将玉米甜味剂生产线迁移至兴隆山园区;兴隆山工业园区尚未完全建成,产品主要包括集团的玉米甜味剂和化工醇等,是集团未来发展的方向;大成集团在松原也设有大成生化科技(松原)有限公司,但其规模较长春而言较小。
其次是辽宁省,集团在该省产区主要位于大连,主要从事玉米提炼和玉米甜味剂的生产。
此外哈尔滨产区只进行玉米提炼,上海产区只生产玉米甜味剂,位于香港的总部不设生产线和车间。
大成集团的集团组织架构如图2.1所示,主要由下设的六个职能部门构成,集中管理集团内各方面的生产经营业务。
2.1.2大成集团财务现状
大成集团于2015年9月披露了中期报告,报告显示集团收益为1,600,000,000港元,毛损:
170,000,000港元,亏损净额:
1,031,000,000港元。
同时原材料玉米颗粒的平均成本与去年同期比较上升约6%。
这项数据与2014年相比,销售产品的综合收益及毛损分別大幅減少约56%及约65%。
从产品结构上来看,上游产品销货量大幅减小,毛损随之减小,氨基酸产品销货量从2014年前六个月的24万吨下降为2015年前六个月的不到5万吨,毛损仍高达1亿港元。
除了玉米甜味剂的平均成本低于售价出现盈利以外,全线产品均处于高成本的亏损状态,而且玉米甜味剂的利润也减少很多。
大成集团2015年在行政费用方面出现了增长,占收益的23%,主要原因是一些产品和子公司的停产期间的生产成本重新分配为费用;财务费用较去年减少约10%,但是压力仍然巨大。
税费总额大幅缩减。
截至2015年6月30日,大成集团的贷款总额约为86亿港元,约99%以人民币为单位,平均利率约为6.8%。
2015年上半年期间,大成集团应收账款周转期约为37日,由于付款政策有所收紧,应付账款周转期延长至134日,存货周转期约为57日。
同时,大成集团的存货水平减少,但是流动比率和速动比率均为0.3的水平,短期偿债能力很弱。
短期贷款增加,按债务净额比所有者权益总额计算的负债权益比率约为3599%。
大成集团财务状况虽然持续恶化,但地方政府和往来银行并没有放弃对该企业的支持,特别是2015年10月发生的认购事项,相当于交投为大成集团提供约为15亿人民币的资金支持,这在一定程度上弥补了该企业出现的资金断流,目前交投在有计划地将资金逐渐拨付,该企业的财务资金短缺状况因此有所缓和。
2.2大成集团内部控制制度简介
大成生化科技集团有限公司于2010年参照《企业内部控制基本规范》建立了《大成生化科技集团有限公司内部控制制度》(以下简称《大成内控制度》)。
《大成内控制度》从采购及付款、固定资产、生产与存货、销售及收款、工资薪金管理、财务管理等六个方面为集团日常经营相关工作和流程的内部控制方法进行了设计,本节将着重介绍其采购及付款、生产与存货、销售及收款三个方面。
2.2.1采购及付款
在采购及付款这个部分,《大成内控制度》将采购的项目分为生产物资、设
备、玉米燃料等几个方面,其具体分类及流程概况如图2.2所示。
通过研究大成集团生产物资和设备采购的内部控制制度,本文将其主要内容概括如附表1所示。
应该说大成集团在内部控制制度设定过程中是非常重视采购与付款的流程控制的,在供应商的选择上,只要非固定的供应商,基本都要求3个以上供应商比较;在招标审批的流程上,都采取了多部门、多层次的审批,必要时还会请法律部、内审部参与;在付款环节,都设计了账实核对环节,同时也会涉及多层审批,对付款时间、付款限额都有明确的规定。
采购和付款对于大成集团生产经营状况乃至财务状况的影响都很大,这关系到集团产品的成本高低,直接影响到利润的多少。
影响成本的最关键因素是原材料——玉米的价格。
总体来说,我国玉米价格并不是完全市场化的,这主要是因为国家对于农民收入的保护,将国家玉米存储收购价格定在较高的位置,虽然在这个数字在2015年9月有所下调,但是我国玉米均价较国际市场而言仍处于较高价格。
大成集团对于玉米的采购在《大成内控制度》中也有着较为详细的规定,基本程序由图2.2所示。
第一是收购定价的确定,由原料车间编制《年原料收购烘干储存计划》,经生产部、公司总经理审核批准后,报集团审批,价格不定期地由淀粉企业的定价委员会确定;第二是收购时的排序与登记制度,由保卫处人员指导车辆排列分发顺序单,同时,顺序单要求有相关签章及明细并以此进行登记;第三是进行扦样与化验,该流程同样有着严格的程序,集团还制作了《扦样操作规程》《玉米检验规程》对其操作提供依据;第四是检斤,检斤程序设置了检查和复核等多道程序并详细描述了检斤的过程;第五是卸车与放行,该程序设保管员、卸车班长等多人监督玉米质量和检验结果的核对,同时还设置检查员、复核员对车主身份、车15辆以及前序程序的各项单据进行检查,步骤分为11步,非常详细;第六是退车,
该程序对不符合要求并拒收的情形进行了规则的制定;最后是结算和付款,分为9个步骤进行,其中对于《检斤日报表》报送、《玉米收购发票》以及相应身份证复印件的处理、付款人员和财务制单的操作都有详细规定。
此外,《大成内控制度》对上述过程设置了巡查、轮岗制度,还对质检过程的封闭性、科学性等方面提出了要求,避免相关人员利用流程漏洞徇私舞弊。
燃料主要是指集团生产经营过程中所需使用的煤炭。
在煤炭的采购方面,大成集团采取业主公司各自计划并报送集团的形式,采购则由大成集团专门组建的新能源公司执行。
第一,在计划方面,由新能源公司审批采购计划并确定时间、煤质和运输方式;第二,在招标和合同签订方面,新能源公司要与集团法律部等部门组成招标小组进行招标、汇总以及合同签订工作;第三,煤炭的入厂与检斤对公路、铁路运输的采购分别制定规则,通过17步进行详细描述;第四,对煤炭的取样与化验进行详细规定;最后,规定了付款流程。
2.2.2生产与存货
生产与存货涵盖生成计划的制定与完成、原辅材料的管理、产成品管理、盘点、成本核算等部分。
首先是生产计划方面,《大成内控制度》要求各业主公司每年度制定下一年度《年度生产经营计划表》,内容有:
一是数字量化,包括技术改造计划控制指标、产量定额表、收率计划表;二是设备运行计划,包括工时计划、大修计划及时间、维修费用;三是销售量收入、回款;四是费用计划,包括成本计算、包装物、财务费用、营业费用、管理费用、折旧损益表、税金;五是采购计划,包括玉米收储计划、物资采购计划;六是研发计划投入、安全环保投入、质量管理投入、节能减排投入及目标。
为保证《年度生产经营计划表》具备一定的可行性和意义,《大成内控制度》设计了其审批流程,同时对该表进行了按月分解,逐月审批、执行的流程。
其次是原辅材料、产成品管理和盘点方面,《大成内控制度》从入库、出库等方面,对原辅材料、产成品的内部运转做了较为详细的规定,如表2.1所示。
最后是进行成本核算。
月末材料会计依据仓库提供的经供应、生产、财务三方核对正确的《材料消耗汇总表》,结转材料成本,填制记账凭证,并签章上报财务经理,后者对记账凭证及所附《材料消耗汇总表》进行审核,对原始凭证所反映的内容进行核对无误后,在记账凭证上签章,并登记总账。
会计人员核对有关成本费用明细账与总账,发现问题及时纠正。
月末材料会计根据车间《材料消耗汇总表》与仓库保管员《出库单》核对,成本会计根据账簿记录、各辅助部门提供的数据汇总各辅助车间的费用,并按产品品种归集车间制造费用,根据《工资汇总表》按车间、部门分配工资费用,并转入其基本生产账户下,填制记账凭证,签章。
成本会计还要根据应承担的当期费用,预提各项费用,根据待摊费用明细摊销本期应承担的费用,根据各产品耗用的材料、费用,汇总成《产品成本计算单》,按品种法计算各种产品成本。
2.2.3销售及收款
《大成内控制度》将其销售分为内销、外销两种销售方式分别规定内部控制制度,同时还对,驻外办事处、信用管理、售后服务等涉及到销售、收款的其他事项做出了明确规定,本小节主要介绍其内销、外销的主要内部控制制度。
本文以表格对其内销、外销的流程进行简要概述,如附表2所示。
除了上文介绍的采购及付款、生产与存货、销售及收款三个方面以外,固定资产和工资薪金的管理也是《大成内控制度》的重要内容,本文将对这部分内容中与财务内部控制相关的问题在大成集团财务内部控制制度的介绍中一并
体现。
2.3大成集团财务内部控制现状
大成集团的财务内部控制制度是本文研究的重点所在,其主要构成包括应付账款、应收账款以及票据的管理,此外,还对纳税业务、货币资金、筹资、投资、财务报告等方面做了相应的规定。
2.3.1应付账款管理
应付账款主要是发生在大成集团和各个供应商之间形成的往来账款,财务部根据客户不同的出票与采购方式分别确定应付账款的管理方式,同时对所有录入供应商名单的供应商建立统一代码进行管理,并对其《采购订单》、开具的发票以及《检验入库单》进行审核,之后交由财务部的业务主管进行复审,制
作记账凭证并按照程序入账。
关于无票应付款的管理,要求财务部的业务主管会计逐项逐张核对入库单
及相关单据,办理无票应付账手续,对超过一个月未达到的要及时向供货商索取发票,票到转入应付款时要进行“三单符合”审核,对不符合条件的项目也规定了相应的处理流程。
财务部和采购部对与供应商之间的对账单要求处理谨慎,对因退货等原因出现需要调整应付账款的业务、需要几方对冲调账的业务,《大成内控制度》也对其调整、审批做了规定。
此外,《大成内控制度》还要求对更改供应商名称、供应商提出的调账申请等业务保持谨慎态度,设立了严格审查程序以及法律顾问等。
关于账龄分析的工作,由财务部每季度进行一次,将资金安排和使用的合理性进行分析,同时应核对《应付账款总账》与《明细账》的对应关系,还要求建立供应商对账档案同时保持其独立性并统一保存。
非财务部人员XX人员批准不得查阅和复印。
2.3.2应收账款管理
应收账款主要是发生在大成集团和客户之间的往来关系,这要求财务部建立明细账并记录销售增值税发票和发货单、铁路运输单等有记录意义的文件。
要每月进行应收账款明细账与总账核对,并按规定编制客户对账单送达客户和进行书面确认等。
《大成内控制度》要求财务部和销售部多方面的合作与协调,一是特别要求销售人员负责向客户的业务员催收对账的回执,并将之作为考核指标;二是在每季度进行账龄分析时,通知销售部对账龄过长的客户采取相应处理措施,包括对其停止发货列入黑名单等。
《大成内控制度》对应收账款的退货核销、坏账管理以及清欠工作都具有相对详细的内控流程规定,对于原则上不接受的以货抵款及折点汇款业务也写明了其协议签署、审批流程、处理方式以及发生范围等内容。
192.3.3票据管理
第一是银行票据管理,要求建立支票备查登记簿,将企业购入支票的日期、起止号码等信息进行登记,对支票开付顺序、空白支票存放、支票遗失补救措施、付出索取收据进行规定。
第二是商业汇票管理,要求销售时不收商业承兑汇票,可以收金额不低于5万元的银行承兑汇票,并对汇票审验项目、保管、传递给财务部的时限等进行详细说明,要求应收票据收付、审验以及贴现工作交由出纳人员专门处理,财务部应认真执行票据结算以及核算等工作。
第三是背书转让应收票据管理,这部分对使用银行承兑汇票的规则进行说明,包括申请、用途等,要求出纳员在办理交付银行承兑汇票的同时,向供应商索要收据,让供应商在领取银行承兑汇票后在企业银行承兑汇票复印件上签字。
银行承兑汇票剩七日到期时,票据保管员提醒出纳员向开户银行委托收款,保证现款及时收回。
第四是对票据的保管进行详细要求,对票据存放、监督、清点、与明细账的核对进行规定,同时要求保管票据职员不得同时负责现金收支账和银行收支账工作。
2.3.4纳税业务
纳税业务主要是针对涉税事宜进行具体规定。
包括发票的领购和使用,销售发票,收购玉米发票的记账,进项税额的记账和认证,增值税、企业所得税、个人所得税、出口退税的申报,以及税款缴纳和存档工作。
国家和地方税务局
对纳税业务一般都有规定,《大成内控制度》在这部分更多的是对一些开票员、报税员的操作方式、时限进行规定。
2.3.5货币资金
这部分主要是对现金收入和支出流程进行规定。
现金收入流程主要可概括为出纳收到现金或将现金存入银行,填制现金收据,记账凭证由制单人填制,出纳员登记《现金日记账》,以现金缴款联为准;出纳员将收到的现金存入银行20同时取得进账单,同样由制单人填制凭证;出纳员以现金销售收款凭证为依据,填报《销售回款表》,将之报给财务经理以及销售计划员等。
此外,《大成内控制度》规定超过库存限额部分的现金必须在当天或次日上午存入银行。
支付日常款项:
经办人在填写《借款单》的同时要将凭证文件作为附件一并交由主管部门经理等人员,后者签字后由制单人填制记账凭证,财务负责人复核后转交出纳,出纳根据上述凭证付款,要注意手续是否齐全,要求领取现金的人员在记账凭证签署经办人姓名,同时还要及时登记《现金日记账》。
记账凭证的保管还要求不得随意携带等。
《大成内控制度》对小额费用的报销的办理和审批流程进行了详细描述,过程同样较为严密和繁琐。
《大成内控制度》还对筹资、对外投资、财务报告等内容进行了详细的规定,应该说大成集团对于财务的内部控制制度有较好的流程设定,同时还要求集团的财务中心须监控集团财务账目建立的合理程度,大笔金额进出的依据和批准,协调各公司之间的财务结算;财务部经理须监控公司内部财务管理的整个过程,确保业主公司账目清晰完备,记账手续齐全,保证资金合理分配;业主公司总经理须监控公司的财务运作,资金进出,账目清晰明确,报表准确。
这些流程监控将有助于大成集团将上述内部控制制度的应用有效性的提高。
2.4大成集团财务内部控制存在的问题
从上文内容中可以看出大成集团在内部控制方面是有着较为全面的规划,在内部控制流程控制、权限控制等方面都根据各个业务的特点有着较为明晰的规定,所以本文从制度的执行上入手,对大成集团财务内部控制情况进行进一步深入地分析。
2.4.1财务内部控制工作执行不力
为了找到大成集团财务内部控制存在的问题,本文对该企业进行了多次的实地走访调查,与该单位财务中心以及子公司的一些财务人员以及相关人员进行交流,发现《大成内控制度》的执行现状中存在执行不力的问题。
21例如,大成集团在近期的一次固定资产盘点过程中发现了较为严重的固定资产盘亏现象。
《大成内控制度》对固定资产的内部控制与上文介绍的生产与采购、销售与收款等业务一样有着详细的流程处理规定,其涵盖内容是较为全面的:
构建方面,从固定资产预算、新建扩建项目的构建、技术改造项目的构建等方面分别进行规定;验收方面,对土建工程、非标设备制作安装工程、设备的验收和入账与计价分别规定。
此外,还对固定资产的日常管理做出了相应规定,包括档案文件管理、出租与出借、调转、闲置、报废、折旧、盘点等。
从制度设计上看,大成集团固定资产管理流程设计较为严密,如果严格按照制度执行,不会出现上述盘亏显现,盘亏现象出现的主要原因是仍有对固定资产内控实施不到位的情形存在。
大成集团旗下宝成生化公司于2014年还出现过出纳员挪用巨额公款的行为,其手段主要是通过日常工作中以方便操作为由获取了制单人员等相关人员的财务软件账号以及密码,利用在现金盘点和银行存款盘点的时间差私自使用
和盗用相关人员的财务软件账号更改现金和银行存款余额,例如在进行现金盘点时,将挪用公款余额调至银行存款科目下等。
目前,大成集团已按照规定将当事人已经移交司法部门处理,也给予了领导和相关负责人相应的处分。
如按上文《大成内控制度》货币资金的内控流程操作,是不可能出现所述的挪用公款的现象的,因为各岗位人员的各项审批等工作不应由他人代为操作完成。
这些问题都反映出大成集团出现了一些人为因素,导致了在实际业务处理中存在没有完全按照《大成内控制度》规定执行的情形。
2.4.2财务内部控制制度缺乏适当调整
大成集团在实际工作中对内部控制流程的遵守程度较为有限,虽然一般情况下是按照规定流程运作,但是面对一些应急、特殊状况,其内部控制制度还是针对的是一般状况,很难达到事事都能以制度作为绝对工作要求,特别是繁琐复杂的流程,在财务方面的人才较为缺乏时,难以达到充足的人力来完成规定的完整程序。
例如,对于销售过程中关联交易的处理。
大成集团内部关联交易较为密集,而在《大成内控制度》的设计中只体现出了一般销售和出口销售的内控流程。
下文中所列的图2.3的大成集团内控框架中,对玉成淀粉、大成发酵等业主公司的合并也没有及时做出相应的调整。
这些类似的问题不可能在制度设计初期就完全设计到位,而大成集团并没有随着问题的出现和制度的老旧及时对其内控制度进行相应适当的调整。
2.4.3内部控制管理层的职责不明晰
对于财务内部控制的监督主要体现在管理层,《大成内控制度》在上述企业日常经营的业务中有着如此详尽的描述,但是过于侧重对流程上的规定,而对内部控制、财务控制的体系以及管理制度则是一笔带过,只是简要地对内部控制管理框架进行概括,如图2.3所示,没有对内控管理层人员或岗位职责的履行方式进行明确说明。
对内部控制人员职责的概述更为简练,只是将内控业务分为发展中心、集团直属部门及业主公司两部分,分别简述了其职责,而对职责的履行方式方法以及时间都没有详细要求。
大成集团对财务内部控制的管理的缺乏是实际存在的问题,其管理层职责的不健全必然导致实际管理工作不能够深入全面。
2.4.4内审工作没有全面有效落实
内部审计是实现财务内部控制的方法之一,具有一定的监督作用,当内部审计结果及时反映给董事会或最高管理层时,后者可以根据内审结果对企业相关财务数据的真实性等进行监督,同时对内部控制工作的部署进行适当调整等。
大成集团原来的内审部门主要负责公章管理、合同管理等工作,很少执行真正与内部审计内容相关的工作,而该项工作则由集团财务中心的人员临时组成的工作组负责。
目前大成集团的内审部门人员已经分派到其他部门,而内部审计工作也已经基本不再进行了。
2.4.5缺乏财务内部控制相关的培训和学习
大成集团缺乏对对财务内部控制的培训,虽然内控制度已经建立,但是并没有真正有规模地组织过对公司内部控制制度的培训与学习,这就导致了员工在工作中并不了解正确流程,就是习惯性地完成工作任务,而不是真正按照《大成内控制度》严格进行操作。
同时,培训和学习内部控制和财务内部控制也能够提高对财务内部控制的重视程度,而管理层从不组织此类学习和培训,也导致了大成集团内部财务内控制度的存在感低。
2.4.6财务软件功能单一
大成集团只是在财务方面单独使用决策者软件,软件功能较为单一落后。
其营销部门又根据需要购买了部分金蝶软件的销售模块,两个独立软件的数据不能实现共享和平衡,这远远落后于现代化企业的管理要求,必然会为大成集团生产经营决策上带来一定的影响。
本章通过分析《大成内控制度》以及采用实地走访调查到的情况,对大成集团财务内部控制现状及其存在的问题有了基本的了解,这为下文分析这些问题的原因提供了基础。
第3章大成集团财务内部控制存在问题的成因分析
大成生化科技集团如今处于生产经营困境,究其原因包括国家玉米收储政
策、氨基酸市场环境、行业产能结构调整等多方面因素,但这些因素的形成和企业自身在发展过程中的内部控制与决策有着密不可分的关系。
在总结大成集团财务内部控制存在的上述问题后,要对这些问题的成因进行逐一分析,进一步理清大成集团在财务内部控制方面需要注意的深层次原因,为后文财务内部控制的完善提供有效对策。
通过归纳总结将大成集团财务内部控制存在问题的成因主要概括为财务内部控制活动设计和制度本身不够完善、主观的重视程度不足、缺乏配套的监督考核、以及缺乏财务内部控制实施的保障等四个方面。
3.1内部控制活动的设计和内控制度的内容不够完善
本文针对大成集团财务内部控制存在问题的成因进行分析并将其对应的关系概括为表3.1,通过将该表以及大成集团财务内部控制实际状况相结合,可以发现《大成内控制度》虽然对该企业的日常生产经营业务普遍性地进行了流程设计,但是其内部控制活动的设计和制度不够完善是导致上述多项问题存在的原因,对控制活动的设计还存在很多的不足需要改进和加强。
3.1.1过于重视流程设计
流程设计固然重要,它是任何内部控制的主要内容,纵观《大成内控制度》,其六万四千余字的内容中有六万字用于描述采购付款、销售收款到生产经营以及财务、账务处理的流程。
相比之下其对于内部控制的管理、内控流程审计等内容的概述很简要,这些内容很可能是使内部控制流程顺利运行和有效运行的关键,应该更为详细的进行设计。
另一方面,本文认为以下内容也没有在《大成内控制度》中或者额外单独进行设置和要求:
一是评价内部控制有效性的相
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