合同采购部岗位说明书.docx

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合同采购部岗位说明书

合同采购部

一、部门职能

职责概述：

是公司采购管理的专业管理部门，负责建立健全采购管理系统，对采购活动实施战略采购管理、招标采购管理、供应商管理和采购信息管理等工作，控制采购成本、质量与供应周期，保证公司项目正常运行。

一级职能

二级职能

采购制度及体系建设

1.负责采购系统的整体策划和监督，制定采购系统的管理流程、采购规范、标准采购合同、招标文件范本等流程和流程精细化方面的工作，监督采购活动的实施；

2.组织研究和建立公司采购范围、采购方式、采购分判标准。

招标采购

管理

3.负责编制和调整招标采购计划，明确采购范围、采购时间、采购资金计划、采购方式等；

4.组织相关部门编制招标文件、评分标准和评分表；

5.组织发标、答疑澄清、回标、开标等工作，组织商务谈判，组织评审定标会，确定中标方案。

总分包采购管理

6.负责施工总包、分包单位的资源收集，商务邀请函发放，组织相关部门进行考察后商讨确定入围单位；

7.参与运营发展部组织的总包单位政府开标会议，协调中标单位办理前期手续，提供符合要求的相关资料；

8.根据工程进场要求，拟订总包、分包单位进场通知，督促施工单位按时进场；

9.参加工程管理部组织的竣工验收或阶段验收。

甲供材料及设备采购

10.负责对甲供材料及设备的市场信息的调研，建立材料价格信息库；

11.组织大型设备材料的现场验收及移交，督促收货单位成品保护，负责不合格品处理；

12.提出新材料选用的建议；

13.经营销管理中心确认后，负责项目样板房、售楼处、会所等相关家具、饰品等软装部品的采购实施；

14.负责索要、校验采购发票，办理甲供材料及设备出入库及采购结算手续。

合同管理和标准化

15.组织制定采购合同管理办法，建立采购合同信息库，组织、协调各部门进行采购合同的备案和归档；

16.负责拟订各类工程供方采购合同，审核并确认合同条款，并组织合同会签工作；

17.负责组织工程合同的交底工作；

18.负责工程合同变更的管理和合同执行过程中的条款解释；

19.负责责任范围内的工程合同台帐的建立，并与成本管理部和财务管理部进行核对；

20.负责对合同执行情况进行跟踪，统计分析合同执行信息，提出预警及处理措施建议，定期上报本部门责任范围内的工程合同管理信息情况；

21.组织编制工程及材料设备类招标文件、合同的标准文本，并组织推广实施；

22.根据标准合同文本和招标文件的实际应用效果，适时进行优化和完善；

23.负责合同标准化执行的检查。

合约规划

24.组织制定公司合约规划标准，将合约体系与成本科目进行对应；

25.负责合约规划科目模板的拟定，根据市场变化等情况，及时对合约规划科目完善；

26.根据合约规划模板及分解要求，组织新项目合约规划，明确合约范围和边界，形成项目合同清单，指导合同签订及合同变更管理。

采购信息管理

27.及时收集整理与项目开发建设相关的施工工艺、新技术、新产品以及各种建筑装饰材料的相关信息，为工程设计提供信息；

28.负责收集整理各类材料设备的市场信息，负责建立常规材料市场价格信息库，跟踪市场价格动态；

29.负责搜集整理同行业各类工程价格信息，负责建立同类工程市场价格信息库，跟踪工程市场价格动态；

30.负责收集同行业采购商务条款信息库建立。

供方管理

31.负责策划和完善公司供应商考核和管理机制，并组织实施；

32.组织公司各部门供应商信息的建立、维护和更新；

33.负责收集工程供方信息，建立和维护工程及材料设备供方信息库，并组织定期评估及更新；

34.负责确定工程供方选择方式；

35.负责组织相关部门进行工程供方资质预审、考察筛选和询价工作，并商讨确定入围工程供方名单；

36.负责组织工程供方的履约评估，监控项目实施过程中，以及项目竣工后对中标供方的履约评价工作；

37.负责对履约不力供方的信息进行反馈，并督促其限期整改；

38.根据供应商管理机制，定期组织供方动态评估，对不符合公司要求的供方进行降级处理；

39.建立供方的满意度调查体系，建立与供方的沟通机制；

40.建立战略采购供方体系，负责战略合作工程供方合作模式研究和推广，有效整合资源、提高采购工作效率、增强采购专业性、降低采购成本；

重要参与和配合

工作

41.配合设计管理部进行材料、设备选型定板，组织相关材料、设备的询价比价工作；

42.参与有关设计成果的评审；

43.参与材料设备的进场验收工作；

44.协助工程管理部处理与合同采购相关的危机事件；

45.配合人事行政部建立和完善公司危机管理风险防范体系；

46.参与编制目标成本；

47.参与项目各级开发计划的编制；

48.参与成本后评估；

49.参与项目后评估；

50.组织或参加与本部门职能相关的重点工作后评估。

二、岗位说明书

1、合同采购部副经理岗位说明书

岗位名称

合同采购部副经理

岗位编号

所在部门

合同采购部

岗位级别

直接上级

副总经理

晋升方向

直接下级

采购员、材料员

岗位编写日期

2020.6

岗位描述：

是合同采购部重要管理岗位，全面负责合同采购部内部管理工作的组织及开展。

职责与工作任务

职责一

职责表述：

采购制度及体系建设

工作任务

1．负责采购系统的整体策划，制定采购系统的管理流程、采购规范、标准采购合同、招标文件范本等流程和流程精细化方面的工作，监督采购活动的实施；

2．组织研究和建立公司采购范围、采购方式、采购分判标准。

职责二

职责表述：

供方管理

工作任务

1．负责策划和完善供应商考核和管理机制，并组织实施；

2．组织收集工程供方信息，建立和维护工程及材料设备供方信息库，并组织定期评估及更新；

3．负责确定工程供方选择方式；

4．组织相关部门进行工程供方资质预审、考察筛选和询价工作，并商讨确定入围工程供方名单；

5．组织工程供方的履约评估，监控项目实施过程中，以及项目竣工后对中标供方的履约评价工作；

6．负责对履约不力供方的信息进行反馈，并督促其限期整改；

7．负责根据供应商管理机制，定期组织供方动态评估，对不符合公司要求的供方进行降级处理；

8．负责建立供方的满意度调查体系，建立与供方的沟通机制；

9．建立战略采购供方体系，负责战略合作工程供方合作模式研究和推广，有效整合资源、提高采购工作效率、增强采购专业性、降低采购成本。

职责三

职责表述：

招标采购管理

工作任务

1．组织编制和调整招标采购计划，明确采购范围、采购时间、采购资金计划、采购方式等；

2．负责招标组织工作，组织相关部门编制招标文件、评分标准和评分表；

3．组织发标、答疑澄清、回标、开标等工作，组织商务谈判，组织评审定标会，确定中标方案。

职责四

职责表述：

总分包采购管理

工作任务

1．组织施工总包、分包单位的资源收集，商务邀请函发放，组织相关部门进行考察后商讨确定入围单位；

2．安排部门参与运营发展部组织的总包单位政府开标会议，协调中标单位办理前期手续，提供符合要求的相关资料；

3．根据工程进场要求，组织拟订总包、分包单位进场通知，督促施工单位按时进场；

4．安排部门参加工程管理部组织的竣工验收或阶段验收。

职责五

职责表述：

甲供材料及设备采购

工作任务

1．负责对甲供材料及设备的市场信息的调研，建立材料价格信息库；

2．组织大型设备材料的现场验收及移交，督促收货单位成品保护，负责不合格品处理；

3．负责提出新材料选用的建议；

4．组织经营销管理中心确认后，负责项目样板房、售楼处、会所等相关家具、饰品等软装部品的采购实施；

5．监督办理索要、校验采购发票，办理甲供材料及设备出入库及采购结算手续。

职责六

职责表述：

合同管理和标准化

工作任务

1．组织拟订各类工程供方采购合同，审核并确认合同条款，并组织合同会签工作；

2．组织工程合同的交底工作；

3．负责工程合同变更的管理和合同执行过程中的条款解释；

4．组织责任范围内的工程合同台帐的建立，并与成本管理部和财务管理部进行核对；

5．负责对合同执行情况进行跟踪，统计分析合同执行信息，提出预警及处理措施建议，定期上报本部门责任范围内的工程合同管理信息情况；

6．组织编制工程及材料设备类招标文件、合同的标准文本，并组织推广实施；

7．根据标准合同文本和招标文件的实际应用效果，适时进行优化和完善；负责合同标准化执行的检查。

职责七

职责表述：

合约规划

工作任务

1．组织制定公司合约规划标准，将合约体系与成本科目进行对应；

2．负责合约规划科目模板的拟定，根据市场变化等情况，及时对合约规划科目完善；

3．根据合约规划模板及分解要求，组织新项目合约规划，明确合约范围和边界，形成项目合同清单，指导合同签订及合同变更管理。

职责八

职责表述：

采购信息管理

工作任务

1．组织及时收集整理与项目开发建设相关的施工工艺、新技术、新产品以及各种建筑装饰材料的相关信息，为工程设计提供信息；

2．组织收集整理各类材料设备的市场信息，负责建立常规材料市场价格信息库，跟踪市场价格动态；

3．组织搜集整理同行业各类工程价格信息，负责建立同类工程市场价格信息库，跟踪工程市场价格动态；

4．组织收集同行业采购商务条款信息，负责建立同行业采购商务条款信息库，跟踪信息动态。

职责九

职责表述：

重要参与和配合工作

工作任务

1．配合设计管理部进行材料、设备选型定板，组织相关材料、设备的询价比价工作；

2．参与有关设计成果的评审；

3．参与材料设备的进场验收工作；

4．参与编制目标成本；

5．参与项目各级开发计划的编制；

6．参与成本后评估；

7．参与项目后评估。

职责十

职责表述：

计划管理

工作任务

1．负责编制部门《关键节点计划》、《专项计划》、《管理类关键工作及培训计划》、《部门人员招聘计划》；

2．组织编制部门《年度职能计划》、《年度资金计划》、《季度工作计划》；

3．组织编制《全项目采购计划》、《部门月度工作计划》、《月度资金计划》，并负责审核；

4．组织编制各类计划执行情况差异分析和计划执行评估。

职权

1.投标人资格审查阶段的确定，考察单位、邀请投标单位《资格预审记录表》的审批权；

2.招标阶段发放标书、公开邀请招标开标计划、清标、商务、技术疑问澄清、确定商务谈判名单（如需要）、定标前考察（如需要）的审批权；

3.定标阶段中标通知书的发放审批权；

4.退投标保证金的审批权；

5.对履约评估结果进行处理，更新供应商资源库的审批权；

6.对下属员工工作争议有裁决权；

7.有对直接下级岗位调配和奖惩建议权；

8.对下级的业务水平和业绩有考核评价权；

9.其他权限见《公司工作流程及权责体系手册》。

任职资格

教育水平

大专以上，工程造价管理、工程经济、工民建或其他相关专业

工作经验

8年以上相关岗位的工作经验

培训经历

参加过全成本管理、招投标管理、合同管理、采购管理等方面培训

年龄要求

30岁-45岁

知识

精通采购管理知识、工程管理知识等，了解房地产建筑行业的相关知识；了解建筑市场工程材料、设备的市场价格、招投标、合同签订等相关流程

技能技巧

能够熟练运用基本办公软件，对突发事件具有很强的分析、判断、处理的能力

其它：

使用工具和设备

电脑、复印机、打印机、扫描仪、照相机

工作环境

办公室、施工现场、随时出差