组织管理手册.docx

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组织管理手册

置业有限公司

组织管理手册

（初稿，供内部讨论用）

发布日期：

年月日

第一章手册说明

第一章手册说明

本手册用以说明佛山市置业有限公司（以下简称佛山）的组织结构、权责关系和岗位职责，是佛山组织管理的基本文件。

一、手册发布

本手册经佛山房地产有限公司总经理批准后发布实施。

二、手册修改与调整

1.本手册是佛山组织管理的基本文件,是组织结构建设的依据和保障。

2.总经理办公室应根据发展战略规划和环境变化的要求，每年对组织结构的适用性、有效性和保障作用做出评价，并根据运行评估结论适时提出调整修订方案。

3.当公司的战略、组织结构、部门设置或业务流程发生变化时，应及时修订本手册。

三、手册管理

本手册的发布和更新由总经理办公室负责，解释权归总经理办公室。

第二章公司组织架构与通用职能

一、职能部门业务关系图

二、决策机构

一）运营管理委员会

1.人员组成：

1）运营管理委员会的组成人员为：

总经理、分管副总；

2）运营管理委员会的最高负责人为总经理；

3）总经理办公室协助总经理负责运营管理委员会的会议组织、会议纪要记录、会议决策的传达督办。

2.决策事项：

1）负责决议公司三年经营计划、年度经营计划、项目运营计划、年度费用预算、项目节点计划、项目销售计划以及上述事项的相应调整；

2）负责决议项目目标成本及相应的调整；

3）负责决议公司组织架构设置及重大人事政策、人事任命；

4）负责决议公司群诉及重大投诉处理方案；

5）其他需要运营管理委员会决议的事项。

二）产品决策委员会

1.人员组成：

1）产品决策委员会的组成人员为：

总经理、分管副总、营销部经理、营销部经理助理、设计部经理、成本部经理、财务部经理；

2）产品决策委员会的最高负责人为营销分管副总，执行秘书为营销部经理助理；

3）产品决策委员会下设产品执行小组，产品执行小组的组成人员为：

营销部经理、营销经理助理、设计部经理；

4）执行秘书协助产品决策委员会的会议组织、会议纪要记录、会议事项的督办，产品执行小组落实产品决策委员会的决议结果。

2.决策事项：

1）负责决议项目可研报告及产品定位报告；

2）负责决议概念设计、规划设计、户型单体平面方案、景观方案、全装修设计、概念样板房方案；

3）负责决议设计供方及销售代理供方的选择；

4）负责决议项目首次营销推广方案（含VI设计）；

5）负责决议项目销售定价方案；

6）负责决议销售过程价格调整、阶段性促销措施；

7）其他需要产品决策委员会决议的事项。

三）客户关系管理委员会

1.人员组成：

1）产品决策委员会的组成人员为：

物业经理、客户关系中心经理、营销部经理、营销部经理助理、项目片区负责人；

2）客户关系管理委员会的最高负责人为客服分管副总，执行秘书为客户关系中心经理；

3）执行秘书协助客户关系委员会的会议组织、会议纪要记录、会议事项的督办。

2.决策事项：

1）负责决议产品及服务缺陷的改进措施；

2）负责决议模拟验收计划、开放日计划、专项交付计划及交付过程发生问题的处理方案；

3）负责决议保修期物业与地产的对接事务；

4）其他需要客户关系委员会决议的事项。

四）采购决策小组

1.人员组成：

1）采购决策小组的组成人员为：

总经理、工程分管领导、成本管理部经理、工程及采购管理部经理、项目第一负责人、项目经理部经理；

2）采购决策小组的最高负责人为总经理；

3）采购管理中心负责执行具体的采购工作并协助采购决策小组进行会议的组织、会议纪要记录、会议事项的督办。

2.决策事项：

1）供应商资质审查记录表；

2）采购方案；

3）标书分析报告；

4）议标采购报告；

5）合同条件约谈记录；

6）合同拟稿；

7）其他需要采购决策小组决策的事项。

三、部门通用职能

1.组织管理

1）提出本部门组织设计，职能规划及岗位规划的建议；

2）负责本部门职位说明书的修订、完善工作；

3）专业能力建设，如专业能力的培训、交流和总结等；

2.体系建设

1）本部门主责的管理及专业流程及相关作业指引的建设和完善；

2）负责本部门员工相关流程与指引的培训，确保员工理解和按流程与指引执行；

3）根据业务发展或过程中出现的问题，制定创新课题，不断进行部门业务与管理的创新。

3.计划管理

1）根据公司战略规划和年度经营计划，编制部门年度计划，并通过绩效体系驱动计划的执行，负责部门计划的反馈；

2）组织制定部门员工的月度重点工作任务，辅导员工完成并进行过程跟踪与考核；

3）通过月度总经理例会和项目协调会定期对工作计划进行分析总结，按要求进行整改。

4.绩效管理

1）负责部门绩效指标值的设计与确认；

2）按绩效管理体系要求进行绩效数据的收集和提供；

3）按绩效管理体系要求进行绩效考核及绩效沟通与反馈。

5.知识管理与信息管理

1）总结本部门业务工作开展过程中的成功经验和失败教训，形成案例和知识库；

2）总结本部门的管理经验和方法，并供其它部门学习分享；

3）管理本部门文件档案，依据要求定期向档案管理部门移交相关资料；

4）按信息管理要求进行本部门信息收集、汇总与上报工作；

5）公司IT信息化的使用与反馈。

6.协作配合

1）外部配合：

与公司外部各相关方（集团、各兄弟单位、供方等）就工作方面的有效配合；

2）内部配合：

包括管理体系建设过程中部门配合工作及公司业务开展过程中的各专业接口的配合。

第三章部门职责

一．项目发展部

1、部门组织结构图：

2、部门职能：

职能概述

工作职责

1）

市场研究

1.1根据公司的年度经营计划和三年发展规划要求，制定并跟踪落实三年投资规划和年度投资计划；

1.2对土地市场、政策变化、竞争对手动态信息进行及时跟踪、研究和整理，及时更新平台信息，为公司投资决策提供支持；

1.3负责对公司发展规划、项目合作方式等专题进行研究，并形成专题报告。

2）

项目拓展

2.1负责获取并筛选优质土地信息；

2.2负责推进项目的立项、可研及决策。

包括对项目地块进行调查，完成土地属性分析报告。

编制项目立项报告。

组织召开七对眼睛会议，统筹可行性分析，编制项目可行性研究报告，推进区域、集团决策；

2.3积极与土地方、合作方谈判沟通，寻求最优最合理的交易方式，并拟定合作协议。

二．项目事务部

1、部门组织结构图：

2、部门职能：

职能概述

工作职责

1）

公共关系管理

1.1负责政府及相关主管部门关系的建立和维护；

1.2动态跟踪政府法规，并建立法规信息库。

2）

报批报建管理（详细职责划分见《报批报建指南》）

2.1负责新项目公司工商注册、开发资质及年检工作；

2.2负责项目前期工商、国土、建设、规划等相关文件的办理；

2.3负责用地申请阶段的报批报建手续的办理；

2.4负责设计前期阶段的报批报建手续的办理；

2.5负责设计阶段的报批报建手续的办理；

2.6负责施工准备阶段的规划报批报建手续的办理；

2.7协助施工阶段的建设报批报建手续的办理；

2.8负责预售阶段的报批报建手续的办理；

2.9负责验收阶段的规划报批报建手续的办理；

2.10负责确权阶段相关手续的办理。

3）

定位、设计配合

3.1参与项目定位评审；

3.2根据《责权手册》，参与相关设计过程的评审。

4）

配套规划协调

4.1负责项目内公益性配套设施（交通、教育、医疗和公共配套等）的引进。

三．设计管理部

1、部门组织结构图：

2、部门职能：

职能概述

工作职责

1）

拓展、定位配合

1.1从规划设计角度为产品定位等方面提供专业意见，为项目拓展、产品策划提供技术支持。

1.2参与产品定位工作，提出定位意见。

2）

设计类承包商管理

2.1组织权限范围内的设计供方选择；

2.2负责对需要上报产品决策委员会评审决定的设计供方，提出专业技术评价意见；

2.3负责对设计供方进行定期评价或后评估。

3）

设计管理（概念、规划、方案、实施方案、施工图、景观、样板房、室内装修）

3.1编制设计任务书，并组织设计任务书的评审；

3.2负责与设计单位的沟通联系；

3.3组织设计成果的评审并完善设计图纸；

3.4组织施工图技术交底；

3.5负责材料设备的选型定板；

3.6负责设计品质的持续改进工作。

4）

施工过程技术配合

4.1负责室内装饰工程的现场工程管理；

4.2负责项目现场的技术服务，及时解决项目施工中设计技术问题。

5）

设计变更管理

5.1负责设计变更的发起及过程中与设计院的对接；

5.2负责设计变更的执行跟踪；

5.3负责设计变更的统计分析。

6）

报建配合

6.1配合设计阶段的报批报建工作。

四．工程及采购管理部

1、部门组织结构图：

2、部门职能：

职能概述

工作职责

1）

工程品质管理

1.1工程技术管理：

a）负责工程法规、制度、标准执行推进；

b）负责建立工程施工技术标准；

c）负责施工过程的技术支持；

d）负责工程案例收集、组织工程专业培训。

1.2工程前期管理：

a）参与项目前期策划工作，确定项目工程质量目标；

b）参与设计过程的相关审核工作。

1.3施工过程管理：

a）负责对项目的质量、进度、安全、成本等方面进行定期检查，编制检查报告，并跟进检查整改措施的落实情况；

b）参与工程重大质量事故及安全事故的调查、处理。

1.4负责工程质量的持续改进工作。

2）

全面家居管理

2.1负责装修分级体系标准模型的建立及落实；

2.2负责市场资源调研及材料、部品研究；

2.3负责全面家居施工标准的建立并跟进落实；

2.4负责对全面家居施工过程中的质量进度等方面进行定期检查，编制检查报告，并跟进检查整改措施的落实情况；

2.5参与产品定位阶段的客户调研工作；

2.6参与设计各阶段的评审工作，从全面家居角度提出合理化建议；

2.7参与全面家居采购工作，提出材料部品的品质标准；

2.8参与全面家居施工单位的选择及定期评价。

3）

工程采购管理（工程施工、监理/咨询服务和材料设备类）

3.1战略采购管理：

a）负责战略采购的策划；

b）负责与战略合作单位进行洽谈；

c）负责合同的签署。

3.2招标管理：

a）负责编制招标采购方案，并发出招标公告；

b）组织编制技术标要求、经济标要求，并整合形成招标文件；

c）负责在PDC平台发放招标文件、接受投标文件；

d）组织招标答疑、送样、开标；

e）组织评标（包括评样）、定标；

f）负责合同的签署（政府备案合同除外）。

3.3权限内议标、直接采购管理：

a）组织合同条件的洽谈；

b）负责供应商的推荐；

c）负责合同的签署（政府备案合同除外）。

3.4供应商管理：

a）组织工程类供应商的考察，拟定考察报告；

b）组织工程类供应商的过程评估和后评估工作；

c）负责工程类供应商信息库的建立和维护。

五．营销管理部

1、部门组织结构图：

2、部门职能：

职能

概述

工作职责

1）

市场研究

1.1收集、整理、分析宏观政策、经济发展、产业政策和行业发展动态；

1.2负责本区域房地产市场、竞争对手、重点楼盘和宏观信息、其它市场信息收集分析研究。

1.3组织项目的市场调研、竞争楼盘信息调查及各项专题调研。

2）

拓展配合、产品定位及设计配合工作

2.1在项目拓展阶段，参与项目可行性研究，提出初步市场建议；

2.2在项目正式立项后，组织项目产品定位工作；

2.3根据《责权手册》，参与相关设计评审工作。

3）

销售前期管理

3.1组织营销承包商的选择；

3.2负责营销推广方案的拟定及报审；

3.3负责产品均价及楼盘价格方案的拟定及报审；

3.4负责销售前期资料的准备。

4）

销售过程管理

4.1组织项目开盘工作；

4.2负责销售过程接待、签约的管理；

4.3对营销推广方案的实施进行动态跟踪、调整；

4.4负责销售过程的变更事务管理；

4.5负责开盘销售后的样板房管理；

4.7负责销售款项的回收管理；

4.8负责项目范围内的配套（超市、餐饮）引进。

5）

销售后续管理

5.1负责客户的售后按揭、产权证等事务的办理；

5.2负责银行、律师行的现场人员的工作监控和日常管理。

6）

品牌管理

6.1根据集团的品牌策略，制定品牌推广方案；

6.2负责品牌推广方案的实施及效果评估。

7）

万客会

管理

7.1负责万客会活动的策划；

7.2组织万客会活动的实施及效果评估。

六．客户关系中心

1、部门架构：

2、部门职责：

职能

概述

工作职责

1）

客户

关系管理

1.1负责拟定公司的客户关系目标，提交客户关系管理委员会审定；

1.2负责编制公司年度客户满意度工作的计划及跟踪落实；

1.4开展产品与当地客户需求的研究，寻求满足客户需求的途径；

1.5负责客户满意度和客户意见的分析，将客户需求及案例教训反馈至相关部门；

1.6组织“6+2步法”实施及跟进，包括组织客户主动关怀活动，保持公司与客户的良好互动关系；

1.7根据《责权手册》，参与相关设计评审工作。

2）

房屋交付管理

2.1组织开盘前及交付前的风险检查，并跟进风险问题的整改落实和关闭；

2.2负责组织房屋交付工作，包括房屋集中交付工作的客户管理、房屋信息管理、计划管理、协调资源；

2.3负责协调项目经理部与物业公司的楼盘交接手续。

3）

客户投诉处理

3.1负责接收客户投诉并跟踪处理，按规定要求进行客户回访；

3.2负责客户投诉日报、月报的编制，对客户意见、案例等进行针对性提炼。

4）

工程维修管理

4.1负责保修体系设计、流程设计、服务标准制订；

4.2负责维修人员的培训；

4.3负责保修信息管理，跟踪回访维修处理结果，对维修案例进行总结；

4.4负责维修外包管理，包括签订外包合约、考核、索赔、支付保修款；

4.5负责工程保修的过程控制，利用SPC方法和巡检方法执行。

5）

服务管理

5.1负责研究各项目客户的服务关键需求，提出服务建议和意见；

5.2负责对保修、销售、物业、客户投诉等服务质量开展巡检、测量、评价；

5.3负责与物业公司进行工作对接；

5.4负责公司委托的其他服务管理任务。

七、成本管理部

1、部门架构：

2、部门职责：

职能

概述

工作职责

1）

综合成本管理

1.1负责可研成本测算；

1.2负责复核各项目责任成本指标执行情况，汇总编制月度责任成本简报；

1.3负责复核项目成本月报的准确性及成本信息月报的报送；

1.4负责成本资料的整理、归档。

2）

项目成本管理

2.1负责编制《项目设计成本指导书》。

2.2负责编制各项目《目标成本指导书》及《目标成本控制责任书》。

2.3参与设计各阶段的评审，提出成本优化建议。

2.4负责《设计通知单》、《工程指令单》的测算及《现场签证单》的审核。

2.5参与项目招标、议标、约谈、限价、合同审核工作。

2.6及时准确反馈项目动态成本、责任成本执行情况，编制成本信息月报及责任成本简报。

2.7负责项目结算资料的复核及结算办理。

2.8负责工程类合同的付款审核，跟踪合同的执行情况。

2.9负责对造价咨询公司进行协调、管理。

2.10负责项目的成本后评估工作。

2.11负责项目成本数据库的完善。

八.财务管理部

1、部门架构：

2、部门职责：

职能

概述

工作职责

1）

融资资本市场

1.1负责资本市场融资渠道的建立和关系维护；

1.2组织编制公司三年经营计划及资金计划；

1.3负责新项目可行性经济测算，制定新项目融资方案并组织实施。

2）

计划与财务分析

2.1组织编制财务预算并实施；

2.2负责监控预算执行情况；

2.3每半年根据预算执行情况调整公司下半年的预算；

2.4负责提交年度的整体财务预算执行分析报告。

3）

会计核算

3.1负责审核合同或原始凭证；

3.2负责关联交易的会计核算；

3.3负责编制公司财务报表；

3.4负责进行纳税申报，及时缴纳各项税费；

3.5实时研究财税法律、法规和政策，维护良好的政府部门关系，根据实际需要积极提出并组织实施税务筹划方案；

3.6负责固定资产账目管理。

4）

资金管理

4.1结合年度资金预算和实际情况，对所有资金实施动态管理，进行统一平衡和余缺调配；

4.2负责资金安全管理内控的实施，对资金收支信息的进行汇总分析；

4.3监控售房款的收取工作，对应收房款的信用帐期进行管理，核对应收及已收房款明细表,确保资金及时回笼。

5）

费用管理

5.1负责编制营销费用的年度计划并定期跟踪营销费用情况；

5.2负责公司的费用报销管理。

6）

其他

6.1负责项目范围内的配套（银行）引进。

九．总经理办公室

1、部门架构：

2、部门职责：

职能

概述

工作职责

1）

战略运营管理

1.1组织编制公司战略发展规划及三年经营计划，并进行战略宣讲、推广和维护工作；

1.2组织年度经营计划的制定及动态监控；

1.3组织编制公司年度计划，协助各部门月度计划的制定；

1.4负责项目开发计划的跟踪和反馈。

2）

人力管理

2.1根据公司战略规划及人力资源状况，拟订人力资源发展规划；

2.2制定招聘计划，组织落实招聘工作；

2.3制定年度培训计划，跟进实施情况并对培训效果进行评估；

2.4负责绩效方案的拟定，并组织绩效考核的实施；

2.5负责薪酬福利方案的拟定，并组织方案的实施；

2.6负责公司的劳动关系的管理。

3）

企业文化

3.1组织制订企业文化制度与传播规范，并进行培训宣讲和监督落实；

3.2基于年度战略主题，组织实施公司主题年工作；

3.3汇总公司重大会议、活动和事件的记录报道，梳理和积淀企业文化素材及资料。

4）

信息管理

4.1负责制定并完善公司的信息管理体系；

4.2负责监督相关部门按要求定期上报信息，并对各部门的信息上报情况进行考核。

5）

行政管理

5.1负责行政、办公费用的审批、控制工作；

5.2负责各类文件收发、处理与控制管理；

5.3负责印章的启用及废止管理；

5.4负责各项会议管理，及会议记要的整理与发放；

5.5负责各项活动的组织、安排；

5.6负责对外联络工作、前台接待、公司安全保卫管理、办公环境管理；

5.7负责企业设立、年检、变更、注销等工商登记工作及房地产企业资质年检工作；

5.8负责公务车辆的调配、维护、年审、税费缴纳、驾驶员管理；

5.9其他后勤服务。

6）

档案管理

6.1负责公司级文档材料的收集、整理、立卷、归档工作；

6.2负责将档案信息汇总并录入《档案管理系统》；

6.3负责档案的借阅管理，做好登记工作；

6.4负责对到期的档案进行销毁报批并及时处理。

7）

IT技术

管理

7.1负责建立并完善公司的IT信息管理体系；

7.2负责信息系统改进方案的制定与实施；

7.3负责电脑、网络运行的定期维护工作。

8）

资产管理

8.1负责固定资产、低值易耗品管理，办理固定资产的采购、登记入库、转移、报废、盘点工作。

9）

法律事务

9.1负责法律风险管理体系的建立和维护；

9.2负责公司重大决策及重大经济活动中法律风险的评估，为各项业务决策提供法律支持；

9.3负责组织公司标准化合同的制定；

9.4负责所有合同的合法性、合规性进行审核；

9.5负责处理各类纠纷（含协商、调解、仲裁、诉讼），及公司知识产权和商业秘密有关的法律事务；

9.6负责外聘律师的聘用和管理工作，明确其工作职责范围并确保实施。

10）

流程运营管理

10.1组织流程管理体系的建立；

10.2负责流程管理体系文件的发放；

10.3组织流程管理体系的审核；

10.4负责流程整改措施的跟进及编制流程实施情况报告。

十．项目部

1、片区架构：

备注：

①若同一个片区有多个项目，电气工程师及给排水工程师可共用，由片区负责人调度，若一个片区就一个项目，参照以下部门架构的设置。

②同一个片区有多个项目，相关部门的片区专业经理由片区负责人调度，若一个片区就一个项目，由项目负责人负责调度各部门的项目专业经理。

2、部门架构：

3、部门职责：

职能概述

工作职责

1）

前期准备

1.1根据《责权手册》，参与相关设计过程的评审；

1.2参与目标成本的拟定；

1.3负责施工前各项准备工作的实施和督促；

1.4负责审核、审批相关施工组织设计及其他相关方案。

2）

项目期间

的公共关系管理

2.1负责取得项目工程规划许可证后的施工许可证、市政建设等报批报建工作；

2.2负责施工完成后的竣工验收及备案工作，维护相应的外部关系；

2.3维护公司与当地政府部门的公共关系，保证项目运营的合法手续。

3）

项目采购管理

3.1负责项目权限范围内的工程采购工作；

3.2负责政府备案类合同的签署。

4）

工程成本管理

4.1负责审核现场签证；

4.2负责每月向成本管理部汇总现场签证资料。

5）

工程质量管理

5.1审核监理规划及实施细则，监督其计划执行情况，并对监理工作进行考核；

5.2审核关键工序、关键部位的施工方案；

5.3负责组织专案例会，沟通、协调施工过程中现场技术问题；

5.4负责对设计变更及签证的现场管理、跟踪落实及反馈工作；

5.5组织施工各阶段的工程验收；

5.6配合品质中心的工程质量检查，对检查中发现的问题提出整改措施并落实；

5.7负责对工程质量情况进行定期的分析，形成质量分析报告，对于典型问题，应形成案例。

6）

工程进度管理

6.1负责确定施工总体进度计划和分项工程进度计划；

6.2负责组织项目施工进度计划的实施，并根据销售进度要求及时进行调整。

7）

安全文明管理

7.1按安全文明管理的要求对施工现场进行管理；

7.2监督施工单位建立符合公司品牌形象的工地环境。

8）

模拟验收及交付管理

8.1负责组织模拟验收、项目交付工作，落实验收过程问题的整改工作；

8.2配合客户关系中心的返修工作。

9）

行政管理

9.1负责项目现场日常行政事务的管理；

9.2负责收集、归档项目前期资料、项目图纸、配套设施等档案资料；

9.3负责在项目竣工时将竣工档案分类、整理并交档案室归档。

第四章部门岗位清单

部门名称

拟设岗位

现行编制

项目发展部

部门负责人

1

项目拓展专员

4

市场研究专员

2

部门秘书

1

项目事务部

部门负责人

1

专业经理

0

项目事务专员

4

部门秘书

0

设计管理部

部门负责人

1

建筑设计师

4

景观设计师

3

装饰设计师

3

结构/水电设计师

0

工程及采购管理部

部门负责人

1

采购管理中心－负责人

1

采购管理中心－采购专员

1

采购管理中心－采购执行专员

1

品质管理中心－负责人

1

品质管理中心－工程师

5

全面家居