文件排版及编号管理规定.doc
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文件排版及编号管理规定.doc
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文件类别
ISO9001质量管理体系
三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G
编制
审核
批准
1.0目的
为了规范管理本公司的各种文件和记录,对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围
适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容
3.1文件的编制格式
3.1.1文件编制时,正文部分都要加上文件头用来明示文件信息,文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写,文件头中的具体设置参照附件。
(文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
)
3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.0
1.1
1.1.1
1.1.1.1
2.0
依此类推,层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下:
竖版:
上1.8cm下1.5cm左2.5cm右1.8cm
横版:
上2.5cm下1.8cm左1.8cm右1.5cm
3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体,字号13号,行间距为固定值20磅,数字序列字体为Arial,字号与正文相同,小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件,表单不限。
3.1.6页眉:
1.5cm
页脚:
1.0cm
页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式
3.2.1表格编制时,要加入公司标示,公司标示如下图。
图
(1)集团公司logo标示
公司所有下发的公文,logo图标均用带字母标识的,文件头模板可以在OA导航系统中下载
3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体,表头字号为16号,表格正文字号13号,表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号
3.3.1公司、分厂及部门代码(详见附件)
3.3.2管理体系文件
体系文件包含ISO9001质量体系文件,OHSAS18001安全体系文件,ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件(质量手册、安全手册、环境手册)
X1-X2-01
流水号:
01—99
文件类型标示:
QM质量手册
SM安全手册
EM环境手册
公司代码:
参照附件
说明:
质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册,分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
3.3.2.2二阶文件(体系程序文件)
(1)ISO9001质量体系程序文件
X1-X2-01
流水号:
01—99
文件类型标示:
QP质量体系程序文件
公司代码:
参照附件
说明:
程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件,分公
司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用。
(2)OHSAS18001安全体系程序文件,ISO14001环境体系程序文件
X1-X2-01
流水号:
01—99
文件类型标示:
SP安全体系程序文件
EP环境体系程序文件
公司代码:
参照附件
3.3.2.3三阶文件(作业规范文件)
(1)ISO9001质量体系作业规范类文件
X1-QW-X2-001
流水号:
001—999
类型:
ZD部门制度; YP业务运作规程;
WI安全作业指导书;
ES设备安全检修保养规程;
EI设备操作规程;CI调校规程;
TI检验指导书;CS检验标准;
GP工艺流程图;OS其他文件;
作业规范标示代码:
QW
公司代码、集团公司部室代码,参照附件
说明:
例1:
电解金属锰厂生产部作业指导书,编号为:
ME-QW-WI-001;
例2:
集团公司质量控制部编写的钢材来料检验标准,编号为:
ZK-QW-CS-001。
(2)OHSAS18001安全作业规范类文件
X1-SW-X2-001
流水号:
001—999
类型:
WI作业指导;
ZD安全制度;
YJ应急预案;
TP培训、训练计划;
YL演练方案
OS其他文件
安全作业规范标示代码:
SW
公司代码、集团公司部室代码,参照附件
例1:
硫酸厂安全制度
LS-SW-ZD-001
例2:
集团公司安全部制度
SE-SW-ZD-001
(3)ISO14001环境作业规范类文件
X1-EW-X2-001
流水号:
001—999
类型:
WI作业指导;
ZD安全制度;
YJ应急预案;
TP培训、训练计划;
YL演练方案;
OS其他文件;
安全作业规范标示代码:
EW
公司代码、集团公司部室代码,参照附件
例如:
硫酸厂环保制度LS-EW-ZD-001
3.3.2.4四阶文件(记录类)
X1-X2-X3A
记录版本号:
按照版本次序A—Z编号
表格流水号,编号为01—99
类别代码:
行政类:
XZ安全类:
S
人事类:
RS环保类:
E
质量类:
Q设备类:
EQ
生产类:
P物资类:
M
财务类:
F项目类:
XM
公司代码、集团公司部室代码,参照附件
例1:
硫酸厂成品质量化验单LS-Q-01A;
例2:
总务部通勤车申请单ZW-XZ-01A。
说明:
若是文件后附的表格,在表格编号前加上支持文件的编号,以便于追溯到可支持的相应文件。
例如TY-QP-01-Q-02A
3.3.3行政办公类文件
3.3.3.1红头文件的编号
宁天元发X1-X2-【2012】001号
类别代码:
行政命令类:
XZ人事任命类:
RS
薪资类:
SL安全类:
S
环保类:
E
公司代码
不同的公司,有所不同。
例如:
宁华夏发
3.3.3.2行政类文件的编号
X1-X2—201301001
文件发文当月的流水号,编号001—999
文件发文的年月
文件类型:
TZ通知/通报; JD接待方案
ZD行政制度规定; XX信息制度;
RS人事薪酬制度; MY贸易制度;
DW对外回复
公司代码,参照附件
3.3.4财务管理类文件
X1-CW—201301001
文件发文当月的流水号,编号001—999
文件发文的年月
文件类型:
CW财务管理
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