文件与记录管理程序.docx
- 文档编号:511881
- 上传时间:2022-10-10
- 格式:DOCX
- 页数:10
- 大小:64.41KB
文件与记录管理程序.docx
《文件与记录管理程序.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《文件与记录管理程序.docx(10页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
文件类别:
二级文件
文件主题:
文件与记录管理程序
文件编号:
页码
10/10
Rev.
A
文件与记录管理程序
文件编号:
版本:
A
制订部门:
体系管理部
会签与分发
会签方式:
☐无须会签(仅限工程/产品标准、管理制度、作业指导书等)
þ会议研讨(附会议记录)
☐书面会签(附《文件会签单》)
会签
分发
部门名称
分发数量
会签
分发
部门名称
分发数量
☐
☐
1
☐
☐
1
☐
☐
1
☐
☐
1
☐
☐
1
☐
☐
1
☐
☐
1
☐
☐
1
☐
☐
1
☐
☐
1
□
□
1
□
□
1
签核栏
签名
制作
审核
批准
日期
文件修订履历
版本
页次
修订内容
制作人
制作/修订日期
A
10
第一次制订
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
O
P
Q
R
1、目的:
1.1规范体系文件的管控流程,确保文件正确而有效的被管理与使用。
1.2有效管理质量记录制作,标识、书写,变更,储存、保护、检索、保留和处理之规范,以显示所需质量之达成,且证明质量管理系统之有效运作。
2、范围:
2.1适用于公司所有与体系有关的文件,包括公司内部文件和外部文件。
2.2适用于与本公司质量/环境/职业健康安全管理体系内所使用之表单记录与法律性文件(如合约、专利等)皆属之。
3、定义:
3.1文控中心:
简称文控,英文缩写为DCC,是指公司内部对体系文件管理单位。
3.2内部文件:
由公司自行规划或参考外部资料制订的文件。
3.3外部文件:
由外部机构编制,公司运作中必须加以参考或引用的文件,如行业标准、顾客资料等。
3.4质量管理体系文件分类及定义:
3.4.1一阶文件:
即质量管理手册,依据GB/T19001标准建立的公司总要求,包含质量体系的描述、质量方针、质量目标等。
3.4.2二阶文件:
即程序文件,对质量管理手册的内容作具体展开说明的文件。
3.4.3三阶文件:
即指导文件、标准、规范、管理制度,过程分解出来的具体而详细说明性文件。
3.3.4四阶文件:
即表单、记录,表单是指在体系运行过程中能够阐明所取得结果或提供活动的完成证据的空白载体;记录是指阐明在运体系过程中所取得结果或提供活动完成证据的文件。
4、权责:
4.1体系各阶文件制订、会签、审批权限表
文件层级
文件类别
制订
审核
会签
核准
上传
一阶
管理手册
体系管理部
管代
/
总经理
文控
二阶
程序文件
职能部门
负责人
文件中涉及的权责部门负责人、
体系管理部部长
管理者代表
各部门文件管理员
各部门文件管理员
三阶
作业指导书
技术中心
生产工部
品质部
主管及上人员
根据文件内容确定
部门负责人
标准/规范
职能部门
主管及上人员
文件中涉及的权责部门负责人、
体系管理部部长
部门负责人
管理制度
职能部门
负责人
/
总经理
四阶
表单/记录
职能部门
主管及上人员
/
部门负责人
4.2职能部门:
即对应组织架构中明确的各部门,负对对记录的制定、使用、保存等事宜。
4.3文控中心(DCC):
负责记录之编号,原稿之管理,及所有体系文件的受控、归档、分发、回收作废、记录。
5、流程图:
无
6、作业程序:
6.1文件制作:
各部门视业务需要组织职责,由部门负责人或指定人员依各类文件标准格式制作。
6.1.1文件名称要求:
Ø一阶文件名称为XXXX手册,如:
品质手册。
Ø二阶文件名称为XXXX程序,如:
文件控制程序。
Ø三阶文件分作业指导书、规范/标准、制度三大类,所有三阶文件名称后缀只能选择其中一种。
Ø表单/记录,依据使用的情形,自主选用名称。
6.1.2新增文件编号申请:
6.1.2.1新增文件初稿已确认完成的情况下,由制订部门人员以邮件形式发给文控中心(同时抄送给部门负责人)申请文件编号,邮件内容:
填写文件名称、类别、创建原因。
文控按照下表编码原则进行编号,并记录在《文件编码清单》中。
文件层级
文件类别
类别代码
文件编号
一阶文件
质量手册
QM
HZ-QM-(流水号,从001开始
环境/职业健康安全手册
EM
HZ-EM-(流水号,从001开始)
二阶文件
程序文件
QP
HZ-QP-(流水号,从001开始)
三阶文件
管理制度
MR
HZ-MR-(流水号,从001开始)
作业指导书
SOP
HZ-部门代码-日期-(流水号,001)
标准/规范
ST
ST-部门代码-(流水号,从001开始)
四阶文件
表单/记录
M
部门代码-M-(流水号,从001开始)
6.1.2.2外来文件编号:
HZ-WL-日期-XXX(流水号,从001开始)。
6.1.2.3原则上,各部门使用的表单都必须有支持文件,通过邮件或钉钉通用申请流程,由文控统一编号。
6.1.2.4公司各主要职能部门代码:
部门
销售部
市场部
研发部
计划物控部
采购部
生产部
代码
SD
MD
RD
PMC
MP
PR
部门
品质部
售后服务部
人事行政部
财务部
体系管理部
总经办
代码
QC
AS
HR
FD
DC
HQ
部门
代码
6.1.3文件版本拟定:
6.1.3.1各类别文件版本,首次发行版本为A,之后每修订一次版本由A到B、C、D、E、F…..Z进行更新,共计26版,循环使用。
6.1.3.2作业指导书版本管理:
Ø文件封面版本与最新修订版本保持一致。
Ø单页不同时间修订时,页版本不能重复或倒回。
Ø同一工序页版本必须一致。
Ø每次修订,版本以A、B……、Z递加升级,以封面版本为基准:
如封面版本为A(内容均同步为A),修订页的版本以封面版本A为基准升级到B,封面版本同步升级为B;如再次修订时,修订页的版本仍以封面版本B为基准升级到C,封面版本亦同步升级到C;未修订页的版本保持不变,升级的内容须在封面履历中予以描述。
Ø字母26版使用完,则从头循环,即再次从A开始递次使用。
6.1.4文件格式要求:
6.1.4.1为使同类别文件格式做到统一,各类文件按照对应的格式要求制作。
6.1.4.2管理手册格式请参考《质量手册》。
6.1.4.3二、三阶文件(作业指导书除外)按照附件《二、三阶文件模板》制作。
6.1.4.4作业指导书(检验类、制造类)分别按照《检验规范之制作规定》和《制造作业规范之制作规定》执行。
6.1.4.5四阶表单格式不限,以适用要求为准。
6.1.5文件内容排版:
排版格式不限,以方便阅读与美观基调。
6.1.6文件字体与版面要求:
6.1.6.1文件标题字体依据模板设置为华文中宋28号字体,标题尽量言简意赅,控制在十字以内;其余字体均为华文中宋12号字体;段落间距为一倍行距。
6.1.6.2文件版式需设计边框,所有文件、流程图及文件中的表单需在边框范围内。
文件版面应布局合理、美观,设定适当之边距,预留出装订边。
6.2文件的审核、会签、批准:
6.2.1文件的生效必须经过相关的权责人员进行审核、批准;如需会签,则必须呈相应的部门负责人会签,方可发放生效。
6.2.2二、三阶文件(作业指导书除外)会签由制订部门根据文件内容在封面页选择书面会签或会议研讨。
如是书面会签,需附上《文件会签单》给到文件中涉及的权责部门签审,会签部门将有异议的条款与修订意见填写在《文件会签单》中,制订部门根据会签意见对文件进行部分修订,修订后的文件需得到之前的意见确认,才能进行核准。
如选择会议研讨方式会签,需附件会议决议。
如呈最高管理者批准的管理制度则无须会签。
6.2.3一般情况下,作业指导书不需会签,如部门领导要求,可在文件封面页会签区域进行会签。
6.3文件变更与修订:
6.3.1职能部门如发现文件规定与操作流程已不能适用现阶段各项工作处理,或文件规定与部门职责不一致,由原制订部门对文件进行修订。
6.3.2修订后的文件需详细填写《文件变更升版与旧版对照表》,连同《文件会签单》给到相关部门签审。
修订的签审流程与初次制订相同。
6.4文件电子化管理:
6.4.1文件生效日期以最终批准(核准)日期为准,或以约定生效日期为准,但约定日期必须晚于批准(核准)日期。
6.4.2职能部门在文件完成所有审批后,由文控将电子档上传中转站程序文件夹,电子档文件编号、名称、版本、制定部门、制订日期、页数须填写完整,封面页制订、审核、批准按照实际人员将名字打印上去,不能空白。
同时,将审批完的原稿、《文件会签单》和《文件变更升版与旧版对照表》一起交到文控保存。
6.4.3文件归档:
上传到服务器中转站的文件统一由文控核对原稿与电子档一致后,审批通过进行归档。
6.4.4为确保现场使用文件为最新有效版,上传到服务器中转站的体系文件不得随意下载和打印。
下载权限现只授权给文控和各部门文件管理员;上传到服务器中转站的作业指导书由文控归档之后统一打印印章发行至相关单位。
6.4.5体系管理部定期对受控文件进行检查、整理,当发现文件有破损或遗失现象,要求使用部门及时更换,确保现行文件有效。
6.4.6文控对公司所有文件编制《文件目录》进行管理,纸档文件按类别归档。
各用文单位将收到的纸档文件编制目录表,以便查阅。
6.5文件受控分发:
6.5.1文件分发部门与数量:
二、三阶文件分发部门与份数按照文件封面页上的勾选部门和数量执行。
6.5.2文件受控:
文控收到制订部门提交的审批完的原稿附《文件会签单》(如选择书面会签)、会议记录(如文件以会议方式会签)、《文件变更升版与旧版对照表》(如文件有修订)后印“受控文件”章分发。
分发记录登记在《文件分发、回收记录表》中。
6.5.3接收部门在《文件分发、回收记录表》上签名。
6.5.4文件补发:
已发行之纸档文件如遗失、破损或其它原因需补发,可通过填写《文件补发申请单》经部门负责人审批,由文控补发,损坏的旧版文件退回文控处理。
6.5.5现场使用的文件必须置于现场,方便指导操作。
6.6文件作废回收:
6.6.1文件作废由部门文件管理员在中转站中启动“文件报废流程”,经相关人员审批通过后,由文控执行作废。
6.6.2电子档文件作废后,文控须对纸档文件按发放记录进行回收。
6.6.3文件变更升版,文件管理员上传新版文件,文控在中转站中通过修改文件状态,进行作废。
同时,发行新版文件对旧版纸档回收。
6.6.4回收的文件印“作废”章,记录在《文件分发、回收记录表》中,作废文件复印件可直接销毁也可作再生纸利用。
作废文件原稿印“参考文件”章,单独保存,保存期限至下次变更时。
文件升至C版时,可将A版原稿进行销毁,保留B版原稿,印“参考文件”章。
6.7外来文件管理:
6.
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 文件 记录 管理程序
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)