商务信函7c原则.docx
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商务信函7c原则.docx
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商务信函7c原则
商务信函7c原则
篇一:
商务信函的7C原则
PrinciplesofBusinessLetterWriting
商务信函写作原则
为达到通过信函有效沟通的目的,有必要掌握写好国际商务函电的原则。
一般地,商务信函有以下七个方面的写作规则,通常被称为“7C原则”:
1.Clearness['kl?
rn?
s]清楚
清楚原则包括两个方面的内容,一是写信者在拟文前知道自己要写什么;二是对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思,不会产生误解。
这就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确,避免使用一些含混不清、模棱二可的词汇。
2.Conciseness[k?
n'sa?
sn?
s]简洁
简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容,并且不影响信函的礼貌性。
简洁使信函更加简明有力。
商务英语信函的格式要简明扼要,语言要通俗易懂,内容要精练丰富。
这
1
要就要写信者在行文过程中尽量选用单间、易懂、朴素的词汇,采用简洁,直接的句子。
3.Correctness[k?
'r?
ktn?
s]准确
商务英语的信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、企业形像等息息相关,是制作各种商业单据的依据,以及进行商业活动往来的重要凭证。
准确无误是商业英语信函写作中最最要的原则。
准确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误,语法使用、结构格式正确,还应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。
因此,在进行商业英语信函写作中应反复审核相关信息,如:
收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。
4.Concreteness['kɑnkritn?
s]具体
具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物,信息要详实具体、丰富生动,表达要完整。
商务信函写作中注意避免类似:
soon,atanearlydate,good,nearly等
笼统的、含混不清的表达法。
例如:
Iwillsendthesamples
toyousoon.就不如Iwillsendthesamplestoyouintwo
weeks.如果能再具体,那就更好了,例如Iwillsendthe
samplestoyounextMonday.
5.Courtesy英['k?
?
t?
s?
]美['k?
t?
si]礼貌
为了建立、保持一个友好贸易关系,商务英语信函往来一般要注意礼貌原则,以理待人。
礼貌原则不仅仅体现在使用
2
Please,thanksyou等这些词汇上面,而且要在字里行间体现我国的外贸政策和外交礼节,做到不卑不亢、得体大方。
具体的礼貌原则基本包括这样几个方面:
遵守国际商务往来惯例;尊重对方风俗习惯;语言表达要客气有分寸,避免使用命令口气;多用友好、肯定的语气,尽量用委婉语气指出对方不尽人意的地方,复信要及时。
6.Consideration[k?
ns?
d?
're?
?
(?
)n]体谅
体谅是指以对方利益为出发点,站在对方的立场周到、细致的考虑问题,以便得到对方的好感而达到所预期的目的。
体谅原则是商务交往中为了促成交易所使用的一种技巧。
7.Completeness[k?
ns?
d?
're?
?
(?
)n]完整
一封完整的商业信函应该是对对方提出的问题逐一回答而且对自己要表达的重要信息说明清楚。
信函的完整性有助于建立良好的企业形像,节省双方的商务往来时间而达到预期的效果,避免因重要信息不全而引起不必要的纠纷
篇二:
商务信函7C原则
商务信函7C原则
写信的原则(WritingPrinciples)已从原来的3个“C”(Conciseness,Clearness,Courtesy)发展到目前的7个“C”:
Completeness,Clearness,Concreteness,Conciseness,
Correctness,Courtesy,Consideration商务函电的作用,一是索取信息或传递信息,二是处理商务交流中有关事宜,三是
3
联络与沟通感情。
商务函电的写作应掌握7C原则,即:
完整(complete)、正确(correctness)、清楚(clearness)、简洁(concreteness)、具体(concreteness)、礼貌(courtesy)、体谅(consideration)
完整:
商务函电应完整表达所要表达内容和意思,何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。
正确:
表达的用词用语及标点符号应正确无误,因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系,如果出错势必会造成不必要的麻烦。
清楚:
所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图,避免双重意义的表示或者模棱两可。
用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。
简洁:
在无损于礼貌的前提下,用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。
清楚和简洁经常相辅相成,摒弃函电中的陈词滥调和俗套,可以使交流变得更加容易和方便。
而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。
具体:
内容当然要具体而且明确,尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。
礼貌:
文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养,客气而且得体。
最重要的礼貌是及时回复对方,最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。
商务交往中肯定会发生意见分歧,但礼貌和沟通可
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能化解分歧而不影响双方的良好关系。
体谅:
为对方着想,这也是拟定商务函电时一直强调的原
则:
站在对方立场。
在起草商务函电时,始终应该以对方的
观点来看问题,根据对方的思维方式来表达自己的意思,只
有这样,与对方的沟通才会有成效。
商务函电的种类包括:
商洽函、询问函、答复函、请求函、
告知函、联系函。
从商务函电的具体使用功能来讲,又可分
为:
来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、
介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。
实例
DearSirs,
WithreferencetoyourletterofApril9,wearepleasedtoacceptyourofferof100tonsofCopperWireasperyourOfferSheetNo.8/070/02B.PleasegoaheadandapplyforyourExportLicense.AssoonasweareinformedofthenumberoftheExportLicensewewillopentheL/Cbycable.
信的本文汉译
关于你们四月九日涵,我们高兴地接受你们第8,070,
02B号报盘单所报100吨紫色铜丝。
请着手办理申请出口许
可证。
一经接到出口许可证号码的通知,当即电开信用证。
对商业信函的“完整”要求:
要求书信的“完整”,理由有
三:
5
1(一封完整的书信比一封不完整的书信,有更大的可能性带来预期的效果;
2(一封完整的书信,有助于建立和表达友善关系;
3(一封完整的书信,可以避免由于遗漏重要情况(情报)所导致的诉讼(Lawsuit);
4(有时,某些不显眼的书信或文件,由于所提供的情况完整而又生动有力(CompleteandEffective)而成为极为重要的文件。
一封信写得是否完整,建议用五个“W”来检验,即:
“Who,What,Where,When及Why(包括How)”例如在定货的信中,必须明确说明:
1.“需要什么商品”(Whatyouwant)
2.“何时需要”(Whenyouneedthegoods)
3.“货物发到何地何人收”(toWhomandWherethegoods
tobesent)
4.“如何付款”(Howpaymentwillbemade)
5.如对对方的要求作出否定的答复时(如不能报盘,不能理赔等)应说明理由“为什么”(Why)
篇三:
写商务信函的原则
写商务信函的原则(WritingPrinciples)已从原来的3个“C”(Conciseness,Clearness,Courtesy)发展到目前的7个“C”:
Completeness(完整),Clearness(清晰),Concreteness(具
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体),Conciseness(简明),Correctness(正确),Courtesy(礼貌),
Consideration(体谅)
实例
DearSirs,
WithreferencetoyourletterofApril9,wearepleasedtoacceptyourofferof100tonsofCopperWireasperyourOfferSheetNo.8/070/02B.PleasegoaheadandapplyforyourExportLicence.AssoonasweareinformedofthenumberoftheExportLicencewewillopentheL/Cbycable.
信的本文汉译
关于你们四月九日涵,我们高兴地接受你们第8,070,
02B号报盘单所报100吨紫色铜丝。
请着手办理申请出口许
可证。
一经接到出口许可证号码的通知,当即电开信用证。
对商业信函的“完整”要求
要求书信的“完整”,理由有三:
1(一封完整的书信比一封不完整的书信,有更大的可能
性带来预期的效果;
2(一封完整的书信,有助于建立和表达友善关系;
3(一封完整的书信,可以避免由于遗漏重要情况(情报)
所导致的诉讼(Lawsuit);
4(有时,某些不显眼的书信或文件,由于所提供的情况
完整而又生动有力(CompleteandEffective)而成为极为重
7
要的文件。
一封信写得是否完整,建议用五个“W”来检验,既:
“Who,What,Where,When及Why(包括How)”
例如在定货的信中,必须明确说明
“需要什么商品”(Whatyouwant)
“何时需要”(Whenyouneedthegoods)
“货物发到何地何人收”(toWhomandWherethegoodstobesent)
“如何付款”(Howpaymentwillbemande)
如对对方的要求作出否定的答复时(如不能报盘,不能
理赔等)应说明理由“为什么”(Why)
================================================================再给你些实例:
(1)寻求建立商贸关系信函
DearSirs,
AfewdaysagowehadtheopportunitytoseeadisplayIf
yourproductsattheChengduInternationalTradeCentre,
andweweremostimpressedwiththeirqualityandlowprices(
Weshouldliketoofferyouourservicesasatradingfirm,
andwouldmentionthatwehaveexcellentconnectionsinthe
tradeandarefullyexperiencedwiththeimportbusinessfor
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thistypeofproduct(
Inaddition,weoperateourownadvertisingagency,andwecanusethelatestmarketingproceduresquite
efficently(Youcanbesureofincreasingyourturnover
consid-erablyifyouwouldallowustopromotesalesofyour
productsthroughoutChina(
Welookforwardtohearingfromyou(
Yourssincerely,
中文对照
敬启者:
日前参观贵公司在成都国际展览中心展出的产品时,由于贵公司产品价廉物美,给我留下了深刻的印象。
作为贸易公司,我方非常愿意为贵公司提供服务。
在贸易方面,我们有良好的关系,对此类产品进口业务更具有丰富的经验。
另外,我公司拥有自己的广告公司,善于运用最新的营销手段促销。
如果愿给予我方贵公司产品在中国大陆的销售权,我方可以保证,贵公司的营业额可大量增加。
盼复。
×××敬上
2)寻求代理商信函
DearSirs,
9
Wewishtosellourautomaticcopyingmachinesinyourcountry,andshouldliketobeputintouchwithacompanyorindividualwhowouldbewillingtorepresentus(
Therepresentativewearelookingforwillbeexperiencedinthisfield,andshouldalreadybedoingbusinesswithbuyersofofficeequipment,havingcontactswithsuitableoutlets(OnourpartwecanofferuptoBrightmachineswithaninternationalreputation,whicharealreadybeingsoldinmanycountriesinNorthAmerica(
Welookforwardtohearingfromyou(
yoursfaithfully,
中文对照
敬启者:
我公司愿意在贵国销售全自动影印机,想与有意代理我公
司产品的公司或个人联系。
我公司要联系的代理商,必须在这方面有经验,目前正从
事办公用品贸易且与市场有联系的代理商。
就我们方面,可
以提供目前正在北美各国畅销的国际驰名的布莱特机。
期
待你的回音。
×××敬上
(3)接受代理商信函
DearSirs,
10
Wethankyouforyourletterof26thMay(Wehaveread
withinteresttheacountofyouractivities,andhavedecided
totakeupyourreferences(
Weenclosethedraftagreementstatingthetermsandconditionsoftheagency(
Welookforwardtoyouracceptanceoftheaboveandtotheeventualsigningoftheprovisionalagreement(
Yoursfaithfully,
中文对照
敬启者:
感谢阁下5月26日来信。
我们有兴趣地读了您们的活动
简介,并决定接受您们的推荐信。
现附上说明代理机构条
件的协议草案。
我们盼望您接受上述协议草案并最后签署临时协议。
×××敬上
(4)推销产品信函
DearSirs
Ourmarketsurveyinformsthatyouareinterestedintheimportofmachinery(WeshallbepleasedtoreceiveyourenquiriesformachinerymadeinGermany(OurMachinery
Divisionmainlyactsasanexportagentonacommissionbasis(Inorderpreparequotations,however,wewouldneed
11
someadditionalinformationwithrespecttothequestionswhichareontheattachedsheetandmoreparticularlythechecdedones(
Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply,and
assuringyouthatyourrequirementswillhaveourverybest
andpromptattention
Yoursverytruly,
中文对照
敬启者:
根据我司的市场调查得知,贵司对进口机器颇感兴趣,如
本公司能获得贵司有关德国产机器的询价则不胜感谢。
本公
司机构处承担机构进口代理业务,以赚取佣金为主。
为了便
于向贵司报价,希望能获得更多情报,谨寄上答题一份。
请
按各项问题特别是注有标记的给以答复。
殷盼您早日回信。
对贵司提出的要求,我司定当尽力服务。
×××敬上
(5)信用查询信函
DearSirs,
WehavereceivedanimportantorderfromMessrs(Itoh
Co(,ofSingapore,whohavegivenusyournameasreference(Weshallesteemitahighfavourifyoukindlygiveusinformationrespectingtheircommercialposition,andthe
12
estimationinwhichtheyareheld(
Itwouldgiveusagreatpleasuretobeabletorenderyoua
similarservice,shouldanopportunityoccur(
Yoursfaithfully,
中文对照
敬启者:
我们从新加坡的伊藤公司获得一份重要订单,该公司通知
我们,贵公司为该公司查询信用的地方。
为此,请来函告诉
我们该公司商业信誉与信用状况,本公司将至为感激。
今后
如有机会,本公司愿为贵公司提供同样的服务。
×××敬上
(6)寄送报价单信函
Gentlemen:
ThroughthecourtesyoftheChamberofCommerce,
Industry,HongKong,wehaveyournameasafirmwhoisinterestedindoingbusinesswithus,inthismarket(Wehave
beenexportingandimportinggeneralmerchandiseofmanyyearsandcansaythatwehavemanysatisfiedcustomersandfriends(
Weareenclosingherewithoneofourprice,listsforyour
examination(Thisisseveralweeksoldandthereforethepricesarenotinlinewithtoday’smarket(However,weare
13
sendingthissothatyoumayacquaintyourselveswithsomeoftheitemswehandle(Duetolackoftimeandspace,we
havenotbeenabletoincludeallthecommoditieswecanofferandwethereforeaskthatyoumakeyourinquiriesforanyitemsthatdonotappearonthelist(Wewouldalso
appreciaterece
ivingdetailsregardingthecommoditieswecanofferandwearethereforecertainthatbusinesscanbeconsummatedbetweenus(
Ifyouarenotinterestedintakingadvantageoftheofferingsonthelist,pleasebegoodenoughtoforwardittosomeofyourfriendsorafirm,whomaybeinterestedin
theseitems(Withkindestregards,weremain(
Yoursverytruly,
中文对照
敬启者:
从香港工商会获悉贵司名称,知贵司拟在本市场与我进行
交易。
我司从事一般商品进出口业务已多年,在商界赢得众
顾客和朋友们的赞誉。
现随函附寄我价格表一份,请参考。
虽然此表已过时数周,
其价格亦可能不适于当今市场,但我所以寄上此表是为了使
贵司了解一下我司所经营的项目。
由于时间和篇幅所限,我
14
不能将所有可提供的商品全部列入表中,为此,贵司对表中
未列项目感兴趣,请发来询函。
如能收到贵方对我商品提出
详细要求,将不胜感激,确信你我双方能圆满地达成交易。
若贵方对我表中所列报价无兴趣,亦请转告对此感兴趣的
朋友或公司为盼。
顺致最良好的祝愿。
×××敬上
(7)拒绝买方出价信函
DearSirs,
ManythanksforyourletterofOctober6,Wehavegiven
ourcarefulconsiderationtoyourcounterofferagainstourofferforwoolenblanket(Wearequiteearnest,ofcourse,
tomeetyourwishes
andtosupplyyouwiththegoodswhichwillenableyoutocompetein
- 配套讲稿:
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