HRZD03员工入职转正异动离职管理制度.docx
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HRZD03员工入职转正异动离职管理制度
北京融联信达创业投资有限公司
文件名称
员工入职、转正、异动及离职管理制度
文件类型
管理制度
文件号
HR-ZD-03
页码
6
修改号
版本号
01
编制部门
人力资源
审核人
杨珺
签发人
唐珣
生效期
2013.11
发布范围
北京融联信达创业投资有限公司及所有关联单位
员工入职、转正、异动及离职管理制度
编号:
HR-ZD-03
1.目的
为规范员工入职、转正、异动及离职等各项手续的办理,及时办理各种关系的转入、转出,保证公司和员工的合法利益,特制定本管理制度。
2.适用范围
本制度适用于北京融联信达创业投资有限公司及所有关联单位,包括但不限于母子公司、总分公司、兄弟公司、代表处及办事机构等。
3.职责
人力资源部及各分、子公司的行政人员负责公司员工的入职、转正、异动及离职管理及相关工作。
4.审批权限
(1)职能类岗位
岗位级别
直属主管
部门经理
部门总监
人力资源部
总经理
员工
审
审
决
审
——
主管
——
审
决
审
——
部门经理
——
——
审
审
决
部门总监
——
——
——
审
决
(2)销售类岗位
岗位级别
业务主管
团队经理
分公司经理
业务副总裁
人力资源部
总经理
业务人员
审
审
决
——
审
——
业务主管
——
审
决
——
审
——
团队经理
——
——
审
决
审
——
分公司经理
——
——
——
审
审
决
副总裁
——
——
——
——
审
决
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5.入职管理
5.1所有通过面试的候选人,需由用人部门填写《新员工入职定薪表》,经直属上级、部门负责人签批后交由人力资源部或各分公司人事负责人方可确认录用。
5.2所有拟录用候选人在人力资源部正常走完招聘流程后,由人力资源部招聘负责人通知入职,各业务部门主管、经理无权通知候选人入职,如发生以上情况,人力资源部将不予办理入职手续,一切后果由用人部门自行承担责任。
5.3为了保证新员工报到工作的顺利进行,在新员工报到前,人力资源部招聘主管会电话通知拟录用员工,并向待入职员工发送《聘用函》(入职报到时间、所属部门、岗位、薪资福利、需携带的入职资料等信息)邮件。
5.3.1新员工入职需准备的资料
1、5张一寸白底彩色照片;
2、户口本原件及首页、本人页、本人变更页复印件各1份;
3、毕业证、学位证、原件及复印件各1份;
4、身份证原件及正反面复印件2份;
5、《社会保障卡》(即医保卡)复印件1份;
6、与原单位解除劳动关系的证明信(应届生无需);
7、其它有效资质证件(如有)原件及复印件1份;
8、银行卡一张(根据各分公司开户银行选择相应银行)。
5.4新员工按约定在入职当天携带有关入职资料(详细资料内容见聘用函)到人力资源部报到。
由人力资源部审核并归档。
5.5员工报到时必需填写《员工入职信息登记表》,学习公司规章制度并签收。
新入职员工的薪资计算起始日以劳动合同上签订的日期为准。
5.6员工因特殊原因未能在入职当日交齐资料的,必须在入职后的10个工作日内补齐材料,员工务必确保所提交的材料真实可信,如发现提供虚假信息的情况,公司有权按不符合条件与其解除劳动关系。
5.7新员工入职一个月内必须与公司签订《劳动合同》(第一次劳动合同期限为三年,试用期约定三个月)、《诚信守则》(员工需遵守的职业道德、商业秘密的保护。
特定岗位员工签署)。
5.8新员工入职手续办理完毕后,人力资源部会及时根据人员信息及在司档案管理相关要求对新员工在司档案进行信息录入及归档。
5.9各分公司与员工签订劳动合同一式三份,总部、分公司、员工各持一份。
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5.10各分公司每月24日之前将当月入职员工的劳动合同快递回总部,同时将当月更新的员工花名册通过邮件发送给总部人力资源部。
6.异动管理
6.1员工异动包括:
晋升、降职、调岗、调薪、临时调用等情况。
6.1.1公司有权根据公司业务需要或者员工的工作业绩、工作能力、工作态度及培训考核成绩等,重新安排、调整员工的工作岗位。
6.1.2员工本人及其上级也可申请调整其工作岗位。
6.1.3在司员工发生上述所有异动情况须按照异动管理流程操作,必须报人力资源部审核备案。
6.2流程管理说明:
6.2.1异动流程:
人员异动产生
填写《员工调
转出部门意见
转入部门意见
岗调薪审批表》
人力资源部实
总经理审批
人力资源部审
施备案
批
6.2.2员工异动一般情况下遵循提前申请的原则,即申请异动日期必须提前于实际异动的日期,最长不超过一个月,最短不少于一周。
6.2.3人力资源部在异动审批流程完成后的一个工作日内进行员工在职档案信息的变更,并以书面或Email的形式通知相关负责人。
6.2.4由员工本人提出岗位薪酬调整的,员工需向直接上级提交书面的调整申请,通过直接上级的批准,由申请人填写《员工调岗调薪审批表》,经上述流程后完成调岗手续。
6.2.5由部门提出员工岗位调薪酬整的,由部门负责人填写《员工调岗调薪审批表》,经上述流程后完成调岗手续。
6.2.6所有员工异动的信息均需以邮件形式发送至总部人力资源部,邮件正文内容需包括员工异动的基本情况描述,附件内容包括所有书面材料的扫描件。
如遇无法书面审批的情况,必须由当地人事人员向负责人及人力资源部发出邮件,由
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相关负责人邮件审批后生效。
6.2.7所有签批文档及邮件均需在各分公司进行存档备案。
6.3所有员工异动的生效日期以《员工调岗调薪审批表》上签批的生效日期为准。
6.4员工在司岗位发生异动,一般情况下其与公司签订的劳动合同继续生效,直至该合同到期为止。
如果员工异动时发生劳动合同主体变更的,如母子公司间、总分公司间调整,则需要与员工重新签订劳动合同。
6.5员工的在司工龄不受岗位异动的影响,可以连续计算。
7.转正管理
7.1转正流程:
人力资源部/
员工填写《员工
转正申请表》报
人事接口人发
直属上级、部门
出转正通知
总负责人审批
审批后,HR会通
HR会在发薪日
知转正员工本人、
体现转正工资
其上级和部门总
负责人
直属上级、部门
人事接口人与转正
总负责人签署转
员工进行试用期转
正访谈,反馈给部
正意见填写《员
门负责人
工转正评估表》
复审通过,总部HR
提交《员工转正评
人事接口人向总部
HR提交所有员工转
估表》报人力资源
正材料进行复审
部总监或总经理审
批
7.1.1新员工试用期结束前两周,人力资源部或人事接口人以邮件方式通知员工及其直接上级员工试用期结束日期,要求员工在转正前一周内向直接主管提交转正申请所需的书面材料《员工转正申请表》。
7.1.2员工直接上级及部门负责人结合员工试用期月度评估、考核指标达成情况以及日常工作表现进行评估,给出考核意见及转正建议,填写《员工转正评估表》。
7.1.3人事接口人与转正员工进行试用期转正访谈,并将访谈情况反馈给部门负责人。
7.1.4所有员工转正的信息均需以邮件形式发送至总部人力资源部,邮件正文内容需包括员工转正的基本情况描述,附件内容包括所有书面材料的扫描件。
如遇无法书面审批的情况,必须由当地人事人员向负责人及人力资源部发出邮件,由相关负责人邮件审批后生效。
7.1.5发生员工转正的情况,各地人事接口人随时向总部人力资源提交员工转正的所有转正材料由总部人力资源部进行复审。
特殊岗位人员转正需经过总经理审批。
7.1.6审批后,总部人力资源将通知员工本人及部门总负责人,转正日期以人力资源
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部或总经理审批日为准,转正后薪资将于次月发薪日体现。
7.1.7所有签批文档及邮件均需在各分公司进行存档备案。
7.2提前转正
7.2.1如果试用期员工在试用期间表现突出,部门负责人可以向人力资源部提出提前转正的申请,由员工填写《员工转正申请表》,具体操作同上。
7.2.2原则上员工试用期最短不得低于一个月,如申请在一个月内转正的员工,必须经过公司总经理特殊审批方可执行。
8.离职管理
8.1离职时间认定:
《离职证明》上的日期为员工最后工作日的日期,同时作为解除劳动合同及结算薪资的日期。
8.2解除劳动关系定义说明:
8.2.1辞职:
适用于公司所有签订《劳动合同》的员工,是员工主动提出与公司解除劳动关系。
8.2.2解聘:
适用于公司所有签订《劳动合同》的员工,因在岗位上不能胜任其本职工作,由公司提出解除劳动关系。
8.2.3开除:
因违反公司管理规定,公司将给予开除处理而无需任何补偿,并且保留向全公司员工通报的权力。
8.3流程管理说明:
8.3.1正式员工离职需提前30天(试用期员工提前3天)向部门直接主管或人力资源部提出书面辞职申请,部门直属主管在了解员工离职原因后需在当天告知人力资源部人事专员,由人事专员准备离职需办理的手续。
8.3.2经总裁办批准任命的高级管理人员,及公司总经理认为有必要的其他重要岗位的管理人员,无论以何种方式离职,在离职前须根据公司相关规定进行离任审计,在离任审计结果未确定前,该管理人员不得擅自办理离职手续。
8.3.3员工从人力资源部领取《离职申请表》和《员工离职交接清单》,然后按表单规定的内容和要求逐个部门办理交接、结清手续,其操作流程为:
本部门财务部技术部行政部人力资源部
8.3.4在以上部门签批完毕后,离职员工携带各部门相关负责人签字确认完毕的《离
职申请表》和《员工离职交接清单》到人力资源部,由人力资源部相关人员进
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行离职面谈。
并同时签署《离职证明》。
因《离职证明》要加盖公章之后生效,
需要走公司用章流程,如员工需要离职证明,请于办理离职手续的5个工作日
之后前往人力资源部领取。
8.3.5如遇到特殊情况,员工没有及时办理离职手续,员工所在部门上级主管、部门行政人员或部门负责人必须在第一时间告知人力资源部,并说明情况。
8.3.6未办理完毕离职手续或办理手续拖沓的,公司将暂缓发放其最后1个月工资,待离职手续办理完毕后再予以发放,最长时间不超过1个月,如超期1个月仍未办理完毕,则最后1个月工资不予发放。
特殊情况可由人力资源部总监根据具体情况酌情处理。
8.3.7因涉及到员工的工资结算日期、社会保险、住房公积金缴纳等问题,按照公司管理规定每月15日(含15日)之前离职员工不予缴纳当月社会保险、住房公积金。
如部门未在第一时间告知人力资源部员工离职情况,造成多核算工资,多缴纳社会保险、住房公积金等情况,给公司造成经济损失的,将由直接主管及部门负责人来承担赔偿责任。
赔偿及处罚额度根据公司相关规定执行,由人力资源部监督实施。
8.3.8凡按照公司规定正常办理完毕离职手续的,人力资源部可协助办理如下事宜:
《离职证明》的开具;社会保险、住房公积金的转出手续;员工在公司工作期间工作情况的鉴定;员工在公司工作期间培训情况的证明;应员工要求,需要开具的其他证明等。
9.附则
9.1本管理制度的拟定或者修改由人力资源部负责,总经理签批之后执行。
9.2以上规定最终解释权归人力资源部。
9.3未尽事宜由人力资源部协同有关部门最终审定和修订。
9.4本制度自2013年11月起正式生效。
北京融联信达创业投资有限公司
人力资源部
2013年11月
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