财务管理财务会计人员开票技巧.docx
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财务管理财务会计人员开票技巧
财务会计人员开票技巧
一、背景
一个公司至少需要一个财务或会计或出纳人员,能把公司所有的往来账目,以及与工商税务的关系处理好。
供应商的款项,客户的款项,材料或人员的工资等,一笔笔管理起来,小至一张收据,大至公司的营业报表,是会计人员要掌握的技能。
这里,着重介绍会计人员办公时,最常用到的开票技巧。
掌握了这个开票技巧,事半功倍。
我们一边讲解理论,再一边通过思达票据通开票打印软件的开票实践操作,从理论到实践再到理论升华,相信大家认真学习后能掌握这些技巧。
二、业务术语
工作中用到的术语介绍下,方便平时的理解和应用。
金额:
开票收入或支出的款项,默认为人民币。
小写金额前一般要加羊角符号:
¥
大写金额:
把金额转换成大写,即可以读出来的方式记录金额。
中文大写金额数字应用正楷或行书填写,如壹(壹)、贰(贰)、叁、肆(肆)、伍(伍)、陆(陆)、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万(万)、亿、元、角、分、零、整(正)等字样。
不得用一、二(两)、三、四、五、六、七、八、九、十、念、毛、另(或0)填写,不得自造简化字。
大写金额前面,有时需要加一个限制标识,即圆圈加叉符号:
单号:
是为每份票据进行唯一性的号码设定。
当需要查找时,可以通过编号进行历史档案搜索,从中找到当时开过的票据。
编号前面可以根据需要加字母标识,编号中间可以根据需要加上日期,编号最后几位是递增的序号,按顺序增加。
客户单位:
是指客户方,名称可能是供应商,客户名称,客户,对方单位等,相对于我方单位。
收款事由:
即收款的用途,可能也叫项目名称,收款说明,描述。
同理,付款事由也是一样的,只是收入或支出的区别。
开票人:
是指当前开票操作的人员,一般默认为登录软件的人员。
收款人:
是指跟资金发生关系的我方人员。
会计,出纳,经办人,负责人:
根据公司的业务情况,相应的职责对应人员。
商品:
是开票中涉及到的货物,名称可能是商品名称,货物名称,劳务名称,商品规格等。
普通票据:
是指用空白的纸张打印出来的票据,打印的时候,同时会打印票据的格式,如公司抬头,格子或线条等。
套打票据:
也叫机打票据,是指在印制好的纸张上面进行打印,类似手工开票,只要打印需要的文字,背景格子或公司名称是现成的。
三联单:
是一种打印纸,只要在第一张上打印,底下二联或三联会自动复印出来。
这种打印纸需要用针式打印机。
目前的票据打印机95%以上都是针式打印机。
印章:
是开票时识别公司名称的印章,目前除了手工印章外,还有电子印章。
电子印章是一张图片,可以把图片放到打印设计格式中,打印出来的将会有印章了。
为了能够打印红色的印章,需要使用彩色打印机。
二维码:
是一种图片方式表达文字的编码。
软件里面可以生成二维码,方便识别开票的防伪功能。
另外,可以手工生成一张二维码图片,可以起到宣传推广公司的作用。
条码:
条码是一串用图片方式表达文字的编码,类似于二维码,条码可以用来表达唯一的单号,也可以用来表达商品的编号,具有一定范围内的唯一性。
收据:
是一个收款凭证,不包含明细的收据格式基本上由客户名称,收款事由,金额组成。
外加单号,日期,收款人或备注组成。
其中金额需要有大写和小写。
纸张一般是一式两份或三份,第一联存根,第二联客户联,第三联记账联。
目前使用电脑票据开票,可以只打印一联,重要的打印两联。
含明细收据:
是开收据中,金额不是手工直接输入,而是通过多个商品记录组成自动合计出来的金额,里面有商品明细,每条商品明细包括商品名称,规格型号,单位,数量,单价,金额。
最后合计出总金额。
发票:
是公司内部使用报销的一种凭证,或公司与客户之间记账的一种专用格式,也可以是工商税务相关的记税凭证。
这种根据需要,可以作为费用支出,在缴纳税收前扣除,也可能需要作为计税的凭证,具体根据公司业务及税务的规定。
软件提供税务格式的设计,发票的生成打印及管理,让公司开出的发票凭证正规化,替代早期手写的格式。
行业收据:
是指专用的格式收据,如物业收据,学校学生缴费收据,房租水电费收据等。
快递单:
是给客户发快递时,客户的名称地址电话使用电脑进行打印,而不用手工去写。
银行支票:
银行支票上的文字通过电脑打印,由于银行支票需要按它的规范进行写,如日期,金额都是特别的格式,用软件去打印会准确有效率得多。
数据导入:
是指把开票的数据通过EXCEL记录好,然后多条数据一起导入到系统中,而省去一张张单据的录入操作,主要起到提高效率的作用。
批量打印:
是指对录入好的多条单据一起打印,而不用一条条地打印出来。
也是起到提高效率的作用。
纵向打印:
是指一种打印机纸张的放置方式,把纸张按照常规的放置方法。
横向打印:
是指一种打印机纸张的放置方式,把纸张旋转90度放置方法。
三、开票流程
根据不同类似的票据,选择相应的格式,先下载安装并打开软件。
1、打开软件
XX搜索:
思达票据通开票打印软件。
软件下载,安装好后,打开桌面上的快捷方式,进入登录页面:
默认是单机版数据库,管理员,密码为空。
点击登录即可。
2、选择模板增加格式
在“我的票据”一栏,点击“打开收据模板”。
可以看到左侧的模板分类及右侧的模板内容。
点击右侧需要的模板,再点击“添加”按钮,即可把模板复制到“我的票据”中来。
下面举例的是复制“销售单”模板。
3、开单管理
点击销售单,进入销售单管理窗口,
这里可以看到以前开过的销售单列表,方便查询每一天或某段时间开过的销售单据,可以按客户名称,日期等条件进行查询。
在左边,是一排的功能按钮,可以增加新的销售单,修改旧的销售单,删除旧的销售单,还可以从EXCEL里面导入进来,或导出到EXCEL表格中去,可以批量打印,另外右侧的表格可以设置哪些字段需要显示,哪些不显示。
总之,这是一个完全可以定义的管理表格。
这个只要使用一下就会了解,我们重点介绍的是下面增加新的销售单的格式设计。
4、开单录入
现在你点击“增加”按钮,进来了,看到的销售单录入界面如下:
这是我们设计的模板销售单录入页面。
5、打印效果
再点击打印,可以看到打印页面如下:
录入的模板和打印的模板是有关联,但又不是完全一样的。
录入的是方便输入客户资料,销售的商品,而打印的是纸张,字体,打印格式。
它们之间有关系的是录入的数据要打印出来,模板格式是固定的,数据是动态的。
四、模板格式
1、收据格式
●收条:
●定制收款收据
●收据一
●收据二
●付款凭证
●发货收据
●学校收费机打
●贴图机打
●借款单
●现金收单
●收费单
●退费单
●代驾小票清单
●专用收费收据
2、发票
●某公司发票
●上海市商业零售统一发票
●浙江省统一收款收据
●辽宁专用收据
●建筑业统一发票
●上海国税机打发票
●各地增值税专业发票
●通用国税机打发票
●江苏国税通用机打发票
3、进销存
●发货单
●入库单
●送货单
●物资送货单
●订货单
●采购单
●销售单
●苹果店销售单
●购货发货单
4、行业收据
●物业收据
●物业管理
●水电费专用收据
●通信店销售单
●银行支票
●房产收据
●黄金保证单
●医疗费用收据
5、财务管理
●财务收款
●财务付款
6、快递单
●顺丰快递
●申通快递
其它快递单格式类似,可以自定义打印位置。
五、下拉数据及参数来源
下面介绍界面录入数据是怎么操作的:
1、客户参数
在客户名称右边输入窗口,点击下拉,
可以看到以前录入过的名称,直接选择简化每次手工输入。
如果客户比较多,在输入框双击,如下图,可以选择或查找:
2、客户管理
如果想要设置自己所要的客户列表,请点击:
这里可以增加自己所要的客户单位名称,
单位名称列可以自己增加,如电话,地址之类,如图:
把需要的列打勾即可。
上面介绍的是如何快速输入客户名称,以及客户单位名称的管理。
3、商品参数
我们回到销售单,在表格上双击,可以选择商品,如图示:
4、商品管理
商品列表的来源,一方面是每次输入过的商品会自动记忆并保存起来,另一方面,也可以通过商品资料管理:
同样的,可以点击
这里的设置列,设置商品属性。
点击增加,可以手工输入商品,输入完成后点击保存即可。
也可以从EXCEL表格批量导入进来,一次性地导入,减少工作量。
商品的分类是点击分类定义的,如图所示:
5、录入操作
商品的信息管理和录入暂时介绍到这,我们回到销售单。
双击选择的商品,商品就自动录入进去了。
当然,可以修改里面的规格,数量,单价等字段,金额是会自动通过公式:
数量*单价计算出来,不用手工输入金额。
底下的合计金额大写和小写也不用手工输入或计算,是自动算出来的。
如果需要的表格格子太少,可以右键点击表格:
这里可以增加,删除格子,格子里面的数据也能上移或下移。
另外表格的字段列也可以自定义,把需要的打勾,不需要的不显示。
另外,右边小面板窗口,
几个按钮也有这样的功能,增加行,删除行,上移,下移,列定义,商品选择。
上方的数字是表示默认几行,4表示新增一个销售单默认输入4行。
具体数字也可以手工修改。
如果你有现有的销售单,在EXCEL表格弄好了,可以从EXCEL对应几行几列复制一下(前提是每个列要对应)。
然后到这里的第一个格子上粘贴一下,就进来了。
这里可以行选择,列选择,表格框选择的。
跟EXCEL一样的操作。
底下有已付款,未付款。
输入已付款,未付款就等于总金额减去已付款。
再底下是选择收货人和复核人。
右上方的是单号,每个销售单的单号是唯一的。
单号会自动生成,不用手工去输入。
输入好后,看一下确认没错,就可以点击打印了。
如果不打印就点击保存。
要打印再点击左上角的打印机按钮,就能打印出来到打印机的打印纸上了。
六、界面设计
1、设计入口
点击左下角的设计,可以看到:
顾名思义,界面设计,就是设计录入界面的。
打印设计,就是设计打印格式的。
2、标签设计
点击界面设计,如图示:
上面有标签,编辑,列表。
标签就是固定的文字,这些文字大小,位置,内容都可以编辑修改。
位置的话可以用鼠标随便拖动,拖到适当位置就可以。
3、编辑框设计
编辑,就是各个录入的编辑框,
可以设置这些编辑框是否要显示出来,可以把需要显示出来的打勾。
另外这些编辑框的内容会打印出来,于是就要跟打印设计里面的对应的。
4、商品列表设计
点击列表,可以设置列表是不是要显示,需要哪些字段,
这样是管理列表的。
通过这样的设计,就可以把录入界面做成自己想要的格式。
5、背景贴图
如果想直接把录入界面上贴一张印刷好的票据图片背景,然后在上面填内容。
可以点击:
这样就可以加载需要的图片,具体可以参考我们其它的收据模板。
这里就不重点讲了。
6、参数配置
刚才介绍了录入界面是怎么设计的。
下面讲录入界面的一些参数,如下拉的客户,商品怎么管理。
特别是,销售单销售了商品后,要自动修改商品库里面库存,即出库或销售了几件商品,库存就应该少掉几件。
点击参数配置,这里就有几种,如图示。
编号规则是对右上角那个自动生成的唯一编号产生的规则,可以根据公司需要修改里面的生成规则。
点击业务参数,如图:
在商品参数中,价格使用的是售价,库存是要减少。
其它的选项如新客户要不要自动保存到客户表,新商品要不要保存到商品表。
这里下拉参数:
客户单位
它的来源来自客户单位表,就是基本资料里的客户信息。
如果客户单位是固定的,可以直接选择全局参数列表。
如果这个销售单的客户要跟其它采购单或销售单分开,可以放在专用参数中。
这样,就可以设置每个下拉参数的生成方式,为您录入或管理提供方便。
七、打印设计
1、设计入口
下面,介绍打印设计。
2、设计界面
我们看到这个打印报表界面,
3、页面设置
先介绍一下,我们打印纸纸张大小怎么设置,
点击左上角的文件菜单,页面设置,
这里就可以设置纸张大小,上边距,左边距,
有些公司用的是连续进纸方式,那么,可以点击:
无限页高。
如果是一张张分开的纸张,纸张固定大小,就不要在无限页高打勾了。
只要设置纸张是哪种纸张或自定义纸张宽度和高度即可。
4、打印内容设计
里面的文字要修改,只要双击文字,就可以编辑,如图:
这个文字可以设置字体,颜色,边框,点击工具栏项目,如图:
边框的话,是这里设置的:
要增加新的文字,点击左侧面板的:
这个“A”就是文字,点击后在右边点击一下,输入文字即可。
如果要加LOGO,印章,或二维码,可以点击:
图片按钮。
再点击载入,就可以选择图片了。
二维码怎么生成呢,可以在这个网址生成一个二维码图片,然后保存下来,再到这里加载进去。
http:
//cli.im/
这个网址是生成二维码图片的。
也可以增加自己的印章,LOGO,
例如增加一个印章,增加后会盖住其它文字,可以把它置于底层,按右键,如图,
这样就变成:
这里用的是PNG的图片,印章生成可以参考软件的基础资料里,有这个生成功能。
也能加公司的LOGO。
它也是一张图片,图片大小和位置都可以调整。
5、数据项关联
我们看一下,客户单位是怎么从录入界面到打印中来的。
里面的文字是:
客户:
[表."客户单位"]
前面的客户和冒号是怎么输入就会怎么打印出来,后面用中括号括起来的内容是数据项,也就是打印时,会根据录入的内容进行替换。
它用客户单位来替换。
右侧的数据项:
有2张表,一张是主表,一张是商品表,里面都有很多相关的字段,可以选中它,拖到窗口中来,打印的时候,就会显示对应的字段了。
数据表项可以根据名称,大概知道表达的含义了。
我们也随时欢迎你的咨询,帮助您设计您所要的表格格式。
这个格式只要设计一次,以后录入好直接打印就可以了,这个模板不需要每次修改。
销售单设计好了,采购单也可以设计成你公司的样式,从而达到自己与众不同的销售单,采购单。
总结:
通过电脑和软件的模板化开单,不仅可以轻松开单和打印,同时能归档管理和查询统计,格式丰富,自定义功能强。
作为一名专业的财务会计人员,一定要认真学习,掌握技巧,工欲善其事,必先利其器,为您的工作职业提供便利和高效!
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